Organisatie | Vlissingen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemene subsidieverordening Vlissingen 2012 |
Citeertitel | Algemene subsidieverordening Vlissingen 2012 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de "Algemene Subsidieverordening Vlissingen 2008"
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2012 | 31-05-2018 | Nieuwe regeling | 15-12-2011 Gemeenteblad 2012, II. 01 | Geen |
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Subsidiëring van activiteiten vindt in ieder geval niet plaats indien de instelling zelf in de kosten daarvan kan voorzien, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden of een combinatie daarvan. Een uitzondering op dit uitgangspunt wordt gemaakt voor de verlening van waarderingssubsidies.
Ten aanzien van subsidies van zowel structurele als incidentele aard worden jaarlijks door het college, aansluitend aan de vaststelling van de begroting, per functie / product subsidieplafonds vastgesteld. Aanvragen om een incidentele subsidie geschieden met inachtneming van het bepaalde in artikel 14.
Artikel 6 Algemene verplichtingen
Het college kan nadere regels stellen inzake het werken met vrijwilligers, de toegankelijkheid van gesubsidieerde activiteiten, het betrekken van deelnemers en gebruikers, alsmede vrijwilligers en beroepskrachten bij het beleid van de instelling alsmede het gebruik van gemeentelijke dan wel door de gemeente gesubsidieerde accommodaties ten behoeve van door de gemeente gesubsidieerde activiteiten.
Artikel 8 Vaststelling subsidieplafonds
Het college maakt jaarlijks, in het kader van de voorbereiding van de begrotingsbehandelingen, zo mogelijk voor 1 mei voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvragen betrekking hebben, het op de subsidieverstrekking te hanteren indexpercentage bekend aan de professionele instellingen en de daaruit voortvloeiende maximaal te verstrekken subsidies. Een en ander onder begrotingsvoorbehoud en voorbehoud betreffende de vaststelling van de subsidieplafonds door de raad.
Als soorten van subsidie worden onderscheiden:
Waarderingssubsidie: een subsidie die gericht is op het mee in standhouden van een niet professionele instelling door middel van een nader te bepalen genormeerd subsidiebedrag. Dit ten behoeve van het uitvoeren van in het gemeentelijke beleid passende activiteiten. De normbedragen worden jaarlijks door het college vastgesteld en opgenomen in het Subsidieprogramma. Deze genormeerde bedragen hoeven qua hoogte geen relatie te hebben met de aard en omvang van de activiteiten. Waarderingssubsidies worden bij verlening vastgesteld.
§ B. De aanvraag tot subsidieverlening
Artikel 13 Tijdstip indiening aanvraag
Indien een aanvraag tot subsidieverlening niet op de in het eerste lid genoemde tijdstippen is ingediend zal het college besluiten deze aanvraag niet in behandeling te nemen. Dit geldt eveneens ten aanzien van aanvragen die weliswaar tijdig maar niet volledig zijn ingediend. Alvorens hiertoe te besluiten geeft het college de instelling een termijn waarbinnen men het verzuim kan herstellen. Indien daaraan binnen de gestelde termijn niet is voldaan, kan het college besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen.
Extra gegevens aanvraag structurele activiteitensubsidie:
Naast de in het eerste lid genoemde gegevens bevat een aanvraag om een structurele activiteitensubsidie een beschrijving van bestuurlijke, organisatorische dan wel andersoortige verhoudingen met andere instellingen. Het in het eerste lid onder f. bedoelde verslag bevat een verslag van het meest recente boekjaar. Dit verslag bevat ten minste een door het bestuur van de instelling gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting daarop. Daarnaast bevat de aanvraag tot subsidieverlening een beschrijving van de beoogde resultaten en effecten van de activiteiten in relatie tot de gestelde doelen, uitgedrukt in meetbare resultaten.
Extra gegevens aanvraag budgetsubsidie: Naast de in het eerste lid genoemde gegevens bevat een aanvraag om een budgetsubsidie tevens:
Een opgave van de met de instelling gelieerde instellingen, alsmede van de aard van die betrekkingen met die instellingen, waarbij onder gelieerde instellingen in ieder geval wordt verstaan:
i.1. Instellingen waaraan de instelling die subsidie aanvraagt in het verleden om niet een bedrag van meer dan € 450,- ter beschikking heeft gesteld en waarover de instelling op enig moment weer de beschikking kan krijgen.
i.2. Instellingen ten aanzien waarvan de instelling die subsidie aanvraagt een beslissende invloed heeft op de besteding van middelen dan wel invloed op de benoeming van één of meer bestuursleden.
i.3. Instellingen die statutaire bepalingen kennen op grond waarvan liquidatiegelden aan de instelling die subsidie aanvraagt kunnen toevloeien.
i.4. Instellingen ten aanzien waarvan statutair is bepaald dat deze (mede) tot doel hebben de instelling die subsidie aanvraagt financieel te ondersteunen.
i.5. Instellingen waaraan de instelling die subsidie aanvraagt diensten beschikbaar stelt.
