Richtlijnen begrotingswijzigingen voor Leeuwarden 2009

Richtlijnen voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 1 – Definities

• 1.

  De primitieve begroting is de begroting zoals die initieel door de gemeenteraad voor het betreffende begrotingsjaar wordt vastgesteld.

• 2.

  Begrotingswijzigingen zijn alle besluiten tot wijziging van de (primitieve) begroting.

• 3.

  Externe begrotingswijzigingen zijn besluiten tot wijziging van de begroting waar alleen de raad toe bevoegd is.

• 4.

  Interne begrotingswijzigingen zijn besluiten tot wijziging van de begroting waar behalve de raad ook B&W of directie toe bevoegd zijn.

• 5.

  De budgetsamenvatting is een overzicht waarin de ontwikkeling van het begrotingssaldo per dienst wordt weergegeven.

Artikel 2 – Doelstelling begrotingswijzigingen

• 1.

  Om de diverse functies die de begroting heeft goed te kunnen vervullen is het belangrijk dat de begroting actueel is. Om die reden is het van belang dat alle besluiten met financiële gevolgen waar mogelijk en zinvol vertaald worden in een formele begrotingswijziging.

• 2.

  Zodra het bevoegde orgaan besloten heeft tot wijziging van de begroting, wordt de begrotingsadministratie aangepast. Vooruitlopend op de definitieve besluitvorming door de raad is het bij externe wijzigingen verplicht deze al met een voorlopige status in de begrotingsadministratie door te voeren. Bij alle overige wijzigingen is het toegestaan om, ter vergroting van het inzicht in de budgettaire positie, begrotingswijzigingen al met een voorlopige status in de begrotingsadministratie door te voeren.

• 3.

  Periodiek wordt gecontroleerd door de sector FD of het begrotingssaldo per dienst overeenstemt met de in de budgetsamenvatting aangegeven stand na begrotingswijziging.

• 4.

  Het aantal begrotingswijzigingen dient zoveel als mogelijk beperkt te worden door de primitieve begroting zo volledig en juist mogelijk op te stellen. Daarnaast worden voorgenomen investeringen zoveel als mogelijk op groepsniveau en niet op individueel niveau door de raad vastgesteld.

• 5.

  Het gebruik van stelposten in de begroting moet zoveel als mogelijk voorkomen worden.

Artikel 3 – Externe wijzigingen (bevoegdheid raad)

• 1.

  Er is sprake van een externe wijziging (= raadswijzigingen) in geval van:

• *

  Wijzigingen tussen programma’s (bijvoorbeeld lasten programma A stijgen met € 100.000 en die van programma B dalen met € 100.000);

• *

  Wijzigingen in de hoogte van lasten en baten binnen een programma (bijvoorbeeld lasten en baten van programma A stijgen beiden met € 100.000);

• *

  Wijzigingen tussen en in de hoogte van investerings- en projectkredieten.

• 2.

  Externe begrotingswijzigingen worden overeenkomstig de Gemeentewet binnen 14 dagen na het raadsbesluit naar de toezichthouder (provincie Fryslân) gezonden.

Artikel 4 – Interne wijzigingen (bevoegdheid B&W of ambtelijk apparaat

• 1.

  Alle wijzigingen die geen externe wijziging zijn, vormen een interne wijziging. Deze wijzigingen vallen dus ook niet onder het begrotingstoezicht van de provincie.

• 2.

  Afhankelijk van wie bevoegd is wordt bij interne wijzigingen onderscheid gemaakt tussen B&W-wijzigingen en ambtelijke wijzigingen.

• 3.

  Er is sprake van een B&W-wijziging in geval van wijzigingen tussen beleidsproducten binnen hetzelfde programma (bijv. lasten beleidsproduct A stijgen met € 100.000 en die van beleidsproduct B dalen met € 100.000).

• 4.

  Voor een B&W-wijziging is een formeel B&W-besluit noodzakelijk. Dit kan gerealiseerd worden door de B&W-wijzigingen te laten meelopen met het in artikel 6 bedoelde maandelijkse verzamelvoorstel (externe) begrotingswijzigingen. Desgewenst kan ook een afzonderlijk voorstel (interne)_begrotingswijzigingen aan B&W voorgelegd worden.

• 5.

  Alle overige wijzigingen zijn ambtelijke wijzigingen. Enige voorwaarde bij een ambtelijke wijziging is de instemming van de betrokken budgethouders. Een voorbeeld van een ambtelijke wijziging is het overboeken van kosten binnen hetzelfde beleidsproduct van het ene beheersproduct naar het andere.

• 6.

  Interne wijzigingen met betrekking tot beleidsmatig gevoelige kwesties moeten als externe wijziging worden behandeld.

Artikel 5 – Raadsvoorstellen met integraal voorstel tot wijziging van de begroting

• 1.

  Uitgangspunt is dat in raadsvoorstellen met gevolgen voor de begroting het voorstel tot wijziging van de begroting een integraal onderdeel van het betreffende raadsvoorstel vormt. In het bij het raadsvoorstel behorende raadsbesluit wordt de onderstaande standaardtekst gebruikt: ’De raad van de gemeente Leeuwarden besluit de begroting van het dienstjaar 20xx overeenkomstig het voorstel te wijzigen.’

• 2.

