| Organisatie | Sliedrecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Griffie |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-09-2009 | Nieuwe regeling | 27-02-2006 Het Kompas 10 september 2009 | Onbekend |
Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Sliedrecht op
27 februari 2006
De griffier, De voorzitter,
A.Koenen M.C. Boevée
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
NB: Ook in het organisatiebesluit en instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Zoals het nu ook al gebruikelijk is , kan de vraag ook rechtstreeks aan een ambtenaar worden voorgelegd. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Er is voor gekozen om geen limiet aan de bijstand te verbinden. Tot nu toe is er een werkbare situatie gebleken. Verder vergt het limiteren ook een registratie van de uren.
Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Verstrekkingen in natura (beschikbaar stellen van fractiekamers inclusief verlichting, verwarming, schoonhouden en bewaking) blijven in deze verordening buiten beschouwing. Er sprake is van een aanspraak op vergoeding. Indienen van een aanvraag, is dan ook niet nodig.
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast moet worden aan nieuwe verhoudingen in de raad als gevolg van verkiezingen of afsplitsingen. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die als gevolg van verkiezingen kleiner worden of geheel verdwijnen nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden of voor nieuwe fracties gaat de bijdrage per dezelfde maand in. Dat betekent dat de totale vergoeding voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dat is niet te vermijden. Dit geldt niet in het geval van splitsing van een fractie. Dan vindt herberekening pas plaats met ingang van het eerstvolgende kalenderjaar na dat waarin de splitsing heeft plaatsgevonden. Bij samenvoeging van fracties geldt dat de bekostiging wordt aangepast aan de nieuwe situatie met ingang van het kalenderjaar volgend op de samenvoeging.
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de vergoeding. Minimumvoorwaarde is, dat de vergoeding besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze niet al te gedetailleerd worden voorgeschreven.
Wel is een aantal doelen genoemd waarvoor de vergoeding niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder meer voorkomen dat met de vergoeding verkiezingscampagnes worden gefinancierd of dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de fractievergoeding.
De verordening beoogt uit te sluiten dat raads- en commissieleden langs de weg van de fractievergoeding alsnog een vergoeding ontvangen ten behoeve van hun raads- en commissiewerkzaamheden, bovenop de rechtens aan hen toekomende vergoedingen. Daarmee wordt aangesloten bij de bedoelingen van de wetgever in artikel 99 van de Gemeentewet.
De eigen (individuele) vergoeding voor het raadswerk omvat – samengevat - een vergoeding voor de werkzaamheden van de raadsleden, een onkostenvergoeding, een vergoeding voor de burgerraadsleden en, onder bepaalde omstandigheden, een vergoeding voor reis- en verblijfkosten. Ook opleidingen voor individuele raads- en commissieleden kunnen bekostigd worden uit het individuele budget en dus niet uit de fractievergoeding. Opleidingen voor de fractie als geheel, gericht op versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol vallen weer wel onder deze verordening.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook gebonden aan een maximum. Vanuit een oogpunt van flexibiliteit is er van afgezien dwingend voor te schrijven dat de reserve op een spaarrekening wordt vastgezet. Er wordt vanuit gegaan dat de fracties op verantwoorde wijze met de gevormde reserves omgaan. Bij splitsing van fracties wordt de eventuele reserve niet verdeeld omdat het de oorspronkelijke fractie is die deze heeft opgebouwd en er in de verordening evenmin een aanspraak is geregeld op (een deel van) de vaste voet – vergoeding van de afgesplitste fractie op de oorspronkelijke fractie.
Via het verslag wordt nagegaan of de fracties de vergoeding niet in strijd met haar bestemming hebben gebruikt. Indien dit wel het geval is dan verplicht desbetreffende fractie zich tot restitutie van het bewuste bedrag. Door de fracties bij monde van hun voorzitter en een ander fractielid uitdrukkelijk te laten verklaren dat de in het verslag genoemde gegevens juist zijn, wordt het zwaartepunt van de verantwoordelijkheid bij de fracties gelegd.