Extra gegevens aanvraag investeringssubsidie: Aan instellingen, die voldoen aan de voorwaarden van deze verordening, kan door het college een investeringssubsidie worden verstrekt voor de kosten die worden gemaakt voor het verwerven, nieuw bouwen, dan wel verbouwen van opstallen. Dit onder de voorwaarde dat deze primair zullen worden gebruikt voor het huisvesten van door de gemeente gewenste en gesubsidieerde activiteiten.
Aan het verstrekken van investeringssubsidie, dan wel voor andere kapitaaluitgaven, worden de volgende nadere voorwaarden gesteld:
1. De ondergrond van de accommodatie dient in beginsel eigendom te zijn van de gemeente.
2. Indien de ondergrond of de accommodatie geen eigendom zijn van de gemeente zullen zekerheden moeten worden verkregen ten aanzien van:
- De continuïteit van het huisvesten van door de gemeente gewenste of gesubsidieerde activiteiten.
- Het aanwezig zijn van een sluitende meerjaren exploitatie over een periode van tien jaar van de (ver)nieuw(d)e accommodatie. Bij het berekenen van een sluitende exploitatie mogen niet worden meegerekend de inkomsten uit het huisvesten van (para-) commerciële activiteiten alsmede feesten en dergelijke van persoonlijke aard.
- De meerjaren exploitatie moet, indien van toepassing, sluitend zijn, dit inclusief: - Een jaarlijkse dotatie in de voorziening groot planmatig onderhoud buitenschil en binnenschil op basis van een door het college goedgekeurd meerjaren onderhoudsplan. - De jaarlijkse bekostiging van het door de instelling zelf te financieren aandeel in de bouwkosten. Dit door het in de exploitatie opnemen van de af te schrijven kapitaallasten en de te betalen rente.
3. De afschrijvingstermijn dient te worden gebaseerd op de functionele of economische levensduur van de investering, een en ander ter beoordeling en goedkeuring van het college.
Een instelling die in aanmerking wenst te komen voor een investeringssubsidie, dient, onverminderd het bepaalde in de artikelen 11 en 17, tezamen met de aanvraag de volgende gegevens in:
1. Een materieel (programma van eisen en bestek) en financieel uitgewerkt investeringsplan.
2. De door het college goedgekeurde (bouw)tekeningen, alsmede een kadastrale perceelsaanduiding.
Een verleende investeringssubsidie bedraagt ten hoogste eenderde van de totaal geraamde investeringslasten. De ramingen ten aanzien van deze investeringslasten moeten, als de aanvraag tot subsidieverlening de € 10.000 te boven gaat, worden onderbouwd door door twee ondernemingen ingediende offertes.
§ C. Verplichtingen van de subsidieontvanger
Artikel 16 Administratie en verzekering
Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:37 van de wet legt het college de subsidieontvanger de volgende verplichtingen op:
De instelling verleent aan het college, of de door hem aangewezen personen, desgevraagd inzage in de administratie. Daarnaast verstrekt de instelling inlichtingen die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie en voor het naleven van de voorschriften die aan de subsidieverstrekking zijn verbonden.
Artikel 17 Overige verplichtingen
Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:38 van de wet legt het college subsidieontvangers in ieder geval de volgende verplichtingen op:
Instellingen waarbij de personeelsformatie een van de subsidiegrondslagen is, hebben voor de subsidiabele personeelsformatie, alsmede wijziging daarin, vooraf schriftelijke goedkeuring van het college nodig. Dit zonder daarbij als college te treden in de rechten en verplichtingen van de desbetreffende werkgever.
§ D. Reserves, voorzieningen en afschrijvingen
Artikel 19 Egalisatie en risicoreserve
Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41, eerste lid, sub b. wordt met toepassing van de artikelen 3:2 en 3:4 van de wet door het college vastgesteld.
Het vormen dan wel het voeden van een egalisatiereserve met gemeentelijke subsidiegelden, is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat. Dit voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
Het vormen van, dan wel het doen van toevoegingen aan, een bestemmingsreserve met gemeentelijke subsidiegelden is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat, voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.
