CVDR130057_1Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie FerwerderadielnlregelingFerwerderadiel2008-11-11Noardeast-FryslânNoardeast-FryslânInzage in gemeentehuis. Privacyreglement GBA FerwerderadielWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensVerordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2008-11-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-11-112021-01-01nieuwe regeling--Geen.Geen.Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie FerwerderadielPrivacyreglement GBA FerwerderadielToelichting op het privacyreglement GBA van de gemeente Ferwerderadiel.De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt.Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA "aangehaakt" voor gebruik binnen de gemeente.Er is op 19 september 2002 een verordening vastgesteld, waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt.PRIVACYREGLEMENT GBA FERWERDERADIELBurgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel;gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002;besluiten:1ALGEMENE BEPALINGEN1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
•de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);•de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;•verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 19 september 2002;•basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;•aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;•bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;•verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;•beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;•ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;•ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;•betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;•afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;•binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;•derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;•protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;•telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.
2Beheer van de bevolkingsadministratieBeheerder van de bevolkingsadministratie is de coördinator bureau Bevolking.3Toepasselijke regelgeving
De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als één geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.
Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.
2DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE4Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie
De bevolkingsadministratie heeft tot doel:
gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;
gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;
informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben.
De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.
5Categorieën van personenIn de bevolkingsadministratie komen aileen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Ferwerderadiel.6Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging
Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.
Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.
7Verwijdering van opgenomen gegevensVerwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:
op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;
op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.
3BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS8Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie
Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:
de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het bureau bevolking;
de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.
De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
9Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 110Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemersAan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet ai langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.11Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.12Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.13Verbanden met andere gemeentelijke bestandenAan een binnengemeentelijke afnemer kunnen gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Zie hiervoor bijlage 4.14Gegevensverstrekking aan vrije derden
Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Zie hiervoor bijlage 5.
Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.
Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.
15Voorwaarden voor verstrekking
Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:
dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;
dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;
dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.
Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.
16Terug meldverplichtingBinnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.17ProtocolleringDe beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.4OVERIGE BEPALINGEN18Beveiliging
De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.
De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.
19Slotbepaling
Dit reglement wordt aangehaald als `Privacyreglement GBA Ferwerderadiel'.
Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.Ferwert, 11 november 2008.Burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel,