CVDR124414_1De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente HilvarenbeeknlregelingHilvarenbeek2009-01-01HilvarenbeekHilverbode, 2009, week 1Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2009Gemeentewet, art. 212gemeenteraadbestuur en recht2008-12-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-01-012017-03-18Nieuwe regelingBW, 7 oktober 2008GeenGeen.De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente HilvarenbeekVerordening artikel 212 GemeentewetDe raad van de gemeente Hilvarenbeek besluit,gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,vast te stellen:De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor
het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
van de gemeente Hilvarenbeek.1INLEIDENDE BEPALINGEN1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
afdeling:een door het college van burgemeester en wethouders
aangewezen organisatorische eenheid binnen de ambtelijke
organisatie.
administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het
functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de
gemeente Hilvarenbeek en ten behoeve van de verantwoording die daarover
moet worden afgelegd.
indicator / kengetalDe streefwaarde die aangeeft wat bereikt moet
worden cq wat bereikt is binnen een bepaalde periode en voor een bepaald
budget, voor de beoogde beleidsdoelen, maatschappelijke effecten en te
leveren prestaties.
financiële administratie:het onderdeel van de administratie dat omvat
het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de
financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente
Hilvarenbeek, teneinde te komen tot een goed inzicht in:1. de
financieel-economische positie;2. het financiële beheer ;3. de
uitvoering van de begroting;4. het afwikkelen van vorderingen en
schulden;5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
administratieve organisatie:het stelsel van organisatorische
maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van
de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging
ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer:het
uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en
het uitoefenen van rechten van de gemeente Hilvarenbeek.
rechtmatigheid:het in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en
collegebesluiten.
doelmatigheid:het realiseren van bepaalde prestaties met een zo
beperkt mogelijke inzet van middelen.
doeltreffendheid:de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten
van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
2BEGROTING EN VERANTWOORDING2Financiële kaderstelling1.Het college biedt de raad jaarlijks ter behandeling en vaststelling
door de raad een nota aan, met daarin tenminste opgenomen:a. de
beleidsprioriteiten voor het komende begrotingsjaar;b. de financiële
kaders en uitgangspunten voor het komende begrotingsjaar en de drie
daarop volgende jaren;c. zo mogelijk de bevindingen uit de
rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 5 en de
jaarstukken bedoeld in artikel 6. 2.De raad stelt deze nota zo vroeg mogelijk in het jaar voor het
begrotingsjaar vast.3Programmabegroting1.De raad stelt de programma-indeling vast, die (uitzonderingen
daargelaten) minimaal voor één raadsperiode geldt.2.De raad stelt per programma vast:a. de beoogde maatschappelijke
effecten (wat willen we bereiken);b. de te leveren prestaties (wat
gaan we daarvoor doen;c. de baten en lasten (wat mag het
kosten).3.De raad stelt (al dan niet op voorstel van het college) per
programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde
maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.4Autorisatie begroting en investeringskredieten1.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale
lasten en baten per programma, inclusief de toevoegingen en
ontrekkingen aan de reserves.2.Met de vaststelling van de begroting vindt impliciet autorisatie
plaats van de opgenomen investeringskredieten voor het eerstkomende
begrotingsjaar door de raad. In het geval de raad een of meerdere
investeringskredieten later via een apart voorstel wil ontvangen
alvorens tot autorisatie daarvan over te gaan, maakt zij dit kenbaar
tijdens de begrotingsbehandeling.3.Voor de investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in
de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf, voor het
aangaan van verplichtingen, een investeringsvoorstel en een voorstel
tot autorisatie en de daarbij behorende dekking aan de raad
voor.5Tussentijdse rapportage en informatie1.Het college informeert de raad minimaal twee keer per jaar door
middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de
begroting.2.Deze rapportages gaan in op afwijkingen ten opzichte van de
begroting en overige besluitvorming, zowel beleidsinhoudelijk als
financieel.3.In deze rapportages worden in ieder geval afzonderlijke afwijkingen
op de eerdere ramingen van de baten en lasten groter dan € 10.000,-
en van de investeringskredieten groter dan € 50.000,- afzonderlijk
toegelicht.4.Activiteiten waarvoor incidentele middelen beschikbaar zijn gesteld,
maar niet (volledig) tot uitvoering komen in het jaar waarvoor de
middelen beschikbaar zijn gesteld, worden zoveel als mogelijk bij
tussentijdse rapportages overgeheveld naar het volgende jaar.6Jaarstukken1.Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s in de programmaverantwoording (jaarverslag /
jaarrekening). In de verantwoording besteedt het college aandacht
aan:
wat is bereikt;
wat daarvoor is gedaan;
wat de lasten en
baten zijn geweest;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de
(bijgestelde) begroting gestelde doelen.
