Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Leiden |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Leiden |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 160
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-06-2009 | 01-01-2012 | art. 1, 9, 18E | 16-06-2009 Onbekend | B&W 09.0645 | |
01-01-2008 | 17-06-2009 | nieuwe regeling | 18-12-2007 Onbekend | B&W 071345 |
In dit besluit wordt verstaan onder:
budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend door het college of door zijn gemandateerde, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.
financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan de gemeentelijke-, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.
middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering vanhet personeelsbeleid, het financiële beleid, het organisatiebeleid, het informatiebeleid, het automatiseringsbeleid, het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen, het huisvestingsbeleid van de gemeentelijke organisatie alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.
De ambtelijke organisatie van de gemeente is ingedeeld in de volgende organisatieonderdelen:
Instellingen c.q diensten (vallend onder de verantwoordelijkheid van de concerndirectie):
De algemene taak van de afdelingen is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het werkterrein van de afdeling almede het daarover verantwoording afleggen.
Het college kan de uitoefening van bepaalde bevoegdheden mandateren aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of afdelingsmanagers. Zij kunnen op hun beurt deze bevoegdheden aan met name genoemde functionarissen doormandateren. Deze (door)mandatering vindt schriftelijk plaats binnen de kaders van de Algemene wet bestuursrecht, met name art. 10:1t/m12.
Bij het in het vorige lid bedoelde mandateringsbesluit kunnen instructies worden gegeven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. De vrijheid van het mandaat wordt altijd beperkt door de gemeentebreed afgesproken kaders/richtlijnen. Tot die instructies behoren in ieder geval tevens eisen ten aanzien van de motivering, de registratie en de wijze van verantwoording van de genomen besluiten en de administratieve organisatie van het bedrijfsvoeringproces waarin de beslissing past.
Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt de gemeentesecretaris/algemeen directeur in samenspraak met de concerndirecteuren welke organisatieonderdelen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ondersteunende werkzaamheden verrichten.
Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen worden door het college aangewezen, gehoord de Raad, en zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van die rechtspersoon.
Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 12 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde commissies.
Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur, als gemeentesecretaris/algemeen directeur, de eindverantwoordelijkheid voor:
a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
b. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;
c. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;
d. de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;
e. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.
De voorzitter van de concerndirectie stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de concerndirectie vast. Ieder lid van de concerndirectie kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.
Onder de verantwoordelijkheid van de directie berust de zorg voor de aan de afdeling toegewezen taken en bestuursopdrachten bij de afdelingsmanager, waaronder het middelen beheer, het beheer van vermogenswaarden en de administratie van zijn afdeling, met in achtneming van de gemeentebrede kaders die daar voor gelden. Deze zorg omvat mede de zorg voor de administratieve organisatie en het planning en control systeem. De afdelingsmanager is hiervoor resultaatverantwoordelijk.
De afdelingsmanager draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die bij het college worden ingediend, op:
- tijdigheid, de juistheid, de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;
- juridische- en de financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid,
- aanwijzing van ambtenaren, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
Afspraken m.b.t. de regeling van de financiële organisatie zijn hieronder opgenomen.
Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies concerncontroller, afdelingsmanager juridische en financiële dienstverlening, treasurer, administrateur en kassier. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van functiescheiding.
De functies van concerncontroller, afdelingsmanager juridische en financiële dienstverlening en administrateur zijn onverenigbaar met die van treasurer en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies treasurer en de kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.
1.Het afdelingsmanager Juridische en financiële dienstverlening draagt de zorg voor:
Door het college toegewezen budgetten en investeringskredieten mogen niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, tenzij daar een inkomstencompensatie op hetzelfde beleidsterrein tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen de toegewezen budgetten te worden opgevangen.
Iedere afdeling stelt jaarlijks, binnen de door het college gestelde termijn en conform de door het college gegeven richtlijnen een jaarrapportage samen over het gevoerde beheer. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college ligt de eindverantwoordelijkheid van de jaarrapportage van een afdeling bij de concerndirectie. De jaarrapportages dienen voor het afleggen van verantwoording aan het college over de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten en de hiermee bereikte doelen.
1.In het mandatenschema zijn de mandaten van de afdelingsmanager vastgelegd om het personeelsbeleid voor zijn/haar afdeling uit te voeren. De uitvoering vindt plaats binnen de rechtspositionele regelingen en binnen het door college en concerndirectie vastgesteld kader.
De concerncontroller draagt de zorg voor:
a. de financiële planning van de gemeente als geheel en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;
b. de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en toereikendheid van de gevoerde administraties en verstrekte informatie;
c. de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief interne controle) en van het planning en control systeem voor de gemeente als geheel; hij geeft de jaarlijkse in controlverklaring af;
d. het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de gemeente als geheel.
b. de kaderstelling ten behoeve van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen.
c. de kaderstelling voor het opstellen van de rapportages en de jaarstukken (de jaarrekening en het jaarverslag) voor de gemeente als geheel,
d. de kaderstelling ten behoeve van het voeren van de gemeentelijke financiële administratie,
De concerncontroller draagt zorg voor de opzetten van de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
De concerncontroller is als adviseur van het college gemachtigd punten te agenderen voor de vergaderingen van het college. M.b.t. zaken, die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het bestuur en de organisatie, heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht van de Raad.
De concerncontroller adviseert na overleg met de algemeen directeur gevraagd en ongevraagd het college over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.