| Organisatie | Uithoorn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening studiefaciliteiten medewerkers gemeente Uithoorn, 2011 |
| Citeertitel | Verordening studiefaciliteiten medewerkers gemeente Uithoorn, 2011 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-08-2011 | nieuwe regeling | 16-08-2011 - | BI11.0243 |
Het college van burgemeester en wethouders van Uithoorn;
gezien artikel 17:1:1 van de CAR/UWO; artikel 15:1:26 van de CAR/UWO;
gelet op het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet waarbij de bevoegdheid tot het vaststellen, wijzigen en intrekken van rechtspositieregelingen voor het gemeentelijk personeel en gewezen personeel wordt opgedragen aan het college;
gelet op het instemmingbesluit van de ondernemingsraad, d.d. 8 juli 2011;
In te trekken de ’Regeling studiefaciliteiten Uithoorn, 2003’, en
Vast te stellen de ‘Verordening studiefaciliteiten gemeente Uithoorn, 2011’.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): een plan dat door de ambtenaar en leidinggevende is opgesteld, waarin afspraken worden vastgelegd over de loopbaanontwikkeling en de vereiste kennis en vaardigheden van de medewerker. Ook worden afspraken gemaakt over de in dit kader te volgen opleiding en andere te ondernemen activiteiten;
Artikel 2 Algemene voorwaarden
Studiefaciliteiten worden verleend voor een bepaalde termijn die wordt afgeleid van de normaal te achten duur van de studie. De leidinggevende kan deze termijn in principe met één jaar verlengen. Alvorens studiefaciliteiten te verlenen, kan het afdelingshoofd een studieadvies inwinnen. Tenzij het advies wordt ingewonnen op uitdrukkelijk verzoek van de ambtenaar, komen de daaraan verbonden kosten ten laste van de gemeente.
De verleende studiefaciliteiten kunnen worden ingetrokken, als de medewerker niet voldoende studeert en hierdoor niet in staat kan worden geacht de studie binnen de in het tweede lid genoemde termijn te voltooien. Het intrekken van de toegekende studiefaciliteiten wordt schriftelijk en met opgave van redenen door het afdelingshoofd aan de medewerker meegedeeld. Het intrekken van studiefaciliteiten vindt niet plaats, indien de medewerker aannemelijk maakt dat de genoemde omstandigheden hem niet toegerekend kunnen worden.
De medewerker aan wie studiefaciliteiten zijn toegekend, is verplicht om de voorgeschreven examens af te leggen. De uitslag van het examen deelt hij schriftelijk mee aan zijn leidinggevende onder overlegging van een kopie van het diploma. Een kopie van het diploma wordt aan het personeelsdossier gevoegd.
Artikel 3 Onderscheid in soorten studie
De gemeente Uithoorn maakt onderscheid in de volgende vijf categorieën studies:
Opleidingsnoodzaak: Studies die gericht zijn op het terrein waarop de medewerker werkzaam is, dan wel studies die voldoen aan de (veranderde) behoeftes van de organisatie. Dit kunnen ook studies zijn die niet direct betrekking hebben op de huidige functie, maar zich richten op een functie waarvan kan worden aangenomen dat de medewerker deze binnen redelijke termijn kan gaan vervullen (opleidingsnoodzaak). Deze studies staan opgenomen in het Persoonlijk Ontwikkelplan en bij voorkeur ook in de opleidingsnota én het jaarlijkse opleidingsplan van de gemeente Uithoorn.
Opleidingsbehoefte: Studies waarbij de persoonlijke loopbaanwensen van de medewerker niet direct overeenkomen met de wensen en de eisen van de organisatie op dit moment dan wel in de nabije toekomst. De organisatiebehoefte is minder nadrukkelijk aanwezig. Deze studies staan wel opgenomen in het Persoonlijk ontwikkelplan (opleidingsbehoefte).
Hoofdstuk 3 Verloffaciliteiten
Een medewerker die een studie volgt die valt onder categorie 1, zoals vermeld in artikel 3 van deze Verordening (opleidingsnoodzaak), heeft recht op volledig verlof met een maximum van 7,2 uur. Medewerkers met een parttime dienstverband hebben recht op verlof naar rato. Indien de studie buiten bedrijfstijd valt, heeft de medewerker recht op compensatie van deze uren.
Artikel 9 Verlof ten behoeve van het voorbereiden van het examen / tentamen
Een medewerker heeft ten behoeve van het voorbereiding van het examen en/of tentamen recht op maximaal 20 uur verlof per jaar. Medewerkers met een parttime dienstverband hebben recht op verlof naar rato. Ten behoeve van het afleggen van het examen heeft de medewerker recht op volledige compensatie in verlof.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
Artikel 10 Terugbetalingsregeling
De medewerker die een studie volgt, kan verplicht worden de vergoeding voor zijn studie terug te betalen, indien zich één van de volgende gevallen voordoet:
Een ontslag op eigen verzoek of ten gevolge van aan de medewerker te wijten feiten of omstandigheden. Het betreft hierbij een ontslag voor het einde van de studie of binnen twee jaar na het behalen van het voor deze studie geldende diploma. De terugbetalingsregeling geldt niet indien de medewerker aansluitend bij een andere gemeente gaat werken.
In de situatie zoals aangegeven in het eerste lid onder a, b en c, dient de vergoeding volledig te worden terugbetaald. In de situatie als aangegeven onder d, wordt voor elke hele maand die het dienstverband na beëindiging van de studie heeft geduurd, de terug te betalen vergoeding verminderd met 1/24ste deel.
Artikel 11 Administratieve afhandeling
Facturen voor studies die volledig worden vergoed, worden rechtstreeks door de gemeente betaald. Facturen voor studies die gedeeltelijk vergoed worden, kunnen in eerste instantie door de gemeente betaald worden. Met de medewerker wordt individueel afgestemd op welke wijze het gedeelte terugbetaald dat voor zijn rekening komt.
De bevoegdheden genoemd in deze regeling zijn gemandateerd aan de leidinggevende, met dien verstande dat over de bevoegdheden in artikel 13 eerst overleg plaatsvindt met de directeur.
Artikel 14 Intrekking, Inwerkingtreding en citeertitel
Met ingang van de datum waarop deze regeling in werking treedt, vervalt de ’Regeling studiefaciliteiten Uithoorn, 2003’.
Deze Verordening treedt in werking 5 dagen nadat ze bekend is gemaakt, met uitzondering van artikel 6 (reiskosten), dat in werking treedt op 1 januari 2012. Studiefaciliteiten, zoals verlof en tegemoetkoming, die voor de inwerkingtreding van deze Verordening zijn toegekend, blijven onverkort van toepassing.
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Uithoorn op 2011, nr.
de secretaris, de burgemeester,
(mevr. F.F.M. Eijck MMO) (mevr. drs. D.H. Oudshoorn)
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): Op grond van artikel 17:1:1 van de CAR/UWO dient voor een medewerker eenmaal per drie jaar een POP te worden opgesteld. In de gemeente Uithoorn wordt in ieder geval eenmaal per jaar een zogenaamd POP-gesprek gevoerd. In de bijlage van deze verordening is de beleidsnotitie opgenomen waarin de uitgangspunten van het POP staan opgenomen.
Leidinggevende: Het toekennen van studiefaciliteiten is gemandateerd aan de leidinggevende van de medewerker. Dit is voor medewerkers het afdelingshoofd. Voor afdelingshoofden is dit de directeur en voor de directeur is dit de burgemeester.
Volledig verlof: Volledig verlof is 7,2 uur per dag. Dit is gebaseerd op een fulltime dienstverband van 36 uur. Medewerkers met een fulltime dienstverband, die hun werkweek zodanig hebben ingericht dat zij 4 x 9 uur werken, hebben recht op 7,2 uur per dag. Dit kan betekenen dat zij de 1,8 uur op andere wijze moeten inhalen.
Artikel 2 Algemene voorwaarden
Medewerkers die in aanmerking willen komen voor studiefaciliteiten, moeten deze aanvragen via het formulier studiefaciliteiten. Het is van belang een aanvraag voor een studie tijdig in te dienen, zodat tijdig beslist kan worden.
