| Organisatie | Eijsden-Margraten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Eijsden-Margraten 2011 |
| Citeertitel | Regeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Eijsden-Margraten 2011 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 01-01-2020 | onbekend | 20-10-2011 Onbekend | Onbekend. |
Functiebeschrijving en functiewaardering
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Generieke functiebeschrijving: de beschrijving die krachtens een algemeen verbindend voorschrift door het college van burgemeester en wethouders als zodanig is vastgesteld voor een functie binnen een functiegroep, logisch voortvloeiend uit de organisatiestructuur en verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeente Eijsden-Margraten. De generieke functiebeschrijving is een weergave van aard, overwegend karakter, niveau en complexiteit van taken.
Resultaatbeschrijving: een bijlage waarin per functie de belangrijkste specifieke resultaatgebieden worden benoemd. Deze bijlage – die jaarlijks in overleg tussen leidinggevende en medewerker aan de actualiteit kan worden aangepast - maakt geen onderdeel uit van de beschrijving en het functieboek en wordt niet gewaardeerd.
Artikel 2 Vaststelling generieke functiebeschrijvingen
De gemeentesecretaris, of in opdracht de afdelingshoofden, stelt of stellen (zonodig in samenspraak met de functiewaarderingsdeskundige) per generieke functie een concept generieke beschrijving op. Voor de beschrijving wordt het model gebruikt zoals – na bespreking in de ondernemingsraad (OR) - is vastgesteld door de gemeentesecretaris. De generieke beschrijvingen worden voorzien van een bijlage waarin per functie specifieke resultaatgebieden worden benoemd. Deze bijlage maakt geen onderdeel uit van de beschrijving.
De concept-generieke functiebeschrijvingen worden besproken in het MT en door de gemeentesecretaris verder in procedure gebracht.
De concept-generieke beschrijvingen worden vervolgens door het college van burgemeester en wethouders voorlopig vastgesteld.
De voorlopig vastgestelde generieke functiebeschrijvingen worden ter advies aangeboden aan de ondernemingsraad (OR).
De datum van de te houden overlegvergadering wordt in gezamenlijk overleg vastgesteld, doch vindt niet later plaats dan zes weken nadat de bestuurder de OR om advies heeft gevraagd.
Nadat de OR zijn advies heeft uitgebracht, legt de gemeentesecretaris de generieke functiebeschrijvingen ter vaststelling voor aan het college van burgemeester en wethouders.
Het college van burgemeester en wethouders stelt de generieke functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschift vast.
Artikel 3 Wijziging generieke functiebeschrijvingen
Nieuwe generieke functiebeschrijvingen worden opgemaakt bij wijziging of aanpassing van de organisatiestructuur, taken of doelstellingen van de organisatie waardoor de bestaande functiebeschrijvingen ontoereikend of onvolledig zijn. Onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris zal in het MT jaarlijks worden bezien in hoeverre de noodzaak tot herbeschrijven c.q. toedeling van een andere generieke beschrijving aanwezig is.
Een verzoek tot herbeschrijven kan ook worden ingediend door de OR. Het verzoek wordt tenminste eenmaal besproken in een overlegvergadering.De gemeentesecretaris beslist, binnen vier weken na ontvangst van een verzoek tot herbeschrijven.
Een functiehouder wiens functie als gevolg van een blijvende, wezenlijke verandering is gewijzigd, kan de gemeentesecretaris schriftelijk verzoeken om herziening van de toedeling van een generieke functiebeschrijving. Een dergelijk verzoek wordt besproken in het MT, waarna de gemeentesecretaris namens het college van burgemeester en wethouders binnen vier weken een beslissing neemt op het ingediende verzoek. Deze beslissing is een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 4 De toedeling van een generieke beschrijving
Aan de hand van een analyse van de in de organisatie aanwezige organieke taken en werkzaamheden wordt op basis van een voorstel van de in artikel 1 bedoelde toedelingsdeskundige door het MT een gemotiveerd voorstel aan het college van burgemeester en wethouders gedaan met betrekking tot toedeling van een generieke functiebeschrijving.
Na bespreking in het college wordt het voorstel met betrekking tot toedeling van een generieke functie-beschrijving door het college voorgelegd aan de toetsingscommissie als bedoeld in artikel 5.
