| Overheidsorganisatie | Gemeente Utrecht (Utr) |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatieregeling Gemeente Utrecht |
| Citeertitel | Organisatieregeling Gemeente Utrecht |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Dit is een herdruk van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht, vastgesteld bij B&W-besluit van 27 februari 2007(Gemeenteblad 2007, nr. 35), waarin opgenomen de besluiten van 15 januari en 15 juli 2008, 3 februari en 4 november 2009, 16 februari en 28 september 2010
artikel 160, eerste lid, onderdeel c Gemeentewet
artikelen 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2010 | 01-01-2013 | tekst van artikel 2.1, tweede lid is gewijzigd (gepubliceerd in Gemeenteblad 2010, nr. 93) | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr. 94 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 | |
| 01-11-2010 | 01-01-2013 | tekst van artikel 2.1, tweede lid is gewijzigd (gepubliceerd in Gemeenteblad 2010, nr. 93) | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr. 94 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 | |
| 01-11-2010 | 01-01-2013 | tekst van artikel 2.1, tweede lid is gewijzigd (gepubliceerd in Gemeenteblad 2010, nr. 93) | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr. 94 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 |
Inhoudsopgave
Hoofdregeling
Artikel 1.1 Kaders van het college
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
Artikel 1.3 Concerndirectie
Artikel 1.4 Gemeentesecretaris/algemeen directeur
Artikel 1.5 Directeuren
Artikel 1.6 Eerste adviseurs
Artikel 1.7 Bestuurs- en Concerndienst
Artikel 1.8 Centrale Treasury
Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan diensten
Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen
Artikel 2.1 Concerncontroller
Artikel 2.2 Centrale Treasurer
Artikel 2.3 Dienstcontroller
Artikel 2.4 Medewerker AO/IC
Artikel 2.5 Concernadministrateur
Artikel 2.6 Kashouder
Artikel 2.7 Onderzoekscommissie Doelmatigheid en Doeltreffendheid
Artikel 3.1 Beleidscoördinatie
Artikel 3.2 Bedrijfsvoeringcoördinatie
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
Artikel 3.4 Planning en Controlcyclus
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
Artikel 4.2 Aanwijzingen over de wijze waarop bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen worden voorbereid
Artikel 5.1 Beheer
Artikel 5.2 Mandaat
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid
Artikel 6.1 Inwerkingtreding; citeertitel
Artikel 6.2 Intrekking regeling
Uitvoeringsregelingen
Uitvoeringsregeling 1A Treasury
1 Treasurybeheer binnen de gemeente Utrecht
2 Aantrekken van financieringsmiddelen
4 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan derden
5 Lease
7 Betalingsverkeer
8 Saldobeheer
9 Liquiditeitenbeheer
10 Relatiebeheer
11 Garantiebeleid
Uitvoeringsregeling 1B Directiereglement
Uitvoeringsregeling 2A De concerncontroller
Uitvoeringsregeling 2B De dienstcontroller
Uitvoeringsregeling 2C Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek
1 Begrippen
2 Onderzoekscommissie, verantwoordelijkheden en procedure
3 Opvolging aanbevelingen
4 Programmabegroting, tussentijdse rapportage en programmarekening
5 Medezeggenschap
Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
Algemene bepalingen
1 Sturingsinstrumenten ten behoeve van de raad
2 Sturingsinstrumenten van het college
3 Kaders planning en controlcyclus
Sturingsinstrumenten ten behoeve van de raad
1 Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Programmarekening
2 Programmacoördinator
Sturingsinstrumenten van het college
1 Managementcontract
2 Uitvoeringsinformatie en informatie voor derden
Sturingsinstrumenten voor het wijkgericht werken
1 Wijkvisie
2 Wijkprogramma's
3 Wijkrapportage
Uitvoeringsregeling 5A Beheer
Algemeen
1 Administratieve organisatie en interne controle
Beschikkende/beherende functie
1 Mandaat
2 Verplichtingen van de budgethouders
3 Begrotingswijzigingen
4 Geschillenprocedures
5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens
Bewarende functie
1 Contante betalingen
2 Contante ontvangsten
3 Bewaring van contante geldmiddelen
4 Inning en incasso van contant te ontvangen bedragen
Registrerende functie
1 Administratie en rapportage
2 Kasadministratie
5 Overige artikelen
5.1 Het tegengaan van misstanden
Uitvoeringsregeling 5B Gemeentelijk assurantiefonds
1 Doelstelling Assurantiefonds
2 De inkomsten van het assurantiefonds
3 De uitgaven van het assurantiefonds
4 Saldo Fonds
5 Beheer assurantiefonds
6 Gebeurtenissen waarvoor het fonds een voorziening biedt
7 Afdekking van risico's ten laste van het fonds
8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico’s
9 Administratieve organisatie van het fonds
Begrippenlijst
Toelichting
Organisatieregeling gemeente Utrecht
Tekstuitgave van de Organisatieregeling gemeente Utrecht van de gemeente Utrecht, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 15 januari 2008, inwerking getreden op 14 augustus 2008 ter uitvoering van artikel 160, eerste lid, onderdeel c van de Gemeentewet en artikel 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht.
Hoofdregeling
Artikel 1.1 Kaders van het college
Het college heeft de verantwoordelijkheid om de ambtelijke organisatie in te richten en te besturen. Door middel van dit organisatiereglement stelt het college de belangrijkste kaders voor inrichting en aansturing vast. Het college draagt daarbij een aantal in het organisatiereglement benoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan leden van de ambtelijke organisatie.
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wordt vastgesteld door het college. Deze hoofdstructuur bestaat uit organisatorische eenheden die we aanduiden als diensten.
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende diensten:
Bestuurs- en Concerndienst;
Dienst Ondersteuning;
StadsOntwikkeling;
Stadswerken;
Dienst Wijken;
Dienst Burgerzaken en Gemeente Belastingen;
Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling;
Gemeentelijk Geneeskundige en Gezondheidsdienst;
Dienst Gemeentelijke Musea;
Gemeentebibliotheek Utrecht;
Stadsschouwburg en
Muziekcentrum Vredenburg.
Elke dienst wordt geleid door een directeur. Uitzondering hierop vormt de Bestuurs- en Concerndienst waar een directieteam de dienst leidt. De voorzitter van het directieteam heeft de eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van de dienst en treedt namens het directieteam op als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
Tot de Bestuurs- en Concerndienst behoren de sectoren:
Bestuurs- en Concernondersteuning;
Financiën en Personeel;
Bestuurs- en Concernzaken.
Elke sector van de Bestuurs- en Concerndienst wordt geleid door een sectordirecteur.
Het college kan tijdelijke organisatorische eenheden instellen in de hoofdstructuur. Aan die eenheden kunnen taken van diensten worden opgedragen.
Tot de tijdelijke organisatorische eenheden behoren:
Projectbureau Leidsche Rijn Utrecht
Projectorganisatie Stationsgebied
Degene die met de leiding van een tijdelijke organisatorische eenheid is belast heeft identieke bevoegdheden aan die van een directeur.
Voordat het college een tijdelijke organisatorische eenheid instelt, stelt het college betrokken directeuren in de gelegenheid hun zienswijze daarover kenbaar te maken.
Waar in deze regeling gesproken wordt van diensten en directeuren wordt ook de tijdelijk organisatorische eenheid bedoeld en degene die belast is met de leiding daarvan.
Artikel 1.3 Concerndirectie
Het college stelt op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur de samenstelling van de concerndirectie vast bestaande uit directeuren.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie.
De plaatsvervanger van de voorzitter van de concerndirectie wordt gekozen door de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.
De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur belast met de directie van de bedrijfsvoering op concernniveau.
Binnen de door het college gestelde kaders stelt de concerndirectie onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur concernbrede kaders vast op het vlak van de bedrijfsvoeringsfuncties evenals dienstoverschrijdende reorganisaties.
De concerndirectie vervult onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur initiërende, coördinerende en regisserende taken op het gebied van de beleidsontwikkeling.
De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor de samenhang in bestuursadviezen over beleid en coördinatie van de uitvoering.
De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor dienstoverschrijdende reorganisaties. De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur verantwoordelijk voor de procesvoering bij dienstoverschrijdende reorganisaties.
Directeuren die geen lid zijn van de concerndirectie kunnen worden uitgenodigd voor de concerndirectie indien een onderwerp hiertoe aanleiding geeft. Zij nemen geen deel aan de besluitvorming.
Met betrekking tot bedrijfsvoering op concernniveau is de stem van de gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissend. Bij dienstoverstijgende en strategisch relevante onderwerpen is de stem van de gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissend als het gaat om de zorg voor overleg met het bestuur dat wil zeggen het opschakelen richting bestuur bij het ontstaan van problemen.
De sectordirecteuren Financiën en Personeel en Bestuurs- en Concernzaken zijn adviserend lid van de concerndirectie.
In een directiereglement stelt de concerndirectie onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur nadere regels vast voor het functioneren van de concerndirectie. Dit directiereglement wordt opgenomen als uitvoeringsregeling 1B.
Artikel 1.4 Gemeentesecretaris/algemeen directeur
De gemeentesecretaris is secretaris van het college.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd om het college voorstellen te doen tot aanpassing van de samenstelling van de concerndirectie.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het bestuur (b. en w. en raad) gestelde kaders de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt verantwoording af aan het college over de bedrijfsvoering, het functioneren van de ambtelijke organisatie en de kwaliteit van het management.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ingrijpen in het management van een afzonderlijke dienst indien sprake is van (grote) problemen in de bedrijfsvoering, het functioneren en het management van de dienst.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor overleg met het bestuur indien zich problemen bij de afstemming in de concerndirectie voordoen over strategisch relevante onderwerpen.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is, als lid van de CPD, medeverantwoordelijk voor de personeelszorg van de ambtelijke top.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur brengt informatie over de kwaliteit van het management en het functioneren van de dienst in bij de beoordelingsgesprekken die de CPD periodiek met de directeuren voert.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de COR de bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.
