Regeling speciale gelegenheden

Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

Medewerker: de afscheid nemende of jubilerende werknemer van de gemeente;

Collegelid: het collegelid of zijn vervanger;

Cadeaus: een cadeau, cadeaubonnen of waardecheques van het college. Een attentie van het jubileumcomité is niet in deze regeling opgenomen.

Gratificatie: Aan de ambtenaar die gedurende 25 jaar een betrekking bij de overheid heeft vervuld, wordt een gratificatie toegekend ter hoogte van de helft van de bezoldiging en van de vakantietoelage waarop de ambtenaar in de maand van zijn jubileum aanspraak heeft.

De ambtenaar die gedurende veertig respectievelijk vijftig jaar een betrekking bij de overheid heeft vervuld, ontvangt een gratificatie gelijk aan een bedrag, ter hoogte van de gehele bezoldiging, vermeerderd met de vakantietoelage over de maand waarin hij dit jubileum viert.

Algemeen

• •

  Bij een geboorte of een huwelijk ontvangt de medewerker een bedrag van € 75,00.

• •

  BMO maakt in november een overzicht van alle data inzake jubilea en afscheid. Dat overzicht gaat naar het Managementoverleg en de gemeentebode en wordt geplaatst in het personeelsblad.

• •

  De afdelingsmanager regelt de festiviteit met zijn personeel en schrijft een voorstel naar de directie.

• •

  De gemeentebode regelt de cadeaus en de organisatie van de recepties.

• •

  Op de dag van het jubileum/afscheid wordt een bloemetje aangeboden.

• •

  Een gratificatie wordt via het salaris uitbetaald in de betreffende maand van het jubileum.

Receptie

• •

  Voor medewerkers die 25 jaar of 40 jaar in dienst zijn bij de gemeente Bunschoten en voor medewerkers die met fpu of pensioen gaan biedt de gemeente de medewerker een receptie of een etentje aan.

• •

  De voorkeursdatum wordt vastgesteld door de afdelingsmanager en de medewerker. De datum wordt afgestemd in het college.

• •

  De leidinggevende overlegt met de medewerker over de locatie voor de receptie. Recepties mogen alleen in het gemeentehuis of op de gemeentewerf gehouden worden. De leidinggevende organiseert de receptie en ziet erop toe dat dit bedrag niet wordt overschreden. De bijeenkomst moet het karakter van een receptie hebben. Bij een receptie in het gemeentehuis wordt het plan met de leidinggevende besproken.

• •

  Medewerkers worden in algemene zin uitgenodigd voor een receptie.

• •

  De afdelingsmanager bespreekt met de medewerker dat die een lijst met genodigden opstelt, eventueel zijn of haar voorkeur voor een bepaald cadeau aangeeft en of deze, in geval van een receptie, al dan niet met de taxi opgehaald en teruggebracht wil worden.

• •

  Het besluit over de datum en de vorm van de receptie wordt aan de gemeentebode doorgegeven die de catering en al het overige van het huishoudelijke gedeelte organiseert (geluid, corsage, receptieboek, inschakelen fotograaf, taxi, begeleiding gasten).

• •

  Een lijst met genodigden wordt doorgegeven aan de communicatieadviseur die de tekst voor de uitnodigingen opstelt en ervoor zorgt dat de kaarten en brieven verzonden worden.

• •

  De norm is dat, behoudens bijzondere omstandigheden, er ongeveer 100 gasten worden uitgenodigd.

• •

  Het collegelid overhandigt het cadeau aan de medewerker.

Etentjes afdeling

• •

  Voor medewerkers die 25 jaar of 40 jaar in gemeentedienst zijn en voor medewerkers die met fpu of pensioen gaan is er de mogelijkheid om te kiezen voor een etentje met de naaste collega’s en de eventuele partners.

• •

  Van het gezin van de jubilaris mogen de partner, de kinderen (met partner) en de ouders worden uitgenodigd. Daarnaast moeten meerdere collega’s aanwezig zijn. De afdelingsmanager neemt de uitnodigingslijst door.

• •

  Het etentje wordt door de medewerker zelf georganiseerd.

• •

  De afdelingsmanager overhandigt het cadeau aan de medewerker.

• •

  De vergoeding wordt achteraf betaald na indiening van de nota, tot maximaal het bedrag dat in de regeling als vergoeding is genoemd.

Recepties per afdeling

• •

  Een receptie voor de afdeling bestaat uit hapjes en drankjes voor de genodigden in de burgerzaal, kantine of op de afdeling waar de persoon werkt.

