Organisatie | Utrecht (Utr) |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling Gemeente Utrecht |
Citeertitel | Organisatieregeling Gemeente Utrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Dit is een herdruk van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht, vastgesteld bij B&W-besluit van 27 februari 2007(Gemeenteblad 2007, nr. 35), waarin opgenomen de besluiten van 15 januari en 15 juli 2008, 3 februari en 4 november 2009, 16 februari en 28 september 2010
artikel 160, eerste lid, onderdeel c Gemeentewet
artikelen 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-11-2010 | 01-01-2013 | tekst van artikel 2.1, tweede lid is gewijzigd (gepubliceerd in Gemeenteblad 2010, nr. 93) | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr. 94 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 | |
01-11-2010 | 01-01-2013 | tekst van artikel 2.1, tweede lid is gewijzigd (gepubliceerd in Gemeenteblad 2010, nr. 93) | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr. 94 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 | |
01-11-2010 | 01-01-2013 | tekst van artikel 2.1, tweede lid is gewijzigd (gepubliceerd in Gemeenteblad 2010, nr. 93) | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr. 94 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 |
Hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 6.1 Inwerkingtreding; citeertitel
Artikel 6.2 Intrekking regeling
Uitvoeringsregeling 1A Treasury
Uitvoeringsregeling 1B Directiereglement
Uitvoeringsregeling 2A De concerncontroller
Uitvoeringsregeling 2B De dienstcontroller
Uitvoeringsregeling 2C Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek
Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
5.1 Het tegengaan van misstanden
Uitvoeringsregeling 5B Gemeentelijk assurantiefonds
Organisatieregeling gemeente Utrecht
Tekstuitgave van de Organisatieregeling gemeente Utrecht van de gemeente Utrecht, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 15 januari 2008, inwerking getreden op 14 augustus 2008 ter uitvoering van artikel 160, eerste lid, onderdeel c van de Gemeentewet en artikel 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht.
Hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 1.1 Kaders van het college
Het college heeft de verantwoordelijkheid om de ambtelijke organisatie in te richten en te besturen. Door middel van dit organisatiereglement stelt het college de belangrijkste kaders voor inrichting en aansturing vast. Het college draagt daarbij een aantal in het organisatiereglement benoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan leden van de ambtelijke organisatie.
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
Elke dienst wordt geleid door een directeur. Uitzondering hierop vormt de Bestuurs- en Concerndienst waar een directieteam de dienst leidt. De voorzitter van het directieteam heeft de eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van de dienst en treedt namens het directieteam op als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor dienstoverschrijdende reorganisaties. De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur verantwoordelijk voor de procesvoering bij dienstoverschrijdende reorganisaties.
Met betrekking tot bedrijfsvoering op concernniveau is de stem van de gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissend. Bij dienstoverstijgende en strategisch relevante onderwerpen is de stem van de gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissend als het gaat om de zorg voor overleg met het bestuur dat wil zeggen het opschakelen richting bestuur bij het ontstaan van problemen.
Artikel 1.4 Gemeentesecretaris/algemeen directeur
Artikel 1.7 Bestuurs- en Concerndienst
Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan diensten
Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen
Hoofdstuk 2 Beheerstructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2.2 Centrale Treasurer
De Centrale Treasurer is verantwoordelijk voor het concernbrede beheer van financiële vermogenswaarden, waaronder het (doen) uitvoeren van transacties op de geld- en kapitaalmarkt, het beheren van de financiële infrastructuur en het beheersen van de hieraan verbonden risico’s, zoals in het door de gemeenteraad vastgestelde treasurystatuut. Dit betekent onder meer dat in de gemeentelijke organisatie uitsluitend de Centrale Treasurer bevoegd is tot:
Artikel 2.5 Concernadministrateur
Artikel 2.7 Onderzoekscommissie Doelmatigheid en Doeltreffendheid
Hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie
Artikel 3.1 Beleidscoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, zevende lid kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur aanwijzingen geven aan de directeuren.
Artikel 3.2 Bedrijfsvoeringcoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, vijfde lid maakt het college met de gemeentesecretaris/algemeen directeur afspraken over de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties en de bedrijfsvoering in het algemeen.
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
Artikel 3.4 Planning en Controlcyclus
Hoofdstuk 4 Beleidsvoorbereiding
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
1.De directeuren zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bestuursadviezen tot uitdrukking komend in:
Artikel 4.2 Aanwijzingen over wijze waarop bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen worden voorbereid
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid
De sectordirecteur Financiën en Personeel is verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzekeringsbeleid, stelt daartoe een afdeling Risicobeheer in en stuurt daartoe de uitvoeringsorganisatie risicobeheer binnen Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning aan. Deze uitvoeringsorganisatie heeft de volgende taken:
behandeling van schades, zoals opgenomen in de uitvoeringsregeling.
2.De diensten moeten gebruik maken van het assurantiefonds. Regels met betrekking tot de organisatie en uitvoering van het assurantiefonds zijn uitgewerkt in uitvoeringsbesluit 5B. De onder lid 1b en 1c vermelde taken worden uitgevoerd op verzoek van een dienst.