Lid 2 geeft de mogelijkheid om een studieadvies in te winnen. Dit kan om verschillende redenen nodig zijn. Het is van belang voor zowel de organisatie als de medewerker dat een studie gekozen wordt die overeenkomt met de inhoud van de functie, de persoonskenmerken, de functievervulling en de capaciteiten van de medewerker. Het studieadvies heeft als doel om, waar mogelijk, een verkeerde keuze te voorkomen. Dit geldt vooral voor omvangrijke en gespecialiseerde studies.
Indien het studieadvies aanleiding geeft tot het weigeren van de studieaanvraag, wordt de medewerker hierover eerst gehoord. Een weigering van een studie aanvraag dient zorgvuldig te worden gemotiveerd. Zonodig wordt gekeken naar een andere passende studie. Doel van de studieaanvraag is de wens van de medewerker zich te ontwikkelen. De gemeente Uithoorn wil graag meewerken aan loopbaanwensen van medewerkers. Hiertoe worden ieder jaar de zogenaamde POP-gesprekken gevoerd.
Een medewerker dient voldoende mee te werken aan het doen laten slagen van zijn studie. Indien de medewerker zich onvoldoende inzet voor de studie, kan dit leiden tot het intrekken van de studiefaciliteiten. Dit houdt in dat de medewerker verplicht kan worden de toegekende tegemoetkoming terug te betalen, dan wel gedeeltelijk terug te betalen. Uiteraard dient ook deze beslissing zorgvuldig genomen te worden. Ook hiervoor geldt dat eerst de medewerker gehoord moet worden. Indien de medewerker aannemelijk kan maken dat de omstandigheden hem niet aangerekend kunnen worden, hoeft hij niet terug te betalen. Deze bewijslast ligt bij de medewerker.
Artikel 3 Onderscheid in soorten studie
De studiefaciliteiten hangen af van de te volgen studie. De Verordening maakt onderscheid in verschillende categorieën. De hoogte van de financiële tegemoetkomingen dan wel de verloffaciliteiten hangen worden hierop afgestemd.
Opleidingsnoodzaak: Dit kunnen verschillende studies zijn. Dit kunnen studies zijn die vooral gericht zijn op het takenpakket van de medewerker. Maar het kunnen ook studies zijn die niet direct te maken hebben met het huidige takenpakket. Ook kan rekening worden gehouden met toekomstige ontwikkelingen. Door hier tijdig op in te springen en medewerkers studies te laten volgen, kunnen zij aansluiten bij deze ontwikkelingen. Maar ook kan gedacht worden aan het meewerken van de wens van een medewerker om zich verder door te ontwikkelen, zodat hij kan doorgroeien in functie.
Opleidingsbehoefte: het gaat hier om studies waarbij het organisatiebelang minder duidelijk aanwezig is. Het zijn vooral studies die niet direct nuttig zijn voor de gemeente Uithoorn. Aan de andere kant werkt de gemeente Uithoorn wel mee aan dergelijke wensen, indien deze passen binnen het loopbaanbeleid. In dit geval staat de opleidingswens opgenomen in het POP van de medewerker.
Verplichte studies: Medewerkers kunnen ook een studie volgen als gevolg van om- en herscholing. Dit kan om verschillende redenen nodig zijn. Denk aan re-integratie bij ziekte dan wel in verband met ontslag. Omscholing kan echter ook nodig zijn bij oudere medewerkers met als doel ze langer in het werkproces te houden.
Een congres, studiedagen, seminars, in company trainingen en korte vaktrainingen worden als aparte categorie beschouwd. Deze trainingen worden niet in het POP opgenomen. Het gaat hier om nadrukkelijk korte trainingen. Het is niet nodig om deze aan te vragen met een studieformulier. Studies met een studiebelasting van minder dan 8 dagen worden in ieder geval gezien als ‘korte studies’.
Hoofdstuk 2 Tegemoetkoming kosten studie
Studies kennen verschillende kosten. Kosten voor inschrijfgeld, leskosten en examenkosten vallen in ieder geval onder de studiekosten. Ook de kosten voor het gebruikelijk studiemateriaal worden gezien als studiekosten. Dit zijn de kosten voor boeken, syllabi en dergelijke. Pennen, rekenmachines, gereedschap, laptops, beamers, tassen, kleding en dergelijke vallen niet onder de studiekosten. Deze komen in principe voor rekening van de medewerker. Het is wel mogelijk om afspraken te maken om eventueel spullen van de gemeente hiervoor te lenen. Deze afspraken maakt de medewerker met zijn leidinggevende.