Artikel 1.5 Directeuren
De directeur is belast met de leiding van een dienst.
De directeur kan een nadere indeling van de interne organisatie van zijn dienst vaststellen.
Onverminderd het bepaalde in artikel 1.3, vierde en vijfde lid, onverminderd de bevoegdheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en onverminderd de bevoegdheid van het college berust het dagelijks beheer van de dienst bij de directeur.
De directeur draagt verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de door de dienst te leveren producten. Hij zorgt ervoor dat dit op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze gebeurt.
De directeur is daarbij gebonden aan de door de concerndirectie vastgestelde concernbrede kaders voor de bedrijfsvoering.
De directeuren zijn gebonden aan de beslissingen van de concerndirectie over de beleidscoördinatie.
De directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden voor zover het zaken betreft die de eigen dienst aangaan.
De dienstdirecteuren leggen verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de bedrijfsvoering, het functioneren van hun dienst en de kwaliteit van het management.
De dienstdirecteuren zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor het beleid en coördinatie van de uitvoering.
De dienstdirecteuren leggen voor het vakinhoudelijke deel van hun functie primair verantwoording af aan hun portefeuillewethouder.
Artikel 1.6 Eerste adviseurs
De sectordirecteuren zijn eerste adviseur van het college voor de onder hen ressorterende bedrijfsvoeringsfuncties.
Voor de overige bedrijfsvoeringsfuncties kan het college een eerste adviseur benoemen.
Artikel 1.7 Bestuurs- en Concerndienst
De Bestuurs- en Concerndienst ondersteunt het college en de afzonderlijke leden bij het dagelijks functioneren.
De Bestuurs- en Concerndienst bereidt concernbrede kaders voor op het terrein van de bedrijfsvoering en bewaakt de uitvoering hiervan.
De Bestuurs- en Concerndienst is daarnaast belast met de uitvoering van concernbrede ondersteunende taken en met taken die niet aan de overige diensten of tijdelijke organisatorische eenheden zijn opgedragen.
De Bestuurs- en Concerndienst heeft een directieteam, bestaande uit de drie sectordirecteuren Bestuurs- en Concernondersteuning, Financiën en Personeel en Bestuurs- en Concernzaken, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus.
Artikel 1.8 Centrale Treasury
VERVALLEN
Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan diensten
Voor een product is steeds één dienst eindverantwoordelijk, ook indien andere diensten daaraan bijdragen.
In het managementcontract van de dienst worden budgetten en producttaakstellingen opgenomen voor de voort te brengen producten door de dienst.
De producten kunnen maar behoren tot één door de raad vastgesteld programma uit de Programmabegroting en dienen binnen de kaders van het desbetreffende programma te worden uitgevoerd.
Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen
Bij wijziging van de hoofdstructuur als gevolg van samenvoegingen van diensten, opheffing van diensten, privatiseringen of verzelfstandigingen van diensten is het college beslissingsbevoegd.
Bij verschuivingen van taken tussen diensten, zonder gevolgen voor de hoofdstructuur, is de concerndirectie beslissingsbevoegd.
Bij wijzigingen van de indeling van een dienst is de directeur beslissingsbevoegd.
Artikel 2.1 Concerncontroller
De sectordirecteur Financiën en Personeel van de Bestuurs- en Concerndienst is de concerncontroller.
De concerncontroller is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning en de toetsing voor de planning en control en financiën. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het opstellen van de geconsolideerde documenten in het kader van de Planning en Controlcyclus.
De concerncontroller is niet verantwoordelijk voor het beheer van de financiële vermogenswaarden.
In uitvoeringsregeling 2A worden de taken en verantwoordelijkheden van de concerncontroller vastgesteld.
Artikel 2.2 Centrale Treasurer
De Centrale Treasurer is verantwoordelijk voor het concernbrede beheer van financiële vermogenswaarden, waaronder het (doen) uitvoeren van transacties op de geld- en kapitaalmarkt, het beheren van de financiële infrastructuur en het beheersen van de hieraan verbonden risico’s, zoals in het door de gemeenteraad vastgestelde treasurystatuut. Dit betekent onder meer dat in de gemeentelijke organisatie uitsluitend de Centrale Treasurer bevoegd is tot:
het openen en opheffen van bankrekeningen;
het voeren van zakelijke onderhandelingen met bankinstellingen;
het aangaan en beheren van contracten met betrekking tot bancaire producten met bankinstellingen dan wel met het Ministerie van Financiën (schatkistbankieren) en
het aantrekken en uitzetten van financiële middelen op de geld- en kapitaalmarkt .
De Centrale Treasurer is budgetverantwoordelijke voor de producten Financiering en Concernposten.
De beleidsmedewerker Treasury bij de afdeling Financiën van de sector Financiën en Personeel vervult de functie van Centrale Treasurer.
In uitvoeringsregeling 1A worden nadere regels gesteld voor de dagelijkse uitvoering van de treasuryfunctie en het afleggen van verantwoording daarover.