Artikel 6.1 Inwerkingtreding; citeertitel
Artikel 6.2 Intrekking regeling
De "Organisatieregeling Gemeente Utrecht" vastgesteld door het college d.d. 26 oktober 2004 wordt per 1 maart 2007 ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 27 februari 2007.
De secretaris, De burgemeester,
Drs. M.J.C. Heeremans Mr. A.H. Brouwer-Korf
Bekendmaking is geschied op 26 januari 2005.
Deze beleidsregels treedt in werking op 1 maart 2007.
Uitvoeringsregeling 1A Treasury
Tekstuitgave van de Organisatieregeling gemeente Utrecht van de gemeente Utrecht, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 27 februari 2007, inwerking getreden op 1 maart 2007 ter uitvoering van artikel 160, eerste lid, onderdeel c van de Gemeentewet en artikel 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht
Het vaststellen van regels met betrekking tot de dagelijkse uitvoering van de treasuryfunctie.
De Centrale Treasurer heeft de volgende taken:
het adviseren over de ontwerpcollegebesluiten met betrekking tot garantstellingen, het centraal registreren van door de gemeente verstrekte gegarandeerde geldleningen en het beheren van de uit hoofde van de overheidstaak verstrekte geldleningen. Het beheer van de gegarandeerde geldleningen ligt met in achtneming van het gestelde in de Algemene Subsidieverordening bij betreffende gemeentelijke diensten;
5 a. De uitvoering van de taken als genoemd in het vierde lid wordt verricht door de uitvoeringsorganisatie treasury binnen het servicecentrum Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning, in deze uitvoeringsregeling 1A verder te noemen uitvoeringsorganisatie treasury.
De Centrale Treasurer stelt de spelregel voor de informatievoorziening vast die nodig is om de bedrijfsprocessen binnen de treasuryorganisatie en de daarmee samenhangende risico's adequaat te kunnen beheersen. Daarin geeft de Centrale Treasurer aan welke informatie met welke frequentie door de uitvoeringsorganisatie treasury, door de diensten en door de Centrale Treasurer zelf moet worden verstrekt. De Centrale treasurer stelt tevens de administratieve organisatie van de treasuryfunctie vast.
6.De Centrale Treasurer bespreekt periodiek (minimaal driemaal per jaar) de treasurystrategie en de uitvoering daarvan met de Concerncontroller. Indien tussentijds sprake is van majeure ontwikkelingen die niet eerder waren voorzien dan meldt de Centrale Treasurer deze direct aan de Concerncontroller. Ook meldt de Centrale Treasurer in het kader van de financiële cyclus de (verwachte) financiële uitkomsten aan de Concerncontroller. Daarnaast informeert de Centrale Treasurer onverwijld de wethouder Financiën over bestuurlijk relevante treasuryontwikkelingen
2 Aantrekken van financieringsmiddelen
De Centrale Treasurer krijgt mandaat om binnen de kaders van wet- en regelgeving en uitsluitend ter beperking van renterisico's overeenkomsten af te sluiten met betrekking tot de volgende van onderliggende leningen afgeleide producten (derivaten): cap, Floor, colar, swaption, forward rate agreement en swap.
VERVALLEN, ZIE ARTIKEL 2.6 UITVOERINGSREGELING 5A.
1.6 Interne rekening-courantverhoudingen
De Centrale Treasurer kan bepalen dat daartoe bevoegde functionarissen bij de diensten zonder zijn tussenkomst betaalopdrachten aan bankinstellingen kunnen autoriseren en verzenden. De betalingsopdrachten dienen uitsluitend ten laste van een door hem aangegeven rekeningnummer te worden gebracht. Het besluit kan alle betalingen bevatten dan wel betalingen die daarvoor naar hun aard of hoogte in aanmerking komen. De Centrale Treasurer kan voorschriften geven ten aanzien van de wijze waarop de betalingsopdrachten aan de bank worden aangeboden.
Betalingsopdrachten van diensten worden slechts verstrekt na schriftelijke opdracht van een gemeentelijke functionaris die bevoegd is te beschikken over het budget ten laste van waarvan de desbetreffende uitgaaf wordt gedaan. De opdracht dient mede te worden ondertekend door een tweede functionaris, niet zijnde de budgethouder.
De uitvoeringsorganisatie treasury is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de posities op de onderscheiden bankrekeningen.
De dienst voert het beheer over de gegarandeerde leningen en verstrekt zodanige informatie aan de uitvoeringsorganisatie treasury dat deze genoemde leningen adequaat kan vastleggen in de centrale leningenadministratie. Indien de betreffende dienst de vereiste informatie niet of niet tijdig verstrekt of indien de kwaliteit van de informatie tekort schiet, dan geeft de Concerncontroller een aanwijzing aan de dienst om alsnog informatie van voldoende kwaliteit te verstrekken.
Uitvoeringsregeling 1B Directiereglement
Concerndirectiebesluit van 1 november 2006
ter uitvoering van artikel 1.3, dertiende lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Regels vaststellen voor het functioneren van de concerndirectie.
De concerndirectie richt zich op de hoofdlijnen op het gebied van de ontwikkeling en de uitvoering van beleid, beheer, dienstverlening en bedrijfsvoering. Daaruit voortkomend behandelt de concerndirectie in ieder geval de volgende onderwerpen:
Het reglement is, gehoord de directeuren, vastgesteld door de concerndirectie op 1 november 2006 en gefiatteerd door het college op 27 februari 2007.
Uitvoeringsregeling 2A De concerncontroller
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 2.1, vierde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de taken en verantwoordelijkheden van de concerncontroller.
De concerncontroller is, onverlet de verantwoordelijkheid van de directeuren, verantwoordelijk voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en de werking van de administratieve organisatie en interne controle van de diensten.
Uitvoeringsregeling 2B De dienstcontroller
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 2.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de taken en verantwoordelijkheden van de dienstcontroller.
1.De controlfunctie op dienstniveau omvat:
Uitvoeringsregeling 2C Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek
B&W besluit van 27 februari 2007, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 2.7, derde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht en artikel 2, zesde lid van de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek van de gemeente Utrecht
Nadere regels voor het doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek.
In deze uitvoeringsregeling wordt verstaan onder:
onderzoeken: onderzoeken, die ten doel hebben om door middel van beleidsevaluatie en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering ervan. Het gaat hierbij om onderzoek dat in het kader van de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek van de gemeente Utrecht uitgevoerd wordt;
De voorzitter van de onderzoekscommissie verzorgt de bijdrage in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de programmabegroting en de jaarstukken over de voortgang van alle onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, over de instelling en de uitputting van bijbehorende budgetten en over de opvolging van besluiten naar aanleiding van aanbevelingen.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur, tevens voorzitter van de onderzoekscommissie, zorgt ervoor dat de meest betrokken ondernemingsraden dan wel de COR hun medezeggenschapsrechten, zoals geformuleerd in de Wet op de Ondernemingsraden, tijdig kunnen uitoefenen.
Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 3.4, vijfde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de instrumenten in het kader van de planning en controlcyclus.
De volgende documenten worden namens het college voorbereid ten behoeve van besluitvorming in de raad:
1.2 Sturingsinstrumenten van het college
De volgende documenten worden ten behoeve van de aansturing van de ambtelijke organisatie door het college voorbereid:
Ten behoeve van de Planning en Controlcyclus stelt het college jaarlijks tenminste tweemaal een actualisatie van de geldende kaders vast met betrekking op de wijzigingen in de kaders met betrekking tot de voorbereiding, de inhoud, de vormgeving, het proces en de behandelingswijze van de verschillende cyclusdocumenten. De staande kaders zijn opgenomen op het handboek Financiën op intranet.
In het managementcontract worden de resultaatafspraken over de productie en bedrijfsvoering vastgelegd tussen het college en de directeur.
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 5.1, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de hoofdlijnen in de beheersingsmaatregelen op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.
De opzet van de administratieve organisatie en de interne controle dient waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de volledigheid van de informatie die wordt verstrekt aan de gemeentelijke bestuursorganen en anderen die deze informatie behoeven. De administratieve processen, inclusief de interne controle worden vastgelegd in procesbeschrijvingen en -schema's.
De directeuren kunnen onder volledig behoud van hun verantwoordelijkheid jegens het college sub-budgethouders aanwijzen en ondermandaat tot het aangaan van verplichtingen verlenen. De directeur kan nadere kaders en voorschriften vaststellen die door de sub-budgethouders in acht dienen te worden genomen.
Van de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen is uitgezonderd het verstrekken en aangaan van leningen en de verlening van garanties met betrekking tot de nakoming van verplichtingen door derden. De Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling is in het kader van de kredietbank wel bevoegd tot het verstrekken van leningen met betrekking tot de schuldhulpverlening.
De gemeentelijke dienst die een verzoek krijgt tot goedkeuring van een doorbelasting van kosten door een andere gemeentelijke dienst krijgt een termijn van 30 dagen vanaf de dagtekening van het verzoek voor het afdoen van dit verzoek. Deze afdoening betreft zowel het verlenen van goedkeuring als het schriftelijk aantekenen van bezwaar met vermelding van redenen.
Indien de gemeentelijke dienst die het verzoek tot goedkeuring van een dienstoverstijgende doorbelasting ontvangt binnen 30 dagen bezwaar aantekent dan kan de dienst die de kosten wil doorbelasten de kwestie –schriftelijk en voorzien van redenen- voorleggen aan de arbitragecommissie. De arbitragecommissie komt niet bijeen, voordat de beide directeuren alsnog getracht hebben er samen uitkomen. De arbitragecommissie doet binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek een bindende uitspraak.
Administratieve geschillen (niet zijnde dienstoverstijgende doorbelastingen) tussen een van de gemeentelijke diensten en het servicecentrum Financiële Dienstverlening over de wijze waarop posten in de financiële administratie moeten worden verwerkt, kunnen – voorzien van een adequate toelichting- worden voorgelegd aan de concerncontroller. De concerncontroller doet binnen 15 dagen na ontvangst van het geschil een bindende uitspraak, waarbij de interne auditafdeling en desgewenst de externe accountant wordt geraadpleegd.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen financial lease en operational lease, waarbij financial lease staat voor een overeenkomst waarbij de eigenaar van een goed, de lessor, dat goed voor langere tijd afstaat tegen een bepaalde vergoeding aan de tegenpartij, de lessee, waarbij de lessee het economisch risico draagt. Bij operationele lease blijft het economisch risico bij de lessor.