• •

  De afdelingsmanager bespreekt de receptie met de medewerker. De medewerker geeft eventueel de voorkeur aan voor een bepaald cadeau.

• •

  De gemeentebode coördineert de receptie.

• •

  De afdelingsmanager overhandigt het cadeau aan de medewerker.

Geen festiviteiten

• •

  De afdelingsmanager licht de gemeentebode in.

• •

  De gemeentebode koopt een bloemetje.

• •

  De afdelingsmanager overhandigt het cadeau en het bloemetje aan de medewerker.

Contactuurtje

• •

  Een keer per kwartaal wordt er een contactuurtje gehouden van 16.00 uur tot 17.00 uur. Tijdens dit contactuur wordt er stilgestaan bij de volgende jubilea die gepasseerd zijn:

  • o

    12½ jaar gemeente;

  • o

    25 jaar gemeente;

  • o

    40 jaar gemeente;

  • o

    25 jaar overheidsdienst;

  • o

    40 jaar overheidsdienst.

Cadeaus gemeente/college

• •

  Medewerkers die 12,5 jaar in gemeentedienst zijn krijgen een cadeau t.w.v € 100,00;

• •

  Medewerkers die 25 jaar in gemeentedienst zijn krijgen een cadeau t.w.v € 250,00;

• •

  Medewerkers die 40 jaar in gemeentedienst zijn krijgen een cadeau t.w.v € 500,00;

• •

  Afscheid nemende medewerkers krijgen een cadeau t.w.v. € 10,00 maal het aantal volle dienstjaren die zij bij de gemeente Bunschoten hebben gewerkt. Voor dit bedrag geldt een minimum van € 25,00 (bij 5 jaar zit je toch al op € 50,00) en een maximum van € 125,00.

• •

  Medewerkers die met fpu of pensioen gaan krijgen een cadeau t.w.v € 250,00;

• •

  Medewerkers die 25 of 40 jaar in overheidsdienst zijn ontvangen een gratificatie. Voor de hoogte wordt verwezen naar de definities.

Taken van diverse personen

Wethouder

• •

  Hij overhandigt bij een receptie voor de gehele organisatie het cadeau aan de medewerker.

Secretaris/directeur

• •

  Vervult, in geval van een afscheid/jubilea van een afdelingsmanager, de taken die de afdelingsmanagers gewoonlijk vervullen bij afscheid/jubileum van een medewerker van hun afdeling.

Afdelingsmanager

• •

  Als er geen festiviteiten plaatsvinden overhandigt deze het cadeau en het bloemetje aan de medewerker.

• •

  Bij een receptie voor afdelingsmedewerkers overhandigt hij het cadeau.

• •

  Hij neemt drie maanden van tevoren contact op met de medewerker en vraagt naar de wensen m.b.t eventuele festiviteiten.

• •

  Hij vraagt de bode een bloemetje te regelen als de medewerker geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot het houden van een receptie.

• •

  Hij legt in samenspraak met de medewerker de voorkeursdata vast bij recepties en schrijft het voorstel voor de secretaris/directeur.

• •

  Hij bespreekt met de medewerker de receptie. De medewerker geeft zijn of haar voorkeur aan voor een cadeau. Ook wordt besproken of de medewerker in geval van een receptie al dan niet met de taxi opgehaald en teruggebracht wil worden.

• •

  Hij screent de lijst met de uit te nodigen mensen voor recepties die is opgesteld door de medewerker.

• •

  Wanneer de medewerker heeft gekozen voor een receptie buiten het gemeentehuis bewaakt hij het maximale budget van € 2500,00.

Afdeling BMO

• •

  Stuurt in november alle data inzake jubilea en afscheid naar het managementoverleg en de gemeentebode.

Gemeentebode

• •

  Regelt de catering en organiseert al het overige van het huishoudelijke gedeelte bij recepties (geluid, corsage, receptieboek, inschakelen fotograaf, taxi, begeleiding gasten en cadeaus).

• •

  Zorgt voor een bloemetje bij:

  • o

    12,5 jaar, 25 jaar en 40 jaar gemeentedienst

  • o

    bij afscheid van medewerkers

  • o

    25 en 40 jaar overheidsdienst.

• •

  Maakt een lijst met uit te nodigen personen en legt die naast de lijst van de medewerker. Beide lijsten vormen samen de adreslijst voor de te verzenden uitnodigingen. (nadat deze gescreend is door de afdelingsmanager).

• •

  Stelt de tekst voor de uitnodigingen voor de receptie in overleg met de stafafdeling BMO en de afdelingsmanager op en zorgt ervoor dat de kaarten en brieven op tijd verzonden worden.