CVDR133645_1Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2012nlregelingCapelle aan den IJssel2018-05-01Capelle aan den IJsselIJssel-en Lekstreek van 01-02-2012Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2012Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-01-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-02-022012-01-012014-11-26nieuwe regelingVerseonnr:429716personeel en organisatie1.Geen1.Hoewel in artikel12 is bepaald dat deregeling in werking treedt per 26 januari 2012 is, gelet op de datum van bekendmaking, de datum van inwerkingtreding 2 februari 2012. De regeling werkt terug tot en met 1 januari 2012.Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2012Het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel;gezien de instemming van de Ondernemingsraad en de overeenstemming met de
commissie voor Georganiseerd Overleg;b e s l u i t :vast te stellen de navolgende Regeling Gesprekkencyclus
gemeente Capelle aan den IJssel 2012.1BegripsomschrijvingVoor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Ambtenaar: de ambtenaar als bedoeld in
artikel 1:1, lid 1 sub a van de Collectieve
Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst.
Functie: het geheel van werkzaamheden
dat uit de vastgelegde doelstelling en taken van gemeente is af te
leiden en dat door een of meerdere medewerker(s) is te verrichten.
Het geheel van werkzaamheden is vastgelegd in de voor de functie
vastgestelde functiefamilie en bandbreedte.
Bevoegd gezag: het college van
burgemeester en wethouders.
Leidinggevende: de hiërarchisch direct leidinggevende van
de ambtenaar.
Naasthogere leidinggevende: de direct
leidinggevende van de leidinggevende. Deze stelt krachtens mandaat
van het bevoegd gezag het eindoordeel van het resultaatgesprek vast.
Gesprekkencyclus: de cyclus gevormd
door het planninggesprek, het voortgangsgesprek en het
resultaatgesprek dat tot doel heeft het vastleggen van een
eindoordeel over het functioneren van de ambtenaar op basis van
werkafspraken en competenties.
Competenties: de gedrags- en
houdingskenmerken die vereist zijn voor de houding en het gedrag
behorende bij een goede vervulling van de functie.
Planninggesprek: het gesprek tussen de
leidinggevende en de ambtenaar over de duidelijke werkafspraken en
afspraken over houding en gedrag. De werkafspraken die worden
gemaakt voor een periode van een jaar betreffende de gewenste
loopbaan en ontwikkeling en de te behalen resultaten van de
medewerker.
Voortgangsgesprek: het gesprek tussen
de leidinggevende en de ambtenaar waarin een tussentijdse meting en
evaluatie plaatsvinden van de werkafspraken en afspraken over
houding en gedrag gemaakt in het planninggesprek.
Resultaatgesprek: het
gesprek tussen de leidinggevende en de ambtenaar waarin op basis van
de werkafspraken en de bij de functie behorende competenties
(houding en gedrag) een oordeel wordt vastgelegd over het
functioneren, alsmede de voortgang van de functievervulling wordt
besproken.
Informant: de medewerker
met wie de ambtenaar een functionele relatie heeft, niet zijnde de
leidinggevende, die feiten of omstandigheden over de ambtenaar naar
voren kan brengen ten behoeve van het voortgangsgesprek
en/of het resultaatgesprek.
Vertrouwenspersoon: de
medewerker of raadsman die de ambtenaar op zijn verzoek bijstaat
inhet planninggesprek, het voortgangsgesprek en/of het
resultaatgesprek.
Formulier HR Gesprekkencyclus: het
door de leidinggevende en de ambtenaar voor akkoord te ondertekenen
formulier. In het formulier worden vastgelegd de voorbereiding van
en de in de gesprekken gemaakte werkafspraken en overige afspraken,
alsmede het eindoordeel van de leidinggevende.
Groepsgesprekken: het ter beoordeling
van de naasthogere leidinggevende voeren van het planninggesprek en
het voortgangsgesprek met een groep medewerkers die alle dezelfde
functie vervullen.
