CVDR130183_1GBA privacyreglement 2011nlregelingVenlo2018-01-09VenloE3-journaal/De Trompetter, 30-11-2011GBA privacyreglement 2011Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 96 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 100 college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-11-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-12-012014-01-06nieuwe regeling.Geen.Met de inwerkingtreding van dit besluit komt het Privacyreglement GBA vastgesteld door het college van B&W d.d. 16 maart 2004 te vervallen.GBA privacyreglement 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;gezien het voorstel van Hoofd afdeling Publiekszaken;gelet op artikel 14, 96 en 100 Wet GBA;Besluitenvast te stellen:Het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2011

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGENArtikel 1 BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:De wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;Verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 4 januari 2010;Basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;Aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;Bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;Verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;Beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;Ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;Betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;Afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 van de wet;Binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente Venlo;Buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer;Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;Protocolleren: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan afnemers en derden;Telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.Dit zijn: Naam, naam (gewezen) echtgenoot/geregistreerde partner, naamgebruik, adres, gemeente van inschrijving, geboortedatum, overlijdensdatum.HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIEArtikel 2 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben.

De aangehaakte gegevens worden uitsluitend gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 3 Categorieën van personenIn de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Venlo.Artikel 4 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

Naast de gegevens die op grond van de wet en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen ten behoeve van de bevolkingsadministratie, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 5 Verwijdering van opgenomen gegevensVerwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

Op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.

Artikel 6 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in Hoofdstuk 3 worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

De binnengemeentelijke afnemer die bij de vervulling van zijn taak informatie over een ingeschrevene nodig heeft die in de vorm van een authentiek gegeven beschikbaar is in de basisadministratie, gebruikt voor die informatie dat gegeven.

Artikel 7 Toepasselijke regelgeving

De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENSArtikel 8 Verstrekkingen uit de bevolkingsadministratieDe beheerder is bevoegd tot nadere invulling te geven aan:

(Te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

(Rechtstreeks) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie.

Artikel 9 Verbanden met andere gemeentelijke registratiesMet behulp van het gegevens- en zakenmagazijn worden persoonsgegevens van de diverse gegevensverzamelingen met elkaar in verband gebracht.Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

Binnengemeentelijke afnemers, die vermeld zijn in bijlage 2, hebben rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie. Zij mogen de vermelde gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen publieke taken.

Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking to beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 11 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.Artikel 12 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemersAan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.Artikel 13 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel is, ter beoordeling van de beheerder, dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn publieke taken.

Verzoeken voor selecties en steekproeven dienen door binnengemeentelijke afnemer altijd schriftelijk ingediend te worden bij de beheerder;

Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 14 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingTelefonisch worden slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, gegevens verstrekt aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden als bedoeld in artikel 98 van de wet en andere gemeenten.Artikel 15 Gegevensverstrekking aan vrije derden

Aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze verstrekkingen nodig zijn ter behartiging van de belangen waarvoor ze gevraagd worden. Gegevens in de vorm van selecties worden uitsluitend verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke.

Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

Verstrekking vindt uitsluitend plaats voor zover de persoonlijke levenssfeer van de burger niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 16 Voorwaarden voor verstrekking

Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

dient de identiteit van de verzoeker deugdelijk te worden vastgesteld;

dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

dienen ter ondersteuning van het verzoek de door de beheerder aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 17 Verstrekking aangehaakte gegevensAangehaakte gegevens worden alleen aan binnengemeentelijke afnemers verstrekt, indien deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de door aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.Artikel 18 Terugmeldverplichting

Een binnengemeentelijke afnemer van gegevens uit de bevolkingsadministratie is verplicht, om bij gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven, hiervan schriftelijk mededeling aan de beheerder.

De beheerder kan binnengemeentelijke afnemers aanwijzen die, bij gerede twijfel over de juistheid van andere dan authentieke gegevens, hiervan schriftelijk mededeling aan de beheerder.

De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen moeten worden gedaan.

Artikel 19 Protocollering

De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

De bijhouding als bedoelt in lid 1 geldt tevens voor de aangehaakte gegevens.

HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGENArtikel 20 Beveiliging

De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 21 Slotbepaling

Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het is bekendgemaakt.

Deze regeling wordt aangehaald als: GBA privacyreglement 2011

Met de inwerkingtreding van dit besluit komt het Privacyreglement GBA vastgesteld door het college van B&W d.d. 16 maart 2004 te vervallen.

BIJLAGE 1Aangehaakte gegevens zijn:

Binnengemeentelijke afnemersindicaties

Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties

Burgerlijke staat

Rijbewijsgegevens

Stemdistricten

Persoonslijsten van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)

Aantekeningen voor intern gebruik (Aangehaakte aantekeningen)

