Organisatiebesluit gemeente Bunschoten 2011

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Directie: de gemeentesecretaris/ directeur.

• b.

  Managementoverleg: het overleg tussen de directie en de afdelingsmanagers.

• c.

  Afdeling: een organisatie- eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de directie.

• d.

  Afdelingsmanager: het hoofd van de afdeling die hiërarchisch leiding geeft.

• e.

  Aanspreekpunt: degene die door de directie is aangewezen om de afdelingsmanager te ontlasten. Het aanspreekpunt ondersteunt de leidinggevende in de werkverdeling en fungeert als vraagbaak voor de medewerkers.Het aanspreekpunt heeft geen hiërarchische bevoegdheden.

• f.

  Middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding, de uitvoering en het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer van:

  • o

    het personeelsbeleid

  • o

    het financiële beleid

  • o

    het organisatiebeleid

  • o

    het informatiebeleid

  • o

    het automatiseringsbeleid

  • o

    het investeringsbeleid

  • o

    het huisvestingsbeleid

• g.

  Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving.

Artikel 2 Organisatie-eenheden

• 1.

  Het ambtelijke apparaat van de gemeente is ingedeeld op basis van rollen die de gemeente binnen de samenleving vervult. Daarbij worden de volgende externe rollen onderscheiden:

  • a.

    Voorbereiding en ontwikkeling van beleid en visie en het realiseren daarvan;

  • b.

    Regisseur/ verbinder van door derden te realiseren producten;

  • c.

    Leverancier van diensten en producten;

  • d.

    Handhaver van wet- en regelgeving;

  • e.

    Uitvoerder van vastgesteld beleid.

• 2.

  De organisatiestructuur van de gemeente Bunschoten bestaat uit een gemeentesecretaris/ directeur en de volgende afdelingen:

  • a.

    Afdeling Samenleving;

  • b.

    Afdeling Middelen;

  • c.

    Afdeling Openbare Ruimte;

  • d.

    Stafafdeling Bestuur en Management Ondersteuning (BMO);

  • e.

    Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling & Veiligheid (RO&V).

• 3.

  De afdelingen worden niet verder onderverdeeld in eenheden of organisatieonderdelen.

Voor een visuele weergave van de organisatie wordt verwezen naar het bijgaande organogram.

Artikel 3a Hoofdtaken van de afdeling Samenleving.

De algemene taak van de afdeling Samenleving is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Burgerlijke stand en Bevolkingsboekhouding;

• b.

  Servicedesk;

• c.

  Wet Maatschappelijke Ondersteuning;

• d.

  Cultuur en Toerisme;

• e.

  Volksgezondheid;

• f.

  Welzijnsbeleid;

• g.

  Sport en Recreatie;

• h.

  Beleid begraafplaatsen;

• i.

  Jeugd en Onderwijs.

• •

  Het beleidsveld Sociale Dienstverlening wordt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bunschoten uitgevoerd door het samenwerkingsverband Baarn, Bunschoten en Soest. De samenwerking is geconcretiseerd in de samenwerkingsovereenkomst: “Gemeenschappelijke regeling Baarn, Soest en Bunschoten”.

• •

  Het beheer van de sportaccommodaties is uitbesteed aan de Stichting SRO uit Amersfoort.

De taken voor de uitvoering van de WMO zijn (deels) uitbesteed aan het SBG.

Artikel 3b Hoofdtaken van de afdeling Middelen.

De algemene taak van de afdeling Middelen is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Financieel beleid en financiële administratie;

• b.

  Planning en Control;

• c.

  Grondexploitaties;

• d.

  Belastingen;

• e.

  Verzekeringen;

• f.

  Archief;

• g.

  Facilitaire dienstverlening;

• h.

  Crisisbeheersing.

Artikel 3c Hoofdtaken van de afdeling Openbare Ruimte.

De algemene taak van de afdeling Openbare Ruimte is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Wegen en terreinen

• b.

  Riolering

• c.

  Verkeer

• d.

  Groenvoorzieningen

• e.

  Begraafplaatsbeheer

• f.

  Speelvoorzieningen

• g.

  Openbare gebouwen

• h.

  Water

• i.

  Openbare verlichting

• j.

  Afvalinzameling

• k.