  Een raadsvoorstel met daarin begrepen een voorstel tot wijziging van de begroting volgt de normale procedure van een raadsvoorstel. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de desbetreffende dienst en in het bijzonder bij het hoofd bedrijfsvoering van deze dienst.

• 3.

  De sector FD van de dienst AZ coördineert de financieel-administratieve vastlegging van de begrotingswijziging in CODA en het verzenden van de model-begrotingswijzigingen met bijbehorende raadsbesluiten naar de provincie.

Artikel 6 – Verzamelvoorstellen begrotingswijzigingen

• 1.

  Externe begrotingswijzigingen van ondergeschikt belang worden niet in afzonderlijke raadsvoorstellen aan de raad voorgelegd. Uit doelmatigheidsoverwegingen worden zij gebundeld aan de raad aangeboden in de vorm van een verzamelvoorstel tot wijziging van de begroting.

• 2.

  Een bijzondere categorie begrotingswijzigingen zijn wijzigingen van zuiver financieel technische aard zonder beleidsmatige aspecten. Deze worden in het verzamelvoorstel afzonderlijk gepresenteerd als ‘financieel technische wijzigingen’ en niet inhoudelijk toegelicht.

• 3.

  De hoofden bedrijfsvoering van de diensten zijn in eerste instantie verantwoordelijk voor de afweging of een begrotingswijziging in een verzamelvoorstel mag worden meegenomen of dat een apart raadsvoorstel vereist is.

• 4.

  Bij de onder lid 3 te maken afweging welke onderwerpen niet in het verzamelvoorstel thuis horen, kunnen indicatief de volgende criteria gehanteerd worden: - Politiek gevoelige onderwerpen; - Kredietaanvragen groter dan € 500.000, tenzij het geoormerkte gelden betreft of het naar voren halen van investeringen uit het meerjarige investeringsschema; - Kredietaanvragen die de afweging rondom het reguliere proces van de begrotingsvoorbereiding doorkruisen.

• 5.

  De sector FD van de dienst AZ coördineert het verzamelvoorstel en zorgt voor de routing in DIGIPRO.

• 6.

  Het verzamelvoorstel met begrotingswijzigingen wordt voorafgaand aan de behandeling in B&W besproken met de portefeuillehouder financiën. De hoofden bedrijfsvoering van de diensten ontvangen gelijktijdig met de wethouder een afschrift van het concept-verzamelvoorstel.

• 7.

  In het verzamelvoorstel kunnen zowel nieuwe begrotingswijzigingen worden opgenomen als wel begrotingswijzigingen waartoe eerder afzonderlijk door B&W al toe besloten is dat zij in een verzamelvoorstel begrotingswijzigingen worden meegenomen.

• 8.

  Begrotingswijzigingen die meegenomen moeten worden in het verzamelvoorstel worden uiterlijk een week voor de sluitingsdatum in DIGIPRO van de laatste B&W-vergadering voor de desbetreffende raadsvergadering bij de sector FD aangeleverd.

Artikel 7 – Raadsvoorstellen begrotingswijzigingen algemeen

• 1.

  In het voorstel en bijbehorende raadsbesluit wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaardteksten. Deze standaardteksten zijn als bijlage bij deze richtlijnen gevoegd.

• 2.

  De technische uitwerking van de wijziging (model begrotingswijziging ten behoeve van de provincie) wordt niet ter inzage gelegd voor de raad of commissie. Uitgangspunt is dat in het raadsvoorstel zelf alle voor de raad relevante financiële informatie op een voor iedereen begrijpelijke wijze wordt gepresenteerd.

Artikel 8 - Inwerkingtreding

1.    De "Richtlijnen begrotingswijzigingen Leeuwarden 2008” vastgesteld bij collegebesluit van 2 juni 2008, worden ingetrokken met ingang van de dag na besluitvorming, met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de feiten die zich voordien hebben voorgedaan.

2.    Deze richtlijnen treden in werking op de dag na besluitvorming.

Artikel 9 - Citeertitel

Deze richtlijnen kunnen worden aangehaald als ‘Richtlijnen begrotingswijzigingen Leeuwarden 2009’.

Leeuwarden, 6 oktober 2009

Burgemeester en wethouders voornoemd,

burgemeester,

secretaris.

Bijlage - Standaardteksten

In raadsvoorstellen waarin wordt voorgesteld de begroting te wijzigen dienen bij voorkeur de volgende standaardteksten gebruikt te worden:

Ten behoeve van ... (onderwerp) wordt een krediet van €  ... geraamd.

Als er uit het krediet kapitaal- of jaarlasten voortvloeien:

De uit dit krediet voortvloeiende kapitaallasten (of: jaarlasten) worden geraamd op €  ...,-, gespecificeerd als volgt:

• afschrijving                ...% van €  ...,-  €   ...

• rente                       ...% van €  ...,-   -  ...

Totaal                                            €   ...

De kapitaallasten (of: jaarlasten) ad €  ... kunnen worden gedekt uit..

Of,

In de dekking van deze lasten is in de begroting reeds voorzien.

Indien er geen kapitaal- of jaarlasten uit het krediet voortvloeien:

De dekking van het krediet ad € ... kan plaatsvinden uit...

Bij commissiebehandeling:

De commissie ... (naam betreffende commissie/s) heeft in haar vergadering van ... geadviseerd met dit voorstel in te stemmen.

Uit het 'kopje' bij de tekst moet duidelijk blijken waarvoor het krediet wordt gevraagd.