Artikel 2.3 Dienstcontroller
De controlfunctie op dienstniveau wordt uitgeoefend door de directeur. De directeur kan een dienstcontroller aanwijzen die de controlfunctie uitoefent onder zijn verantwoordelijkheid.
In uitvoeringsregeling 2B worden de taken en verantwoordelijkheden van de dienstcontroller vastgesteld.
Artikel 2.4 Medewerker AO/IC
De directeur wijst een medewerker AO/IC aan.
De medewerker AO/IC is verantwoordelijk voor de opzet, de vastlegging en de rapportage over de administratieve organisatie en van het interne controlebeleid binnen de dienst.
De medewerker AO/IC is nooit de administrateur of kashouder van de dienst.
De medewerker AO/IC stelt de periodieke rapportage administratieve organisatie en interne controle op.
De directeur c.q. de dienstcontroller en de ambtenaren van de dienst verstrekt aan de medewerker AO/IC de gegevens die hij in verband met zijn verantwoordelijkheden nodig oordeelt.
Artikel 2.5 Concernadministrateur
De concernadministrateur is verantwoordelijk voor
het voeren en het beheren van de gemeentebrede financiële administratie binnen vastgestelde kaders, waarbij de gemeentelijke diensten verantwoordelijk zijn voor het volledig en tijdig aanleveren van boekingsdocumenten voorzien van een akkoordverklaring van daartoe bevoegde functionarissen.
het bewaken van de juiste vastlegging van gegevens in de gemeentebrede financiële administratie
het tijdig voldoen van schulden en het tijdig innen van aan hem overgedragen vorderingen
De concernadministrateur neemt de aanwijzingen in acht die de concerncontroller vanuit zijn verantwoordelijkheid aan hem geeft.
De gemeentelijke diensten verstrekken de concernadministrateur de gegevens die hij in verband met zijn verantwoordelijkheid nodig vindt.
De concernadministrateur verstrekt tijdig rapportages uit de administratie aan de budgethouders, de diensthoofden, de dienstcontrollers, de concerncontroller en de centrale treasurer.
Het hoofd Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning vervult de functie van concernadministrateur.
Het hoofd Financiële Dienstverlening zorgt voor een adequaat systeem van interne beheersing binnen de eigen organisatie en legt dit systeem ter goedkeuring voor aan de concerncontroller..
Artikel 2.6 Kashouder
De directeur wijst een kashouder aan die is belast met de bewaring en het beheer van contante geldmiddelen, het verrichten van contante betalingshandelingen en het in ontvangst nemen van contante betalingen aan de gemeente. Tevens wordt een plaatsvervangend kashouder aangewezen.
Over de aanwijzing van de kashouder wordt de dienstcontroller gehoord. De aanwijzing van een kashouder en plaatsvervangend kashouder wordt medegedeeld aan de Centrale Treasurer en aan de concernadministrateur.
Artikel 2.7 Onderzoekscommissie Doelmatigheid en Doeltreffendheid
Ter uitvoering van het onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het uitgevoerde beleid van het college, zoals bedoeld in artikel 213A van de Gemeentewet, is een onderzoekscommissie ingesteld.
De onderzoekscommissie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, een van de overige leden van de concerndirectie (roulerend) en de sectordirecteuren Financiën en Personeel en Bestuurs- en Concernzaken.
In uitvoeringsregeling 2C wordt het doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek nader geregeld.
Artikel 3.1 Beleidscoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, zevende lid kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur aanwijzingen geven aan de directeuren.
Artikel 3.2 Bedrijfsvoeringcoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, vijfde lid maakt het college met de gemeentesecretaris/algemeen directeur afspraken over de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties en de bedrijfsvoering in het algemeen.
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
Waar mogelijk stemt de gemeente haar activiteiten af op de specifieke situaties in de wijk en betrekt de belanghebbenden uit de wijk in een vroeg stadium bij de ontwikkeling van beleid.
De Dienst Wijken is belast met de afstemming en coördinatie van de wijkgerichte werkwijze van de gemeentelijke organisatie bij de programmering van beleid.
De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de gemeentelijke producten ten behoeve van de wijk en voor het betrekken van de belanghebbenden uit de wijk bij de ontwikkeling ervan berust bij de dienst waaraan een product is toegewezen.
Het Wijkmanagementoverleg is het centrale ambtelijke afstemmingspunt waar de vraag van de burger (o.a. bewoners, maatschappelijke instellingen, bedrijven, projectontwikkelaars) en het aanbod van de gemeente (de vakdiensten) elkaar ontmoeten.
Het Wijkmanagementoverleg bestaat uit het wijkmanagement van de Dienst Wijken en het accountmanagement van de Dienst Stadsontwikkeling, het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Utrecht, de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling en Stadswerken.
Het wijkmanagement is verantwoordelijk voor het tot stand komen van het proces dat leidt tot de opstelling van het wijkprogramma en de bewaking en uitvoering daarvan. De betrokken vakdiensten zijn verantwoordelijk voor het leveren van de afgesproken inhoudelijke productbijdragen aan het proces.
Artikel 3.4 Planning en Controlcyclus
De Planning en Controlcyclus geeft mede vorm aan de beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en bedrijfsvoering. Het omvat het planningsinstrumentarium en mogelijkheden tot verantwoording en bijsturing van het beleid en beheer.
De concerncontroller coördineert de Planning en Controlcyclus.
De cyclus heeft de besluitvormingsmomenten van de raad, zoals verwoord in de Financiële verordening als uitgangspunt.
Ieder product uit de Planning en Controlcyclus wordt jaarlijks gemaakt, met uitzondering van de wijkvisie en wijkprogramma.
In uitvoeringsregeling 3A worden de sturingsinstrumenten van de planning en controlcyclus vastgesteld.
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
1.De directeuren zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bestuursadviezen tot uitdrukking komend in:
de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
rechtmatigheid;
doelmatigheid;
doeltreffendheid;
financiële aspecten;
juridische aspecten;
personele en organisatorische aspecten
de juistheid van de te volgen procedure;
communicatieve aspecten;
de mate van aandacht die is geschonken aan relevante beleidsalternatieven;
de integraliteit van het voorgestelde beleid of de voorgestelde beleidswijziging op stedelijk en wijkniveau;
de juiste toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel beoogt te leiden;
een heldere belangenafweging;
afstemming met andere beleidsterreinen en
haalbaarheid.
2.Bestuursadviezen worden door tussenkomst van de gemeentesecretaris/algemeen directeur ingediend bij het college.
Artikel 4.2 Aanwijzingen over wijze waarop bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen worden voorbereid
Het college stelt aanwijzingen vast ten aanzien van de wijze waarop gemeentelijke beleidsbeslissingen worden voorbereid.
De in het eerste lid bedoelde aanwijzingen voorzien in de verplichting tot:
het vroegtijdig samenstellen van een inzicht in bestuurlijke keuzemomenten;
het aangeven van een duidelijke fasering in beleids- en planningsprocessen;
het zodanig inrichten van beleids- en planningsprocessen dat beslissingen op een vlotte wijze tot stand kunnen komen en
het vroegtijdig aangeven op welke wijze de interne en externe communicatie wordt vormgegeven.
Artikel 5.1 Beheer
De directeur is verantwoordelijk voor een adequate inrichting van de interne organisatie binnen zijn dienst.
In uitvoeringsregeling 5A worden nadere regels vastgesteld op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.
Artikel 5.2 Mandaat
Het college heeft in de mandaatregeling mandaat gegeven aan de directeuren, om namens de gemeente verplichtingen aan te kunnen gaan binnen de kaders van het door het college vastgestelde managementcontract van de dienst. De directeuren leggen over deze verplichtingen verantwoording af.
De directeuren aan wie mandaat is verleend, dragen de zorg voor de realisatie van bij het managementcontract vastgestelde productie.
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid
De sectordirecteur Financiën en Personeel is verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzekeringsbeleid, stelt daartoe een afdeling Risicobeheer in en stuurt daartoe de uitvoeringsorganisatie risicobeheer binnen Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning aan. Deze uitvoeringsorganisatie heeft de volgende taken:
het beheren van het assurantiefonds (brand- en aansprakelijkheidsfonds);
het adviseren van diensten bij het uitvoeren van het verzekeringsbeleid;
het vernieuwen en beheren van verzekeringscontracten en
behandeling van schades, zoals opgenomen in de uitvoeringsregeling.
2.De diensten moeten gebruik maken van het assurantiefonds. Regels met betrekking tot de organisatie en uitvoering van het assurantiefonds zijn uitgewerkt in uitvoeringsbesluit 5B. De onder lid 1b en 1c vermelde taken worden uitgevoerd op verzoek van een dienst.
Artikel 6.1 Inwerkingtreding; citeertitel
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 maart 2007.
Deze regeling kan worden aangehaald als: Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Artikel 6.2 Intrekking regeling
De "Organisatieregeling Gemeente Utrecht" vastgesteld door het college d.d. 26 oktober 2004 wordt per 1 maart 2007 ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 27 februari 2007.
De secretaris, De burgemeester,
Drs. M.J.C. Heeremans Mr. A.H. Brouwer-Korf
Bekendmaking is geschied op 26 januari 2005.
Deze beleidsregels treedt in werking op 1 maart 2007.
Uitvoeringsregelingen
Uitvoeringsregeling 1A Treasury
Tekstuitgave van de Organisatieregeling gemeente Utrecht van de gemeente Utrecht, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 27 februari 2007, inwerking getreden op 1 maart 2007 ter uitvoering van artikel 160, eerste lid, onderdeel c van de Gemeentewet en artikel 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht
Doel
Het vaststellen van regels met betrekking tot de dagelijkse uitvoering van de treasuryfunctie.
Inhoud
1 Treasurybeheer binnen de gemeente Utrecht
De Centrale Treasurer is verantwoordelijk voor het beheer van de treasuryfunctie voor zover de bevoegdheden aan hem zijn gemandateerd en volmacht is verleend.
Als Centrale Treasurer wordt aangewezen de beleidsmedewerker bij de afdeling Financiën van de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en Concerndienst.