Het college beslist op de aanvraag voor subsidieverlening in het kader van waarderingssubsidie, structurele activiteitensubsidie en budgetsubsidie voor 1 januari van het jaar waarin de activiteiten worden uitgevoerd. Deze beslissing houdt tevens een beoordeling in van alle door de aanvrager te overleggen bescheiden. De beslissing wordt uiterlijk 31 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft bekendgemaakt.
§ F. Vaststelling van de subsidie
Artikel 27a Aanvraag tot subsidievaststelling
Het in het eerste lid genoemde financieel verslag bevat:
Bij een verleende subsidie van € 25.000,- tot € 200.000,- tevens een beoordelingsverklaring uitgebracht door een accountant naar aanleiding van diens onderzoek van de jaarstukken en van de administratie van de organisatie, waarvan expliciet is vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens de Algemene subsidieverordening Vlissingen 2012 en waarin aandacht wordt besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten.
Artikel 27b Vaststelling lager dan verleende subsidie
De subsidie kan, naast de gevallen vermeld in artikel 4:46, tweede en derde lid van de wet, lager worden vastgesteld indien:
Indien feiten of omstandigheden als bedoeld in artikel 4:46, tweede lid, van de wet aanleiding geven tot een lagere vaststelling van de subsidie over het betreffende jaar, vindt verrekening zo mogelijk plaats door inhouding op de voorschotbetalingen in het jaar waarin het besluit tot subsidievaststelling wordt genomen. In de beschikking tot voorschotbetaling wordt steeds een voorbehoud gemaakt dat een terugvorderingbesluit als bedoeld in dit artikellid kan worden genomen.
Het college is bevoegd in die gevallen waarin de toepassing van deze verordening naar zijn oordeel tot een bijzondere hardheid leidt, ten gunste van de aanvrager daarvan af te wijken.
Artikel 33 Bijzondere gevallen
In gevallen waarin deze verordening niet of niet voldoende voorziet beslist het college.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van Vlissingen op 15 december 2011.
De griffier, De voorzitter
mr. F. Vermeulen drs. R.H. Roep
Van belang is de definitie van het begrip ‘subsidie’. In artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht, de Awb, staat het begrip als volgt gedefinieerd:
‘ De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en diensten’.
Dat betekent onder andere dat alleen een bestuursorgaan, een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld (Awb artikel 1:1), in dit geval een raad of een college, subsidie kan verstrekken. Van subsidie is verder alleen sprake als het geld bestemd is voor de uitvoering van door het college benoemde activiteiten. Het niet kostendekkend ter beschikking stellen van accommodaties en dranghekken, om maar enkele voorbeelden te noemen, valt ook niet onder het begrip subsidie omdat er geen ‘direct geld’ mee is gemoeid. Het leveren van goederen en diensten aan het college, zoals computers of adviezen, valt niet onder het begrip subsidie. Je zou kunnen zeggen dat als de activiteiten direct gericht zijn op de bevolking er sprake is van een (bestuursrechtelijke) subsidieverstrekking en als die activiteiten voor de burger lopen via de gemeente er sprake is van een (privaatrechtelijke) inkooprelatie.
Bij de subsidieverstrekking is er sprake van het ‘eenzijdig’ afgeven van een beschikking (een specifiek besluit) en bij een aan- of inkoop van een tweeledig contractrelatie. Van belang is nog dat op de subsidieverstrekking geen heffing van omzetbelasting (BTW) van toepassing is. Dit ook niet als er sprake is van een uitvoeringsovereenkomst conform artikel 4: 36 Awb. Dit mits deze uitvoeringsovereenkomst duidelijk ondergeschikt is gemaakt aan de beschikking tot subsidieverlening.
In tegenstelling wat vaak wordt gedacht is het geen verplichting om na een aanbestedingsprocedure over te gaan tot een contractrelatie. Een aanbestedingsprocedure is immers niet meer of minder dan een vorm van een selectieprocedure. Daarna kan, in beginsel, gekozen worden voor een bestuursrechtelijke subsidierelatie dan wel een privaatrechtelijke contractrelatie. Omdat het bestuursrecht voor het privaatrecht gaat is het aannemelijk dat het verstrekken van geld aan instellingen om het gemeentelijke beleid uit te voeren waar mogelijk plaatsvindt via de subsidieverstrekking. Gemeenschappelijke regelingen vallen overigens niet onder het subsidiebeleid.
Binnen de gemeente Vlissingen is er sprake van een specifieke situatie betreffende de sportsubsidies. De verstrekking van de sportsubsidies verloopt via een commissie ex artikel 83 van de Gemeentewet. Dat betekent dat daar een rechtsgang volgens de Awb mogelijk is: de subsidie wordt immers verstrekt door een bestuursorgaan.