Artikel 5 Tegemoetkoming studiekosten
De tegemoetkoming hangt af van de soort studie die gevolgd wordt. Dit artikel moet dan ook in nauwe samenhang met artikel 3 worden gelezen. Medewerkers die een studie volgen waarvan het organisatiebelang evident is, hebben recht op een volledige tegemoetkoming. Indien een studie gevolgd wordt waarbij dit organisatiebelang minder nadrukkelijk aanwezig is, worden voor 50% vergoed. Studies die vooral een persoonlijk belang kennen, worden niet vergoed.
Voor reiskosten die in verband met studies worden gemaakt, wordt een tegemoetkoming verstrekt. Indien medewerkers reizen met openbaar vervoer, worden deze volledig vergoed op basis van 2e klasse.
Indien gebruik wordt gemaakt van de eigen auto, geldt de tegemoetkoming zoals deze onbelast mag worden vergoed door de fiscale wetgever (in 2010: € 0,19 netto per kilometer).
Om het aantal kilometers te bepalen moet de kortste route als uitgangspunt worden genomen. Het woon-werkverkeer kan niet meetellen. Ter illustratie: een medewerker gaat ‘s morgens naar de studie in Haarlem. Hij woont in Vinkeveen. Voor het bepalen van het aantal kilometers geldt de afstand Uithoorn – Haarlem.
Indien een medewerker een langdurige studie volgt met een vaste dag in de week, kan dit consequenties hebben voor de tegemoetkoming woon-werkverkeer. Indien een medewerker bijvoorbeeld een tegemoetkoming woonwerk verkeer heeft die berekend is op vijf werkdagen en is er gedurende drie maanden niet is op een bepaalde dag door zijn studie, is hij verplicht deze wijziging door te geven. Anders zou hij een dubbele vergoeding ontvangen.
Dit artikel gaat alleen over verblijfkosten indien sprake is van een overnachting. Voor studies zonder overnachting, worden geen verblijfkosten verstrekt. Het is dus niet mogelijk om kosten voor eten en drinken te declareren.
In sommige situaties zal een medewerker moeten overnachten. Dit kan voor vergoeding in aanmerking komen. Voorwaarde is dat de overnachting noodzakelijk is. Voor een tweedaagse cursus in Friesland is de noodzakelijkheid eenvoudig aangetoond. Maar ook een compleet avondprogramma met een vervolg vroeg in de ochtend, kan reden zijn om te overnachten. De vraag of een overnachting noodzakelijk is, moet door de leidinggevende worden beoordeeld. Indien overnacht wordt, worden de werkelijke verblijfkosten (kosten van logies, diner, ontbijt) vergoed. In principe is het uitgangspunt bij de beoordeling van de tegemoetkoming dat het logies, diner en dergelijke binnen redelijke en aanvaardbare grenzen gebeurt.
Hoofdstuk 3 Verloffaciliteiten
Het aantal uren verlof hangt van de soort studie die gevolgd wordt. Dit artikel moet dan ook in nauwe samenhang met artikel 3 gelezen worden. In dit artikel worden studies ingedeeld in categorieën.
Opleidingsnoodzaak: Fulltime medewerkers die een studie volgen onder deze categorie hebben recht op volledig verlof met een maximum van 7,2 uur per dag. Parttime medewerkers hebben recht op verlof naar rato. Studies die buiten werktijd worden gevolgd, komen wel voor compensatie in aanmerking.
Opleidingsbehoefte: Fulltime medewerkers die studies volgen onder deze categorie hebben recht op 50% verlof met een maximum van 3,6 uur. Parttime medewerkers hebben recht op verlof naar rato.
Medewerkers die een studie volgen in het kader van om- of herscholing in verband met re-integratie hebben recht op volledig verlof. Hiervoor geldt geen maximum aantal uren. Hiervoor geldt geen onderscheid tussen fulltimers en parttimers. Doel van de studie is de medewerker succesvol om te scholen, zodat hij aan het werk kan blijven.
Voor congressen, seminars, studiedagen, in company trainingen en korte cursussen geldt een compensatie van maximum 9 uur. Er is geen onderscheid tussen parttimers en fulltimers.
