Organisatie | Woensdrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht |
Citeertitel | Organisatieregeling 2011 gemeente Woensdrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Kleine tekstuele aanpassing in artikel 9, lid 3.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-05-2012 | 01-09-2017 | Vernieuwde verordening | 15-05-2012
| - | |
17-01-2012 | Vernieuwde verordening | 17-01-2012
| - |
Burgemeester en wethouders van Woensdrecht;
Overwegende, dat het college bevoegd is inzake het vastleggen van de structuur,
verantwoordelijkheden en de werkwijze van de ambtelijke organisatie in een regeling.
Gelet op het advies van de ondernemingsraad d.d.
Gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet en artikel 13 lid a en b van de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;
Vast te stellen de ‘Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht’ welke luidt als volgt:
Hoofdstuk 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
· Afdeling: een organisatie onderdeel als Organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie.; De afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd die als integraal manager optreedt.
· Afdelingsplan: Integraal werkplan met een looptijd van een jaar waarin de planning, prioriteitsstelling en de verdeling van middelen naar de te leveren producten/diensten onderverdeeld per team worden vastgesteld, alsmede de activiteiten op het terrein van organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering binnen de gegeven concernbrede en bestuurlijke kaders (zoals o.a. het organisatieplan, het collegewerkprogramma en de programmabegroting en de productenraming).
· Ambtelijke organisatie: het personeel en zijn taken en het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de werkprocessen binnen het ambtelijke apparaat.
· Budgethouder: medewerker van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.
· Integraal management: het behalen van de afgesproken resultaten met de beschikbare middelen binnen de vastgestelde kaders: personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting, inclusief de
uitvoeringsorganisatie. Integraal management is opgedragen aan de integraal manager. Deze legt aan het college verantwoording af voor het gebruik van deze middelen en het behalen van de resultaten.
· Integraal middelenbeleid: beleid ten aanzien van personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting.
· Leidinggeven: het richting geven aan de activiteiten van functionarissen die hiërarchisch direct of indirect ondergeschikt zijn, of zich in een situatie bevinden die daarmee vergelijkbaar is, zulks blijkende uit deze regeling alsmede uit het vastgestelde functieboek.
· Managementteam: het orgaan bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter) en de afdelingshoofden.
· Overlegvorm: een structureel overleg binnen de organisatie om tot een goede afstemming van de werkzaamheden te komen.
· Planning & Control: instrumentarium in het kader van bedrijfsmatig werken met betrekking tot het sturen van de organisatie, het plannen en beheersen van de uitvoering, het afleggen van verantwoording en het toezicht hierop.
· Stafafdeling: de organisatorische eenheid die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris is geplaatst.
· Sturing: het regelen en coördineren van de dagelijkse werkzaamheden.
· Team: een eenheid op een functioneel deelgebied met een samenhangend takenpakket binnen een afdeling.
· Teamleider: de medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de secretaris of een afdelingshoofd functioneel sturing geeft aan een team.
Hoofdstuk 2 De structuur van de ambtelijke organisatie
In de ambtelijke organisatie worden de volgende leidinggevende (hiërarchische) functies onderscheiden:
Artikel 3 Inrichting van de ambtelijke organisatie
Artikel 8 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en de daarin opgenomen investeringen stelt het college de themaraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de per thema opgenomen producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.
Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de themaraming, maken de afdelingshoofden in overleg met de secretaris/algemeen directeur voor hun afdeling een afdelingsplan. De producten met de bijbehorende budgetten en de
investeringen met bijbehorende kredieten maken deel uit van het afdelingsplan.
Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het college. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingshoofden, die ten aanzien van de
desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.
Artikel 9 Budgetbevoegdheden en plichten
Een budgethouder informeert tijdig aan de financieel adviseur over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten en onderneemt de noodzakelijke maatregelen ter
correctie rekening houdend met de bepalingen in artikel 10. De maatregelen worden vastgelegd in een begrotingswijziging.
Artikel 10 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
Door het college in de themaraming vastgestelde budgetten en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, indien daar een compensatie binnen het thema van het desbetreffende programma van de
programmabegroting tegenover staat. Daarnaast mag de compensatie niet ten koste gaan van het beleid binnen het betreffende thema. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende thema van het programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen.
Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten binnen het thema van het desbetreffende programma en investeringskredieten.
Deze meevallers mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen binnen het thema van een programma.
Artikel 11 Verantwoording en décharge
Iedere afdeling legt bij de bestuursrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de
benodigde informatie aan het hoofd van de afdeling Interne Dienstverlening.
Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, betekent de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Dit alles onder voorbehoud van later gebleken
Dit is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.
Binnen afdelingen en teams is er werkoverleg. De vorm en inhoud van het werkoverleg worden afgestemd op de doelgroep en efficiënt vorm gegeven. Het college stelt terzake een regeling vast, waarop, indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht, andere overlegvormen kunnen worden toegevoegd.
Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester geven, onder meer bij majeure en afdelingsoverstijgende ontwikkelingen, een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie, indien dit door één of meerdere bestuursorganen van de
gemeente (de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester) of het managementteam gewenst wordt geacht. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'.
Artikel 16 Uitvoering bestuursopdracht
Indien een aangelegenheid waarvoor een bestuursopdracht wordt gegeven zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt adviseert de gemeentesecretaris aan burgemeester en wethouders respectievelijk burgemeester welk(e) afdelingshoofd(en) of
derden lopende het project verantwoordelijk is c.q. zijn voor de verdere voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 mei 2012.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris, de burgemeester,
A.P.E. Baart MBA M.A. Fränzel
Besluit inzake inrichting afdelingen in teams 1
Het college van burgemeester en wethouders;
Gehoord het advies van de ondernemingsraad d.d.
Gelet op artikel 4, lid 1 en 2 van de organisatieregeling 2011 Woensdrecht.
Overwegende, dat de inrichting van afdelingen en teams om dynamiek vraagt in de besluitvorming vanwege ontwikkelingen op het gebied van regionalisering en doorontwikkeling van de organisatie. Dat de vigerende organisatieverordening spreekt over afdelingen en teams en die beschrijving in dit besluit is overgenomen.
Vast te stellen het navolgende besluit tot inrichting en taaktoedeling van de afdelingen en teams:
1. De afdelingen worden functioneel onderverdeeld in teams en wel als volgt:
2. De afdelingen zijn op hoofdlijnen belast met de navolgende taken, die in het organisatieplan, de afdelingsplannen en het functieboek nader worden uitgewerkt: