Reglement van Orde van het presidium van de gemeenteraad van Hilvarenbeek

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1

  De gemeenteraad van Hilvarenbeek heeft een presidium.

• 2

  Het presidium richt zich op de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen en niet op politiek-inhoudelijke aangelegenheden.

Artikel 2 Taken

• 1

  Het presidium is belast met de volgende taken:a. het opstellen van de voorlopige agenda van de gemeenteraad en de agenda’s van de raadscommissies;b. het plannen van de datums waarop raads- en commissievergaderingen plaatsvinden;c. het bewaken van procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid, anders dan inhoudelijk; d. het uitnodigen van collegeleden en ambtelijke ondersteuning voor de raads- en commissievergaderingen;e. bepalen welke onderwerpen op de agenda’s van raadsinformatieavonden worden geplaatst;f. het uitnodigen van belanghebbenden en andere personen die mogelijk informatie kunnen verschaffen over onderwerpen die op de agenda van raadsinformatieavonden worden geplaatst;g. de statustoekenning, op basis van advies van de raadscommissies, van raadsvoorstellen, in bespreek- en hamerstukken voor de raadsvergaderingen;h. de statustoekenning van de ingekomen stukken, waarbij stukken voor commissies moeten worden geacht ingekomen stukken voor de raad te zijn, in:a-stukken: ter kennisneming; b-stukken: ter kennisneming onder mededeling dat de stukken door het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester zullen worden afgedaan;c-stukken: ter bespreking in een functionele raadscommissie;d-stukken: dat de stukken bij een raadsvoorstel zullen worden meegenomen of verwerkt.i. het vaststellen van een dynamische lange termijn agenda, waarop maandelijks steeds een jaar vooruit wordt aangegeven welke onderwerpen in de raad naar verwachting zullen worden behandeld;j. het jaarlijks vaststellen van een vergaderschema van de raad;k. houdt functioneringsgesprekken met betrekking tot de voorzitter van de gemeenteraad en de griffier. 

• 2

  Voorts is het presidium belast met de taken en functies uit de artikelen 4, 7, 9, 10, 15, 22, 26, 28, 41en 45 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad en de artikelen 2,3, 8, 9, 11, 12, 18, 21, 22, 23a en 24 van de Verordening voor raadscommissies en raadsinformatiebijeenkomsten.

Artikel 3 Samenstelling

• 1

  Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters van de raadsfracties. Bij verlet kunnen zij zich enkel door de door fracties aangewezen vice-fractievoorzitters laten vervangen.

• 2

  Als de agenda’s van de commissies worden besproken wordt het presidium aangevuld met de (plaatsvervangend) commissievoorzitters als adviseurs.

• 3

  Het presidium wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad, tenzij het over een activiteit gaat zoals bedoeld in artikel 2 onder k of de voorzitter afwezig is, dan is zit de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad het presidium voor. De voorzitter is geen lid van het presidium. De plaatsvervangend voorzitter is dat wel en laat zich als fractievoorzitter niet vervangen.

• 4

  De griffier is secretaris van het presidium.

Artikel 4 Agenda en verslaglegging

• 1

  De griffier stuurt tijdig vóór de vergadering een conceptagenda naar de leden van het presidium met onderliggende stukken.

• 2

  Bij aanvang van de vergadering stelt het presidium de definitieve agenda vast.

• 3

  Op de agenda kunnen in ieder geval geen agendapunten worden gezet die buiten de reikwijdte vallen van artikel 1 tweede lid van dit reglement en de taken zoals genoemd in artikel 2 van dit reglement.

• 4

  Van de vergadering wordt een lijst met besluiten, afspraken en aandachtspunten gemaakt.

• 5

  De lijst als bedoeld in lid 4 wordt ter kennis van de raad en het college gebracht binnen één week na de vergadering van het presidium.

• 6

  Het verslag bevat in ieder geval de volgende informatie:a. de namen van aan- en afwezige leden;b. een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest;c. een formulering van de door het presidium gemaakte afspraken en genomen besluiten.

• 7

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van het presidium vastgesteld.

Artikel 5 Openbaarheid

• 1

  De vergaderingen, agenda en vergaderstukken van het presidium zijn in beginsel openbaar.

• 2

  Een (deel van de) vergadering van het presidium is besloten wanneer de voorzitter of tenminste twee leden daar om verzoeken.

• 3

  Van een besloten vergadering kan een afzonderlijke besluitenlijst worden gemaakt.

• 4

  Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het derde lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van het presidium. De voorzitter weigert zo’n verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang.

• 5

  De functioneringsgesprekken met de griffier en de voorzitter worden in ieder geval gevoerd in een besloten vergadering.

• 6

  Op een besloten (gedeelte) van de vergadering en de stukken kan geheimhouding worden opgelegd, waarbij artikel 25 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is.

Artikel 6 Besluitvorming

• 1

  Het presidium neemt alleen besluiten over zaken die de werkwijze van de raad betreffen en politiek niet gevoelig zijn, zoals bedoeld in artikel 1 tweede lid van dit reglement.

• 2

  Besluiten, behalve statustoekenning van raadsvoorstellen, worden bij meerderheid van stemmen genomen, waarbij elk lid van het presidium één stem heeft.

• 3

  Bij het staken van stemmen speelt het advies van de voorzitter en de griffier een beslissende rol.

• 4

  Over de statustoekenning van raadsvoorstellen in hamerstukken wordt besloten bij unanimiteit. Op verzoek van één lid van het presidium kan een raadsvoorstel een bespreekstuk worden.

Artikel 7 Slotbepalingen

• 1

  In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.

• 2

  Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2012.

• 3

  Deze verordening kan worden aangehaald als Reglement van Orde van het presidium 2011.