Regeling bescherming persoonsgegevens in Corsa, Pims en Verzuimsignaal
Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard
BESLUITEN
vast te stellen de navolgende regeling:
Artikel 1 Begripsbepalingen
a.Persoonsgegevens: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een medewerker bij de gemeente Heerhugowaard.
- b.
Medewerker: degene die is aangesteld of tewerkgesteld bij de gemeente Heerhugowaard.
- c.
Derde: ieder, behalve de personen met inzagebevoegdheid op basis van artikel 4.
Artikel 2 Doel
Deze regeling heeft ten doel een effectief, efficiënt en sociaal verantwoord personeelsbeleid en beheer te kunnen voeren, alsmede om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Artikel 3 Verantwoordelijkheden en beheer
- 1.
Het college van B&W van de gemeente Heerhugowaard is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in deze regeling.
- 2.
De medewerker administratieve ondersteuning Advies is namens de gemeentesecretaris belast met de uitvoering en controle van de verwerking van persoonsgegevens in Pims, Corsa en Verzuimsignaal.
- 3.
De applicatiebeheerder draagt zorg voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Artikel 4 Inzagebevoegdheid
1.De volgende medewerkers kunnen de persoonsgegevens raadplegen in Pims, voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun functie:
- a.
- b.
de sectordirecteur van de desbetreffende sector;
- c.
de direct leidinggevende (bij de gemeentewerf: coördinator en afdelingshoofd);
- d.
- e.
- f.
het hoofd afdeling Advies;
- g.
medewerkers, aangewezen door het afdelingshoofd, die voor het uitoefenen van hun functie Pims (gedeeltelijk) kunnen raadplegen.
- 2.
De volgende medewerkers kunnen persoonsgegevens raadplegen in Corsa, voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun functie:
- a.
- b.
de sectordirecteur van de desbetreffende sector;
- c.
de direct leidinggevende (op de werf: coördinator en afdelingshoofd);
- d.
de betrokken HRM medewerkers;
- e.
de medewerker zelf door tussenkomst van de betrokken HRM adviseur;
- f.
de applicatiebeheerder.
- 3.
De volgende medewerkers kunnen persoonsgegevens raadplegen in Verzuimsignaal, voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun functie:
- a.
de direct leidinggevende (op de werf: coördinator en afdelingshoofd);
- b.
de betrokken HRM medewerkers;
- c.
de medewerker zelf door tussenkomst van de betrokken HRM adviseur;
- d.
de applicatiebeheerder.
- 4.
De betrokken HRM adviseur is, in overleg met de leidinggevende, bevoegd te beslissen op een verzoek van de medewerker persoonsgegevens te wijzigen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen als bedoeld in artikel 36, eerste lid van de Wet bescherming persoonsgegevens. Aan het verzoek van de medewerker moet worden voldaan indien de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.
Artikel 5 Verwerkingsbevoegdheid
- 1.
De volgende medewerkers kunnen persoonsgegevens verwerken in Pims, voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun functie:
- a.
- b.
de afdelingssecretaresse, voor zover het de verzuimregistratie betreft;
- c.
- d.
de medewerker administratieve ondersteuning Advies.
- 2.
De volgende medewerkers kunnen persoonsgegevens verwerken in Corsa, voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun functie:
- a.
- b.
de medewerker administratieve ondersteuning Advies.
- 3.
De volgende medewerkers kunnen persoonsgegevens verwerken in Verzuimsignaal, voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun functie:
- a.
- b.
de medewerker administratieve ondersteuning Advies;
- c.
- d.
de direct leidinggevende;
- e.
Artikel 6 Informatiebeheer
- 1.
Persoonsgegevens die via de post binnen komen worden door de medewerker informatiebeheer fysiek doorgestuurd naar de medewerker administratieve ondersteuning Advies. Laatstgenoemde medewerker draagt zorg voor de administratieve verwerking van de gegevens.
- 2.
Een inleenovereenkomst wordt ook digitaal en fysiek naar het afdelingshoofd van de desbetreffende afdeling en de medewerker Werving gestuurd. Het afdelingshoofd zorgt ervoor dat het stuk getekend terug gaat naar informatiebeheer.
Artikel 7 Verstrekking van gegevens aan derden
- 1.
Verstrekking van gegevens aan derden is slechts toegestaan voor zover dat voortvloeit uit het doel van de verwerking van persoonsgegevens of uit een wettelijke verplichting.
- 2.
In bijlage 1 van deze regeling worden personen en instellingen genoemd waaraan in ieder geval uit hoofde van een wettelijke verplichting persoonsgegevens worden verstrekt. Verstrekking van persoonsgegevens op grond van dit artikellid gaat niet verder dan vereist is op grond van de wettelijke verplichtingen.
- 3.
Het afdelingshoofd Advies is bevoegd om de personen en instanties genoemd in bijlage 1 van deze regeling te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen.
- 4.
Indien buiten de kaders van voorgaande leden gegevens aan derden worden verstrekt, dan is daaraan voorafgaand schriftelijk toestemming van de medewerker vereist.
- 5.
In het kader van bezwaar- en beroepsprocedures zijn de HRM adviseurs bevoegd reproducties van de personeelsdossiers te maken ten behoeve van de bij de procedure betrokken personen en instanties.
Artikel 8 Bewaren en verwijderen van gegevens in personeelsdossiers
- 1.
Het re-integratiedossier dat tijdens de re-integratie wordt opgebouwd, wordt bewaard in verzuimsignaal.
- 2.
Het re-integratiedossier verdwijnt uit verzuimsignaal zo spoedig mogelijk na de laatste werkdag van de werknemer. Indien het ontslag van de medewerker te maken heeft met de re-integratie wordt het re-integratiedossier uitgeprint, gescand en opgenomen in het personeelsdossier in Corsa.
- 3.
De persoonsgegevens in Pims en Corsa worden 10 jaar na de laatste werkdag van de werknemer verwijderd. Indien de werknemer heeft gewerkt met gevaarlijke stoffen worden de gegevens 40 jaar na de laatste werkdag verwijderd.
Artikel 9 Inwerkingtreding
Deze regeling wordt aangehaald als "Regeling bescherming persoonsgegevens" en treedt in werking op 1 januari 2012.