Artikel 1: Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a)
Afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur/secretaris heeft.
- b)
Team/eenheden: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de manager van de desbetreffende afdeling heeft.
- c)
Budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.
- d)
Financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale, en Europese wet-en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.
- e)
Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale, en Europese wet-en regelgeving.
De ambtelijke organisatie
Artikel 2: Organisatie-eenheden
Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende afdelingen:
- a)
- b)
Klantzaken
a.Team Klantcontactcentrum (KCC)
- c)
Ruimtelijke Ordening en Beheer
- d)
Maatschappelijk beleid en P&O
- e)
- f)
Artikel 3: Structuur afdelingen
- a)
Op basis van de hoofdtaken zijn de afdelingen ingedeeld in functies en eventueel teams/eenheden.
- b)
Voor wijzigingen van de indeling van de organisatie in afdelingen, teams/eenheden en/of de toewijzing van taken aan afdelingen, teams/eenheden en functionarissen betrekt het college vooraf de algemeen directeur/secretaris.
- c)
De algemeen directeur/secretaris kan de taken, de toedeling daarvan aan de afdelingen, teams/eenheden nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.
Artikel 4: Dagelijkse leiding
- a)
Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de algemeen directeur/secretaris. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de managers om de kwaliteit en de samenhang van het gemeentelijk beleid te borgen.
- b)
Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/secretaris berust het dagelijks beheer van een afdeling bij de manager.
- c)
Onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende manager berust het dagelijks beheer van specifieke taakvelden bij de teamleider.
- d)
De functie van manager voor de afdeling Juridische Zaken wordt uitgeoefend door de algemeen directeur/secretaris.
- e)
Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de algemeen directeur/secretaris en de managers. Indien in het verleende mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten, is de functionaris aan wie het desbetreffend mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.
Artikel 5: Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging van functionarissen
- a)
Bij afwezigheid van de algemeen directeur/secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de loco-secretaris. Deze wordt door het college benoemd.
- b)
De secretaris wijst bij afwezigheid van een manager een plaatsvervanger aan.
- c)
De algemeen directeur/secretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
- d)
De managers worden op voordracht van de algemeen directeur/secretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
- e)
Aan de algemeen directeur/secretaris is, voor zover niet anders bepaald in dit besluit of andere besluiten, het mandaat verleend om medewerkers te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
Artikel 6: Deelneming rechtspersonen
Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het college deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.
Functies
Artikel 7: Algemeen directeur/secretaris
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de algemeen directeur/secretaris. De algemeen directeur:
- a)
Is het hoofd van de gemeentelijke organisatie.
- b)
Is eindverantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering.
- c)
Is eindverantwoordelijk voor de aansturing, bedrijfsvoering en resultaten van de gemeentelijke organisatie.
- d)
Zorgt voor de implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de juridische rechtmatigheid.
- e)
Is verantwoordelijk voor de formulering van strategische en operationele doelstellingen en na goedkeuring en vaststelling door het college voor de uitvoering ervan.
- f)
Is verantwoordelijk voor het functioneren van het managementteam (MT) in zijn geheel en coacht managers. Mandateert in dit kader de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zover als mogelijk met afspraken over terugkoppeling en voortgangsrapportages.
- g)
Is eerste adviseur van het college en draagt zorg voor de verbinding tussen bestuur en organisatie.
- h)
Is verantwoordelijk voor het middelenbeheer.
- i)
Is verantwoordelijk voor het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente.
- j)
Is verantwoordelijk voor het bewaken van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en het door de raad vastgestelde (beleids)kader.
- k)
Is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerd bestuur.
- l)
Is verantwoordelijk voor de voorbereiding en aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier.
- m)
Is verantwoordelijk voor de bewaking van de financiële rechtmatigheid en het doen van voorstellen aan het college over het uitvoeren van audits.
- n)
Is verantwoordelijk voor het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten.
- o)
Voert als bestuurder overleg met de ondernemingsraad.
- p)
Vertegenwoordigt zelfstandig de gemeente en behartigt haar belangen ook daar waar zwaarwegende beslissingen moeten worden genomen.
- q)
Is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig leveren van de juiste bestuurlijke informatie.
Artikel 8: Manager
Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/secretaris berust het dagelijks beheer van een afdeling bij de manager.
