| Organisatie | Zaanstad |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Ondermandaatbesluit Domein Stedelijke Ontwikkeling |
| Citeertitel | Ondermandaatbesluit Domein Stedelijke Ontwikkeling |
| Vastgesteld door | gemandateerde functionaris |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Ondermandaat |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2012 | 31-12-2012 | Onbekend | 20-12-2011 Gemeenteblad 2011, nr. 70 | 2011/335788 |
Voor de toepassing van dit besluit wordt, op grond van artikel 15 van het Organisatiebesluit, met ondermandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.
Aan het ondermandaat is gekoppeld het ondertekeningsmandaat om uit de toepassing van de bevoegdheden voortvloeiende besluiten en (vaststellings)overeenkomsten te ondertekenen.
De bevoegdheden van de directeur Domein Stedelijke Ontwikkeling op het vlak van personeelsaangelegenheden zijn opgenomen in de P-bijlage1. Het ondermandaat wordt gegeven aan de functionaris zoals aangekruist in de tabel.
1 Die bijlage handeld over personeelsbevoegdheden van leidinggevenden, is afkomstige van het Gemeentelijk Managementteam bij de gemeente Zaanstad. Het betreft een richtsnoer bij het nastreven van consistentie bij de inrichting van leidinggevende functies in de ambtelijke organisatie van de gemeente.
De bevoegdheden die op basis van dit besluit zijn ondergemandateerd aan de afdelingshoofden komen ook toe aan programmamanagers en projectleiders.
Bijlage Mandaatmatrix personele besluiten
Toelichting per artikel Algemeen gedeelte bijlage I
Het Ondermandaatbesluit bestaat uit drie delen. Er is een algemeen gedeelte (artikel 1 t/m 9) dat geldt voor alle verleende ondermandaten. Daarnaast maken twee bijlagen integraal onderdeel uit van dit Ondermandaatbesluit. Hierin staan ondermandaten die betrekking hebben op personele zaken en een aantal afdelingsspecifieke ondermandaten.
Ondermandaat geschiedt namens de directeur Domein Bedrijfsvoering. De directeur ontleent zijn bevoegdheden aan het Organisatiebesluit Zaanstad 2012. Een kenmerk van mandaat is dat de mandaatgever, in dit geval de directeur, altijd zelfstandig bevoegd blijft en het verleende ondermandaat kan intrekken. Vanzelfsprekend dient de ondergemandateerde binnen de wettelijke- en beleidskaders en besluiten van het Gemeentelijk Management Team (GMT) en het managementteam van het Domein Bedrijfsvoering te blijven bij de uitoefening van de bevoegdheid.
Indien zich een uitsluitingsgrond voordoet, dan geldt het Ondermandaatbesluit niet en kan het mandaat dus niet worden uitgeoefend. Dit betekent dat er een besluit nodig is van degene die de primaire bevoegdheid bezit, zijnde de directeur Domein Bedrijfsvoering. Deze kan vervolgens beslissen dat het primair bevoegde bestuursorgaan - afhankelijk van de kwestie - het college en/of de burgemeester, in deze betreffende zaak een besluit dient te nemen. Er is voor gekozen om alle uitsluitingen die zijn genoemd in het Organisatiebesluit Zaanstad 2012 en de bevoegdheden voorbehouden aan de gemeentesecretaris, over te nemen in het Ondermandaatbesluit. Dit maakt het Ondermandaatbesluit zelfstandig leesbaar.
Artikel 3 - Volmacht, machtiging
Naast publiekrechtelijke rechtshandelingen bestaan er tevens privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een privaatrechtelijke handeling te verrichten heet een volmacht. Onder een machtiging wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Te denken valt hierbij aan het doen van betalingen die voortvloeien uit een reeds aangegane financiële verplichting; het voeren van correspondentie met een informatief karakter etc. Er is door middel van artikel 15 van het Organisatiebesluit Zaanstad 2012 een schakelbepaling opgenomen, zodat dit Ondermandaatbesluit voor al deze vormen van vertegenwoordiging geldt.
Artikel 4- Ondertekeningsmandaat
Bij mandaat zijn twee stappen te onderscheiden. Er is het beslissingsmandaat waarbij een functionaris de bevoegdheid krijgt overgedragen om een bepaald besluit te nemen, bijvoorbeeld het wel of niet verlenen van een vergunning. Daarnaast is er het ondertekeningsmandaat, waarbij een functionaris de bevoegdheid krijgt om het genomen besluit te ondertekenen, in het voorbeeld het ondertekenen van de vergunning.
De regeling van waarneming is ruim omschreven. De mandaatgever kan dit zelf organiseren. Daarnaast blijft de directeur zijn bevoegdheid houden om waarneming en vervanging te organiseren. Het meest praktisch is het om een vervangingsoverzicht in het MT te bespreken en door de diverse functionarissen te laten vaststellen.
Artikel 6 - Personeelsaangelegenheden
De bevoegdheden van de directeur Domein Bedrijfsvoering op personeelsaangelegenheden zijn opgenomen in de P-bijlage (Bijlage II). Het ondermandaat wordt gegeven aan de functionaris zoals is aangekruist in de tabel. In de tabel worden de ondermandaten vastgesteld aan de hand van de inhoud van de kolommen en rijen in de P-bijlage, die bij het Domein Bedrijfsvoering passen. In regelingen functioneren en beoordelen is vastgelegd op welke wijze de P-bevoegdheden t.a.v. RGA, functioneren en beoordelen worden uitgevoerd.