Het college van burgemeester en wethouders stelt vervolgens de toedelingen voorlopig vast met inachtneming van de adviezen van de toetsingscommissie.
Artikel 5 De toetsingscommissie toedeling
Er is een door het college van burgemeester en wethouders benoemde toetsingscommissie bestaande uit:
Aan de toetsingscommissie wordt een door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen functionaris als secretaris toegevoegd. Hij heeft geen stemrecht.
De gemeentesecretaris, of een door hem aangewezen vervanger, is vaste adviseur van de toetsingscommissie. Hij/zij heeft geen stemrecht.
De toedelingsdeskundige als bedoeld in artikel 4 is vaste adviseur van de toetsingscommissie. Hij/zij heeft geen stemrecht.
De toetsingscommissie toetst en beoordeelt het voorstel met betrekking tot de toedeling van de generieke functiebeschrijvingen als bedoeld in artikel 4 en adviseert het college van burgemeester en wethouders terzake haar bevindingen.
Het staat de toetsingscommissie vrij bij de behandeling van het concept-advies informanten te raadplegen. De commissie krijgt alle informatie die zij nodig acht om haar werkzaamheden naar behoren te kunnen verrichten.
De toetsingscommissie dient bij elke vergadering voltallig tot besluitvorming te komen. Minderheidsstandpunten kunnen worden ingenomen.
Artikel 6 De functiewaardering
In opdracht van het college van burgemeester en wethouders zal door een functiewaarderingsdeskundige aan de hand van de in artikel 1 genoemde functiewaarderingsmethode worden voorzien in een analyse en waardering van alle door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde generieke functiebeschrijvingen. Deze analyse en waardering zullen, resulterend in een concept-waarderingsadvies, aan de toetsingscommissie als bedoeld in artikel 7, beschikbaar worden gesteld.
Het concept-waarderingsadvies bevat in ieder geval:
Artikel 7 De toetsingscommissie functiewaardering
Er is een door het college van burgemeester en wethouders benoemde toetsingscommissie, die qua samenstelling en werkwijze gelijk is aan de in artikel 5 genoemde commissie.
De toetsingscommissie toetst het concept-waarderingsadvies op horizontale en verticale consistentie alsmede de gevolgde procedure en adviseert het college van burgemeester en wethouders terzake haar bevindingen.
Artikel 8 Vaststelling van de functiewaardering
Het college van burgemeester en wethouders stelt de waarderingen vast met inachtneming van de adviezen van de toetsingscommissie. Afwijking van het advies van de toetsingscommissie kan slechts plaatsvinden op basis van zwaarwegende argumenten. Het college van burgemeester en wethouders stelt de waarderingen van de generieke functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschrift vast.
Artikel 9 Vaststelling conversietabel
Het college van burgemeester en wethouders stelt, na verkregen overeenstemming binnen de commissie voor Georganiseerd Overleg, een conversietabel vast.
Middels toepassing van de vastgestelde conversietabel worden de waarderingen omgezet in salarisschalen.
Met betrekking tot inpassing in de voor de functiehouder geldende salarisschaal gelden de regels zoals opgenomen in de bezoldigingsregeling.
Artikel 10 Voorgenomen besluit en zienswijzeprocedure
Het college van burgemeester en wethouders maakt gelijktijdig schriftelijk aan de functiehouder bekend welke generieke functiebeschrijving zij voornemens is op zijn/haar werkzaamheden van toepassing te verklaren (de voorlopige vaststelling van de toedeling als bedoeld in artikel 4, lid 3 ), met vermelding van de vastgestelde waardering van die beschrijving, evenals de eventuele gevolgen hiervan voor de inschaling, salaris en/of bezoldiging.
De betrokken functiehouder of functiehouders, alsmede eventuele derde belanghebbende(n), wordt/worden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze over de voorgenomen toedeling van de generieke functiebeschrijving kenbaar te maken, zoals bedoeld in artikel 4:8 Algemene wet bestuursrecht. De termijn voor het kenbaar maken van de zienswijze bedraagt vier weken. De zienswijze wordt schriftelijk kenbaar gemaakt bij het college van burgemeester en wethouders.
Het college van burgemeester en wethouders legt de zienswijze(n) van de belanghebbende(n) ter advisering voor aan de toetsingscommissie toedeling en waardering als bedoeld in artikel 5. Het staat de toetsingscommissie vrij bij de behandeling van het concept-advies informanten te raadplegen. De toetsingscommissie adviseert het college van burgemeester en wethouders terzake haar bevindingen.