Voor het berekenen van de studie-uren gelden de daadwerkelijke uren dat les wordt gegeven. Reistijd valt niet onder studie-uren.
Artikel 9 Verlof ten behoeve van het voorbereiden van het examen / tentamen
Een medewerker moet zich over het algemeen voorbereiden op een tentamen of examen. Het is mogelijk om hiervoor verlof toe te kennen. Medewerkers met een fulltime dienstverband hebben recht op maximaal 20 uur per jaar. Parttime medewerkers hebben recht op verlof naar rato. Het aantal verlofuren is een maximum. Medewerkers hebben niet automatisch recht op dit aantal uren. Het aantal uren is afhankelijk van de zwaarte van het examen voor de medewerker.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
Artikel 10 Terugbetalingsregeling
Een medewerker die een studie volgt of heeft gevolgd, kan verplicht worden tot het terugbetalen van de tegemoetkoming die hiervoor verstrekt is. In dit artikel wordt aangegeven in welke gevallen de medewerker hiertoe verplicht kan worden. De werkgever investeert in de medewerker. Door het volgen van de studie kan de medewerker zich meer ontplooien en ontwikkelen. De werkgever verdient deze investering terug, doordat hij enige tijd van het verhoogde kennis- en kwaliteitsniveau van de medewerker gebruik kan maken. De medewerker die ontslag neemt of ontslagen wordt, kan binnen een termijn van twee jaar na het voltooien van de studie, tot terugbetaling worden verplicht. De investering in de studie is dan feitelijk nog niet of onvoldoende aan de organisatie ten goede gekomen. Dit geldt niet voor medewerkers die naar een andere gemeente vertrekken. Zij hoeven hun studiekosten niet terug te betalen.
Tevens mag van de medewerker worden verwacht dat hij zich naar vermogen inspant om de studie tot een succes te maken. Dit houdt minimaal in dat hij voldoende studeert, zodat hij binnen de daarvoor gestelde tijd de benodigde tentamens of examens kan halen. Het niet halen van de studie moet verwijtbaar zijn. Er kunnen allerlei omstandigheden zijn waardoor onvoldoende gestudeerd is. Het is van belang dat de medewerker van een dergelijke situatie tijdig melding maakt.
Overigens is dit artikel een zogenaamde ‘kan-bepaling’: de medewerker kan tot terugbetaling worden verplicht. Op grond van persoonlijke omstandigheden kan besloten worden om de verplichting niet of niet helemaal op te leggen. Ook de wijze waarop terugbetaald moet worden van de terugbetaling kunnen individueel bepaald worden. Er kan bijvoorbeeld rekening worden gehouden met de omstandigheden van het vertrek.
Artikel 11 Administratieve afhandeling
Het declareren van kosten moet aan de hand van het declaratieformulier ‘studiefaciliteiten’.
Het is van belang dat voldoende en duidelijk bewijsmateriaal wordt overgelegd. De kosten moeten bovendien duidelijk gespecificeerd zijn. Medewerkers die een gedeeltelijke tegemoetkoming ontvangen, kunnen afspraken maken over de wijze waarop zij het gedeelte betalen dat voor hun rekening komt. Het verdient aanbeveling om de factuur te laten betalen door de gemeente vanwege de BTW-compensatie. Hierover kunnen ad hoc afspraken gemaakt worden.
De verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking met uitzondering van artikel 6 (reiskosten). Nieuwe aanvragen voor studiefaciliteiten worden beoordeeld aan de hand van deze Verordening. Medewerkers aan wie al studiefaciliteiten zijn toegekend, behouden hun rechten zoals met hen afgesproken voor wat betreft verlof en de aan hen toegekende financiële tegemoetkoming. Voor wat betreft de reiskosten hebben zij recht op een overgangsregeling. Zij houden tot 1 januari 2012 hun oude vergoeding van € 0,30 netto per kilometer. Na deze datum hebben zij recht op een tegemoetkoming zoals onbelast verstrekt kan worden volgens de fiscale wetgeving (in 2011 € 0,19 netto per kilometer).