  Reiniging

• •

  De afvalinzameling wordt met privaatrechtelijke overeenkomsten bij derden ondergebracht.

• •

  Het onderhoud aan sportvelden is deels bij SRO ondergebracht.

• •

  Het groenonderhoud is deels ondergebracht bij Eemfors.

• •

  De afvalinzameling valt beleidsmatig onder de milieutaak van de afdeling RO&V.

• •

  Het begraven binnen het begraafplaatsbeheer valt beleidsmatig onder de begraafbeleidtaak van de afdeling Samenleving.

Artikel 3d Hoofdtaken van de (staf)afdeling Bestuur en Management Ondersteuning (BMO);

De algemene taak van de afdeling Bestuur en Management Ondersteuning (BMO) is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Personeelsbeleid;

• b.

  Organisatieontwikkeling;

• c.

  Communicatie;

• d.

  Informatisering & Automatisering;

• e.

  Juridische controlling;

• f.

  Economische Zaken;

• g.

  Dienstverlening;

• h.

  Ondersteuning en secretariaat van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 3e Hoofdtaken van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling & Veiligheid (RO&V)

De algemene taak van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling & Veiligheid (RO&V) is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Openbare orde en veiligheid;

• b.

  Uitvoering APV;

• c.

  Grondzaken;

• d.

  Integraal veiligheidsbeleid;

• e.

  Ruimtelijke ontwikkeling;

• f.

  Volkshuisvesting;

• g.

  Bouw- en woningtoezicht;

• h.

  Milieu.

• •

  Het ServiceBureauGemeenten (SBG) voert de volgende taken uit: vergunningverlening en handhaving voor de milieutaken, besluit bodemkwaliteit en de regelgeving op het gebied van geluid en lucht.

• •

  De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) voert de basis brandweertaken uit en adviseert over o.a. evenementen en aanvragen voor een omgevingsvergunning.

Artikel 4 Structuur afdelingen

• 1.

  Wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen worden op voorstel van de gemeentesecretaris/ directeur besloten door het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  De gemeentesecretaris/ directeur kan in overleg met de afdelingsmanagers de uitvoering van taakvelden nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

• 3.

  De gemeentesecretaris/ directeur kan besluiten om ter ontlasting van de afdelingsmanager op een afdeling één of meer aanspreekpunten aan te wijzen binnen de kaders die daarvoor zijn bepaald in de instellingsnotitie van het directiemodel (verwezen wordt hier naar het gestelde onder de begripsbepalingen in artikel 1).

Artikel 5 Dagelijks beheer binnen de organisatie

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de zorg voor het dagelijkse beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris/ directeur.

• 2.

  De gemeentesecretaris/ directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers om de kwaliteit van het gemeentelijke beleid en de samenhang van het gemeentelijke beleid te verzekeren.

• 3.

  De gemeentesecretaris/ directeur stuurt de afdelingsmanagers aan.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/ directeur berust het dagelijkse beheer van een afdeling op basis van het principe van integraal management bij de afdelingsmanager van de afdeling.

• 5.

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college van burgemeester en wethouders mandaten en volmachten aan de gemeentesecretaris/directeur en de afdelingsmanagers. De verdeling van de mandaten is geregeld in de mandaatbesluiten en registers.

• 6.

  De (staf)afdeling BMO ondersteunt de gemeentesecretaris/ directeur.

Artikel 6 Taken Directie

De directietaken zijn de volgende:

• 1.

  Strategische gesprekspartner college van B en W (o.a. door themabijeenkomsten);

• 2.

  Aansturing totale organisatie;

• 3.

  Eindverantwoordelijk voor bedrijfsvoering;

• 4.

  Coaching afdelingsmanagers;

• 5.

  Kaderscheppend/strategisch van aard;

• 6.

  Vaststelling planning- en controlcyclus in directe lijn met de concerncontroller;

• 7.

  Vaststelling en aansturing realisatie van afdelingsplannen;

• 8.

  Vaststelling en concernbeleid op terrein van HRM, I&A, Communicatie, Juridische Kwaliteitszorg, Dienstverlening en Financiën;

• 9.

  Overlegpartner medezeggenschapsorganen;

• 10.

  Initiëren en vaststellen projectplannen;

• 11.