Artikel 11 Definitief besluit, bezwaar en beroep
Binnen vier weken na het verstrijken van de zienswijzentermijn doet het college van burgemeester en wethouders aan iedere functiehouder schriftelijk en gemotiveerd mededeling welke generieke functiebeschrijving definitief op zijn/haar functie van toepassing is verklaard, evenals de eventuele gevolgen hiervan voor de inschaling, salaris en/of bezoldiging. Deze mededeling is een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de AWB.
Ingevolge de AWB kan de functiehouder die zich met het besluit tot toedeling van de generieke functiebeschrijving of de gevolgen voor de inschaling, het salaris en/of de bezoldiging, niet kan verenigen, hiertegen bij het college van burgemeester en wethouders schriftelijk bezwaar aantekenen. Dit bezwaar dient binnen 6 weken na de bekendmaking van het besluit te zijn ingediend.
Het college van burgemeester en wethouders legt het bezwaarschrift ter advisering voor aan de personele kamer van de regionale bezwarencommissie.
Het college van burgemeester en wethouders neemt met inachtneming van de termijnen uit de AWB een beslissing op het bezwaar en doet hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de functiehouder.
De functiehouder die zich met de beslissing op bezwaar niet kan verenigen kan ingevolge de AWB binnen zes weken na bekendmaking van de beslissing beroep aantekenen bij de rechtbank.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
Het college van burgemeester en wethouders kan in overleg met de Commissie voor Georganiseerd Overleg nadere regels stellen omtrent de procedure zoals geregeld in deze procedureregeling.
In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders. Het college kan hierbij advies inwinnen bij de toetsingscommissie.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Eijsden-Margraten 2011”.
Deze regeling treedt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2011 in werking.
Deze procedureregeling vormt de formele juridische basis voor alle activiteiten rondom functiebeschrijven en -waarderen in de gemeente Eijsden-Margraten. Dit betekent dat in deze regeling zowel formele verantwoordelijkheden zijn geregeld ten aanzien van functiebeschrijvingen en waarderingsuitkomsten, als collectieve en individuele rechten en plichten gedurende de procesgang. Deze procedureregeling is ter overeenstemming voorgelegd aan het Georganiseerd Overleg (GO). De regeling wordt formeel vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Daarmee wordt ook zeker gesteld dat, nooit ten nadele van de individuele medewerkers van deze regeling kan worden afgeweken. Aangezien in deze regeling formeel-juridisch taalgebruik wordt gehanteerd, worden de belangrijkste artikelen kort toegelicht.
Bij de herindeling per 1 januari 2011 heeft de gemeente Eijsden-Margraten in overeenstemming met de Bijzondere Ondernemingsraad (EMOR) gekozen voor het generiek beschrijven van functies. In de generieke benadering zijn de beschrijvingen afgeleid van de doelstellingen van de organisatie. De beschrijvingen bestaan niet meer uit een opsomming van specifieke taken of werkzaamheden. Uitgangspunt is dat functies worden geclusterd naar functiegroepen. Binnen die functiegroepen wordt voor iedere functie een generieke functiebeschrijving opgesteld. Als voorbeeld van een functiegroep kan gedacht worden aan de functiegroep administratief medewerker of beleidsmedewerker. Een functiegroep kan bestaan uit meerdere functies, afhankelijk van de gewenste differentiatie binnen de functiegroep. Voor de generieke beschrijving van de functie is het niet meer relevant binnen welke afdeling de taken worden verricht. De functiebeschrijving wordt met andere woorden representatief voor alle medewerkers die administratieve- of beleidstaken uitvoeren, waar ook in de organisatie. Ook qua inhoud verandert de beschrijving. Voortaan richt de beschrijving zich vooral op de aard van de taken en de omgeving waarin deze taken worden uitgevoerd (om wat soort taken gaat het, binnen welke kaders worden de taken uitgevoerd, is de functie in- of extern gericht etc.).
