Reglement van orde voor de auditcommissie van de provincie Fryslân 2011

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• 1.

  auditcommissie : een op grond van artikel 82 Provinciewet door provinciale staten ingestelde commissie die provinciale staten ondersteunt bij het uitvoeren van haar financiële- en controlefunctie

• 2.

  lid : elk door provinciale staten benoemd lid van de auditcommissie

• 3.

  voorzitter : de door de auditcommissie uit haar midden benoemde voorzitter

• 4.

  secretaris : de door de griffier aangewezen secretaris van de auditcommissie

• 5.

  vergadering : een vergadering van de auditcommissie

Artikel 2 Taken

De auditcommissie heeft de volgende taken:

• 1.

  De commissie houdt zich bezig met onderwerpen en documenten die verband houden met de planning en control cyclus, waarbij de controle op de rechtmatigheid en doelmatige besteding van de collectieve middelen centraal staan;

• 2.

  Het onderzoeken van de door gedeputeerde staten aan provinciale staten aangeboden jaarrekening. Het onderzoek betreft de rechtmatigheid van de rekening en de beoordeling of het gevoerde financieel beheer voldoet aan eisen van doelmatigheid;

• 3.

  Het verzorgen van de aansturing van het rechtmatigheidonderzoek door de accountant;

• 4.

  Het zorgen voor een optimale afstemming tussen de bij de accountantscontrole betrokken partijen en het transparant maken van het controleproces voor alle betrokkenen;

• 5.

  Het zoveel mogelijk voorkomen van overlap met interne controlemechanismen, dan wel hiaten tijdig opsporen;

• 6.

  Het voorbereiden van de verdere ontwikkeling van de planning en control cyclus;

• 7.

  De commissie brengt van haar bevindingen en aanbevelingen verslag uit aan provinciale staten.

Artikel 3 Samenstelling

• 1

  Provinciale staten benoemen uit haar midden aan het begin van elke zittingsperiode voor de duur van die zittingsperiode, op basis van specifieke deskundigheid op het gebied van financiën, audit of control minimaal vijf leden en minimaal twee plaatsvervangende leden; 

• 2

  De griffier, de algemeen directeur, de accountant, het hoofd van de afdeling Financiën, Planning en Control en de concerncontroller nemen als vaste adviseurs deel aan de vergaderingen van de auditcommissie;

• 3

  In de regel wordt de portefeuillehouder financiën uit het college van gedeputeerde staten uitgenodigd bij de vergaderingen aanwezig te zijn.

Artikel 4 Plaatsvervanging

• 1

  Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door één van de leden;

• 2

  Leden kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een door provinciale staten benoemd plaatsvervangend lid.

Artikel 5 Leden Programmaraad

Provinciale staten benoemen aan het begin van elke zittingsperiode voor de duur van die zittingsperiode drie leden of plaatsvervangende leden uit de auditcommissie als lid van de Programmaraad van de Noordelijke Rekenkamer.

Artikel 6 De voorzitter

De voorzitter is belast met:

• 1.

  Het leiden van het werk en de vergaderingen van de auditcommissie.

• 2.

  Het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige ondersteuning door de auditcommissie.

• 3.

  Het woordvoerderschap namens de auditcommissie.

• 4.

  De voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de secretaris of één van de leden.

Artikel 7 De secretaris

• 1

  Ter ondersteuning fungeert vanuit de griffie een commissiesecretaris;

• 2

  De secretaris wordt bij de voorbereiding van de vergaderingen inhoudelijk bijgestaan door een vaste medewerker van de afdeling Financiën, Planning en Control;

• 3

  De secretaris adviseert de auditcommissie over zaken die het werk van de commissie betreffen;

• 4

  De secretaris adviseert de auditcommissie over de verdere ontwikkeling in taken en werkwijze van de auditcommissie.

Artikel 8 Frequentie

• 1

  De auditcommissie stelt op voordracht van de secretaris, een vergaderrooster vast. Bij het opstellen van het vergaderrooster wordt rekening gehouden met de planning en control cyclus;

• 2

  Bijzondere vergaderingen kunnen door de voorzitter bijeengeroepen worden.

Artikel 9 Oproep, agenda en presentielijst

• 1

  De secretaris zorgt dat alle leden en overige deelnemers uiterlijk 10 dagen voor een vergadering een oproep vergezeld van een agenda en de daarbij behorende stukken ontvangen;

• 2

  De secretaris stelt, in samenwerking met de organisatie en in overleg met de voorzitter, de agenda voor elke vergadering op;

• 3

  De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aan- en afwezigheid van voorzitter, leden en adviseurs van de auditcommissie.

Artikel 10 Openbaarheid en verslaglegging

• 1

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de aard van de bespreking zich hier tegen verzet. De commissie bepaalt op voordracht van de voorzitter wanneer de vergadering besloten is.

• 2

  Van iedere vergadering van de auditcommissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Alle statenleden krijgen het verslag van de vergaderingen van de auditcommissie.

Artikel 11 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1

  Dit reglement van orde treedt in werking met ingang van de eerste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van provinciale staten is geplaatst;

• 2

  Dit reglement kan worden aangehaald als het reglement van orde voor de auditcommissie Fryslân 2011.