De gemeente is in directe zin nooit verantwoordelijk voor de organisatie van activiteiten. Als , door welke oorzaak dan ook, een ongedekt tekort optreedt, is de gemeente daarvoor nooit aansprakelijk te stellen in de vorm van het moeten verstrekken van een aanvullende subsidie. Eerder zal het tegendeel het geval zijn: als een activiteit geen doorgang vindt heeft het college het recht subsidie terug te vorderen op basis van artikel 4:46 van de Awb. Omdat de realisatie van activiteiten centraal staat vervalt de oude vorm van de exploitatiesubsidie waarbij het ontstane tekort de basis vormde voor de hoogte van de subsidie.
Wachtgeldverplichtingen Het betreft een aangelegenheid die niet in de ASV is geregeld maar die wellicht toch van belang kan zijn. Om een breed verbreid misverstand gelijk weg te nemen: een gemeente die niet specifiek anders heeft geregeld in haar wet- en regelgeving is nooit aansprakelijk voor wachtgeldverplichtingen, of uitkeringen die aanvullend zijn op de bij enigerlei wet vastgestelde uitkeringen. Ook niet als die rechtstreeks voortvloeien uit een besluit tot vermindering en / of beëindiging van subsidie. In die gevallen treedt namelijk ‘alleen’ artikel 4:51 van de Awb in werking: het verlagen van een structurele subsidie mag alleen met inachtneming van een redelijke termijn. Bij een algehele afbouw geldt (op basis van de jurisprudentie) een maximale afbouwtermijn van 4 à 5 jaar. Bij een minder forse verlaging van de subsidie gelden (veel) kortere termijnen. Het niet indexeren van de subsidiebedragen is formeel geen vorm van bezuinigen, het subsidiebedrag wordt immers niet verlaagd, maar de instelling moet, zeker als er personeel in dienst is, wel maatregelen gaan treffen. Dit om ‘de tering naar de nering te zetten’. Ook kosten die uit een eventueel deeltijdontslag voortvloeien komen niet in aanmerking voor een gemeentelijke tegemoetkoming.
Begripsomschrijvingen: alle belangrijke begrippen moeten daarin zijn opgenomen.
Van belang is dat het college uitvoert wat door de raad op hoofdlijnen is besloten:
· Bij brief van 16 februari 2005 heeft het college aan [appellant] laten weten dat geen subsidie of bijdrage kan worden verstrekt voor de kosten die [appellant] heeft gemaakt in het jaar 2004 voor zijn gondelproject. Bij brief van 17 februari 2005 heeft het college een waarderingsbijdrage verstrekt voor de jaren 2005 tot en met 2007. Zoals ook de rechtbank onder verwijzing naar de parlementaire geschiedenis bij de totstandkoming van titel 4.2 van de Awb (Kamerstukken II, 1994-1995, 23 700, nr. 3, p. 60 en nr. 5, p. 12 en Handelingen II, 31 januari 1996, p. 3662-3663) heeft overwogen, is voor het antwoord op de vraag of een aanspraak op financiële middelen moet worden aangemerkt als een subsidie niet doorslaggevend of partijen deze als zodanig aanmerken, maar of deze aanspraak valt onder de omschrijving in artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). De rechtbank heeft de tegemoetkoming in de kosten van het doen varen van gondels in de Delftse grachten terecht aangemerkt als een aanspraak op financiële middelen die worden verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van [appellant] en daarmee als een subsidie van het college aan [appellant]. De bevoegdheid daartoe is gelegen in artikel 3 van de verordening. Gelet hierop heeft de rechtbank terecht en op goede gronden geoordeeld dat de brief van 17 februari 2005 verlening van een subsidie in de zin van artikel 4:21 van de Awb behelst, waarop ook artikel 4:48 van de Awb van toepassing is. (ABRS 8 oktober 2008, AB 2009, 223, LJN: BF7186)
De ASV is van toepassing op alles subsidieaanvragen. ‘Donaties’ en ‘giften’ zijn niet bekend binnen het bestuursrecht en moeten dan ook worden beschouwd als subsidies en moeten voldoen aan de daaraan gestelde voorwaarden. In dit artikel staan de beleidsterreinen opgenomen waarop de ASV van toepassing is. Het Subsidieprogramma, vastgesteld door het college, omvat onder andere het totaaloverzicht van alle ingediende aanvragen en de besluitvorming daarover door het college.
