Organisatie | Ferwerderadiel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie Ferwerderadiel |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie Ferwerderadiel |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, artikel 14
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-11-2008 | nieuwe regeling | 11-11-2008 Publicatiekosten gemeente | -- |
In oktober 1994 is de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) ingevoerd in Nederland. Bij de invoering moesten gemeentebesturen destijds een aantal zaken regelen. Te noemen zijn:
Naast deze activiteiten zijn gemeentebesturen verplicht een beheerregeling te hebben voor de dagelijkse bijhouding van de GBA. U moet zich daarbij voorstellen dat deze regeling een formalisering is van de dagelijkse beheerspraktijk van de GBA.
Het zogenoemde "Logisch Ontwerp" van de GBA geeft een aantal minimum vereisten aan waaraan zo'n beheerregeling moet voldoen.
De regeling moet in ieder geval voorzien in de invulling van de volgende activiteiten:
De hierna volgende voorbeeldregeling geeft u een handreiking bij opstelling en vaststelling van een dergelijke regeling, Met nadruk willen wij hier stellen dat het gaat om een voorbeeld. Het ligt namelijk voor de hand dat er per gemeente grote verschillen kunnen bestaan in organisatorische inbedding van de activiteiten die verband houden met de bijhouding van de GBA. De regeling kent een aantal taken toe aan "functionarissen". Om de daadwerkelijke verantwoordelijkheid bij de betreffende functionaris neer te leggen dient er in deze opzet nog een concreet aanwijzings-besluit te worden genomen door de informatiebeheerder om personen met namen aan te wijzen. Bij aanwijzing van de respectievelijke functionarissen kunt u eventueel rekening houden met het aanbrengen van functiescheidingen.
BEHEERREGELING GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE FERWERDERADIEL
Burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel;
gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;
audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat uit onder andere een a-selecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het inwonertal van de gemeente;
kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;
foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;
foutenlijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;
autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikers-mogelijkheden aan een persoon of organisatieonderdeel of het binnen de toepassings-programmatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligings-procedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
De coördinator bureau Bevolking is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
De beveiligingscoördinator is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maat-regelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waarde-documenten. De beveiligingscoördinator rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het Managementteam en het College van B&W.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgen-de aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, t.w.:
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopen-de kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie;
De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen, zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Verordening gemeentelijke basis-administratie persoonsgegevens;
Hoofdstuk 8 DE GEGEVENSVERWERKING
De gegevensverwerkers voorzien in:
Hoofdstuk 9 HET BEVEILIGINGSBEHEER
De beveiligingscoördinator is verantwoordelijk voor het beheer van het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.
De beveiligingscoördinator is bevoegd om medewerkers van het bureau bevolking aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.
De beveiligingscoördinator adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten voortvloeien.