Financiële verordening gemeente Horst aan de Maas 2012

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.afdeling

Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de gemeentesecretaris heeft.

b.administratie

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c.financiële administratie

Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• ·

  de financieel-economische positie;

• ·

  het financiële beheer;

• ·

  de uitvoering van de begroting;

• ·

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• ·

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • d.

    administratieve organisatie

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e.financieel beheer

Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten.

f.rechtmatigheid

Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

g.doelmatigheid

Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

h.doeltreffendheid

De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Programma-indeling

De raad stelt, desgewenst, bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken.

• 1.

  De raad steltper programma vast:

  * de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken);

  * de te leveren goederen en diensten (wat gaan we hiervoor doen);?

  * de baten en lasten (wat mag het kosten).

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten in de programmabegroting en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 3.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad kunnen worden getoetst.

• 4.

  Als onderdeel van de begroting en jaarstukken legt het college aan de raad een projectrapportage voor. In deze rapportage wordt, inhoudelijk en financieel, de actuele stand opgenomen van de majeure projecten en de grondexploitaties.

• 5.

  De in de begroting en jaarstukken opgenomen analyses van verschillen e.d. worden voorzien van een toelichting als er sprake is van een verschil, bezien per saldo en per product of investering, van € 50.000 of meer. Hierin worden niet meegenomen de kapitaallasten en de aan de producten toegerekende kosten van de bedrijfsvoering. Deze worden afzonderlijk en in totaliteit toegelicht.

Artikel 4. Autorisatie

• • 1.

    De raad autoriseert door het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en voor het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2.

    De raad stelt door het vaststellen van de begroting de kredieten beschikbaar voor de in de begroting opgenomen investeringen. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan voor welke investeringen op een later tijdstip nog een apart raadsvoorstel moet worden voorgelegd.

  • 3.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen vraagt het college, alvorens er verplichtingen worden aangegaan, via een voorstel aan de raad om hiervoor een krediet beschikbaar te stellen.

  • 4.

    Het college is in voorkomende gevallen bevoegd om te beschikken over de in de programmabegroting opgenomen post voor onvoorziene uitgaven. Als het college hiervan gebruik maakt vindt hierover achteraf verantwoording plaats aan de raad.

Artikel 5. Producten

In de programmabegroting en -rekening wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.

Artikel 6. Kaders begroting

• 1.

  Het college stelt uiterlijk 1 juli van het begrotingsjaar een kadernota op waarin de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren zijn vastgelegd. In deze nota worden de uitkomsten van het kaderstellend debat van de gemeenteraad verwerkt, evenals de bevindingen uit de rapportage van de begrotingsuitvoering (bedoeld in artikel 7) en de jaarstukken (bedoeld in artikel 10).

• 2.

  De raad stelt de kadernota uiterlijk 15 juli vast.

Artikel 7. Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s en de beschikbaar gestelde kredieten voor investeringen niet worden overschreden.

Artikel 8. Voortgangsrapportages

Het college informeert de raad door middel van twee voortgangsrapportages over de realisatie van de begroting en de ontwikkeling van de hierin opgenomen budgetten.

• 1.

  De eerste voortgangsrapportage wordt aan de raad ter vaststelling voorgelegd samen met de kadernota;

• 2.

  De tweede voortgangsrapportage wordt aan de raad ter vaststelling voorgelegd samen met de programmabegroting voor het opvolgende jaar.

• 3.

  Via deze rapportages wordt tevens de begroting bijgesteld.

Artikel 9 Raadsinformatiebrief

Als hiervoor naar het oordeel van het college in het kader van de actieve informatieplicht aanleiding is wordt de raad over specifieke onderwerpen geïnformeerd via een raadsinformatiebrief.

Artikel 10. Programmarekening

• 1.

  Het college legt middels de programmarekening verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • ·

    wat is bereikt;

  • ·

    welke goederen en diensten zijn geleverd;

  • ·

    wat de kosten zijn;

  • ·

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 2.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Waardering en afschrijving vaste activa

Op voorstel van het college stelt de raad een nota activabeleid vast. In deze nota worden de uitgangspunten vastgelegd voor de waardering en afschrijving van de vaste activa van de gemeente. Tenminste eens per vier jaar wordt beoordeeld of deze nota moet worden aangepast.

Artikel 12. Waardering debiteuren en overige vorderingen

De debiteuren en overige vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor te verwachten oninbare vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

Op voorstel van het college stelt de raad een nota reserves en voorzieningen vast. De nota behandelt:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• c.

  de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Tenminste eens per vier jaar wordt beoordeeld of deze nota moet worden aangepast.

Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden meegenomen de indirecte kosten, die niet direct met een product of dienst samenhangen.

Financieringsfunctie

Het college legt de doelstellingen, uitgangspunten en richtlijnen van de financieringsfunctie vast in een treasurystatuut. Tenminste eens per vier jaar wordt beoordeeld of dit statuut moet worden aangepast.

Artikel 16. Registratie bezittingen, activa en vermogen

Het college draagt zorgt voor een actuele registratie van bezittingen, activa en vermogen.

Artikel 17. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden daarvoor. Tenminste eens per vier jaar wordt beoordeeld of deze regels moeten worden aangepast.

Artikel 18. Risicomanagement

De kaders voor het voeren van risicomanagement en het omgaan met het gemeentelijk weerstandsvermogen worden vastgelegd in een nota risicomanagement en weerstandsvermogen, die het college ter vaststelling voorlegt aan de gemeenteraad. Ten minste eens per vier jaar wordt beoordeeld of deze nota moet worden aangepast.

Artikel 19. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en binnen de verschillende taakonderdelen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgetbeheerders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 20. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 21. Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de rechtmatige verantwoording van de financiële beheershandelingen. Het college legt de kaders en de reikwijdte van de interne controle vast in een intern controleplan. De uitkomsten van de interne controle worden periodiek gerapporteerd aan het management en het college. Bij geconstateerde afwijkingen neemt het management maatregelen tot herstel.

Artikel 22. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. Het college stelt hiervoor een regeling budgetbeheer vast.

Ten minste eens per vier jaar wordt beoordeeld of deze regeling moet worden aangepast.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.

Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Horst aan de Maas 2012”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 20 december 2011.

De raad voornoemd,

De voorzitter, De griffier,

ir. C.H.C. van Rooij mr. R.J.M. Poels