Contante betalingen worden door de kashouders slechts verricht na een schriftelijke volledig ingevulde opdracht van de budgethouder. De dienstcontroller stelt een formulier vast waarmee deze opdracht wordt verstrekt. Voordat de betaling plaatsvindt wordt eerst de legitimatie van de betrokkene gecontroleerd. Ook wordt de handtekening of de paraaf van de budgethouder gecontroleerd.
Wanneer de inhoud van de kas een door de dienstcontroller vast te stellen bedrag overschrijdt, wordt het meerdere gestort in een rekening-courant bij een bankinstelling. Wanneer aanvulling van de kas noodzakelijk is wordt geld opgenomen na opdracht van de dienstadministrateur van de rekening-courant bij de bankinstelling. De opdracht wordt binnen twee werkdagen geëffectueerd en anders nadat de opdracht ongeldig is gemaakt geretourneerd aan de dienstadministrateur.
het verschaffen van informatie voor het opstellen van kostencalculaties.
De concernadministrateur is verantwoordelijk voor het voeren en het beheren van de gemeentebrede financiële administratie binnen vastgestelde kaders en voor het bewaken van de juiste vastlegging van gegevens in de gemeentebrede financiële administratie. Ook verstrekt de concernadministrateur tijdig rapportages aan de diensten, de concerncontroller en de centrale treasurer.
Uitvoeringsregeling 5B Gemeentelijk assurantiefonds
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 5.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de organisatie en uitvoering van het assurantiefonds.
1.1 Doelstelling Assurantiefonds
Het Assurantiefonds voorziet in de behoefte van de deelnemers aan verzekering van hun brand en aansprakelijkheidsrisico’s tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en premietarieven.
Het college stelt jaarlijks de hoogte van de bijdragen van de deelnemers aan het fonds vast, rekening houdend met de in artikel 1.3 genoemde verwachte uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer. De bijdragen worden aan iedere dienst afzonderlijk bekend gemaakt.
Ten laste van het Fonds komen:
Indien het saldo van het fonds een door het college vast te stellen maximum met tenminste 10% overschrijdt wordt het bedrag waarmee het maximum wordt overschreden aan de deelnemers gerestitueerd naar rato van werkelijke bijdrage over het voorafgaande jaar. Dit gebeurt op voorstel van de uitvoeringsorganisatie risicobeheer van de sector Financiën en Personeel.
Indien het Fonds een tekort vertoont wordt dit gedekt door een extra bijdrage van de deelnemers die door het college wordt vastgesteld. Bij de vaststelling van deze extra bijdrage houdt het college rekening met de werkelijke hoogte van de in artikel 1.3 genoemde uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer.
Het college geeft mandaat aan het sectordirecteur Financiën en Personeel voor:
het ten laste van het fonds doen van schade-uitkeringen aan deelnemers en aan derden tegenover wie de gemeente krachtens aansprakelijkheid een verplichting heeft met een limiet van EUR 250.000,00.
De sectordirecteur Financiën en Personeel kan ondermandaat verlenen aan het hoofd van de uitvoeringsorganisatie risicobeheer van de sector Financiën en Personeel. Het hoofd van de uitvoeringsorganisatie risicobeheer is bevoegd tot een bedrag van EUR 50.000,00. De sectordirecteur Financiën en Personeel kan nadere regels stellen met betrekking tot het beheer.
De sectordirecteur Financiën en Personeel draagt naast de verantwoordelijkheid voor het beheer van het assurantiefonds tevens de verantwoordelijkheid voor:
De administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concerndienst bevat de nodige voorschriften ter bevordering van een rechtmatig en doelmatig beheer van het fonds.
Toelichting op de artikelen behorend bij de Organisatieregeling Gemeente Utrecht
Toelichting bij hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit diensten en tijdelijk organisatorische eenheden. Het aanbrengen van een nadere indeling van de organisatie van een dienst is overgelaten aan het hoofd van de betrokken dienst. Ten aanzien van de Bestuurs- en Concerndienst is in het vierde lid wel een nadere indeling aangebracht in verband met de positionering van functies die op concernniveau worden verricht (bijvoorbeeld financiën en control, concernbrede personeelsbeleid). Het zesde en zevende lid voorzien in de mogelijkheid van tijdelijke organisatorische voorzieningen, voor de gevallen waarin (voorziene)ontwikkelingen in het takenpakket van de gemeente afwijkingen van de staande hoofdstructuur gewenst maken. Het instellen van een tijdelijke organisatorische eenheid is hiervan de zwaarste ingreep in de ambtelijke organisatie.
Per 1 januari 2004 is het Gemeentelijk Vervoersbedrijf verzelfstandigd en maakt geen deel meer uit van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie (raadsbesluit d.d. 3 juni 2003). Als gevolg van de dualisering is de Accountantsdienst geen onderdeel meer van de hoofdstructuur, maar een orgaan van de raad. De dienst Stadswerken, de samenvoeging van de Dienst Stadsbeheer en Reinigings- en Havendienst, is ingesteld per 1 januari 2006. De Bestuurs- en Concerndienst, voorheen Secretarie, is ingesteld per 1 maart 2007. De Dienst Ondersteuning is per 1 maart 2006 opgericht.