Als een subsidieaanvrager geen ‘rechtspersoonlijkheid met volledige rechtsbevoegdheid’ bezit zijn de bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk als ‘er iets mis gaat’. Om dat soort ‘ongelukken’ te voorkomen wordt er als uitgangspunt alleen maar subsidie verstrekt aan stichtingen en verenigingen die beschikken over statuten die ‘bij de notaris zijn gepasseerd’. Alleen in uitzonderingsgevallen kan een ‘groep van natuurlijke personen’ subsidie ontvangen maar dan zijn die personen zelf persoonlijk aansprakelijk voor het geval een activiteit bijvoorbeeld ‘letterlijk (of figuurlijk) in het water valt’ en voor de daaruit voortvloeiende (meestal nadelige) financiële gevolgen. De personen op wier naam een beslissing tot het geheel of gedeeltelijk toekennen van de subsidieaanvraag is gesteld, zijn persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de aan de naleving van de aan het subsidiebesluit verbonden verplichtingen. Zij ondertekenen hiertoe een door het college voor te leggen verklaring voor akkoord.
Op basis van de ASV kan iemand, zoals al eerder gezegd, niet opmaken of zijn of haar activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie. Dat kan wel op basis van de verdere uitwerking in de nog op te stellen beleidsregels. De beleidsregels komen in de volgende fase van het hele project aan de orde (voorjaar 2008).
Alleen activiteiten die passend zijn binnen, in casu het gemeentelijke beleid uitvoeren, komen in aanmerking voor subsidie. De statuten van een organisatie zijn natuurlijk leidend voor de activiteiten die de organisatie wil uitvoeren. Maar of een activiteit in aanmerking komt voor subsidie en zo ja, hoe hoog die zal zijn en onder welke voorwaarden die wordt verstrekt, wordt bepaald door de gemeente. ‘Wie betaalt die bepaalt’ (maar wel binnen de vastgestelde wetten en regels)! Kerkelijke, politieke en levensbeschouwelijke activiteiten (kerkkoren, politieke actiegroepen en zondagschool e.d.) komen dan ook niet in aanmerking voor subsidie. In Nederland is er nu eenmaal sprake van een scheiding tussen kerk en staat! Vroeger werden lokale professionele instellingen wel eens beschermd. Als gevolg van de aangescherpte Europese wet- en regelgeving kan dat niet meer: ongeacht de vestigingsplaats mag iemand subsidie aanvragen en de plaats van vestiging mag ook geen enkele rol spelen bij de beoordeling van de aanvraag! Jaarlijks stelt het college, net zoals nu het geval is, de subsidieplafonds vast: niet alleen de maximale subsidiebudgetten maar ook de basis waarop deze bedragen worden verdeeld.
Subsidiëren op basis van ledenaantallen is trouwens een lastig punt: de Wet Bescherming Persoonsgegevens legt belemmeringen op. Maar ook in inhoudelijk opzicht valt veel te zeggen voor een ander systeem waarbij de activiteiten centraal staan. Tenslotte staat in dit artikel dat de gemeente niet verplicht is de subsidie ieder jaar aan te passen aan loon- en kostenstijgingen. Dat is een autonoom beleid van iedere gemeente. Het voelt, zeker bij professionele instellingen, uiteraard wel als een soort bezuiniging als lonen en prijzen meer stijgen dan de subsidie, maar formeel is het geen vorm van bezuiniging (dus is artikel 4:51 van de wet niet van toepassing!). Een dergelijke frictie tussen de stijging van baten en lasten zal zeker (een negatief) effect kunnen hebben op de kwaliteit en de kwantiteit van wat voor het beschikbare subsidiebudget kan worden gerealiseerd. Tenslotte is het (facultatieve) artikel 4:24 van de wet vooralsnog niet van toepassing verklaard gezien de aard en omvang van de subsidieverstrekking vanuit de gemeente Vlissingen.
Geen subsidie wordt verstrekt aan instellingen die uit zijn op het maken van winst door middel van gesubsidieerde activiteiten. En verder kan het college regels stellen op verschillende punten. Dat voor zover het te maken heeft met het bevorderen van het uitvoeren van haar beleid door middel van het verstrekken van subsidie.
In dit artikel staan wat algemene weigeringsgronden. Van belang is vooral dat er enige zekerheid moet zijn dat de subsidie ook werkelijk aan de bedoelde activiteiten zal worden besteed en dat ‘alles ophoudt’ als er onvoldoende geld beschikbaar is. Verder is hier geregeld dat de gemeente geen financiële garantsteller is als subsidies van ‘hogere overheden’ lager uitvallen dan verwacht.
