Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012 |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Organisatieschema 2012 |
In inleiding "dor" vervangen door "door".
Gemeentewet, art. 160, eerste lid
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-01-2012 | 01-01-2012 | 28-07-2015 | nieuwe regeling | 20-12-2011 Stadsblad, 6 januari 2012 | B&W 111322 |
In dit organisatiebesluit stelt het college van Burgemeester en Wethouders van Leiden de hoofdstructuur en de aansturing van de ambtelijke organisatie van de gemeente Leiden vast. Uitgangspunt van dit besluit is dat binnen deze hoofdstructuur de inrichting en aansturing van de organisatie de verantwoordelijkheid is van de algemeen directeur/gemeentesecretaris (ad/gs). In dit organisatiebesluit verleent het college de ad/gs machtiging om dit besluit in de mandaatregeling uit te werken en daarmee de werking van de organisatie te regelen. Tegelijk met dit besluit wordt ook de mandaatregeling vastgesteld. De concrete mandaten worden opgenomen in het mandatenregister. Ook het register wordt geactualiseerd; het zal begin 2012 worden vastgesteld. Tezamen vormen deze documenten het formele kader voor de uitvoering van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden door de Leidse ambtelijke organisatie. In dit organisatiebesluit wordt eerst een aantal begrippen gedefinieerd die een centrale rol spelen in dit besluit. Daarna wordt de hoofdstructuur en de sturingsrelaties in de top van de organisatie beschreven. De verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor benoeming, schorsing en ontslag van de directeuren ligt bij het college. Daarna geeft het besluit aan welke ondersteuning het college van de algemeen directeur/gemeentesecretaris mag verwachten. Beschreven staat hoe de algemeen directeur/gemeentesecretaris, de concerndirectie en de concerndirecteuren de organisatie aansturen. Het college geeft machtiging aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris om onder voorwaarden budgetten te besteden. Ook stelt het college hoe daarover verantwoording zal worden afgelegd en hoe décharge zal worden verleend. Het besluit sluit af met een paragraaf over concerncontrol. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2012.
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden,
gelet op het bepaalde in artikel 160 eerste lid van de Gemeentewet,
overwegende dat dit artikel het college de bevoegdheid geeft om nadere regels te stellen over de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de griffie,
overwegende dat er aanleiding is om het besluit ten opzichte van het besluit van 16/6/2009 te actualiseren, in het bijzonder vanwege de invoering van directies,
overwegende dat het gewenst is om het organisatiebesluit van het college specifiek te richten op het domein van het college,
vast te stellen het volgende Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012.
In dit besluit wordt verstaan onder:
concerndirecteur: leidinggevende die de algemeen directeur/gemeentesecretaris bijstaat in de uitvoering van diens taken, die verantwoordelijk is voor de resultaten en het middelenbeheer van de aan hem/haar toegewezen directie (en de daartoe behorende organisatieonderdelen) en die verantwoordelijk is voor de resultaten van de aan hem/haar toegewezen begrotingsprogramma’s, andere programma’s en of projecten. Hij/zij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
manager organisatieonderdeel: leidinggevende die met het management van een organisatieonderdeel is belast en die een eigen verantwoordingsplicht heeft aan één van de concerndirecteuren of aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Bij de gemeentelijke instellingen/bedrijven is geen afdelingsmanager, maar de instellingsdirecteur manager.
Instellings-/bedrijfsdirecteur: leidinggevende die met het management van een instelling is belast en die een eigen verantwoordingsplicht heeft aan één van de concerndirecteuren of aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. De verantwoordingsplicht is gebaseerd op een managementcontract tussen de algemeen directeur/gemeentesecretaris en instelling.
1.Ambtenaren die op voordracht of krachtens directe benoeming deel uitmaken van het bestuur van een verbonden partij in de zin van het Besluit Begroting- en Rekening worden door het college aangewezen, gehoord de Raad. Zij brengen op nader door het college te bepalen wijze verslag uit aan het college over hun werkzaamheden.
De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan de verantwoordelijkheid voor producten, budgetten en investeringskredieten doormandateren aan functionarissen in de organisatie. Hij geeft daarvoor indien nodig nadere kaders in de mandaatregeling en het mandaatregister. Dat onderdeel van mandaatregeling en –register heet de budgethouderregeling.
1.Het college kan bij investeringsverplichtingen aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.
Door het college toegewezen budgetten en investeringskredieten mogen niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, tenzij daar een inkomstencompensatie op hetzelfde beleidsterrein tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen de toegewezen budgetten te worden opgevangen.
Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden, bijvoorbeeld blijkend uit de ‘in controlverklaring’ van de concerncontroller of uit de accountantsverklaring.
Voor zaken die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het bestuur en de organisatie, heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht van de Raad.
De concerncontroller adviseert na overleg met de algemeen directeur/gemeentesecretaris gevraagd en ongevraagd het college over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.
In het Organisatiebesluit staat niet vermeld welke afdelingen deel uit maken van de directies. Als dat wel het geval zou zijn, dan zou het college over elke verandering in de inrichting van de directies/afdelingen – bijvoorbeeld een verschuiving van een afdeling van de ene naar een andere directie – een besluit moeten nemen. Dat is omslachtig en ook niet juist. Volgens dit Organisatiebesluit is de inrichting van de organisatie binnen de hoofdstructuur de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
In deze toelichting geven wij aan uit welke afdelingen de directies op dit moment bestaan.
· Sociaal en economisch beleid
· Werkvoorbereiding Openbare Ruimte
· Vastgoedontwikkeling en Grondzaken
De directie Bestuur en Concern:
· Kwaliteit, documenten en gegevens
De afdeling Handhaving is niet in een directie ondergebracht. Zij valt hiërarchisch onder de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Datzelfde geldt voor het team Openbare orde en veiligheid.
Er zijn vier instellingen/bedrijven/bedrijven:
· De Zijl Bedrijven (valt onder de directie Dienstverlening)
· Stedelijk Museum De Lakenhal
Hieronder staat het organisatieplaatje (3 november 2011) van de gemeente Leiden, inclusief de verbonden partijen, gesubsidieerde instellingen en projecten. Dit plaatje wordt periodiek geactualiseerd.