Gezinsrelatie/gezinsverhouding

BIJLAGE 2Lijst van binnengemeentelijke afnemers met raadpleegmogelijkheidAlle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage, dit is aangegeven onder de kolom “Basis”.Daarnaast hebben de volgende organen/dienstonderdelen van de gemeente Venlo rechtstreeks toegang tot de basisadministratie:OmschrijvingRubriekBasisAPV/BOAWIZCategorie 01 Persoon BSN01.01.20XXXVoornamen01.02.10XXXAdellijke titel/predikaat01.02.20XXXVoorvoegsel geslachtsnaam01.02.30XXXGeslachtsnaam01.02.40XXXGeboortedatum01.03.10XXXGeboorteplaats01.03.20 X Geboorteland01.03.30 X Geslachtsaanduiding01.04.10XXXAanduiding naamgebruik01.61.10XXXAanduiding gegevens in onderzoek01.83.10XXXDatum ingang onderzoek01.83.20XXXDatum einde onderzoek01.83.30XXXCategorie 02 Ouder1 BSN Ouder102.01.20 XVoornamen02.02.10 XVoorvoegsel geslachtsnaam02.02.30 XGeslachtsnaam02.02.40 XGeboortedatum02.03.10 XAanduiding gegevens in onderzoek02.83.10 XDatum ingang onderzoek02.83.20 XDatum einde onderzoek02.83.30 XCategorie 03 Ouder2 BSN Ouder203.01.20 XVoornamen03.02.10 XVoorvoegsel geslachtsnaam03.02.30 XGeslachtsnaam03.02.40 XGeboortedatum03.03.10 XAanduiding gegevens in onderzoek03.83.10 XDatum ingang onderzoek03.83.20 XDatum einde onderzoek03.83.30 XCategorie 04 Nationaliteit Nationaliteit04.05.10 XXAanduiding bijzonder Nederlanderschap04.65.10 XXAanduiding gegevens in onderzoek04.83.10 XXDatum ingang onderzoek04.83.20 XXDatum einde onderzoek04.83.30 XXCategorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap BSN partner05.01.20 XVoornamen05.02.10 XVoorvoegsel geslachtsnaam05.02.30XXXGeslachtsnaam05.02.40XXXGeboortedatum05.03.10 XDatum sluiting05.06.10XXXDatum ontbinding05.07.10XXXAanduiding gegevens in onderzoek05.83.10XXXDatum ingang onderzoek05.83.20XXXDatum einde onderzoek05.83.30XXXCategorie 06 Overlijden Datum overlijden06.08.10XXXAanduiding gegevens in onderzoek06.83.10XXXDatum ingang onderzoek06.83.20XXXDatum einde onderzoek06.83.30XXXCategorie 07 Inschrijving Indicatie geheim07.70.10XXXCategorie 08 Verblijfplaats Gemeente van inschrijving08.09.10XXXGemeentedeel08.10.20XXXDatum aanvang adreshouding08.10.30XXXStraatnaam08.11.10XXXNaam Openbare ruimte08.11.15 XXHuisnummer08.11.20XXXHuisletter08.11.30XXXHuisnummertoevoeging08.11.40XXXAanduiding bij huisnummer08.11.50XXXPostcode08.11.60XXXWoonplaatsnaam08.11.70XXXIdentificatiecode verblijfplaats08.11.80XXXIdentificatiecode nummeraanduiding08.11.90XXXLocatiebeschrijving08.12.10XXXLand waarnaar vertrokken08.13.10 XDatum vertrek uit Nederland08.13.20XXXAdres buitenland 108.13.30 XAdres buitenland 208.13.40 XAdres buitenland 308.13.50 XDatum vestiging in Nederland08.14.20XXXAanduiding gegevens in onderzoek08.83.10XXXDatum ingang onderzoek08.83.20XXXDatum einde onderzoek08.83.30XXXCategorie 58 Verblijfplaats (historisch) Gemeente van inschrijving58.09.10XXXGemeentedeel58.10.20XXXDatum aanvang adreshouding58.10.30XXXStraatnaam58.11.10XXXNaam Openbare ruimte58.11.15XXXHuisnummer58.11.20XXXHuisletter58.11.30XXXHuisnummertoevoeging58.11.40XXXAanduiding bij huisnummer58.11.50XXXPostcode58.11.60XXXWoonplaatsnaam58.11.70XXXIdentificatiecode verblijfplaats58.11.80XXXIdentificatiecode nummeraanduiding58.11.90XXXLocatiebeschrijving58.12.10XXXAanduiding gegevens in onderzoek58.83.10XXXDatum ingang onderzoek58.83.20XXXDatum einde onderzoek58.83.30XXXIndicatie onjuist58.84.10XXXCategorie 09 Kind BSN kind09.01.20 XXVoornamen09.02.10 XXVoorvoegsel geslachtsnaam09.02.30 XXGeslachtsnaam09.02.40 XXGeboortedatum09.03.10 XXAanduiding gegevens in onderzoek02.83.10 XXDatum ingang onderzoek09.83.20 XXDatum einde onderzoek09.83.30 XXCategorie 10 Verblijfstitel Aanduiding verblijfstitel10.39.10 XXDatum einde verblijfstitel10.39.20 XXIngangsdatum verblijfstitel10.39.30 XXAanduiding gegevens in onderzoek10.83.10 XXDatum ingang onderzoek10.83.20 XXDatum einde onderzoek10.83.30 XXIngangsdatum geldigheid10.85.10 XXCategorie 60 Verblijfstitel (historisch) Aanduiding verblijfstitel60.39.10 XDatum einde verblijfstitel60.39.20 XIngangsdatum verblijfstitel60.39.30 XAanduiding gegevens in onderzoek60.83.10 XDatum ingang onderzoek60.83.20 XDatum einde onderzoek60.83.30 XIndicatie onjuist60.84.10 XIngangsdatum geldigheid60.85.10 XCategorie 11 Gezagsverhouding Indicatie gezag minderjarige11.32.10 XXIndicatie curatelenregister11.33.10 XXAanduiding gegevens in onderzoek11.83.10 XXDatum ingang onderzoek11.83.20 XXDatum einde onderzoek11.83.30 XXAangehaakte gegevens Voorletters persoon

De verantwoordelijke kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.Venlo, 22 november 2011Burgemeester en wethouders van Venlode secretaris de burgemeester