Beslissing met rechtspositionele
gevolgen: een door of namens het bevoegd gezag
te nemen beslissing omtrent bevordering, wijziging in de bezoldiging
– anders dan die voortvloeiende uit een bevordering of het
arbeidsvoorwaardenakkoord voor de sector gemeenten – of persoonlijke
toelagen, overplaatsing, wijziging van de aanstelling, ontslag en
overige beslissingen die de rechtspositie van de ambtenaar in
positieve of negatieve zin wijzigen.
2Frequentie van de gesprekkencyclus1.De gesprekkencyclus wordt ten minste eenmaal per twaalf maanden
uitgevoerd.2.De gesprekkencyclus neemt voor de medewerkers van wie de werkzaamheden
hun grondslag mede vinden in het concernjaarplan en/of het
afdelingsjaarplan, een aanvang in de periode december tot en met
februari.3.Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende neemt de
gesprekkencyclus voor die medewerkers van wie de werkzaamheden niet of
niet in overwegende mate hun grondslag vinden in het concernjaarplan
en/of het afdelingsplan, een aanvang op een datum in de van toepassing
zijnde periode van twaalf maanden. 4.De gesprekkencyclus vindt altijd plaats voordat ten aanzien van de
ambtenaar een besluit met rechtspositionele gevolgen wordt genomen.3Informanten1.De leidinggevende en de ambtenaar kunnen gebruik maken van een of meer
informanten om verdere informatie ten behoeve van de gesprekkencyclus te
verkrijgen.2.De leidinggevende en de ambtenaar bepalen in overleg wie als informant
optreedt. De informanten dienen een functionele relatie met de ambtenaar
te hebben. 3.Indien over het gebruik van informanten geen overeenstemming bestaat
tussen de leidinggevende en de ambtenaar, beslist het bevoegd
gezag.4Het planninggesprek
Het planninggesprek wordt eenmaal per twaalf maanden gehouden tussen
de leidinggevende en de ambtenaar.
De datum en het tijdstip van het planninggesprek worden in overleg
tussen de leidinggevende en de ambtenaar vastgesteld.
Ongeveer een week voorafgaande aan het planninggesprek worden de
gespreksonderwerpen en de algemene indruk van de leidinggevende en
de ambtenaar vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus.
Het planninggesprek omvat tenminste de volgende onderwerpen:
de werkafspraken, minimaal drie en maximaal vijf, voor het
komende jaar in de vorm van een planning van te behalen
resultaten en prestaties, die zijn afgeleid van het
concernjaarplan en/of het jaarplan van de afdeling en/of de
reguliere werkzaamheden;
de planning van de persoonlijke loopbaan en functie aan de
hand van de voor de functie vastgestelde competenties;
de voor de ontwikkeling van de ambtenaar noodzakelijk te
volgen opleiding;
de persoonlijke ontwikkeling van de ambtenaar;
de persoonlijke werkomstandigheden van de ambtenaar;
de gewenste ondersteuning van de leidinggevende en de
organisatie;
alle overige onderwerpen ter beoordeling van de
leidinggevende en de ambtenaar.
Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende
kunnenmaximaal één werkspraak en één competentie, die voor de
vervulling van de functie van overwegend belang zijn, worden
aangewezen als de niveaubepalende werkzaamheden respectievelijk de
kerncompetentie.
Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende kan het
planninggesprek als groepsgesprek worden gevoerd met een groep
medewerkers die alle dezelfde functie vervullen.
Onafhankelijk van het bepaalde in lid 6 van dit artikel vindt met
alle medewerkers op wie het groepsgesprek betrekking heeft een
individueel planninggesprek plaats, tenzij de leidinggevende en de
betreffende medewerker overeenkomen dat dit niet noodzakelijk is.
De ambtenaar kan zich in het planninggesprek doen bijstaan door een
vertrouwenspersoon.
De resultaten van het planninggesprek worden door de leidinggevende
vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus. Het formulier HR
Gesprekkencyclus wordt ongeveer een week na het planninggesprek aan
de ambtenaar overhandigd.
De leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het formulier HR
Gesprekkencyclus voor akkoord.
Als er geen overeenstemming wordt bereikt over de schriftelijke
vastlegging van het planninggesprek
vindt nader overleg plaats met de naasthogere leidinggevende. De door de
ambtenaar gemaakte opmerkingen worden na dit gesprek als bijlage bij het
formulier HR Gesprekkencyclus gevoegd. In dit geval ondertekent de ambtenaar
het formulier HR Gesprekkencyclus voor gezien.5Het voortgangsgesprek1.Het voortgangsgesprek wordt tussen de leidinggevende en de ambtenaar
gehouden uiterlijk in de periode juni tot en met augustus van een
kalenderjaar. Voor de in artikel 2, lid 3 bedoelde medewerkers vindt het
voortgangsgesprek plaats in een periode tussen vijf en zeven maanden na
het planninggesprek. 2.De datum en het tijdstip van het voortgangsgesprek worden in overleg
tussen de leidinggevende en de ambtenaar vastgesteld.3.Ongeveer een week voorafgaande aan het voortgangsgesprek worden de
gewenste gespreks-onderwerpen en de algemene indruk van de
leidinggevende en de ambtenaar vastgelegd in het formulier HR
Gesprekkencyclus.4.Het doel van het voortgangsgesprek is het bespreken door de
leidinggevende en de ambtenaar van de voortgang van de overeengekomen
resultaten, prestaties en competentieontwikkeling van de ambtenaar en de
wijze van ondersteuning hiervan door de leidinggevende.5.Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende kan het
voortgangsgesprek worden gevoerd met een groep medewerkers die alle
dezelfde functie vervullen.6.Onafhankelijk van het bepaalde in lid 5 van dit artikel vindt met alle
medewerkers op wie het voortgangsgesprek betrekking heeft een
individueel voortgangsgesprek plaats, tenzij de leidinggevende en de
medewerker overeenkomen dat dit niet noodzakelijk is. 7.De resultaten van het voortgangsgesprek worden door de leidinggevende
vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus. Het formulier HR
Gesprekkencyclus wordt ongeveer een week na het voortgangsgesprek aan de
ambtenaar overhandigd.8.De ambtenaar kan zich in het voortgangsgesprek doen bijstaan door een
vertrouwenspersoon.9.De leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het formulier HR
Gesprekkencyclus voor akkoord. 10.Als er geen overeenstemming wordt bereikt over de schriftelijke
vastlegging van het voortgangsgesprek, worden de door de ambtenaar
gemaakte opmerkingen als bijlage bij het formulier HR Gesprekkencyclus
gevoegd. In dit geval ondertekent de ambtenaar het formulier HR
Gesprekkencyclus voor gezien.6Het resultaatgesprek1.Het resultaatgesprek wordt tussen de leidinggevende en de ambtenaar
gehouden uiterlijk zes maanden na de vastlegging van het
voortgangsgesprek als bedoeld in artikel 5, lid 6 van deze
regeling.2.De datum en het tijdstip van het resultaatgesprek worden in overleg
tussen de leidinggevende en de ambtenaar vastgesteld.3.Ongeveer een week voorafgaande aan het resultaatgesprek worden de
gewenste gespreks-onderwerpen en de algemene indruk ten aanzien van het
functioneren van de ambtenaar door de leidinggevende en de ambtenaar
vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus.4.De leidinggevende kan een of meer informanten als bedoeld in artikel 2
raadplegen.5.De naam en de functie van de in lid 4 van dit artikel bedoelde
informanten dienen in het formulier HR Gesprekkencyclus te worden
opgenomen.6.De ambtenaar kan zich in het resultaatgesprek laten bijstaan door een
vertrouwenspersoon.7Doel van het resultaatgesprek1.Het doel van het resultaatgesprek is het uitspreken en vastleggen van
een oordeel door de leidinggevende over het functioneren van de
ambtenaar in de periode van het planninggesprek tot het
resultaatgesprek. 2.Het oordeel van de leidinggevende heeft betrekking op de werkafspraken
en resultaten en de wijze waarop invulling is gegeven aan de bij de
functie behorende competenties in de in het eerste lid bedoelde
periode.3.Het resultaatgesprek heeft betrekking op ten minste de volgende
onderwerpen:
de werkafspraken die zijn vastgelegd in het
planninggespreken de voortgang daarvan in het
voortgangsgesprek;
de planning van de persoonlijke loopbaan en ontwikkeling die is
vastgelegd in het planninggesprek en de voortgang daarvan zoals
vastgelegd in het voortgangsgesprek;
de voor de ontwikkeling van de ambtenaar noodzakelijk te volgen
opleiding die is vastgelegd in het planninggesprek en het
voortgangsgesprek;
de persoonlijke ontwikkeling van de ambtenaar die is vastgelegd
in het planninggesprek en het voortgangsgesprek;
de in het planninggesprek en voortgangsgesprek vastgelegde
persoonlijke werkomstandigheden van de ambtenaar;
de gewenste ondersteuning van de leidinggevende en de
organisatie;
alle overige onderwerpen ter beoordeling van de leidinggevende
en de ambtenaar.
8Eindoordeel van het resultaatgesprek1.De leidinggevende legt het eindoordeel van het resultaatgesprek vast
door het toekennen van een score voor elke in het planninggesprek en het
voortgangsgesprek vastgelegde werkafspraak en voor iedere bij de functie
behorende competentie. Het eindoordeel van het resultaatgesprek wordt
vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus.2.De inhoud van de vier scores A tot en met D voor iedere werkafspraak en
voor iedere competentie is vastgelegd in de Notitie gesprekkencyclus die
als bijlage is gevoegd bij de onderhavige regeling. Deze bijlage vormt
een integraal onderdeel van de onderhavige regeling.3.De leidinggevende zorgt voor een zorgvuldige motivering voor de
toekenning van een score als bedoeld in het eerste lid van dit
artikel.4.Het in het eerste lid van dit artikel bedoelde eindoordeel van het
resultaatgesprek wordt uiterlijk twee weken na het resultaatgesprek door
de leidinggevende aan de ambtenaar overhandigd.5.De ambtenaar kan als hij het niet eens is met het eindoordeel en/of de
daaraan ten grondslag liggende motivering zijn opmerkingen als een
bijlage bij het formulier HR Gesprekkencyclus voegen.6.De leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het formulier HR
Gesprekkencyclus voor akkoord.9Vaststelling van het eindoordeel1.De naasthogere leidinggevende stelt het eindoordeel van het
resultaatgesprek vast. Deze vaststelling vindt uiterlijk plaats twee
weken na de ondertekening voor akkoord van het eindoordeel als bedoeld
in artikel 8, lid 6 van de onderhavige regeling.2.Als de ambtenaar opmerkingen heeft ten aanzien van het eindoordeel van
het resultaatgesprek als bedoeld in artikel 8 van de onderhavige
regeling, stelt de naasthogere leidinggevende het eindoordeel eerst vast
nadat een gesprek heeft plaatsgevonden tussen de leidinggevende en de
ambtenaar. Dit gesprek vindt plaats in aanwezigheid van de naasthogere
leidinggevende.3.De ambtenaar ontvangt een schriftelijk besluit van de naasthogere
leidinggevende over het vastgestelde eindoordeel van het
resultaatgesprek. 4.Tegen het besluit tot vaststelling van het eindoordeel kan bezwaar
worden ingesteld bij het bevoegd gezag conform het bepaalde in de
Algemene wet bestuursrecht.10HardheidsclausuleIn de gevallen waarin de onderhavige regeling niet of niet in voldoende mate
voorziet beslist het bevoegd gezag.11CiteertitelDeze regeling kan worden aangehaald als Regeling Gesprekkencyclus gemeente
Capelle aan den IJssel 2012.12Inwerkingtreding
De onderhavige regeling treedt in werking per 26 januari 2012 en
werkt terug tot en met 1 januari 2012.
Ingaande de in het eerste lid van dit artikel bedoelde datum is de
Procedureregeling beoordelen gemeente Capelle aan den IJssel 2003
ingetrokken.
Capelle aan den IJssel, 24 januari 2012.Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,de secretaris, de burgemeester,G.Kruijt. J.F. Koen.