Artikel 1.8 Centrale Treasury is vervallen
De verantwoordelijkheden van de centrale Treasurer worden enigszins aangepast opgenomen in artikel 2.2 met betrekking tot de Centrale Treasurer. Voorts is de afzonderlijke administratieve dienst Centrale Treasury en Concernposten opgeheven. Dit vereenvoudigt de financiële administratie gemeentebreed. De betreffende begrotingsposten worden administratief ondergebracht bij de Bestuurs- en Concerndienst (BCD). De budgetverantwoordelijkheid blijft bij de Centrale Treasurer
Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan diensten
In dit artikel is het principe van integraal management neergelegd. Het betreft een concretisering van de integratie van de beleidsvoorbereidende en -uitvoerende functie met de middelenfuncties. De decentralisatie van het middelenbeleid naar het dienstniveau dient echter niet ten koste te gaan van de eenduidigheid die in concernbrede geldende kaders zijn vastgelegd. Deze kaders worden door de concerndirectie vastgesteld.
Toelichting bij hoofdstuk 2 Beheersstructuur van de ambtelijke organisatie
Dit hoofdstuk voorziet in de volgens artikel 212 van de Gemeentewet verplichte vastlegging van de inrichting van de financiële organisatie. Met de aanwijzing van functies, die niet met elkaar verenigbaar zijn, is functiescheiding aangebracht.
Artikel 2.2 Centrale Treasurer: is vervangen door de volgende tekst.
Het eerste lid is een concretere versie van het eerste en tweede lid van het opgeheven artikel 1.8. In het tweede lid wordt aangegeven dat de budgetverantwoordelijkheid bij de Centrale Treasurer blijft, zij het dat daarvoor geen afzonderlijke administratieve eenheid meer wordt ingezet. De budgetverantwoordelijkheid voor het product Concernposten (gemeentefonds, dividenden en gemeentebrede stelposten) blijft bij de Centrale Treasurer omdat de Concerncontroller geen directe budgetverantwoordelijkheid mag dragen. Omdat voorts de functies van Centrale Treasurer en Concerncontroller onverenigbaar zijn is er voor gekozen deze functie te beleggen bij de beleidsmedewerker Treasury en niet bij het afdelingshoofd Financiën zelf. Deze laatste vervult immers de functie van plaatsvervangend Concerncontroller. Het plaatsvervangend hoofd Financiën kan – indien deze tevens de functie van beleidsmedewerker Treasury vervult – wel als Centrale Treasurer optreden. het derde en vierde lid komen overeen met het huidige artikel 2.2 respectievelijk met het vierde lid van het opgeheven artikel 1.8.
De controlfunctie is primair in handen gelegd van de directeuren. Met name bij grotere diensten bestaat er behoefte aan een afzonderlijke functionaris die met de controltaken wordt belast. Het wordt aan de directeur overgelaten om te beoordelen of het gewenst is tot instelling van een specifieke controlfunctie over te gaan.
Artikel 2.5 Concernadministrateur
Een verplicht aan te wijzen functionaris is de dienstadministrateur. Hierbij is sprake van een ondergeschiktheid ten opzichte van directeur en de dienstcontroller.
Met het oprichten van een servicecentrum Financiële Dienstverlening (FD) worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de financiële administratie ingrijpend veranderd. FD legt financiële gegevens vast in de gemeentebrede financiële administratie, met uitzondering van de E-diensten Stadsschouwburg, Muziekcentrum Vredenburg en Gemeentelijke Musea die de gegevens decentraal vastleggen. FD toetst voorts de registratieve rechtmatigheid van de vast te leggen gegevens, ook die van genoemde E-diensten. Het hoofd FD is er als concernadministrateur voor verantwoordelijk dat gegevens juist –in overeenstemming met wetgeving (bijvoorbeeld Besluit Begroting en Verantwoording) en overeenkomstig aanvullende gemeentelijke regelgeving (bijvoorbeeld boekingsvoorschriften)- worden vastgelegd in de gemeentebrede financiële administratie. De concernadministrateur ondertekent dan ook de gemeenterekening voor de betrouwbaarheid van de daarin opgenomen gegevens uit de door hem beheerde financiële administratie. Een en ander ontslaat de gemeentelijke diensten niet van de verantwoordelijkheid om boekingsdocumenten tijdig en volledig aan de concernadministrateur te overhandigen en om ervoor zorg te dragen dat deze documenten voorzien zijn van een (schriftelijke of digitale) handtekening van daartoe bevoegde functionarissen. De concerncontroller blijft verantwoordelijk voor het opstellen van de gemeenteverantwoording. De concerncontroller stelt voorts kaders voor de financiële administratie waarbinnen de concernadministrateur heeft te opereren. Dit betreft onder andere het gemeentebreed rekeningschema en de te hanteren boekingsregels.