Voor vooral professionele instellingen is het belangrijk zo vroeg mogelijk te weten van welk subsidiebedrag zij, natuurlijk onder het voorbehoud van het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad, uit kunnen gaan voor het daarop volgende jaar. Het subsidiebudget is vaak toch bepalend m.b.t. welke activiteiten kunnen worden gerealiseerd. Voor de meeste vrijwilligersorganisaties, die meestal geen personeel te betalen hebben, is de hoogte van de indexering van de subsidie van minder belang.
Het college stelt, na de vaststelling van de gemeentebegroting en de subsidieplafonds door de raad, het Subsidieprogramma vast. Het is een totaaloverzicht van de ingediende aanvragen tot subsidieverlening en de subsidiebedragen die ten hoogste kunnen worden verleend.
Er zijn twee soorten subsidies: de structurele en de incidentele. Om een duidelijk verschillende aanpak te kunnen realiseren tussen de vrijwilligersorganisaties en de professionele instellingen, is er binnen de categorie ‘structurele subsidies’ een scheiding aangebracht tussen de waarderingssubsidies, de structurele activiteitensubsidies en de budgetsubsidies.
De waarderingssubsidies zijn gericht op de vele tientallen vrijwilligersorganisaties die een subsidiebedrag ontvangen dat varieert van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s. De afhandeling wordt zo sterk mogelijk vereenvoudigd, verlenen en vaststellen van de subsidie kan in één handeling gebeuren, en de subsidie wordt verleend op basis van ‘genormeerde bedragen’: vaste bedragen als tegemoetkoming in de kosten. De aanvraag en de verantwoording worden zo ‘simpel mogelijk gehouden’.
De structurele activiteitensubsidies zijn grofweg vanaf € 5.000 tot ca. € 50.000. De verlening van de subsidie en de vaststelling er van worden gescheiden afgehandeld en de verantwoording is zwaarder dan bij de waarderingssubsidies het geval is. Zo moeten er activiteitenplannen worden opgesteld met bijbehorende begrotingen. Verantwoording op ‘productniveau’ zal niet altijd mogelijk en nodig zijn. Maar ook hier geldt: hoe meer subsidie er wordt verstrekt, des te zwaarder wordt de verantwoording! In veel gevallen zal op deze subsidiesoort ‘individueel maatwerk’ moeten worden toegepast.
De budgetsubsidie is vooral van toepassing op professionele instellingen zoals het Algemeen Maatschappelijk Werk, het welzijnswerk en het Peuterspeelzaalwerk. Met deze instellingen zullen concrete afspraken gemaakt gaan worden betreffende de voor de bevolking te verzorgen Diensten – Activiteiten – Producten, de daaraan verbonden baten en lasten en de daaruit voortvloeiende prestaties en effecten. Kortom: het zijn hoge bedragen waarvoor adequate verantwoording moet worden afgelegd met betrekking tot de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de subsidiegelden.
Tot de incidentele subsidies hoort ook de investerings- en projectsubsidie. Aan de subsidiesoort investeringssubsidie worden relatief hoge eisen gesteld omdat het vaak over respectabele bedragen gaat met een lange doorlooptijd en daaruit voortvloeiende langjarige verplichtingen.
Niet alle kosten zijn subsidiabel: alleen kosten die direct verband (kunnen) houden me de uitvoering van het gemeentelijke beleid komen voor bekostiging vanuit subsidie in aanmerking. Van belang is dat de opbrengsten van acties (zoals oliebollen- en oud papieracties) niet op de subsidie worden gekort. Dit mits de maximale hoogte van de egalisatie- / risicoreserve niet wordt overschreden.
Dit artikel bepaalt dat instellingen die een budgetsubsidie ontvangen moeten voldoen aan de eisen zoals die zijn gesteld in afdeling 4.2.8. van de Awb. Vrijwilligersorganisaties hoeven niet te voldoen aan de daarin opgenomen zware eisen. Wel van een bredere toepassing is artikel 4:71 van de Awb. Besluitvorming over zaken als fuseren, het wijzigen van de statuten, het vaststellen van de tarieven die gelden voor gesubsidieerde activiteiten en het opheffen van de organisatie mag alleen maar na toestemming van de gemeente.