Bij afwezigheid wordt de functionaris vervangen door degene die hem vervangt als beleidsmedewerker bij de afdeling Financiën van de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en Concerndienst.
De Centrale Treasurer heeft de volgende taken:
het beheren van geldmiddelen, rekening-courantsaldi en andere financiële vermogenswaarden van de gemeente;
het beheren van de portefeuille van opgenomen geldleningen en het aantrekken van kort- en langlopende leningen;
het uitzetten van geldmiddelen bij andere publiekrechtelijke lichamen en bij bankinstellingen binnen de kaders van het treasurystatuut;
het beheer van contracten met bankinstellingen met betrekking tot het geldmiddelenbeheer;
het ondersteunen van de gemeentelijke diensten bij de veilige en doelmatige afwikkeling van externe betalingsverkeer en het contante geldverkeer;
vervallen
het adviseren over de ontwerpcollegebesluiten met betrekking tot garantstellingen, het centraal registreren van door de gemeente verstrekte gegarandeerde geldleningen en het beheren van de uit hoofde van de overheidstaak verstrekte geldleningen. Het beheer van de gegarandeerde geldleningen ligt met in achtneming van het gestelde in de Algemene Subsidieverordening bij betreffende gemeentelijke diensten;
het op grond van een actuele rentevisie en liquiditeitsprognose opstellen en vaststellen van de strategie voor de activiteiten op de geld- en kapitaalmarkt.
5 a. De uitvoering van de taken als genoemd in het vierde lid wordt verricht door de uitvoeringsorganisatie treasury binnen het servicecentrum Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning, in deze uitvoeringsregeling 1A verder te noemen uitvoeringsorganisatie treasury.
De Centrale Treasurer stuurt de uitvoeringsorganisatie treasury inhoudelijk aan.
De Centrale Treasurer stelt de spelregel voor de informatievoorziening vast die nodig is om de bedrijfsprocessen binnen de treasuryorganisatie en de daarmee samenhangende risico's adequaat te kunnen beheersen. Daarin geeft de Centrale Treasurer aan welke informatie met welke frequentie door de uitvoeringsorganisatie treasury, door de diensten en door de Centrale Treasurer zelf moet worden verstrekt. De Centrale treasurer stelt tevens de administratieve organisatie van de treasuryfunctie vast.
6.De Centrale Treasurer bespreekt periodiek (minimaal driemaal per jaar) de treasurystrategie en de uitvoering daarvan met de Concerncontroller. Indien tussentijds sprake is van majeure ontwikkelingen die niet eerder waren voorzien dan meldt de Centrale Treasurer deze direct aan de Concerncontroller. Ook meldt de Centrale Treasurer in het kader van de financiële cyclus de (verwachte) financiële uitkomsten aan de Concerncontroller. Daarnaast informeert de Centrale Treasurer onverwijld de wethouder Financiën over bestuurlijk relevante treasuryontwikkelingen
2 Aantrekken van financieringsmiddelen
Met uitsluiting van alle diensten is slechts de Centrale Treasurer bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten op de geld- en kapitaalmarkt.
De Centrale Treasurer krijgt mandaat om binnen de kaders van wet- en regelgeving en uitsluitend ter beperking van renterisico's overeenkomsten af te sluiten met betrekking tot de volgende van onderliggende leningen afgeleide producten (derivaten): cap, Floor, colar, swaption, forward rate agreement en swap.
3 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan diensten
VERVALLEN
4 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan derden
Leningen aan derden worden slechts verstrekt op grond van een collegebesluit.
Uitgezonderd hiervan is de verstrekking van leningen op grond van de door het college opgedragen taken en gegeven mandaat aan een dienstdirecteur bijvoorbeeld in het kader van de schuldhulpverlening of de uitvoering van het volkshuisvestingsbeleid.
Voor een ontwerpbesluit tot verstrekking van een geldlening aan derden geldt een voorvisieplicht bij de Centrale Treasury. Voor de in het tweede lid bedoelde uitzonderingen is deze voorvisieplicht niet noodzakelijk.
Bij het verstrekken van leningen aan derden dient grote terughoudendheid en zorgvuldigheid te worden betracht en de daaraan verbonden risico's dienen zoveel mogelijk te worden beperkt door het -waar mogelijk- vestigen van zakelijke zekerheden.
5 Lease
VERVALLEN, ZIE ARTIKEL 2.6 UITVOERINGSREGELING 5A.
1.6 Interne rekening-courantverhoudingen
VERVALLEN
1.7 Betalingsverkeer
Alle betalingsopdrachten ten laste van de gemeentelijke bankrekeningen vinden plaats via bancaire systemen. Uitsluitend de Centrale Treasurer voert hierover het beheer en stelt vast welke functionarissen betalingsopdrachten in bancaire systemen mogen fiatteren en uitvoeren.
Medewerkers van de Financiële Dienstverlening die het betaalverkeer voorbereiden en administreren zijn niet dezelfden die betaalopdrachten mogen ondertekenen.