  Organisatieontwikkeling;

• 12.

  Externe vertegenwoordiging van de gemeente.

Artikel 7 Taken Management Overleg

Het managementoverleg (MO) vindt ten minste één keer per twee weken plaats. Doel van dit overleg is het éénduidig handelen/leidinggeven te bevorderen en de nodige informatie uit te wisselen. De rol van het managementoverleg is:

• 1.

  Terugkoppeling collegebesluiten;

• 2.

  Coördinatie, integratie en afstemming tussen gemeentesecretaris/ directeur en afdelingsmanagers en tussen afdelingsmanagers;

• 3.

  Overdracht concernbeleid gericht op eenduidig leidinggeven en handelen;

• 4.

  Klankbord voor directie op basis van strategische interactie;

• 5.

  Bespreking voortgang grote, bestuurlijk gevoelige projecten;

• 6.

  Bespreking nieuwe projecten;

• 7.

  Voortgang uitvoering Jaaragenda en afdelingsplannen;

• 8.

  Bewaking integriteitbeleid;

• 9.

  Themabijeenkomsten over organisatieontwikkeling, maatschappelijke ontwikkelingen, nieuwe wetgeving en projecten.

Artikel 8 Onderlinge vervanging management;

• 1.

  De afdelingsmanagers vervangen elkaar tijdens hun afwezigheid. De volgende (horizontale) vervanging is afgesproken:

• Middelen en Directie;

• Samenleving en BMO;

• Ruimtelijke Ontwikkeling & Veiligheid en Openbare Ruimte.

• 2.

  In het managementoverleg kunnen afwijkende afspraken worden gemaakt op een optimale continuïteit van het management te waarborgen.

Artikel 9

• 1.

  Bij projecten die afdelingsoverstijgend zijn, neemt de directie, gehoord het managementoverleg, een besluit tot de instelling van een project. De doelstelling van het project wordt vastgelegd in het projectplan waarin het te verwachten resultaat, de opzet van het project, de personele inzet en de inzet van de overige middelen en de planning wordt omschreven.

• 2.

  De verantwoordelijkheid voor het projectmatig werken is ondergebracht bij de afdelingsmanager Openbare Ruimte. De gemeentesecretaris/ directeur is bevoegd hier zo nodig wijzigingen in aan te brengen.

Artikel 10

De inrichting van de financiële organisatie, zoals neergelegd in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet, is vastgelegd in:

• 1)

  De Financiële verordening gemeente Bunschoten 2004;

• 2)

  De Controle verordening gemeente Bunschoten 2004.

Artikel 11 Gemeentesecretaris/ directeur (instructie als bedoeld in de Gemeentewet)

• 1.

  De gemeentesecretaris/ directeur draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het college;

• 2.

  De gemeentesecretaris/directeur draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie te kunnen uitoefenen;

• 3.

  De gemeentesecretaris/directeur draagt zorg voor de advisering aan het college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen;

• 4.

  De gemeentesecretaris/directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen van het college;

• 5.

  De gemeentesecretaris/ directeur draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluiten van het college;

• 6.

  De gemeentesecretaris/ directeur is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de dienstverlening;

• 7.

  De afdelingsmanager Ruimtelijke Ordening fungeert als voorzitter van het Project Coördinatie Overleg en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het instituut projectmatig werken.

Artikel 12 Overleg gemeentesecretaris/directeur met burgemeester en griffier

De gemeentesecretaris/ directeur voert regulier overleg met de burgemeester over de voorbereiding van de collegevergaderingen en over andere aangelegenheden in het kader van het bestuursorgaan burgemeester.

Bovendien is er een regulier overleg met de burgemeester en de raadsgriffier over de afstemming en coördinatie van de informatievoorziening naar de gemeenteraad. Voor de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester voldoen aan het uitgangspunt in de Gemeentewet om de raad alle inlichtingen te geven die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak, geldt het informatieprotocol dat is vastgesteld in 2005.

Artikel 13 Aansturing ambtelijke organisatie

• 1.

  De gemeentesecretaris/ directeur heeft ten aanzien van de ambtelijke organisatie de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    De planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door het bestuursorgaan vastgestelde beleid;

  • b.

