Organisatie | Waalwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening financieel management en organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Waalwijk 2012 |
Citeertitel | Beheersverordening gemeente Waalwijk 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen.
Organisatieverordening gemeente Waalwijk 2012, art. 23
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2012 | nieuwe regeling | 13-12-2011 Gemeenteblad, 22-12-2011 | 2011/043 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in de Organisatieverordening gemeente Waalwijk 2012 is aangewezen en die op grond van deze verordening een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college van burgemeester en wethouders heeft.
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen teneinde te komen tot een goed inzicht in:
het stelsel van organisatorische maatregelen (bevoegdheden, verantwoordelijkheden alsmede de daarmee verband houdende procedures) gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de administratie.
het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten.
het handelen van het college binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de Raad van Waalwijk, zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt; het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van de raad; bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend, waarbij het gaat om:
beleid en plannen voor personeel, financiën, organisatie, informatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.
Artikel 2. De inrichting van de administratieve organisatie en het beheer van vermogenswaarden
Artikel 3. Verantwoordelijkheid voor de inrichting van de administratieve organisatie en het beheer van vermogenswaarden
Onverminderd de verantwoordelijkheid van de directie, is de concerncontroller belast met de vormgeving van de administratieve organisatie en het formuleren van de kaders die in verband daarmee door de organisatie in acht genomen dienen te worden. De concerncontroller is tevens verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van een beheersingssystematiek.
Met inachtneming van de door de concerncontroller aangegeven kaders, bedoeld in het tweede lid, en onverminderd de verantwoordelijkheid van de directie en het hoofd van de afdeling Communicatie, Financiën en Ondersteuning is de teamleider Financiën belast met de verdere vormgeving van de financiële administratie en het beheer van de vermogenswaarden. Hij heeft daartoe frequent overleg met de concerncontroller.
De in het tweede en derde lid bedoelde vormgeving van de administratieve organisatie, een beheersingssystematiek, de financiële administratie en het beheer van vermogenswaarden worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.
Artikel 4. Verantwoordelijkheid met betrekking tot financiële functie
Onverminderd de verantwoordelijkheden van het college, de directie, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling Communicatie, Financiën en Ondersteuning zijn de teamleider Financiën en de Concernstaf verantwoordelijk voor de financiële functies waarbij de taakverdeling als volgt is:
Teamleider Financiën: productenraming, productenrealisatie, jaarrekening, invordering gemeentelijke belastingen, beleggingen, rente en treasury, de (beleidsmatige) financiële ondersteuning van afdelingen, financieel beheer, financiële administratie, algemene uitkering, kostentoedeling, reserves en voorzieningen, waarderings- en afschrijvingsbeleid;
Het team Financiën kent ten behoeve van de beleidsmatige financiële ondersteuning van de organisatie-eenheden financiële adviseurs. De financiële adviseurs worden ingezet ten behoeve van de financiële onderbouwing van beleidsvoorstellen of het participeren in projecten in verband met de daaraan verbonden financiële aspecten. De financiële adviseurs denken met de organisatie-eenheid waarvoor zij ingezet worden zoveel mogelijk mee. Zij opereren vanuit het concernbelang in overeenstemming met de concernrichtlijnen.
De concerncontroller adviseert -nadat hij terzake overleg heeft gevoerd met de directie en de gemeentesecretaris- het college gevraagd en ongevraagd over de rechtmatigheidsaspecten van de onder het eerste lid genoemde taken. Zijn visie terzake blijft zichtbaar ten behoeve van de besluitvorming in het college.
De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de concernstaf en de comptabele alle gegevens en stukken die laatstgenoemden ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaggeving nodig hebben. De concernstaf en de comptable stellen in overleg met hen en met de verantwoordelijke leidinggevende zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. De directie ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.
Artikel 12. Verantwoording en decharge
Aanbieding door het college van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college vallende ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.