2.In de jaarrekening wordt in voorkomende gevallen een voorstel gedaan
om een aantal budgetten over te hevelen naar het jaar volgend op het
verslagjaar;b De verzoeken tot overheveling worden nader toegelicht
in de jaarrekening;c Vooruitlopend op de definitieve vaststelling
van de jaarrekening door de raad, worden uitgaven die in het
volgende jaar gedaan worden ten behoeve van over te hevelen
budgetten als rechtmatig beschouwd. Dit voor zover de uitgaven de
eerder voor de activiteit beschikbaar gestelde budgetten niet
overschrijden en passen binnen de doelstelling van de activiteit.b
Voor zover de raad besluit om één of meerdere verzoeken tot
budgetoverheveling niet goed te keuren, maar het budget is al wel
(gedeeltelijk) besteed door het college, zal het college
verantwoording afleggen over de besteding en een alternatief
dekkingsvoorstel doen. 3.a In de jaarrekening wordt een overzicht opgenomen van de
restantkredieten;b Vooruitlopend op de definitieve vaststelling van
de jaarrekening door de raad, worden uitgaven die in het volgende
jaar gedaan worden ten behoeve van investeringen waarvoor eerder
kredieten door de raad zijn gevoteerd als rechtmatig beschouwd.3FINANCIEEL BELEID7Waardering 1.De waardering en afschrijving van de vaste activa dient te
geschieden conform de door de raad vastgestelde nota beleidskader
“waarderen en afschrijven activa”.2.In voorkomende gevallen kan bij raadsbesluit hiervan worden
afgeweken.8Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die
indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door
de gemeente verleende diensten.2.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan
voorzieningen voor groot onderhoud en/of noodzakelijke vervanging
van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde
activa en voor reinigingsrechten, afvalstoffenheffing en
rioolrechten de compensabele BTW.3.Uitzonderingen daargelaten, vindt rentetoerekening plaats door
middel van vaste rekenrente, die jaarlijks wordt bepaald en
vastgesteld bij de kadernota.9FinancieringsfunctieHet college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie het
door de raad vastgestelde treasurystatuut in acht.10Lokale heffingenHet college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de
gemeentelijk tarieven voor lokale heffingen.4FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLE11Administratie1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:a. het sturen en het beheersen van
activiteiten en processen in de gemeente als geheel en als
organisatie-onderdelen;b. het verstrekken van informatie over
ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa
met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden,
enzovoorts;c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en
voor het maken van kostencalculaties;d. het bevorderen van de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;e. het afleggen
van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde
beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en
regelgeving;f. de controle van de registratie van gegevens als
zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de
controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde
beleidsdoelen.12Interne controle1.Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne
toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de
rechtmatigheid van de beheershandelingen.2.Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.13Misbruik en oneigenlijk gebruikHet college zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van
misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en
eigendommen.5FINANCIËLE ORGANISATIE14Financiële organisatieHet college draagt de zorg voor:a. een eenduidige indeling van de
gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de
gemeentelijke taken aan de afdelingen;b. de verlening van mandaten en
volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de
toegekende budgetten en investeringskredieten;b. een adequate scheiding
van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de
eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de
verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;d.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties,
de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van
rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van
middelen;15Aanbesteding en inkoop1.Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) de interne
regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en
diensten vast.2.De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de
regels terzake van de Europese Unie.6SLOTBEPALINGEN16Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2009, met dien
verstande dat de begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtingen met ingang van de programmabegroting voor
het begrotingsjaar 2009 voldoen aan de bepalingen van deze
verordening.2.Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening
gemeente Hilvarenbeek 2003”, vastgesteld in de raadsvergadering van
27 november 2003.17CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële
verordening gemeente Hilvarenbeek 2009”.Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 18 december 2008de griffier, de burgemeesterdrs. G.J. de Ruiter mr.drs. S.W.Th. Huisman1Artikel 212 Gemeentewet luidt als volgt:1. De raad stelt bij verordening de
uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en
voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening
waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt
voldaan.2. De verordening bevat in ieder geval:a. regels voor waardering en
afschrijving van activa;b. grondslagen voor de berekening van de door het
gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als
bedoeld in artikel 229b Gemeentewet, alsmede, voor zover deze wordt geheven,
voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Welt milieubeheer;c. regels
inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van
de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de
financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.TITEL 1.
INLEIDENDE BEPALINGENHierin zijn een aantal begrippen nader toegelicht.TITEL 2.
