Organisatie | Ede |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële beheersverordening (art. 212 GW) |
Citeertitel | Financiële beheersverordening gemeente Ede |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
geen
Gemeentewet, artikel 212
Treasurystatuut
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-10-2011 | 10-12-2016 | nieuwe regeling | 29-09-2011 Ede Stad 5-10-2011 | 670804 en 676778 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten (voorzover deze een noodzakelijke uitwerking vormen van wet- en regelgeving). Hierbij wordt de rechtmatigheid beperkt tot voorwaarden in wet- en regelgeving die onmisbaar zijn voor materiele financiële beheershandelingen.
Titel 1 Begroting en verantwoording
Artikel 3 Meerjarig kader Programmabegroting
Het college biedt in de loop van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit zowel de begrotingsuitvoering van het lopende jaar als de uitkomsten van de Programmarekening van het voorgaande jaar.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt een overzicht van de investeringen gegeven. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie van de begroting de afzonderlijk vermelde investeringskredieten. Uitgezonderd investeringen in bedrijfsmiddelen, waarvoor jaarlijks een budget beschikbaar wordt gesteld bij de Programmabegroting.
Artikel 9 Waardering & afschrijving vaste activa
Vaste activa worden gewaardeerd en afgeschreven conform de uitgangspunten zoals die zijn vastgelegd in de nota Afschrijvingsbeleid.
Artikel 10 Waardering debiteuren en overige vorderingen
Vorderingen worden ieder kwartaal beoordeeld op inbaarheid. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen dubieuze en oninbare vorderingen. Dubieuze vorderingen worden aan het einde van het jaar verwerkt in een voorziening. De verwerking van oninbare vorderingen vindt gedurende het jaar plaats.
Artikel 11 Reserves en voorzieningen
Het college biedt jaarlijks gelijktijdig met de Programmabegroting het overzicht aan van de reserves en voorzieningen.
Bij de Programmabegroting en Programmarekening doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: wijzigingen in het beleid, de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.
Artikel 15 Financieringsfunctie
Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het aantrekken en uitzetten van gelden. Hierbij gaat het om zaken als: koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het Treasurystatuut en het wijzigen ervan ter behandeling en vaststelling aan de raad aan.
Bij de Programmabegroting en de Programmarekening doet het college in de paragraaf financiering verslag van: de kasgeldlimiet, de renterisico norm, de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen, de omvang en samenstelling van de uitzettingen, de liquiditeitspositie, de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar, een rentevisie en de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
In de bedrijfsvoeringparagraaf van de Programmabegroting en Programmarekening wordt ingegaan op de belangrijkste beleidsvoornemens en ontwikkelingen ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Titel 4 Financiële organisatie en administratie
Artikel 21 Financiële organisatie
Het college draagt zorg voor en legt in een besluit het volgende vast:
Om de kaderstellende functie van de gemeenteraad tot uiting te brengen bevat dit artikel bepalingen over de inrichting van de Programmabegroting.
Er ligt een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag aan de opsplitsing in programma’s. De gemeenteraad bepaalt de beleidsterreinen waarvoor een programma geldt en stelt het aantal programma’s vast. Die indeling staat voor enkele jaren vast, bij voorkeur voor een gehele raadsperiode. Dit om gedurende de raadsperiode de ontwikkelingen per programma te kunnen volgen.
De inhoud van ieder programma is gebaseerd op de drie W-vragen: Wat willen we bereiken (de beleidsdoelen, inclusief de maatschappelijke effecten), Wat gaan we daar voor doen (de prestaties) en Wat mag dat kosten? Voor het meten van de output van de eerste twee W-vragen zijn indicatoren nodig. Aan de hand van de indicatoren kan de raad nagaan of gestelde doelen en gewenste maatschappelijke effecten gerealiseerd zijn door prestaties en activiteiten die het college onderneemt.
Voor de raad ontstaat per progamma op hoofdlijnen een beeld of we op koers liggen. Confrontatie van uitkomsten en resultaten van programma’s met vooraf gestelde kaders sluit voorts aan bij de controlerende taak van de raad.