Om tot een goede beoordeling van de aanvragen tot subsidieverlening te kunnen komen én om de beoordeling er van door te kunnen laten werken in de gemeentebegroting, de subsidieplafonds en het subsidieprogramma, moeten de aanvragen ruim voor de zomervakantie in het bezit zijn van de gemeente (voor 01 juni). Ook als men al sinds jaar en dag subsidie ontvangt is het noodzakelijk dat men ieder jaar een schriftelijke aanvraag tot subsidieverlening (en –vaststelling) indient. Dit is zo in de Algemene wet bestuursrecht bepaald en daaraan valt dus niet aan te tornen! Aan de andere kant betekent zo’n jarenlange subsidierelatie niet dat men meer recht op subsidie heeft dan een nieuwkomer: het gaat om de doelstelling van de activiteiten en het al dan niet voldoen aan de verder gestelde voorwaarden. Uit jurisprudentie is gebleken dat ‘te laat inleveren’ betekent dat een instelling niet in aanmerking komt voor subsidieverstrekking! Een te laat ingeleverde of onvolledig ingevulde aanvraag betekent in principe dat een aanvraag niet in behandeling mag en kan worden genomen waardoor zo’n instelling ‘naar haar subsidie kan fluiten’. ‘Een beetje te laat’ geldt dan ook niet in het bestuurs- en subsidierecht.
Een aanvraag tot subsidieverlening moet aan een aantal eisen voldoen. Die eisen variëren sterk per subsidiesoort. Ook hier geldt weer dat de eisen die aan een waarderingssubsidie worden gesteld aanzienlijk lager zijn dan die welke aan andere subsidiesoorten worden gesteld. Waar mogelijk worden deze specifieke eisen ‘vertaald verpakt’ in de subsidieaanvraagformulieren.
Als de aanvraag onvolledig is wordt een hersteltermijn gehanteerd. Dat betekent dat de aanvrager vier weken de tijd krijgt de aanvraag conform de eisen aan te vullen. Als aan die eis niet wordt voldaan kan een aanvraag niet in behandeling worden genomen met als gevolg dat de aanvrager de subsidie in principe mis loopt.
Aanvragers van subsidie moeten aan een aantal algemene eisen voldoen. Deze gaan over de toegankelijkheid en de inzichtelijkheid van de administratie. Zelfs kan het college aanwijzingen geven hoe de administratie moet zijn ingericht. Verder zijn gesubsidieerde instellingen verplicht verzekeringen af te sluiten. Dit om te voorkomen dat bij de genoemde calamiteiten de gemeente kans loopt te worden aangesproken om aanvullende subsidie te verlenen.
Naast een aantal in de Awb opgenomen wettelijke verplichtingen moeten gesubsidieerde instellingen zorgen voor een goede huisvesting van hun activiteiten en voor een zo doelmatig mogelijk gebruik van hun accommodaties. Verder zijn er voorschriften opgenomen die van kracht worden bij het staken van de activiteiten.
Het kan voorkomen dat de personeelsformatie de basis is voor subsidieverstrekking. In die gevallen mogen de instellingen daarin geen wijzigingen aanbrengen zonder toestemming van het college.
Instellingen mogen in principe een egalisatie- of risicoreserve vormen.
Een egalisatie- / risicoreserve is bestemd voor het opvangen van fluctuaties betreffende de inkomsten en de uitgaven. Deze mag niet worden opgebouwd vanuit niet bestede subsidiegelden die het gevolg zijn van het geen doorgang gevonden hebben van activiteiten. In die gevallen moet subsidie worden terugbetaald aan de gemeente. In het algemeen mag een egalisatie- / risicoreserve maximaal 10% bedragen van de laatst ontvangen subsidiebedrag. Dit mag worden vermeerderd met bijvoorbeeld de opbrengsten van acties. Bij budgetsubsidies hangt de hoogte die wordt toegestaan samen met de hoogte van inkomsten anders dan vanuit subsidies: hoe hoger de inkomsten vanuit andere bronnen, des te hoger is vaak het risico! Daarbij moet worden gedacht aan bijvoorbeeld het peuterspeelzaalwerk waar ouderbijdragen een belangrijke bron van inkomsten vormen. De te hanteren maximale percentages zullen door het college per individuele professionele instelling (dan wel organisatie per beleidsterrein) worden bepaald.
In bijzondere gevallen mag een instelling uit de positieve exploitaties vanuit gesubsidieerde activiteiten een bestemmingsreserve opbouwen. Dat wil zeggen dat er geld apart mag worden gezet voor bijzondere activiteiten. Ook hierbij geldt dat het college toestemming moet verlenen voor het, vanuit overgeschoten subsidiemiddelen, sparen voor bepaalde (wellicht niet direct subsidiabele) activiteiten. Te denken valt aan een jubileumvoorstelling, -toernooi of -festival waarvoor een aantal jaren gespaard moet worden.