Bijlage 1: Beleidsuitgangspunten
Persoonlijk Ontwikkelplan medewerkers van de gemeente Uithoorn
Persoonlijk ontwikkelingsplan in de gemeente Uithoorn
In 2004 zijn de persoonlijk ontwikkelingsplannen geïntroduceerd binnen de gemeente Uithoorn. Dit instrument is niet goed van de grond gekomen. Met het MT is afgesproken dat het persoonlijk ontwikkelingsplan door het cluster P&O wordt geherintroduceerd en dat het MT in april 2010 hiertoe een voorstel ontvangt. Hierbij ontvangt u een korte toelichting over het doel en gebruik van het persoonlijk ontwikkelingsplan. Tevens worden voorstellen gedaan om de persoonlijk ontwikkelingsplannen te herintroduceren.
Het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
Het POP is een personeelsinstrument dat wordt ingezet wanneer de organisatie wil sturen op de ontwikkeling van medewerkers. Volgens de algemene bepalingen uit de Regeling studiefaciliteiten Uithoorn, 2003 is de definitie van persoonlijk ontwikkelplan:
‘Een plan dat door de ambtenaar en leidinggevende is opgesteld, waarin afspraken worden vastgelegd over de loopbaanontwikkeling en de vereiste kennis en vaardigheden van de ambtenaar. Ook worden afspraken gemaakt over de in dit kader te volgen studie en andere te ondernemen activiteiten’.
In het kader van de CAO op grond van artikel 17:1:1 van de CAR Uwo is verder vastgelegd dat het POP ten minste een keer per drie jaar wordt opgesteld en dat de kosten die gemaakt worden in het kader van de in het POP opgenomen studie en activiteiten door de gemeente Uithoorn worden vergoed. Verder worden in het POP afspraken vastgelegd met betrekking tot benodigd verlof en eventuele verdere medewerking van de zijde van de werkgever die de ambtenaar in staat moeten stellen de gemaakte afspraken uit te voeren.
POP wordt in één adem genoemd met studie, geen wonder want een POP is bepalend voor het toekennen van studiefaciliteiten. Maar een POP gaat niet alleen over opleiden, hoewel men wel snel die verbinding legt. Ontwikkeling houdt meer in dan dat. Andere te ondernemen activiteiten kunnen bijvoorbeeld zijn een snuffelstage, tijdelijk andere werkzaamheden, coaching of detachering. Verder heeft de medewerker volgens de CAR (art. 17:2) na elke periode van vijf jaar recht op loopbaanadvies. Logischer wijze wordt een afspraak m.b.t. loopbaanadvies opgenomen in een POP. Meer informatie over het loopbaanadvies volgt nog in de loopbaannotitie.
De ontwikkeling van de medewerkers is er op gericht om de gemeentelijke ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden. Nu de ontwikkelingen elkaar nog sneller opvolgen en van medewerkers wordt verwacht dat zij mee ontwikkelen, is aandacht voor continue ontwikkelen van belang. Periodiek evalueren en bijstellen van de ontwikkeling moet dus worden opgenomen in een cyclus. Op deze wijze kunnen leidinggevenden sturing geven aan die ontwikkeling.
De medewerker heeft er zoals gezegd recht op dat een POP één keer in de drie jaar wordt opgesteld. Het verdient aanbeveling om een opgesteld POP één keer per jaar te bespreken en/of bij te stellen. In het gesprek dat plaatsvindt tussen leidinggevende en medewerker worden onderwerpen die van belang zijn voor de ontwikkeling van kennis en vaardigheden en de loopbaan van de medewerker besproken. De voortgang van de eerdere afspraken kan aan de orde komen. Het vastleggen van de afspraken in een dergelijk gesprek wordt gezien als een (nieuwe) POP.