De in de Organisatieregeling opgenomen verantwoordelijkheden van de financiële administrateur bij de diensten worden door deze reorganisatie ondergebracht bij het servicecentrum Financiële Dienstverlening. De functie van dienstadministrateur komt daarmee te vervallen en de functie van concernadministrateur wordt geïntroduceerd.
In aansluiting op de verantwoordelijkheid met betrekking tot de registratieve rechtmatigheid van de vast in de gemeentebrede financiële administratie te leggen gegevens die bij de concernadministrateur komt te liggen is er de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke rechtmatigheid. De directeuren van de gemeentelijke diensten blijven verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van handelingen en transacties die door de diensten worden verricht. Zij blijven er dus ook voor verantwoordelijk dat de uitgaven/inkomsten in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving zijn gedaan/ontvangen voor het product waarop ze zijn geboekt (bijv. het verstrekken van subsidie in overeenstemming met de subsidieverordening of het heffen van belasting conform de geldende wetgeving). Zie artikel 1.5, vierde lid.
Het debiteurenbeheer is overgedragen aan FD met uitzondering van de belastingvorderingen die worden opgelegd via het belastingsysteem (gemeentebelastingen en parkeerbelastingen).
Binnen het servicecentrum Financiële Dienstverlening worden veel handelingen verricht waarbij een adequaat systeem van interne beheersing van eminent belang is. Een adequate functiescheiding binnen FD maakt daarvan deel uit. Het hoofd FD is hiervoor verantwoordelijk. Mede gezien de omvangrijke financiële stromen die voortaan over FD lopen is het noodzakelijk dat de concerncontroller deze functiescheiding goedkeurt. De concerncontroller zal daartoe de interne auditafdeling consulteren.
De functiescheiding waarin artikel 2.1 op concernniveau voorziet is in dit artikel analoog toegepast zodat er ook bij een dienst sprake is van een scheiding tussen de verantwoordelijkheid voor de administratie en het geldelijk beheer.
De functie van dienstadministrateur komt te vervallen, dus ook diens betrokkenheid bij het aanwijzen van een kashouder. De concernadministrateur moet op de hoogte worden gesteld van de aanwijzing van de kashouder en diens vervanger.
Toelichting bij hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
In dit artikel wordt een organisatorische grondslag gelegd voor het op wijkniveau afgestemde gemeentelijke beleid. Dit vereist een wijkgerichte werkwijze van de gemeentelijke organisatie. De organisatorische hoofdlijnen hiervan zijn vastgelegd in het Kader Wijkgericht Werken d.d. 20 november 2001 en het Kader WMO d.d. 16 januari 2003.
Toelichting bij hoofdstuk 4 Beleidsvoorbereiding
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel stelt een aantal kwalitatieve eisen die beogen de kwaliteit en integraliteit van de advisering en de besluitvorming te bevorderen.
Artikel 4.2 Afstemming van werkzaamheden bij de voorbereiding van bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel bevat een basis voor aanwijzingen die beogen de samenhang en de snelheid waarmee beleidsbeslissingen tot stand komen te bevorderen. Als voorbeelden van thans bestaande richtlijnen kunnen worden genoemd het rapport Kostenstructuur ROVU d.d. juli 1992, de checklist en de startnotitie in de rapportage Belemmerend Beleid vastgesteld bij collegebesluit van 9 januari 2004 en de Utrechtse Standaard voor Communicatie, waar onder andere huisstijl en projectcommunicatie aan de orde worden gesteld.
Toelichting bij hoofdstuk 5 Beheer
Dit artikel verschaft de juridische instrumenten voor het leggen van beheersbevoegdheden en verantwoordelijkheden bij ambtenaren.
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid is aangepast
De taken van de afdeling Risicobeheer worden voortaan door de betreffende uitvoeringsorganisatie binnen Financiële Dienstverlening verricht.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 1A Treasury
Artikel 1.1 Treasurybeheer binnen de gemeente Utrecht
Tweede en derde lid: Hiermee wordt ingespeeld op de lopende herindeling van de sector Financiën en Personeel.
Vijfde lid: De functie van Centrale Treasurer en van de uitvoeringsorganisatie zijn nu verenigd in één organisatie. met de instelling van FD komt hierin verandering.
1.3 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan diensten
1.6 Interne rekening-courantverhoudingen
1.12 Beleggingen van reserves en voorzieningen
Vanaf 1 januari 2008 komt het huidige stelsel van interne renteverrekening en de bijbehorende kapitaalverstrekkingen te vervallen.
Als gevolg van het vervallen van het huidige interne rentestelsel komen de interne rekening-courantverhoudingen te vervallen.
Artikel 1.7 Betalingsverkeer van de Centrale Treasury aanpassen
Bij de sector Financiën en Personeel worden vanaf 1 januari 2008 een aantal handelingen met betrekking tot het betalingsverkeer niet meer verricht. Sommige gaan naar Financiële Dienstverlening, andere komen helemaal te vervallen. De vereiste van een tweede handtekening bij het goedkeuren van een betalingsopdracht blijft gehandhaafd. De wijze waarop dat wordt ingevuld kan worden bepaald door de dienst zelf, mits de tweede handtekening door een andere functionaris dan de budgethouder.
Omdat het gemeentelijk betalingsverkeer geheel wordt gecentraliseerd hebben diensten daarover ook geen contact meer met banken.