Artikel 3 Meerjarig kader Programmabegroting
Artikel 2 betreft vooral de inrichting van de Programmabegroting. Artikel 3 gaat over het meerjarige budgettaire kader en geeft inzicht in het financieel perspectief voor de komende vier jaar. In feite is dit kader de input voor de opstelling van de eigenlijke Programmabegroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad expliciet het meerjarig budgettair kader vaststelt. De Perspectiefnota is het instrument waarin de raad de financiële ruimte voor heden en toekomst vastlegt. In deze nota worden ook kaders aangegeven voor nieuw beleid en herschikkingen voor het volgende begrotingsjaar en zo mogelijk de drie opvolgende jaren.
Artikel 4 Uitvoering Programmabegroting
In dit artikel schrijft de raad het college een aantal eisen voor die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de Programmabegroting. In het eerste lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de uitvoering dient te waarborgen.
Lid 2 stelt eisen aan onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de Programmabegroting. De effecten van het budgetrecht van de raad voor het opereren van het college worden verder uitgewerkt.
Bij sub a. zijn de financiële grenzen benoemd, waarbinnen het college gemachtigd is de begroting zelfstandig uit te voeren.
Afhankelijk van de mutaties die op het Programmabudget plaatsvinden, stelt sub b. dat aan het wijzigen van de Programmabegroting een aantal stappen vooraf gaat. De normale gedragslijn is dat iedere wijziging van de geraamde lasten of inkomsten in een programma door de raad moet worden geautoriseerd, tenzij deze wijziging door een wijziging op een ander onderdeel binnen het hetzelfde programma wordt gecompenseerd. Zo zal een wijziging van de inzet van personeel binnen hetzelfde programma niet leiden tot een wijziging van de Programmabegroting. Wordt een deel van het personeel overgeheveld naar een ander programma dan waarvoor de oorspronkelijke inzet was geraamd, dan leidt dit wel tot een wijziging waarmee de raad moet instemmen. Met andere woorden budgettaire verschuivingen binnen programma’s zijn toegestaan; budgettaire verschuivingen tussen programma’s dienen vooraf door de raad gefiatteerd te worden.
Wijzigingen op de Programmabegroting kunnen opgedeeld worden in wijzigingen met een beleidsinhoudelijk karakter en wijzigingen met een beleidsarm karakter:
Begrotingswijzigingen met een beleidsarm karakter bekrachtigt de gemeenteraad (formeel)achteraf bij het eerstvolgende P&C-instrument (repressief toezicht).
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. In het eerste lid van dit artikel krijgt het college de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van interne controle. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een adequate functiescheiding.
Het tweede lid regelt dat het college op grond van de uitkomsten van toetsingen maatregelen tot herstel treft en de uitvoering/effectiviteit van deze maatregelen bewaakt.
Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 6, eerste tot en met derde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de control van de raad en benoemt de informatie die het college tijdens het begrotingsjaar dient te verstrekken. Op basis van deze tussentijdse informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.
* De tussentijdse rapportages maken onderdeel uit van respectievelijk de Perspectiefnota en de Programmabegroting.
Het vierde lid gaat in op de informatieplicht van het college voor nieuwe, niet expliciet in de Programmabegroting opgenomen, activiteiten. Indien nodig zijn deze voorzien van de dekkingsvoorstel aan de raad.
Artikel 7 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, dat wil zeggen: de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, c.q. de controle daarop van de raad. Dit artikel is het spiegelbeeld van artikel 2, lid 2, waarbij realisatie wordt geconfronteerd met beoogd/begroot.
De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.
Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert.
Waardering & afschrijving vaste activa
In de door de raad vastgestelde nota Afschrijvingsbeleid zijn afschrijvingstermijnen aangegeven. Afwijken van de genoemde afschrijvingstermijnen kan alleen bij raadsbesluit. De nota wordt periodiek geactualiseerd.
Artikel 10 Waardering debiteuren en overige vorderingen
Ieder kwartaal wordt op basis van een risico-classificatie een overzicht van dubieuze vorderingen opgesteld. Na accordering worden de dubieuze vorderingen verwerkt in een voorziening.
Een overzicht van oninbare vorderingen wordt ieder kwartaal opgesteld. Voorstellen tot het afboeken van oninbare vorderingen boven € 500 worden, voorzien van een toelichting, afgehandeld door het college van B&W.