Artikel 9: Manager beleidsafdeling
De manager wiens afdeling zich grotendeels richt op het ontwikkelen van strategisch/tactisch beleid voor de lange en middellange termijn:
- a)
Is hoofd van een afdeling en als lid van het managementteam verantwoordelijk voor de integrale beleidsontwikkeling, de bedrijfsvoering en het functioneren van de organisatie als geheel.
- b)
Heeft tot taak de juiste voorwaarden te scheppen voor en te faciliteren bij het functioneren van de ambtelijke organisatie, het college en de raad.
- c)
Adviseert over de ontwikkeling van het strategisch beleid van de gemeente. Levert een bijdrage aan de ontwikkeling visie- en beleidsvorming binnen de organisatie.
- d)
Is verantwoordelijk voor de aansturing, bedrijfsvoering en resultaten van de afdeling.
- e)
Is, omdat het accent van de afdeling ligt op het ontwikkelen van strategisch/tactisch beleid voor de lange en middellange termijn en het afdelings- en gemeenteoverstijgend karakter ervan, gehouden tot afstemming met andere afdelingen en gemeenten.
- f)
Levert tijdig en volledig de juiste bestuurlijke informatie.
- g)
Vertegenwoordigt de organisatie in diverse in- en externe overlegsituaties.
- h)
Draagt binnen de gegeven kaders standpunten uit.
- i)
Onderhoud informerende, afstemmende en/of adviserende contacten.
- j)
Neemt deel aan in- en externe werk- en projectgroepen.
- k)
Verricht overige werkzaamheden passend binnen de doelstelling van de organisatie.
- l)
Voert de aan de afdeling toebedeelde taken uit en bewaakt de juridische rechtmatigheid ervan.
- m)
Voert de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten uit.
- n)
Beheert de middelen van de afdeling.
- o)
Houdt de administratieve organisatie in stand en houdt de aan zijn afdeling toegewezen administraties bij.
- p)
Bewaakt de financiële rechtmatigheid.
- q)
Toetst de voorstellen die voorgelegd worden aan het college op tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie
- r)
Wijst de functionarissen van de afdeling aan die belast worden met de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
Artikel 10: Manager uitvoering
De manager wiens afdeling zich grotendeels richt op dienstverlenende en uitvoerende taken:
- a)
Is hoofd van een afdeling en als lid van het managementteam verantwoordelijk voor de integrale beleidsontwikkeling, de bedrijfsvoering en het functioneren van de organisatie als geheel.
- b)
Heeft tot taak de juiste voorwaarden te scheppen voor en te faciliteren bij het functioneren van de ambtelijke organisatie, het college en de raad.
- c)
Adviseert over de ontwikkeling van het strategisch beleid van de gemeente. Levert een bijdrage aan de ontwikkeling visie- en beleidsvorming binnen de organisatie.
- d)
Is verantwoordelijk voor de aansturing, bedrijfsvoering en resultaten van de afdeling.
- e)
Is, omdat het accent van de afdeling deels ligt op dienstverlenende en uitvoerende taken en deels op het ontwikkelen van tactisch/operationeel beleid voor de middellange en korte termijn gehouden tot afstemming met andere afdelingen en gemeenten.
- f)
Levert tijdig en volledig de juiste bestuurlijke informatie.
- g)
Vertegenwoordigt de organisatie in diverse in- en externe overlegsituaties.
- h)
Draagt binnen de gegeven kaders standpunten uit.
- i)
Onderhoud informerende, afstemmende en/of adviserende contacten.
- j)
Neemt deel aan in- en externe werk- en projectgroepen.
- k)
Verricht overige werkzaamheden passend binnen de doelstelling van de organisatie.
- l)
Voert de aan de afdeling toebedeelde taken uit en bewaakt de juridische rechtmatigheid ervan.
- m)
Voert de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten uit.
- n)
Beheert de middelen van de afdeling.
- o)
Houdt de administratieve organisatie in stand en houdt de aan zijn afdeling toegewezen administraties bij.
- p)
Bewaakt de financiële rechtmatigheid.
- q)
Toetst de voorstellen die voorgelegd worden aan het college op tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie
- r)
Wijst de functionarissen van de afdeling aan die belast worden met de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
Artikel 11: Managementteam
- a)
De algemeen directeur/secretaris en de managers vormen het managementteam.
- b)
De algemeen directeur/secretaris is hoofd en voorzitter van het managementteam.
- c)
Bij afwezigheid van de algemeen directeur/secretaris treedt de loco-secretaris op als voorzitter van het managementteam.
- d)
De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda vast.
- e)
Ieder lid van het managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en hem verzoeken in bijzondere gevallen een extra vergadering bijeen te roepen.
