Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer
Artikel 4
De informatiebeheerder voorziet in:
- a.
een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
- b.
een jaarlijkse rapportage aan het college over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
- c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
- d.
administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
- e.
periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;
- f.
richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
Artikel 5
De informatiebeheerder adviseert het college als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
- a.
persoonsinformatievoorziening;
- b.
- c.
- d.
- e.
personeelsaangelegenheden.
Artikel 6
De informatiebeheerder beslist:
- a.
basisadministratie en basisregistratie personen;
- b.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V;
- c.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de toepassingssystemen op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
- d.
op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch1 verkrijgen van gegevens;
- e.
over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
1 Onder systematische verkrijging wordt hier verstaan de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij elektronisch hetzij op papier (mutatieberichtgeving).
Artikel 7
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
- a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
- b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de verordening en de Wet bescherming persoonsgegevens;
- c.
de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;
- d.
dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de toepassingsystemen basisadministratie en basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
- e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit, het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 8
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de basisregistratie personen aangaan.
Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer
Artikel 9
- 1.
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisadministratie2;
- b.
het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisadministratie;
- c.
de communicatie met de afnemers en andere houders van basisadministraties over gegevensverwerking;
- d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisadministratie;
- e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de basisadministratie.
2 Het betreft hier de basisadministratie van Rheden.
- 2.
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.
Artikel 10
De gegevensbeheerder voorziet in:
- a.
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de wet;
- b.
controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen
Artikel 11
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de functioneel (applicatie)beheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Artikel 12
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
Artikel 13
De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 4 Het systeembeheer
Artikel 14
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van de toepassingssystemen.
Artikel 15
De systeembeheerder voorziet in:
- a.
de fysieke beveiliging van de toepassingssystemen;
- b.
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
- c.
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van de toepassingssystemen;
- d.
de beschikbaarheid van de toepassingssystemen overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Artikel 16
De systeembeheerder is bevoegd:
- a.
direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van de toepassingssystemen of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
- b.
aanwijzingen te geven over:
- -
beheer toepassingssystemen;
- -
- -
reconstructiemaatregelen.
Artikel 17
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 5 Het functioneel (applicatie)beheer basisadministratie
Artikel 18
De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie voorziet in:
- a.
een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;
- b.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
- c.
een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- d.
de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel (applicatie)beheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- e.
de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
- f.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- g.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- h.
de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- i.
een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
- j.
de voorlichting aan de alle in artikel 3.1 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- k.
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
- l.
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;
- m.
de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
- n.
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.
Artikel 19
De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
- c.
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
- d.
het beheer van de tabellen van de basisadministratie;
- e.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel 20
De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie is bevoegd:
- a.
gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
over het gebruik van de basisadministratie gedragsregels op te stellen.
Artikel 21
De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
Artikel 22
De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 23
De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie neemt deel aan:
- a.
het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
- b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk 6 Het functioneel (applicatie)beheer basisregistratie personen
Artikel 24
De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen voorziet in:
- a.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
- b.
een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- c.
de toekenning van de autorisatieniveaus voor raadplegers van de basisregistratie personen, de functioneel (applicatie)beheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- d.
de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
- e.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- f.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- g.
de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- h.
een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder g genoemde problemen en klachten;
- i.
de voorlichting aan de onder c genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- j.
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
- k.
de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
- l.
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.
Artikel 25
De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
- c.
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
- d.
het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
- e.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel 26
De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen is bevoegd:
- a.
het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
Artikel 27
De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
Artikel 28
De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 29
De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen neemt deel aan:
- a.
het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
- b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk 7 Het privacybeheer
Artikel 30
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze beheerregeling;
- b.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.
Artikel 31
De privacybeheerder voorziet in:
- a.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
- b.
de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van artikel 102 lid 2;
- c.
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
- d.
de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
- e.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden.
Artikel 32
De privacybeheerder is bevoegd:
- a.
op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
Artikel 33
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 9 Het beveiligingsbeheer
Artikel 36
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 37
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van alle afdelingen adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 38
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
- a.
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
- b.
de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Artikel 39
De beveiligingsbeheerder adviseert het college rechtstreeks als verantwoordelijke van de basisregistratie personen over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.
Artikel 40
De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.
Hoofdstuk 10 Overige bepalingen
Artikel 41
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen alsmede voor de in de basisadministratie opgenomen aangehaakte gegevens.
Artikel 42
De Beheerregeling GBA 2009 van 26 januari 2009 wordt ingetrokken.
Artikel 43
Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie.
Artikel 44
Deze regeling kan worden aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen 2011.
Vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders d.d. 16 december 2011.