Artikel 11 Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves, terwijl ook de vorming van voorzieningen van invloed is op de omvang van het eigen vermogen. Hoe groot het eigen vermogen moet zijn om risico’s op te vangen, of we een investering gaan financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die aan de raad zijn voorbehouden. De vorming van reserves is eveneens voorbehouden aan de raad. Gelet op het belang van de weerstandscapaciteit is vastgelegd dat het college jaarlijks bij de Programmabegroting aan de raad een overzicht reserves en voorzieningen verstrekt, inclusief onttrekkingen en stortingen.
Artikel 12 Kostprijsberekening en vaststelling tarieven en heffingen
In dit artikel is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, sub b Gemeentewet wordt geëist. De hoogte van heffingen en tarieven is gebaseerd op politieke besluitvorming door de raad over geraamde hoeveelheden en kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel staan de algemene uitgangspunten voor de bepaling van kostprijzen.
Jaarlijks bij de Programmabegroting en Programmarekening legt het college de hoogte van de tarieven voor belastingen en heffingen aan de raad ter vaststelling voor. De overwegingen waarop het belasting- en heffingenbeleid is gebaseerd, zijn opgenomen in de periodiek uit te brengen nota Lokale heffingen.
Het derde lid regelt over welke feiten van de lokale lasten de raad in elk geval in de verplichte paragraaf lokale heffingen bij de Programmabegroting en Programmarekening wil worden geïnformeerd. Hier geeft de raad invulling aan de eigen informatiebehoefte over lokale lasten en heffingen.
Artikel 14 Weerstandsvermogen en risicomanagement
Een gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een gemeente zich verzekeren, maar voor een groot deel zijn de risico’s onverzekerbaar. Daarnaast kiezen gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico’s zelf risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren. De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor een gemeente, dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico’s is echter niet mogelijk. Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Niet verzekerde risico’s die zich voordoen, moet de gemeente opvangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging, of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.
Het eerste lid van dit artikel regelt dat het college periodiek een nota aan de raad aanbiedt, waarin zij uiteenzet hoe omgegaan wordt met de inventarisatie en beheersing van risico’s.
Het tweede lid geeft aan over welke risico’s en financiële consequenties de raad in de verplichte paragraaf Weerstandsvermogen van de Programmabegroting en Programmarekening moet worden geïnformeerd. Het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ verplicht een aantal zaken in de paragraaf op te nemen, namelijk:
Artikel 15 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het terrein van de financieringsfunctie zijn vastgelegd in het Treasurystatuut.
Artikel 16 Onderhoud kapitaalgoederen
Het eerste lid regelt dat het college periodiek een nota Onderhoud kapitaalgoederen aan de raad aanbiedt, waarin wordt uiteenzet hoe wordt omgegaan met het onderhoud aan verschillende categorieën kapitaalgoederen.
Het tweede lid bepaalt waarover de raad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de Programmabegroting en Programmarekening moet worden geïnformeerd. Het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ verplicht een aantal zaken in de paragraaf op te nemen, namelijk:
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college.
Dit artikel legt vast over welke onderwerpen van de bedrijfsvoering de raad in deze verplichte paragraaf geïnformeerd wordt.
Het eerste lid regelt dat het college periodiek een nota Verbonden partijen aan de raad aanbiedt, waarin de richtlijnen worden uiteenzet voor het deelnemen aan een verbonden partij.
Het tweede lid geeft aan waarover de raad in de verplichte paragraaf verbonden partijen van de Programmabegroting en Programmarekening moet worden geïnformeerd. Het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ verplicht een aantal zaken in de paragraaf op te nemen, namelijk:
Daar de Programmabegroting en -rekening openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Bijvoorbeeld het plan om een financieel belang af te stoten. Dit kan in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van de gemeente verzwakken en aantasten. Deze gevoelige gegevens behoeven vanzelfsprekend niet herkenbaar in de stukken voor te komen.
Het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ bepaalt dat een lijst van verbonden partijen moet worden bijgehouden.
Een belangrijke taak van een gemeente is het ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente, door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de raad thuis. Artikel 19, eerste lid, regelt dat het college periodiek een nota Grondbeleid aan de raad aanbiedt. In deze nota legt de raad de kaders vast voor het toekomstig grondbeleid.