    De coördinatie van en de samenhang in handelen van de organisatieonderdelen;

  • c.

    De rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • d.

    De voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoordelijkheid over het gevoerde beleid;

  • e.

    De implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving;

  • f.

    Hij geeft direct leiding aan de afdelingsmanagers

• 2.

  Jaarlijks voert de burgemeester met de gemeentesecretaris/ directeur een functionerings- en beoordelingsgesprek.

Artikel 14 Informatie plicht

De gemeentesecretaris/ directeur draagt er zorg voor dat de organisatie wordt geïnformeerd over de door de gemeenteraad en het college genomen besluiten.

Artikel 15 WOR-bestuurder

De gemeentesecretaris/ directeur is aangewezen als de bestuurder in het kader van de WOR. Hij voert in die hoedanigheid overleg met de Ondernemingsraad.

Artikel 16 Loco- secretaris

1. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/ directeur fungeert de afdelingsmanager Middelen als 1e loco-secretaris en plv. WOR-bestuurder.

Artikel 17 Afdelingsmanagers

De afdelingsmanager is belast met het leidinggeven aan de totale afdeling. Hij is verantwoordelijk voor het middelenbeheer. Van de manager wordt verwacht dat hij oog heeft voor de integrale advisering, de kwaliteit van de productie en de dienstverlening en de realisatie van planningen.

Verder is hij verantwoordelijk voor:

• 1.

  Het personeelsmanagement en het coachen medewerkers;

• 2.

  Vertalen maatschappelijke en politieke ontwikkelingen naar het werkterrein van de afdeling;

• 3.

  Sturen op hoofdlijnen/strategisch niveau;

• 4.

  Planning- en controlcyclus en concernbeleid;

• 5.

  Opstellen en uitvoering van afdelingsplannen;

• 6.

  Gesprekpartner collegeleden en directie;

• 7.

  Verantwoordelijk voor resultaten, kwaliteit, prijs/prestatie;

• 8.

  Coördinatie en afstemming van afdelingsoverstijgende werkzaamheden;

• 9.

  Verantwoordelijk voor actueel houden van de Jaaragenda;

• 10.

  Externe vertegenwoordiging van de gemeente op afdelingsniveau.

Artikel 18 Concerncontroller

De afdelingsmanager Middelen is tevens Concern-controller. Advisering geschiedt als regel aan de directie, tenzij het zou gaan om het handelen of nalaten van de gemeentesecretaris/ directeur.

Artikel 19

Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/ directeur zorg voor:

• a.

  Een juiste toepassing van de gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving voor de binnen zijn afdeling werkzame medewerkers;

• b.

  De toetsing van voorstellen aan het college en overeenkomsten met derden op juridische rechtmatigheid;

• c.

  De implementatie van nieuwe wet- en regelgeving en wijzigingen in wet- en regelgeving bij zijn afdeling.

Voor de ondersteuning van de afdelingsmanager is binnen de afdeling BMO kennis en ervaring beschikbaar over algemene juridische aangelegenheden. Er is een commissie bezwaarschriften ingesteld in het kader van de Algemene wet bestuursrecht.

Bovendien is er een werkgroep juridische kwaliteitszorg ingesteld die de afstemming van de richtlijnen volgt. De werkgroep is opgebouwd uit medewerkers van verschillende afdelingen.

Artikel 20

De heffing en invordering van belastingen is ondergebracht bij de afdeling Middelen. Door het college is een lijst vastgesteld van de ambtenaren die kunnen optreden als ambtenaar van de gemeentelijke belastingen.

Artikel 21

• 1.

  De gemeenteraad heeft de archiefvoorschriften vastgelegd in de Archiefverordening;

• 2.

  Door het college zijn de voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen vastgelegd in het Besluit informatiebeheer 1998;

• 3.

  De zorg en het beheer van het dynamische archief en het semi-statische archief (tot 20 jaar) berust bij de afdelingsmanager Middelen onder toezicht van de gemeentesecretaris/ directeur;

• 4.

  Het beheer van het statische archief vindt plaats onder toezicht van de archivaris van de gemeente Amersfoort.

Artikel 22 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na vaststelling en treedt geheel in de plaats van de Organisatieverordening, zoals vastgesteld door de raad in september 2007.

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Bunschoten 2011.