Door deze organieke en bredere (generieke) toepassing van de beschrijvingen wordt de toedeling van een generieke functiebeschrijving belangrijk. Hieraan vooraf gaat een traject waarin de organisatie keuzes maakt welke en hoeveel functiegroepen binnen de organisatie aanwezig zijn. De toedeling komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. Die is gebaseerd op de bestaande afspraken met de medewerker, zoals vastgelegd in de aanstelling of de huidige functiebeschrijving.
Duidelijk is echter wel dat de beschrijving minder gedetailleerd zal worden en dus ook een langere levensduur krijgt.
Ten behoeve van de herkenbaarheid voor de medewerkers worden de generieke beschrijvingen voorzien van een bijlage waarin per functie (de belangrijkste) specifieke resultaatgebieden worden genoemd. Het is daarbij uitdrukkelijk de bedoeling de resultaatgebieden te beperken. Deze bijlage kan – indien noodzakelijk – jaarlijks aan de actualiteit worden aangepast. De resultaatbeschrijvingen worden niet betrokken in de waardering en maken formeel ook geen deel uit van het functieboek.
Dit artikel regelt hoe de functiebeschrijvingen tot stand komen. Het initiatief en de eindverantwoordelijkheid voor het opstellen van de generieke en specifieke beschrijvingen ligt nadrukkelijk bij de gemeentesecretaris. Het managementteam zal vanuit de vastgestelde structuur, opbouw en doelstellingen van de organisatie een functieboek opbouwen, bestaande uit generieke beschrijvingen.
Belangrijk in de vaststellingsprocedure is het adviesrecht van de Ondernemingsraad (OR).De gemeente Eijsden-Margraten hecht grote waarde aan het advies van de OR temeer daar het de beschrijvingen bij algemeen verbindend voorschrift worden vastgesteld.Dit adviesrecht is niet rechtstreeks gebaseerd op artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) maar vloeit voort uit de algemene taakstelling van de OR. Het advies van de OR heeft wel dezelfde status als een advies dat rechtstreeks is gebaseerd op artikel 25 van de WOR. Bij het advies richt de OR zich niet op de inhoud van een individuele beschrijving, maar vooral over het pakket functiebeschrijvingen, de consistentie van de beschrijvingen en de beoordeling of de beschrijvingen aansluiten bij de taken van de gemeente. Nadat de OR heeft geadviseerd, stelt het college het totaal aan functiebeschrijvingen vast. Deze vaststelling gebeurt bij algemeen verbindend voorschrift. Aangezien de beschrijvingen in principe voor een groep functiehouders gelden, en gezien de vorm ontkoppeld zijn van de individuele medewerker, bestaat er op dit moment nog geen rechtstreeks belang voor de individuele medewerkers bij de beschrijvingen. Bezwaar en beroep tegen de inhoud van de functiebeschrijving is formeel-juridisch in deze stap dus niet aan de orde!
Functiebeschrijving en -waardering is geen statisch gegeven. De organisatie zal blijven veranderen en daardoor zullen er ook nieuwe functies bijkomen, bestaande functies veranderen of misschien wel geheel verdwijnen. Artikel 3 regelt dat de gemeentesecretaris in principe jaarlijks bekijkt in hoeverre er aanleiding is om tot bijstelling van het functieboek te komen. Ook worden de bevoegdheden van de OR en van de individuele functiehouder terzake hierin vastgelegd. Voor een andere toedeling aan een generiek profiel is een blijvende, substantiële verandering in het takenpakket van een medewerker nodig. De nieuwe of veranderde taken/verantwoordelijkheden moeten al minimaal een jaar onderdeel uitmaken van de functie en het moet gaan om opgedragen taken.Voor taken in het kader van een project kan geen andere toedeling aangevraagd worden. Indien nodig worden hierover andere individuele afspraken gemaakt.
In artikel 4 is een belangrijke stap in het proces opgenomen. De bestaande organieke functies (samenstel van werkzaamheden) moeten aan de hand van het overwegend aard en karakter van de werkzaamheden toegedeeld (gekoppeld) worden aan een generieke beschrijving profiel. Daartoe doet het Managementteam – onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris- een voorstel aan het college. Ten behoeve van de onafhankelijkheid worden de toedelingsvoorstellen voorgelegd aan de toetsingscommissie als bedoeld in artikel 5.
Het college zal normaal gesproken het advies van de toetsingscommissie volgen door middel van het nemen van een voorlopig besluit. Wijkt het college af van het advies van de toetsingscommissie dan zal dit gemotiveerd moeten gebeuren.