- f)
De voorzitter zorgt ervoor dat de agenda en de bijbehorende stukken 3 dagen voor de vergadering in het bezit van de leden zijn.
- g)
Indien de agenda daartoe aanleiding geeft nodigt de voorzitter andere dan de leden van het managementteam uit om aan een vergadering deel te nemen.
- h)
De voorzitter neemt, gehoord de beraadslaging binnen het managementteam, de benodigde besluiten en draagt hiervoor eindverantwoordelijkheid
Artikel 12: Taken managementteam
Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen onder andere door middel van:
- -
Het vaststellen van de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen.
- -
De coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in de relatie tot het bestuur.
- -
De coördinatie van de planning, prioriteitsstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording.
- -
De informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken.
- -
Tijdig signaleren van relevante afdelings- en organisatie ontwikkelingen.
- -
De coördinatie en de advisering over het middelenbeleid.
Beleid, begroting, beleidsuitvoering en rekening
Artikel 13: Bestuursopdrachten
Het college geeft het kader aan bij het ontwikkelen van beleid. Het college kan de algemeen directeur/secretaris bestuursopdrachten voor het ontwikkelen van beleid verstrekken. De algemeen directeur/secretaris draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.
Artikel 14: Begrotingscyclus
De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:
- -
- -
- -
- -
- -
De jaarrekening en het jaarverslag.
Artikel 15: Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
- a)
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting stelt het college de productenraming, projecten, voorzieningen en kredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten toe aan de afdelingen.
- b)
De manager geeft ten aanzien van de betreffende budgetten en kredieten invulling aan het budgethouderschap.
Artikel 16: Budgetbevoegdheden en –plichten
- a)
Een budgethouder informeert de manager c.q de algemeen directeur/secretaris tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen van de toegekende budgetten en kredieten.
- b)
Het college kan bij specifieke verplichtingen aangeven dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.
- c)
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget of krediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taak.
- d)
De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het verleende mandaat en het inkoopreglement van de gemeente.
Artikel 17: Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
- a)
Door het college vastgestelde budgetten in de productenraming mogen zonder voorafgaande toestemming van het college met een maximum van € 5.000,- worden overschreden indien daar een compensatie binnen het desbetreffende programma van de begroting tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende programma van de begroting te worden opgevangen.
- b)
Onderschrijding van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en/of beleidsintensiveringen.
- c)
Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en kredieten.
- d)
Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen.
- e)
De onder b), c) en d) genoemde begrotingswijzigingen worden tweemaal per jaar bij het indienen van de kwartaalrapportage aan het college voorgelegd.
- f)
Overschrijding van de lasten van een programma uit de gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college.
Artikel 18: Verantwoording en décharge
- a)
Iedere manager legt door middel van rapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de begroting en de aanwending van de ter beschikking gestelde budgetten en kredieten. De managers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de manager Financiën & Control.
- b)
Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.
- c)
Het gesteld onder b) is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.
Juridische rechtmatigheid
Artikel 19: Juridische rechtmatigheid
De juridisch controller/concernjurist draagt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/secretaris en onverminderd de verantwoordelijkheid van de managers zorg voor:
- a)
Het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid.
- b)
Het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies.
- c)
Het toezicht op een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale, en Europese wet-en regelgeving.
- d)
De behandeling van bezwaarschriften.
- e)
Het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures.
- f)
Het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen, voor zover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.
- g)
De juridisch controller/concernjurist deelt een manager zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale, en Europese wet-en regelgeving door de afdeling van de desbetreffende manager.
- h)
Indien daar aanleiding toe bestaat doet de juridisch controller/concernjurist aan de algemeen directeur/secretaris verslag van zijn bevindingen.
Artikel 20: Juridische rechtmatigheid bij afdelingen
Een manager draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/secretaris de zorg voor:
- a)
De implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale, en Europese wet-en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller/concernjurist worden nageleefd.
- b)
De toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid
- c)
De behandeling van bezwaarschriften door daartoe aangewezen ambtenaren
- d)
Het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures door daartoe aangewezen ambtenaren.
Vaststelling en ingangsdatum
Artikel 21: Slotbepalingen
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.
Dit besluit kan worden aangehaald als:
Organisatiebesluit gemeente Montfoort 2012
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 22 november 2011.
de heer F.L. Henseler de heer E.L. Jansen BA
gemeentesecretaris burgemeester van Montfoort