Als gevolg van het vervallen van het huidige interne rentestelsel komen de interne beleggingen van reserves en voorzieningen te vervallen.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 2A De concerncontroller
Artikel 4.a is opgeheven (Het voeren van de financiële administratie op concernniveau)
Artikel 5 De concerncontroller is verantwoordelijk voor:
De verantwoordelijkheid voor het voeren en beheren van de gemeentebrede financiële administratie komt te liggen bij de concernadministrateur. Het is aan de concerncontroller hiervoor kaders te stellen. Dit betreft ondermeer het toe te passen gemeentebreed rekeningschema en de te hanteren boekingsregels.
De concerncontroller is “eigenaar” van het financieel systeem. De organisatorische scheiding tussen de concerncontroller en de uitvoeringsorganisatie van het financieel systeem maakt het nodig formeel vast te leggen dat de concerncontroller verantwoordelijk is voor het beheer van het financieel systeem. De concerncontroller is dus verantwoordelijk voor de kaders voor de inrichting van het gemeentebreed financieel systeem. De eisen die gesteld moeten worden aan een adequate functiescheiding maken daarvan deel uit. Het gemeentebreed financieel systeem maakt gebruik van SAP. Binnen deze applicatie kunnen meer dan alleen financiële functionaliteiten worden gebruikt. De concerncontroller ziet er op toe dat de aan de gemeentebrede financiële administratie te stellen eisen adequaat zijn geborgd in SAP. Voor het gebruik van aanvullende functionaliteiten binnen SAP is dat een randvoorwaarde.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 2B De dienstcontroller
De aanstelling van een dienstcontroller laat onverlet dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de genoemde controltaken bij de directeur blijft berusten.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
Artikel 2.1 Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Programmarekening
In de voorjaarsnota wordt de gemeentelijke financiële ruimte voor de begroting van het komende jaar bepaald. Dit wordt bepaald aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen:
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De maatschappelijke effecten die worden beoogd, het beleid en de uitvoering die daartoe worden ingezet staan centraal. De programmabegroting is het sturingsinstrument van de gemeenteraad. De programmabegroting wordt door de gemeenteraad vastgesteld en het college moet aan de gemeenteraad verantwoording afleggen over de uitvoering van deze vastgestelde begroting. Uitgangspunt van de programmabegroting is het sturen van de begroting op basis van vooraf vastgestelde programma's waarvan de inhoudelijke kaders in meerjarige beleidsnotities kunnen worden vastgesteld. De programma's geven namelijk de hoofdlijnen weer waarlangs de stad bestuurd wordt. Vanuit de benoemde programma's gaat dus een sterk signaal uit hoe de stad haar accenten ziet en op welke wijze daarop ingespeeld wordt.
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De programmabegroting bestaat uit de volgende onderdelen:
Voor de aansturing van de diensten is de programmabegroting geen goed instrument, omdat het gaat om een integrale dienstoverstijgende begroting op hoofdlijnen. Daarom is het college wettelijk verplicht binnen de kaders van de programmabegroting een productenraming op te stellen ten behoeve van de beheersing van de uitvoering. De producten uit de productenraming worden toebedeeld aan diensten.
In Utrecht worden de producten per dienst in het jaarplan opgenomen. Alle jaarplannen samen vormen dezelfde totalen als de programmabegroting en de productenraming. Daarnaast wordt er in een jaarplan ingegaan op speerpunten in de bedrijfsvoering, die door het college worden vastgesteld.
De accountant controleert in opdracht van de gemeenteraad het financiële deel van de programmarekening.
Wanneer er sprake is van onregelmatigheden rapporteert de accountant dit aan de gemeenteraad. De accountant stuurt tevens een afschrift naar het college.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling toelichting 5A Beheer
Artikel 2.4 Procedure Geschillenprocedure is aangepast
Vanaf 1 januari 2008 vinden er geen dienstoverstijgende interne betalingen meer plaats. Daarvoor in de plaats komt een stelsel van dienstoverstijgende doorbelastingen waaraan beide diensten goedkeuring moeten verlenen. Om te voorkomen dat dienstoverstijgende doorbelastingen blijven hangen is een strakke procedure opgenomen, met inbegrip van een arbitragecommissie nieuwe stijl. De huidige door B&W vastgestelde “arbitrageregeling Gemeente Utrecht” kan daarmee komen te vervallen.
De gemeentelijke diensten leveren dragen boekingsdocumenten aan het servicecentrum Financiële Dienstverlening om deze te verwerken in de financiële administratie. Daarbij kunnen zich verschillen van inzicht voordoen over de manier waarop deze verwerking moet plaatsvinden. In het vijfde lid is hiervoor een escalatieprocedure opgenomen.
Artikel 2.5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens
Door de uitgebreide invoering van geautomatiseerde informatiesystemen in de overheidsorganisatie daarvan voor haar functioneren sterk afhankelijk geworden. Dit artikel benadrukt het belang van een goed beveiligde en continue informatievoorziening voor een ongestoorde bedrijfsvoering en dienstverlening aan de burgers. De verantwoordelijkheid hiervoor wordt uitdrukkelijk opgedragen aan de directeur.