De Centrale Treasurer kan bepalen dat daartoe bevoegde functionarissen bij de diensten zonder zijn tussenkomst betaalopdrachten aan bankinstellingen kunnen autoriseren en verzenden. De betalingsopdrachten dienen uitsluitend ten laste van een door hem aangegeven rekeningnummer te worden gebracht. Het besluit kan alle betalingen bevatten dan wel betalingen die daarvoor naar hun aard of hoogte in aanmerking komen. De Centrale Treasurer kan voorschriften geven ten aanzien van de wijze waarop de betalingsopdrachten aan de bank worden aangeboden.
Betalingsopdrachten van diensten worden slechts verstrekt na schriftelijke opdracht van een gemeentelijke functionaris die bevoegd is te beschikken over het budget ten laste van waarvan de desbetreffende uitgaaf wordt gedaan. De opdracht dient mede te worden ondertekend door een tweede functionaris, niet zijnde de budgethouder.
8 Saldobeheer
De uitvoeringsorganisatie treasury is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de posities op de onderscheiden bankrekeningen.
9 Liquiditeitenbeheer
Ter uitvoering van artikel 10 van het Treasurystatuut bepaalt de Centrale Treasurer welke informatie nodig is voor het opstellen van adequate liquiditeitsprognoses voor de korte en de middellange termijn.
De gemeentelijke diensten verstrekken op diens verzoek de benodigde informatie aan de Centrale Treasurer.
10 Relatiebeheer
Teneinde een duurzame toegang tot de financiële markten te verzekeren onderhoudt de Centrale Treasurer (op strategisch niveau) en de uitvoeringsorganisatie treasury (op operationeel niveau)contacten met relaties op deze markten.
Bij het aangaan van relaties door de Centrale Treasurer en de uitvoeringsorganisatie treasury zijn factoren als een goede naam, betrouwbaarheid, integriteit, continuïteit en deskundigheid bepalend.
11 Garantiebeleid
Voor het garanderen van door derden te sluiten geldleningen is een raadsbesluit vereist. Bij garanties vallende binnen het kader van de door de gemeenteraad vastgestelde Subsidieverordening kan worden volstaan met een collegebesluit.
Bij het garanderen van door derden te sluiten geldleningen wordt grote terughoudendheid betracht en de daaraan verbonden risico's worden zoveel mogelijk beperkt door het, waar mogelijk, verlangen van zakelijke zekerheden.
Voor een ontwerpcollegebesluit tot garantstelling geldt een voorvisieplicht bij Centrale Treasurer.
Gedurende de periode van de garantstelling blijft de initiatiefnemende dienst verantwoordelijk voor een adequaat toezicht op de ten behoeve van een derde verleende garantstelling en draagt ze het financiële risico.
De dienst voert het beheer over de gegarandeerde leningen en verstrekt zodanige informatie aan de uitvoeringsorganisatie treasury dat deze genoemde leningen adequaat kan vastleggen in de centrale leningenadministratie. Indien de betreffende dienst de vereiste informatie niet of niet tijdig verstrekt of indien de kwaliteit van de informatie tekort schiet, dan geeft de Concerncontroller een aanwijzing aan de dienst om alsnog informatie van voldoende kwaliteit te verstrekken.
De diensten verstrekken met het oog op het vijfde lid ook informatie met betrekking tot gestelde zekerheden aan de Uitvoeringsorganisatie Treasury. De diensten zijn er in voorkomende gevallen verantwoordelijk voor dat het beroep op deze zekerheden wordt geëffectueerd.
12 Beleggingen van reserves en voorzieningen
VERVALLEN
Uitvoeringsregeling 1B Directiereglement
Concerndirectiebesluit van 1 november 2006
ingangsdatum 1 maart 2007
ter uitvoering van artikel 1.3, dertiende lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Regels vaststellen voor het functioneren van de concerndirectie.
1 Samenstelling van de concerndirectie
De concerndirectie wordt gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren van de beleids- en procesdiensten.
De sectordirecteuren Financiën en Personeel en Bestuurs- en Concernzaken zijn adviserend lid.
De overige directeuren nemen alleen op uitnodiging deel aan de concerndirectie. De concerndirectie nodigt een directeur uit wanneer er een onderwerp op de agenda staat dat over zijn beleidsterrein gaat.
De leden van de concerndirectie kunnen zich laten vervangen door plaatsvervangers van binnen de eigen dienst.
Ieder lid van de concerndirectie is verplicht de andere leden over alle belangrijke aangelegenheden te informeren die zich met betrekking tot zijn individuele verantwoordelijkheidsgebied voordoen en die van belang zijn in het kader van concernsturing.
