Burgemeester en wethouders van Roosendaal;
Gelet op artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet;
Besluiten vast te stellen de volgende Instructie voor de secretaris van de gemeente Roosendaal
Artikel 1 Algemeen
Binnen de vastgestelde organisatiestructuur van de gemeente Roosendaal draagt de functie van gemeentesecretaris de functienaam algemeen directeur/secretaris. In deze instructie wordt hiervoor de benaming ‘secretaris’ gehandhaafd.
Artikel 2 Ondersteuning college
- 1.
De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.
- 2.
De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij ten behoeve van een goede uitoefening van hun functie nodig hebben.
- 3.
De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris burgemeester en wethouders bij het nemen van beslissingen.
- 4.
De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert (of: is verantwoordelijk voor) een voortvarende, tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.
- 5.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst overeenkomstig de daarvoor vastgestelde regels.
- 6.
De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met overige leidinggevenden.
- 7.
Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college de secretaris nadere regels stellen.
Artikel 3 Ondersteuning burgemeester
- 1.
De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.
- 2.
Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.
- 3.
Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.
- 4.
Het bepaalde in artikel 2 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.
Artikel 4 Ondersteuning commissies
Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 2 en 3 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college of de burgemeester ingestelde commissies.
Artikel 5 Aansturing ambtelijke organisatie
- 1.
Onverminderd het bepaalde in de organisatieregeling en de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het directieteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de overige leidinggevenden heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
- b.
het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
- c.
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;
- d.
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;
- e.
een goede kwaliteit van de leidinggevenden en de organisatie van het ambtelijk apparaat;
- f.
het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat;
- g.
de dagelijkse leiding, het beheer en de aansturing van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.
- 2.
De secretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.
Artikel 6 Directieteam
- 1.
Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris en de directeuren regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming ‘directieteam’.
- 2.
De secretaris is voorzitter van het directieteam.
- 3.
De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de overige leidinggevenden, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.
- 4.
Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de secretaris in overleg met het directieteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of ter uitvoering zijn opgedragen.
- 5.
De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de overige leidinggevenden, een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan overige leidinggevenden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.
Artikel 7 Afwezigheid secretaris
- 1.
Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan onverwijld mededeling aan het burgemeester en wethouders.
- 2.
Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.
- 3.
De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid om andere redenen, zijn vervanging adequaat is geregeld.
Artikel 8 Nadere regels
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de secretaris, voor zover nodig, met burgemeester en wethouders en/of de burgemeester overleg. Burgemeester en wethouders kunnen in die gevallen nadere regels stellen.
Artikel 9 Ondernemingsraad
Als “bestuurder” in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) voert de gemeentesecretaris overleg met de Ondernemingsraad.
Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze instructie treedt in werking drie dagen na bekendmaking.
- 2.
Met ingang van de in het eerste lid bedoelde datum vervalt de instructie van de gemeentesecretaris vastgesteld bij raadsbesluit van 24 juni 1999.
- 3.
Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie gemeentesecretaris
Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Roosendaal op 31 januari 2012,
De secretaris, De burgemeester,