Financiële beheersverordening gemeente Haarlem 2012

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Beleidsveld:

  Onderdeel van een programma, bestaande uit een samenstel van samenhangende producten of een enkel product uit de productenraming.

• b.

  Administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Haarlem en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast, alsmede een nadere onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden.

• 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma en per beleidsveld relevante effect- en prestatie-indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke realisatie van doelen en prestaties en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de baten en lasten per product ingedeeld naar programma's en beleidsvelden.

• 2. In de begroting en de jaarstukken is in de verplichte paragraaf Verbonden partijen een overzicht opgenomen van de te verstrekken (begroting) en verstrekte (jaarrekening) bijdragen aan verbonden partijen en subsidies aan instellingen die meer dan € 0,5 miljoen per jaar aan subsidie ontvangen.

• 3. In de begroting wordt van alle voorgenomen investeringen het benodigd jaarbedrag voor het begrotingsjaar opgenomen.

Artikel 4. Autorisatie van begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per beleidsveld en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen.

• 2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringen die hij reeds heeft vastgesteld (categorie A), alsmede de investeringen die in mandaat door het college zijn vastgesteld (categorie B). Het collegebesluit ter uitvoering van het mandaat wordt ter kennisname aan de raadscommissie gestuurd. Investeringen die de raad nog moet vaststellen (categorie C), worden op een later tijdstip voor autorisatie voorgelegd. Het benodigd kapitaallastenbudget voortvloeiend uit de nog vast te stellen investeringen wordt reeds gereserveerd.

• 3. In elk geval bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten (op beleidsveldniveau) en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 4. Indien het college voorziet dat een geautoriseerde last of baat (op beleidsveldniveau) of investeringskrediet dreigt te worden overschreden met meer dan € 50.000, wordt dit in de eerstvolgende tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het geautoriseerde budget (op beleidsveldniveau) of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5. Het college is bevoegd zonder voorafgaande kennisgeving aan of bespreking met de raad tot het afsluiten van meerjarige contracten (met financiële verplichtingen tot gevolg hebbend) indien de meerjarige lasten zijn voorzien in de meerjarenbegroting.

• 6. Nieuwe bestedingsvoorstellen worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten (kadernota, begroting, tussenrapportages en jaarstukken). Tussentijdse spoedeisende zaken worden, voorafgaand aan de besteding, door het college ter goedkeuring voorgelegd aan de commissie Bestuur

Artikel 5. Kadernota

Het college biedt in de loop van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en een bijgestelde meerjarenraming. In deze kadernota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 8 en de jaarstukken bedoeld in artikel 3.

Artikel 6. Investeringsplan

Het college informeert de raad bij de kadernota door middel van een Investeringsplan over de financiële meerjarenprognose van alle gemeentelijke investeringen en de gevolgen voor de (meerjaren)begroting. Definitieve vaststelling van de voorgenomen investeringen vindt plaats op de wijze zoals voorzien in artikel 4 van deze verordening.

Artikel 7. Meerjarig Perspectief Grondexploitaties

• 1. Het college informeert de raad bij de kadernota door middel van het Meerjarig Perspectief Grondexploitaties over de financiële meerjaren prognose van de grondexploitaties en de effecten daarvan op de reserve grondexploitaties.

• 2. Het college legt in de jaarstukken in de paragraaf Grond- en vastgoedbeleid verantwoording af over de realisatie van de grondexploitaties.

Artikel 8. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad gedurende het jaar door middel van tussentijdse (bestuurs)rapportages over de verwachte realisatie van de begroting over het hele jaar.

• 2. De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid, een uiteenzetting over de bedrijfsvoering en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma en beleidsveld;

  • b.

    de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma en beleidsveld;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d,

  alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Op vaste activa wordt lineair afgeschreven met ingang van het jaar na ingebruikname/voltooiing van het actief.

• 2. Voor het afschrijven van vaste activa worden de termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage “Tabel afschrijvingstermijnen”.

• 3. Investeringen tot een bedrag van € 10.000 of een gebruiksduur korter dan 3 jaar worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4. Bij de berekening van de kapitaallasten wordt geen rekening gehouden met restwaarden.

• 5. Het college stelt eenmaal in de vier jaar nadere regels vast betreffende de waardering en afschrijving van activa.

• 6. Het college legt via de tussentijdse rapportages afwijkingen van de bij of krachtens dit artikel vastgestelde regels over waardering en afschrijving van activa ter vaststelling aan de raad voor.

Artikel 10. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Haarlem wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten en daarnaast een redelijke opslag voor indirecte kosten.

• 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven van belastingen en rechten die door de raad worden vastgesteld.

• 2. Indien het college krachtens delegatie besluiten tot vaststelling van tarieven van belastingen en rechten neemt, worden deze ter kennisneming aan de raad aangeboden.

• 3. Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling de nota Grondprijzen aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons.

• 4. Het college biedt de raad ter vaststelling een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid.

• 5. De besluiten tot het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen, zoals vastgelegd in het Treasurystatuut.

• 2. In het Treasurystatuut zijn de regels opgenomen die het college hanteert voor het dagelijkse beheer van koersrisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

• 3. Wijzigingen van het Treasurystatuut worden door het college ter vaststelling aan de raad aangeboden.

Artikel 13 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 15 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de hoofdafdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie;

• g.

  de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Financiële organisatie

• 1. Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    in een Organisatiebesluit: een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan organisatieonderdelen, alsmede een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • b.

    in een Delegatie-en mandateringsbesluit: onder meer de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • c.

    in een Treasurystatuut: de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • d.

    in een Richtlijn kostenverdeelsystematiek: de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie;

  • e.

    in een Budgethoudersregeling: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college aangewezen medewerkers, om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Haarlem;

  • f.

    in een nota Activabeleid: nadere regels over de waardering en afschrijving van activa zoals bedoeld in artikel 9 vijfde lid;

• 2. Het Organisatiebesluit, de Richtlijn kostenverdeelsystematiek, de Budgethoudersregeling en de nota Activabeleid worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het Delegatie- en mandateringsbesluit wordt wat de bevoegdheden van de raad betreft door de raad vastgesteld. Het Treasurystatuut wordt vastgesteld door de raad.

Artikel 17 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2012. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2. Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële beheersverordening gemeente Haarlem,’ vastgesteld door de raad op 24 mei 2007.

Artikel 18. Overgangsbepaling

• 1. Bepalingen uit de verordening als bedoeld in artikel 17 eerste lid blijven van toepassing op de afronding van de begrotingscyclus 2011.

• 2. Nadere regels of aanwijzingsbesluiten die zijn genomen op grond van de verordening als bedoeld in artikel 17 tweede lid blijven in stand en worden geacht gebaseerd te zijn op deze verordening voor zover de rechtsgrond van die besluiten in deze verordening is vervat.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële beheersverordening gemeente Haarlem’.