Voorzieningen behoren, in tegenstelling tot de reserves, tot de ‘vreemde vermogens’. Onder een voorziening ligt een bestedingsplan over een reeks van twee of meer jaren. De daaraan verbonden kosten zijn niet vanuit de lopende exploitatie of de egalisatiereserve op te vangen. Te denken valt aan de onontkoombare kosten die zijn verbonden aan het verzorgen van het groot planmatig onderhoud van een gebouw, zowel aan de buiten- als de binnenkant.
Vooral professionele instellingen kopen goederen waarop afgeschreven kan worden. Ook in relatie tot de hoogte van de egalisatiereserve worden afschrijvingstermijnen gehanteerd waardoor de vervanging van goederen, die vanuit subsidiegelden worden bekostigd, gefaseerd plaatsvindt.
Het college kan besluiten tot subsidieverlening over een periode langer dan één jaar. Als dat gebeurt vindt dat wel plaats onder ‘begrotingsvoorbehoud’: dat wil zeggen dat de raad ieder jaar het laatste woord heeft en dus af kan wijken van de verlening. Het plan is vooral de waarderingssubsidies als meerjarige subsidies te gaan verstrekken. De aanzienlijke en niet voorspelbare financiële risico’s (loon- en prijsontwikkelingen versus de inkomsten vanuit het Gemeentefonds) blijven dan voor zowel de gemeente als de professionele instellingen beperkt.
Instellingen willen graag zo spoedig mogelijk zekerheid over de hoogte van de subsidie. In de ASV is opgenomen dat instellingen voor 1 januari van het jaar waarop de subsidieverlening betrekking heeft, weten welk subsidiebedrag wordt verleend. Dat is ongeveer binnen acht weken (de wettelijke ‘redelijke termijn’) nadat de gemeentebegroting door de raad is vastgesteld. Een eerdere bekendmaking kan niet zonder ‘begrotingsvoorbehoud’ waardoor een dergelijke verlening maar een beperkte waarde zou hebben. Ook in relatie tot het daarmee ‘wekken van verwachtingen’ wordt gekozen voor een duidelijke lijn.
Zeker bij professionele instellingen is het, vanuit het oogpunt van liquiditeit, van belang dat er regelmatig subsidie binnenkomt. De manier van bevoorschotting van het verleende subsidiebedrag wordt in de beschikking tot subsidieverlening vermeld. Omdat dit een apart besluit is kan daar apart bezwaar en beroep tegen worden aangetekend!
Behalve bij de waarderingssubsidie vindt het verstrekken van subsidie plaats in twee fasen: de fase van de subsidieverlening (voorafgaand aan [het jaar waarin] de activiteiten [plaatsvinden]) en de fase van de subsidievaststelling na afloop ervan. Het zijn twee gescheiden trajecten met aparte besluitvorming waarbij in beide fasen sprake is van de mogelijkheid tot het indienen van een bezwaar- of beroepsschrift. De beschikking tot de subsidievaststelling is gebaseerd op de inhoudelijke en financiële verantwoording (jaarverslag en jaarrekening) door de subsidieontvanger. De verantwoording moet bij subsidies tussen € 25.000 en € 200.000,- zijn voorzien van een beoordelingsverklaring. Vanaf € 200.000,- is een accountantsverklaring vereist, alsmede het rapport waarop de verklaring is gebaseerd.
Ook bij een niet volledige aanvraag tot subsidievaststelling geldt een hersteltermijn van vier weken.
Als de aanvraag tot subsidievaststelling ook na de hersteltermijn nog niet voldoet aan de eisen wordt de subsidie ‘ambtshalve’ vastgesteld. Dat kan, zo blijkt uit jurisprudentie, leiden tot het volledig moeten terugbetalen van de al ontvangen subsidie.
De uiteindelijke betaling van de subsidie na de vaststelling ervan gebeurt met verrekening van de verstrekte voorschotten. Waarderingssubsidies worden in één keer betaald.
Subsidiebedragen die hoger zijn dan € 10.000,- worden per kwartaal bevoorschot. In zeer bijzondere gevallen, bijvoorbeeld in relatie tot de liquiditeitspositie, kan daarvan op basis van de hardheidsclausule worden afgeweken.
Dit is de zogenaamde ‘hardheidsclausule’: in individuele gevallen kan van de subsidieverordening worden afgeweken.
Ook onder de hardheidsclausule valt dat het college het recht heeft te beslissen in die gevallen waar de verordening ergens niet, of niet voldoende, in voorziet.
Artikel 34. De overgang van de oude naar de nieuwe ASV wordt hierin geregeld.