Alle beschreven functies worden door een deskundige gewaardeerd aan de hand van de vastgestelde functiewaarderingsmethode (RATO). De uitkomst van deze waardering is een overzicht waarin per functie wordt aangegeven hoe de waardering is opgebouwd en welke eindscore per functie van toepassing is. De waarderingsdeskundige zal hierbij ook de uitgangspunten en randvoorwaarden vermelden die bij het waarderen zijn gebruikt. Als de conversietabel eenmaal is vastgesteld, zal per functie ook de functionele schaal worden vermeld. Op basis van de inpassingregels uit de bezoldigingsregeling wordt vervolgens de concrete inschaling en het salaris/bezoldiging van de medewerker vastgesteld.
De resultaten van de technische waardering (artikel 5) worden voorgelegd aan een onafhankelijke en paritair samengestelde toetsingscommissie. De toetsingscommissie draagt uiteindelijk zorg voor het waarderingsadvies dat naar het college gaat. Dit betekent dat de commissie kan afwijken van de technische waardering van de deskundige als zij vindt dat deze niet in stand kan blijven. Daarbij zal de commissie vooral naar de samenhang en opbouw van het functieboek en de daaraan gerelateerde waarderingen kijken. De toetsingscommissie toetst ook of de afgesproken procedure is gevolgd.De toetsingscommissie belegt een overlegvergadering waarbij alle drie de leden (artikel 5 lid 1), de vaste adviseurs (artikel 5 lid 3 en 4) aanwezig zijn. De toetsingscommissie kan in overleg met de gemeentesecretaris bij een kleine onderhoudsronde, de toetsing schriftelijk af doen.
Het college stelt het advies van de toetsingscommissie over de waarderingen vervolgens formeel vast. Ook dit gebeurt bij algemeen verbindend voorschrift omdat ook op dit moment er geen koppeling is met individuele functiehouders. Het college zal normaal gesproken het advies van de toetsingscommissie volgen. Wijkt het college hiervan af, dan zal dit gemotiveerd moeten gebeuren.
Om de waarderingen te kunnen vertalen naar functionele schalen, is een conversietabel (omzettingstabel) nodig. De vaststelling van deze tabel gebeurt in overeenstemming met het GO. Als deze tabel vastgesteld is, geldt deze totdat de tabel wordt gewijzigd in overeenstemming met het GO.
Deze artikelen regelen de besluitvorming en de bekendmaking van de besluiten. Nadat de beschrijvingen (artikel 2), en de waarderingen (artikel 8) zijn vastgesteld maakt het college – op basis van de door de toetsingscommissie getoetste voorstellen - aan de individuele medewerker het voornemen bekend welke (generieke)functiebeschrijving op hem of haar van toepassing is.Nadat het college een voorlopig besluit heeft genomen (artikel 10, lid 1) wordt elke functiehouder gedurende een termijn van vier weken in de gelegenheid gesteld om te reageren (zienswijze) op de voorgenomen toedeling en salarisinpassing (artikel 10, lid 2) Deze reactie wordt schriftelijk aan het college voorgelegd. De reactie (zienswijze) dient zich te richten op de vraag of de functie van de functiehouder aan de juiste beschrijving is gekoppeld (toedeling). De reactie kan ook zijn gericht op de voorgenomen salarisinpassing. Inhoudelijke aanvullingen op de functiebeschrijvingen of de waarderingen zijn niet aan de orde.
Nadat het college advies heeft ingewonnen over de zienswijzen bij het toetsingscommissie toedeling (artikel 10, lid 3) neemt zij een definitief besluit over de toedeling (artikel 11, lid 1). Aangezien aan de functie een vastgestelde waardering gekoppeld is, neemt het college gelijktijdig een besluit over de gevolgen hiervan voor de inschaling, het salaris en eventuele andere bezoldigingsbestanddelen. Tegen beide onderdelen van het besluit (toedeling en salarisinpassing) kan de functiehouder bezwaar aantekenen.Het bezwaar wordt voorgelegd aan de bestaande personele kamer van de regionale bezwarencommissie. Deze onafhankelijke commissie brengt advies uit aan het college. Hierna neemt het college een definitief besluit, waartegen formeel beroep openstaat bij de rechtbank. De medewerker wordt hierover in het besluit geïnformeerd.