Aangezien informatievoorziening en privacybescherming belangrijke aspecten zijn van het beheer, is het voorschrift opgenomen dat daarover dient te worden gerapporteerd in het verslag dat wordt gevoegd bij het aandeel van de dienst in de dienstrekening.
Artikel 5.1 Het tegengaan van misstanden
Deze bepaling schept de verplichting voor een ieder om preventief en pro-actief de nodige maatregelen te nemen. Daarmee is de invalshoek een andere dan de primair tuchtrechtelijke regeling in het ambtenarenrecht. Niettemin impliceert ook de in het eerste lid geformuleerde verplichting het verbod tot het plegen van onregelmatigheden. Het in het eerste lid opgenomen verbod moet als het complement worden gezien aan de ambtenaarrechtelijke regeling.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 5B Het gemeentelijk assurantiefonds
Artikel 1.1 Doelstelling assurantiefonds
De deelnemers hebben behoefte aan bij voorkeur 100 % afdekking van hun risico's waardoor zij onvoorziene uitgaven zoveel mogelijk kunnen beperken. Het verzekeren van ook de kleinere risico's bij verzekeringsmaatschappijen leidt echter tot een premiestelling die te hoog is in verhouding tot de gedekte risico's. Kleinere risico's kunnen ten laste van het Fonds worden gebracht, dat uit de bijdragen van de deelnemers deze risico's in principe kan dragen. Ter voorkoming van uitputting van het Fonds dienen verzekeringsdekkingen ingekocht te worden die grotere zgn. calamiteitenrisico's afdekken. Omdat verzekeraars niet met kleinschalige -structurele risico’s- worden geconfronteerd zijn premietarieven aantrekkelijker en verzekeringsvoorwaarden gunstiger dan de tarieven en voorwaarden die zouden gelden voor een verzekeringsdekking waarbij ook kleinere risico's ten laste van een polis dienen te worden gebracht.
Artikel 1.2 De inkomsten van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld uit welke inkomsten het fonds wordt gevoed en op basis van welke uitgangspunten de premie van de deelnemers wordt vastgesteld. De hoogte van de premie wordt onder andere bepaald door de verzekeringspremie die door de verzekeraar in rekening wordt gebracht. Daarnaast is de hoogte van de bijdrage afhankelijk van het risicoprofiel van de desbetreffende deelnemer. Dit risicoprofiel wordt afgeleid van de hoedanigheid, de activiteiten en de zich reeds gemanifesteerde risico's Deze methode leidt ertoe dat voor deelnemers met een gunstig risicoprofiel een lagere bijdrage wordt vastgesteld dan voor deelnemers met een ongunstig risicoprofiel.
Artikel 1.3 De uitgaven van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld welke uitgaven er ten laste van het fonds kunnen worden gedaan. Behalve de directe uitgaven aan premies voor afgesloten verzekeringen en de schade-uitkeringen betreft dit ook de kosten aan preventieve advisering. De bijdragen van de deelnemers zijn gebaseerd op de risico's die zij inbrengen en op de directe (premies en behandelingskosten). Daarnaast worden er ook kosten voor advisering ten laste van het fonds gebracht.
Deze bepaling fungeert als basis voor het reguleren van het saldo van het fonds. Het eerste lid geeft aan burgemeester en wethouders de nodige flexibiliteit. Zij kunnen het saldo van het fonds aanpassen aan het actuele inzicht in de risico's die het fonds moet afdekken. Een belangrijke rol hierbij speelt het risico dat de gemeente niet door middel van verzekeringen heeft afgedekt. Het tweede en derde lid geven aan hoe wordt gehandeld bij respectievelijk saldo-overschotten en -tekorten.
Artikel 1.6 Gebeurtenissen waarvoor het fonds een voorziening biedt
De werkzaamheden van de afdeling Risicobeheer van de sector Financiën en Personeel gaan over naar de uitvoeringsorganisatie risicobeheer van het servicecentrum Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning.
Artikel 1.8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico's
Een doelmatig verzekeringsbeleid is mogelijk wanneer de gemeentelijke organisatie zoveel mogelijk greep probeert te krijgen op haar risico's. Dat vereist een systematische verzameling en analyse van risico's. Vervolgens kan beoordeeld worden op welke wijze risico's kunnen worden beperkt, door de eigen organisatie kunnen worden gedragen of geheel of gedeeltelijk worden afgewenteld op de verzekeringsmarkt. Het verzamelen van gegevens over risico's kan het best worden gecombineerd met het beheer van het assurantiefonds vanwege de daar bijgehouden schaderegistratie.
Artikel 1.9 Administratieve organisatie van het fonds
Dit artikel bepaalt dat er voorschriften moeten zijn met betrekking tot de administratieve organisatie. Omdat het beheer van het fonds organiek bij de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en Concerndienst is ondergebracht is ervoor gekozen deze bepalingen deel uit te laten maken van de administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concerndienst. Er is een functiescheiding tussen degenen die beheerstaken en -bevoegdheden uitoefenen (afdeling Risicobeheer sector Financiën en Personeel) en de administratieve functie (ondergebracht bij de afdeling Managementondersteuning van de Bestuurs- en Concerndienst).