BEGROTING EN VERANTWOORDINGIn artikel 2 tot en met 6 zijn bepalingen opgenomen
met betrekking tot een deel van de planning en controlcyclus (kadernota,
programmabegroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken). Zaken die reeds
geregeld zijn in het Besluit begroting en verantwoording Provincies en gemeenten
(Bbv), hoeven niet nogmaals in deze verordening te worden uitgewerkt.Zaken, die
aanvullende aan het Bbv geregeld moeten worden betreffen de programmastructuur,
het gebruik van meetgegevens 9indicatoren) en de koppeling van deze meetgegevens
aan prestatieafspraken met de raad. Op deze wijze wordt het budgetrecht van de
raad tot het programma geregeld, waarbij het college voldoende vrijheid heeft en
geautoriseerd is om binnen een programma te wijzigen. Uiteraard mits de
prestatieafspraken met de raad niet worden aangetast.Tevens wordt een duidelijk
verband gelegd tussen gewenste effecten en prestaties enerzijds en budgetten
anderzijds.In de huidige “Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2003” zijn in de
bepalingen van de verordening data genoemd, waarop het college een document van
de planning en controlcyclus uiterlijk aan de raad aanbiedt ter
vaststelling.Wanneer het specifiek en gedetailleerd benoemd wordt, verkleint dit
de flexibiliteit om wijzigingen aan te brengen in de inhoud van de instrumenten
en moet rekening gehouden worden met de rechtmatigheidsaspecten van deze
bepalingen, aangezien onrechtmatig handelen optreedt wanneer aan opgenomen
bepalingen niet wordt voldaan.Verder is het zo dat jaarlijks een “spoorboekje”
vastgesteld door het college en wordt voorgelegd aan de commissie AB&F, met
daarin opgenomen de jaarplanning van de diverse instrumenten van de planning
& controlcyclus.Daarom wordt voorgesteld geen data meer te noemen in de
nieuwe verordening.Het Bbv geldt als wettelijk kader. Daarom kunnen de bestaande artikelen fors
ingeperkt worden. Ten aanzien van het huidige artikel 11 “Voorziening voor
oninbare vorderingen” kan worden opgemerkt dat elke voorziening op grond van het
Bbv apart onderbouwd dient te worden. Het is dus niet logisch om slechts één
voorziening te noemen in deze verordening. Vandaar dat dit artikel in de nieuwe
verordening niet meer is opgenomen.TITEL 3. FINANCIEEL BELEIDDe artikelen 16 tot en met 22 van de huidige
“Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2003” behandelen de door het Bbv
voorgeschreven paragrafen. Het Bbv geldt daarbij als wettelijk kader. Het Bbv
heeft in beknopte vorm dezelfde strekking als hetgeen onze gemeente in deze
verordening uitgebreid heeft beschreven.Omwille van transparantie en het onnodig
dubbel vermelden in zowel het Bbv als de gemeentelijke verordening wordt
voorgesteld de betreffende artikelen te laten vervallen. Dit vergroot de
flexibiliteit en de toepasbaarheid in de praktijk van de verordening.In de nieuwe verordening zijn die bepalingen opgenomen die op basis van artikel
212 gemeentewet tenminste geregeld moeten worden. Het betreffen regels voor
waardering en afschrijving van activa, grondslagen voor de berekening van
tarieven en rechten, alsmede de administratieve organisatie van de
financieringsfunctie.In de meeste gevallen wordt in de verordening verwezen naar
een aparte nota of beleidskader op een deelgebied.De bepalingen dat de diverse nota’s minimaal eens inde vier jaar geactualiseerd
moeten worden, komen niet terug in de nieuwe verordening.Dit neemt niet weg dat
wel op enig moment kan worden besloten een dergelijke nota of beleidskader op te
stellen.TITEL 4. FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLEIn artikel 24 tot en met
26 van de huidige “Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2003” zijn zaken
van veelal administratieve aard opgenomen, welke de bevoegdheid van het college
betreffen en naar onze mening niet expliciet in deze verordening geregeld hoeven
te worden.In de huidige verordening is als onderdeel van artikel 6 “Interne controle”
aandacht besteedt aan “misbruik en oneigenlijk gebruik“. In de nieuwe
verordening is een apart artikel 13 “misbruik en oneigenlijk gebruik” opgenomen.
Het treffen van afdoende beleid op het gebied van “misbruik en oneigenlijk
gebruik” maakt deel uit van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.TITEL
5. FINANCIËLE ORGANISATIEFeitelijk geen inhoudelijke wijzigingen
doorgevoerd.TITEL 6. SLOTBEPALINGENWegens het grote aantal wijzigingen in deze
verordening wordt voorgesteld om de huidige verordening te laten vervallen en in
de plaats daarvan vast te stellen de “Financiële verordening gemeente
Hilvarenbeek 2009”.