Organisatie | Overbetuwe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor het college gemeente Overbetuwe 2011 |
Citeertitel | Reglement van orde voor het college gemeente Overbetuwe 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | reglement van orde voor het college 2011 11 11 29.pdf |
Geen.
Gemeentewet, art. 52
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2012 | nieuwe regeling | 29-11-2011 Hét Gemeente Nieuws; 07-12-2011 | 11bwb00023 |
Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen
Als een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker en/of derden voor een vergadering uit te nodigen om zijn mening over een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Aldus besloten in de vergadering van 29 november 2011.
Het college van burgemeester en wethouders,
de gemeentesecretaris,
Th.M.M. Hoex.
de burgemeester,
E. Tuijnman.
Op grond van artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten en de onderlinge vervanging tussen de wethouders.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel zijn de in dit reglement gehanteerde begrippen omschreven.
Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en (onderlinge) vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (machtiging aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging moet onderling geregeld worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder.
Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.
Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie voor de gemeentesecretaris. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De stukken liggen uiteraard voor de collegeleden ter inzage.
In het tweede lid is geregeld hoe spoedeisende vergaderstukken en/of onderwerpen, die niet tijdig kunnen worden geagendeerd, nog in een vergadering kunnen worden ingebracht.
Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen van de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 6, eerste lid geeft de rol van de gemeentesecretaris weer.
In het tweede lid is bepaald dat een ambtelijk medewerker communicatie bij de vergadering aanwezig is. Dit is inmiddels gebruik in de gemeente en in het belang van een goede communicatie met de burger over de door het college genomen besluiten. Uiteraard zal aan besluiten die als vertrouwelijk en/of geheim zijn aangemerkt geen publiciteit worden gegeven.
Tot slot is in het derde lid geregeld dat een ambtelijk medewerker van de staf bij de vergadering aanwezig. Deze zorgt voor verslaglegging.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering
In dit artikel is geregeld dat het college kan besluiten om ambtelijke medewerkers en/of derden deel te laten nemen aan de vergadering. Dit om deze persoon zijn mening over een onderwerp te laten geven of een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum bij de vergaderingen van het college.
Over het stemmen wordt verder nog opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden zal worden gestemd. In dit reglement is ervoor gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.
In artikel 59 Gemeentewet is artikel 31 Gemeentewet niet van overeenkomstige toepassing verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat als de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Ook dit is in het reglement opgenomen. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd als één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij bij het stemmen over personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus óf niet óf mondeling gestemd.
Artikel 9 Afspraken- en besluitenlijsten
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris, wat de in de gemeente gebruikelijke afsprakenlijst ten minste moet bevatten en de wijze waarop de afspraken- en besluitenlijsten (openbaar en besloten) worden vastgesteld en, indien van toepassing, openbaar worden gemaakt. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur heeft het begrip ‘besluitenlijst’ geïntroduceerd. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is daartoe bepaald dat de openbare besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering waarin deze is vastgesteld, wordt toegezonden aan de leden van de raad, naast de openbaarmaking op de in de gemeente gebruikelijke wijze (te weten plaatsing op de website).
Artikel 10 Openbare vergadering
In artikel 54 Gemeentewet is bepaald dat de vergaderingen van het college met gesloten deuren worden gehouden, tenzij het college anders bepaalt. Artikel 10 van dit reglement geeft het college deze ruimte.
Als een vergadering van het college openbaar is, schrijft het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet voor dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Dit artikel geeft het college de mogelijkheid één of meerdere artikelen van dit reglement buiten toepassing te laten of daarvan af te wijken, voorzover toepassing van dit reglement zou leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.