Het tweede lid van artikel 19 doelt op de achtergronden van het grondbeleid, waarover de raad in elk geval bij de Programmabegroting en –rekening wil worden geïnformeerd. Hier geeft de raad invulling aan de eigen informatiebehoefte over het grondbeleid. Dit gebeurt zowel via de (beknopte) paragraaf Grondbeleid als de Grondnota. De paragraaf Grondbeleid is een toelichting op hoofdlijnen. De Grondnota bevat informatie over prognoses met betrekking tot de financiële positie van het grondbedrijf én vormt het kader voor het autoriseren van voorgenomen planexploitaties.
Daar de Programmabegroting en -rekening openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Bijvoorbeeld het opnemen van de financiële onderhandelingsruimte in de raming voor de aankoop van een stuk grond. Dergelijke gevoelige informatie tast de onderhandelingspositie van het grondbedrijf aan. Deze gegevens behoeven vanzelfsprekend niet herkenbaar in de stukken voor te komen.
Artikel 20 Niet verplichte paragrafen
Naast de verplichte paragrafen die in deze verordening worden voorgeschreven, kan de raad besluiten dat in de Programmabegroting en -rekening ook niet verplichte paragrafen worden opgenomen. Om hier flexibel mee om te kunnen zijn de niet verplichte paragrafen niet expliciet in de verordening benoemd.
Een voorbeeld van een niet verplichte paragraaf is de paragraaf grote projecten. In deze paragraaf wordt ingegaan op de stand van zaken van de nieuwe en de lopende meerjarige projecten met een financiële omvang van meer dan € 5 miljoen.
Artikel 21 Financiële organisatie
In dit artikel zijn de uitgangspunten voor inrichting van de financiële organisatie geformuleerd, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven.
De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan het zich moet houden.
In de onderdelen a. en b. worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen en toewijzing van functies aan functionarissen.
In de onderdelen c. t/m f. worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en verantwoording hierover.
Artikel 22 Inrichting (financiële) administratie
Dit artikel geeft de kaders aan voor de inrichting van de (financiële) administratie van de gemeente. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen. Inherent aan het dualisme regelt deze verordening niet de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Het college zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.
Bij Algemene Maatregel Van Bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ zijn o.a. waarderingsgrondslagen, indelingen van te onderscheiden kostensoorten en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan andere overheden en instanties zoals Provincie, Rijk, Europese Unie, Inspecties en Belastingdienst.
Artikel 23 Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten welke een groot budgettair effect kunnen hebben. Dit artikel legt daarom aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de adequate aanbesteding van werken en verantwoorde inkoop van goederen en diensten. Ook regelgeving van de Europese Unie dient hierbij nageleefd te worden. Doordat de regels zijn vastgelegd kan de accountant bij de controle van de Programmarekening nagaan of de interne regels (en die van de E.U.) zijn nageleefd, als onderdeel van de rechtmatigheidtoets. De accountant beoordeelt eveneens of de werking van het systeem van interne regelgeving goed functioneert.
Artikel 24 Subsidieverstrekking en steunverlening
Een andere kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. De uitvoering van de subsidieverordening behoeft geen verdere borging in onze organisatie door bijvoorbeeld protocollen omdat de huidige uitvoeringsregels voldoende zijn voor een afdoende achtervang. Naast risicobeheersing is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving voor staatssteun van toepassing. Gerichte maatregelen binnen de huidige processen moeten bijdragen aan een juiste uitvoering van die regelgeving.
* Overzicht van in de financiële beheersverordening genoemde nota’s:
Nota Lokale heffingen – vastgesteld in de raad van 15 oktober 2005
Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen – vastgesteld in de raad van 5 februari 2008
Treasurystatuut – vastgesteld in de raad van 17 december 2009
Nota Onderhoud kapitaalgoederen – vastgesteld in de raad van 8 oktober 2009
Nota Verbonden partijen – vastgesteld in de raad van 17 september 2009
Nota Grondbeleid – vastgesteld in de raad van 30 juni 2011
Nota Afschrijvingsbeleid – vastgesteld in de raad van 15 november 2001