Uitgaande van de bestaande personeelsinstrumenten en de organisatiecultuur in Uithoorn heeft het de voorkeur om de POP weer gaan te gebruiken, en dan wel op te nemen in een jaarcyclus. Op deze wijze komt elk jaar het onderwerp aan de orde en kan worden bepaald of er een POP opgesteld of bijgesteld moet worden
Aan het begin van elk jaar worden met de medewerkers rga-gesprekken gevoerd, gericht op de huidige functie. In een rga-gesprek kan het POP aan de orde komen. Spreek in dat geval met elkaar af dat voor het POP-gesprek een aparte afspraak wordt gemaakt. Tussentijdse rga-gesprekken volgen eventueel gedurende het hele jaar. POP-gesprekken worden het beste gevoerd in juni, juli en augustus. Naar aanleiding van de gemaakte afspraken worden de studies op basis van de POP’s per afdeling geïnventariseerd. Het opleidingsplan verschijnt dan in november. De beoordelingsgesprekken vinden plaats in december. Zoals afgesproken wordt 10% van het opleidingsbudget gereserveerd voor opleidingskosten die na de beoordelingsgesprekken nog worden gemaakt. Hiermee is de cyclus rond. De verantwoordelijkheid voor de cyclus RGA, POP, opleidingsplan en beoordelen ligt bij de managers.
Niet iedere medewerker heeft behoefte aan een POP, maar het uitgangspunt is om met iedere medewerker een POP-gesprek te houden, hoe kort ook. Een POP vraagt om voorbereiding van de kant van de medewerker en de leidinggevende. De medewerker beschrijft in concept, al dan niet aan de hand van het POP-formulier, hoe zijn of haar ontwikkeling er de komende jaren uit moet zien. Na voorbereiding gaan de medewerker en leidinggevende met elkaar in gesprek. Belangrijk uitgangspunt is dat de medewerker zijn/haar ontwikkelingsplan in eigendom heeft. De medewerker neemt er zelf de verantwoordelijkheid voor en is eigenaar van zijn/haar ontwikkelingsplan. Hiermee wordt het probleemoplossend en zelfsturend vermogen van de medewerker aangesproken.
De taak van de leidinggevende [1] is de visie van de organisatie te verwoorden en de medewerker te coachen. Hij/zij denkt mee over de mogelijkheden van de gewenste ontwikkeling en geeft aan welke ruimte en financiële middelen beschikbaar zijn. Hierin heeft de leidinggevende het laatste woord. Aan de voorkant wordt dus de begrenzing aangegeven en worden haalbare afspraken gemaakt waar de medewerker zelf mee uit de voeten kan. De leidinggevende moet dus over goede gesprek- en coachingsvaardigheden beschikken. Verder is het belangrijk dat de leidinggevende inzicht heeft in de personeelsplanning. Ontwikkeling van organisatie en medewerkers kan nl. leiden tot verschuiving van taken, functies en daarmee ook medewerkers. Een leidinggevende anticipeert hierop door in de personeelsplanning hiermee rekening te houden.
De leidinggevende die verantwoordelijk is voor de rga-gesprekken van zijn of haar medewerkers is ook verantwoordelijk voor de POP-gesprekken.
Het POP moet worden gezien als een overeenkomst tussen twee partijen, te weten de medewerker en de leidinggevende. Dit blijkt uit de ondertekening van het POP. Er staan geen sancties op het niet nakomen van de gemaakte afspraken, maar door een gedegen voorbereiding is het POP minder vrijblijvend. Afspraken die voortvloeien uit het POP waar kosten mee gemoeid zijn, bijvoorbeeld studieverlof en opleidingskosten, worden vastgelegd volgens bestaande regelingen, zoals de studiefaciliteitenregeling. Een opleiding moet passen in het opleidingsplan. Voor verregaande afspraken zoals plannen die effect hebben op de bezetting of structurele inrichting van de afdeling moet het afdelingshoofd een akkoord geven.
Belangrijk om te vermelden is dat een POP gericht is op ontwikkeling en dat dit instrument niet gebruikt wordt om te beoordelen. Een POP wordt niet gekoppeld aan een beoordeling! Een gewenste ontwikkeling vanuit de organisatie die arbeidsvoorwaardelijke consequenties kan hebben voor de medewerker hoort thuis in een RGA.
Persoonlijke ontwikkelingsplannen kosten tijd, inzet en geld. Om het gebruik en het effect van POP’s in de gemeente te laten slagen is het noodzakelijk om:
Samengevat stelt P&O het volgende voor.
Een bijeenkomst met de afdelingshoofden en coördinatoren organiseren om de invoering en het gebruik van POP toe te lichten en daar af te stemmen hoe de communicatie richting de medewerkers gaat verlopen. Omdat op 17 juni a.s. een overleg is met MT en coördinatoren wordt voorgesteld om dit overleg hiervoor te gebruiken;