Artikel 7 - Programmamanagers en projectleiders
De functie van programmamanager en projectleider wordt hiermee gelijk geschakeld aan de functie van afdelingshoofd.
Artikel 8 - Ondertekeningsclausule
De ondertekeningsclausule is integraal overgenomen uit het Organisatiebesluit Zaanstad 2012.
Artikel 9 - Ondertekening en inwerkingtreding
Dit Ondermandaatbesluit is op 28 december 2011 bekendgemaakt en is op 1 januari 2012 inwerking getreden. Het vervangt het eerdere Ondermandaatbesluit van de Dienst Stad van 2011. Andere specifieke mandaatbesluiten zijn niet ingetrokken en blijven gewoon van kracht.
Verlening van mandaat betekent niet dat de mandaatgever zelf, in dit geval de directeur, de bevoegdheid niet meer zou mogen uitoefenen. Deze regel kan beschouwd worden als een wezenskenmerk van mandaat. Mandaat is immers een vertegenwoordigingsfiguur (zie ook artikel 10:7 Awb).
Algemene bevoegdheden sectorhoofd, afdelingshoofden
Overeenkomsten inkoop en aanbesteding
In dit Ondermandaatbesluit is gemandateerd de bevoegdheid tot het voorbereiden, aangaan, ondertekenen en uitvoeren van overeenkomsten binnen de voor het betreffende onderwerp toegekende budgetten en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingenbeleid, tot een maximum van € 50.000,- (afdelingshoofden/drempel vigerend lokaal aanbestedingbeleid) en € 200.00 (sectorhoofden/nieuwe Europese drempel voor leveringen, diensten). Deze bedragen zijn exclusief BTW. Onder dit ondermandaat valt tevens het onderhandelen dat vooraf gaat aan het sluiten van een overeenkomst. Het aangaan van overeenkomsten met een waarde hoger dan € 200.000 (exclusief BTW) is een bevoegdheid van het college of de directeur. Het ondertekenen van dergelijke overeenkomsten is een bevoegdheid van de burgemeester. De burgemeester heeft deze bevoegdheid in het vigerende Organisatiebesluit overgedragen aan de directeur die op zijn beurt de bevoegdheid mag overdragen aan personen binnen de dienst.
De directeur mandateert door middel van dit besluit het sectorhoofd om binnen de grenzen van het vastgestelde beleid en het beschikbare budget, ook bij een bedrag hoger dan € 50.000 (exclusief BTW) deze onderhandelingen te voeren. Hierbij wordt nadrukkelijk als voorwaarde gesteld dat aan de onderhandelingspartners tijdig schriftelijk wordt kenbaar gemaakt dat het onderhandelingsresultaat moet worden goedgekeurd door het college (onderhandelingsvoorbehoud). Aan het sectorhoofd wordt toegestaan om aan ondergeschikten een schriftelijke machtiging te verschaffen om onder dezelfde voorwaarden de gemeente te vertegenwoordigen in onderhandelingen. Deze machtiging moet in het dossier worden bijgevoegd zodat altijd blijkt dat er sprake is van rechtsgeldige vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Het aangaan van overige overeenkomsten is in deze bepaling geregeld. Er staan een aantal specifieke overeenkomsten genoemd die met name gericht zijn op vastgoed. Nadrukkelijk is aangegeven dat ook andere overeenkomsten die niet specifiek zijn genoemd onder de genoemde voorwaarden vallen van dit ondermandaatbesluit
Burgers kunnen verzoeken om inzage in stukken. De Wet openbaarheid bestuur (Wob) en de Gemeentewet (artikel 25 en 55) bieden hiertoe het kader. De directeur van het Domein Bedrijfsvoering heeft deze bevoegdheid ondergemandateerd aan het sectorhoofd, afdelingshoofden en teamleiders. Meer informatie over de Wob is te vinden op intranet (regels en procedures/interne regels en procedures/bestuurlijke besluitvorming B&W). Meer informatie is ook beschikbaar bij juridisch control.
Wet dwangsom (Algemene wet bestuursrecht)
Het afwikkelen van besluitvorming over dwangsommen op grond van de Algemene wet bestuursrecht.
Het aanvragen van subsidie is ongemandateerd. Hierbij worden drempels aangehouden die betrekking hebben op de cofinanciering en de hoogte van de aanvraag. Indien de totale waarde (de som van: aanvraag, cofinancering Zaanstad en - derden) van de te verkrijgen subsidie meer bedraagt dan € 100.000 is er een meldingsplicht bij het MT. Dit ondermandaat is in lijn met de procesbeschrijving subsidie verkrijgen.
Bij het weigeren, verlenen, vaststellen, intrekken en wijzigen van subsidies en de bijbehorende uitvoerings- en raamovereenkomsten worden de drempelbedragen gehanteerd vergelijkbaar met het aangaan van de overeenkomsten. Het afdelingshoofd van het subsidiebureau heeft een vergelijkbaar ondermandaat als de afdelingshoofden van de zogenaamde lijnafdelingen.
Deze bevoegdheid is ondergemandateerd aan de sectorhoofden tot een bedrag van € 200.000