2 Taken concerndirectie
De concerndirectie heeft de volgende taken:
het onderkennen, agenderen en in programma's vertalen van complexe maatschappelijke vraagstukken;
het sturen op de uitvoering van de programma's;
het zicht op 'de grote lijn' bewaken en de consequenties van strategische keuzes voor het college kunnen duiden;
het gemeentebrede relatiebeheer in relatie tot de strategische agenda van de concerndirectie;
de inhoudelijke afstemming van (de voortgang van) programma's uit de programmabegroting, inclusief de afstemming van de inzet van menskracht en middelen;
het bij strategische kwesties bewaken van de kwaliteit van de voorstellen aan het bestuur;
het gecoördineerd optreden bij 'incidenten';
het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van de totale organisatie;
het stellen en handhaven van concernbrede kaders voor de bedrijfsvoeringsfuncties personeel, informatisering, automatisering, organisatie, financiën, juridische zaken, communicatie, huisvesting, inkoop, aanbestedingen en andere facilitaire zaken;
het zorgdragen voor de ontwikkeling van de organisatie;
het nemen van besluiten ten aanzien van dienstoverschrijdende vraagstukken en
het geven van leiding aan dienstoverstijgende reorganisaties.
De concerndirectie heeft geen bevoegdheid om in te grijpen in het management van een afzonderlijke dienst
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ingrijpen in het management van een afzonderlijke dienst indien sprake is van (grote) problemen in de bedrijfsvoering, het functioneren en management van de dienst.
3 Onderwerpen concerndirectie
De concerndirectie richt zich op de hoofdlijnen op het gebied van de ontwikkeling en de uitvoering van beleid, beheer, dienstverlening en bedrijfsvoering. Daaruit voortkomend behandelt de concerndirectie in ieder geval de volgende onderwerpen:
de hoofdlijnen van het collegeprogramma;
kernthema's in het kader van de hoofdlijnen in beleid;
programmabegroting en overige producten in het kader van de Planning en controlcyclus;
bovenlokale ontwikkelingen en beleidskaders;
verplichtingen van college en raad en
de hoofdlijnen op het gebied van de bedrijfsvoeringsfuncties.
4 Gemeentesecretaris/algemeen directeur als voorzitter concerndirectie
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie en als zodanig verantwoordelijk voor het functioneren van de concerndirectie.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan direct afspraken maken met de Centrale Ondernemingsraad.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor het laten plaatsvinden van het concernberaad en het directeurenoverleg, zoals bedoeld in artikel 1.5.
De vaste plaatsvervangend voorzitter wordt gekozen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
5 Concernberaad en directeurenoverleg
Het concernberaad bestaat uit het college, de directeuren en de sectordirecteuren.
Het directeurenoverleg bestaat uit de directeuren en de sectordirecteuren.
Het concernberaad en het directeurenoverleg hebben geen beslissingsbevoegdheid, maar hebben een informerend en opiniërend karakter.
Het concernberaad en het directeurenoverleg vinden beide tweemaal per jaar plaats.
6 Resultaatafspraken
Het college en de gemeentesecretaris/algemeen directeur maken (meetbare) resultaatafspraken voor de taken van de concerndirectie.
Deze afspraken zijn bij voorkeur meerjarig.
7 Dossiers en projecten van de concerndirectie
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan een aantal dossiers onder de leden van de concerndirectie verdelen.
De dossiers van de concerndirectie zijn geen weerspiegeling van bestuurlijke portefeuilles. Dossiers zijn algemene aandachtsgebieden.
Een dossierhouder wordt ingesteld als dit leidt tot betere voorwaarden voor de samenhang door samenwerking en het beter en sneller presteren. Over het algemeen zijn dit ontwikkelingen waar innovatie nodig is, stagnatie dreigt of grote risico's aan de orde zijn.
Iedere directeur (ook niet-leden) kan als gedelegeerd opdrachtgever namens de concerndirectie met een specifiek project of opdracht belast zijn.
8 Besluitvorming
De stem van de gemeentesecretaris/algemeen directeur is beslissend in concernbedrijfsvoerings-aangelegenheden.
Bij dienstoverstijgende en strategisch relevante onderwerpen is de stem van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur beslissend als het gaat om de zorg voor overleg met het bestuur dat wil zeggen het opschakelen richting bestuur bij het ontstaan van problemen.
Besluiten ten aanzien van concernbrede kaders voor bedrijfsvoering worden genomen, gehoord de directeuren, die niet in de concerndirectie zitten.
Bezwaren van directeuren, die geen lid van de concerndirectie zijn, worden daarbij expliciet in de beraadslaging betrokken en indien niet gehonoreerd gemotiveerd afgewezen.
Indien een lid van de concerndirectie niet aanwezig kan zijn en geen vervanger heeft afgevaardigd, kan hij een ander lid mandateren om een stem namens hem uit te brengen. De voorzitter wordt hiervan bericht.
9 Besluitvorming over collegeadviezen
De directeur is verantwoordelijk voor het inbrengen van het advies in de concerndirectie, als dit een onderwerp op het gebied van concernsturing betreft.
De concerndirectie geeft commentaar en advies op het collegeadvies.
De betreffende directeur verwerkt het commentaar en het advies van de concerndirectie in het collegeadvies.
10 Instellen van overleggen
Per bedrijfsvoeringsfunctie of dossier kan een adviesorgaan worden ingesteld.
De inrichting en de samenstelling van de adviesorganen vinden plaats op voorstel van de 1e adviseur of de dossierhouder en dit voorstel wordt door de concerndirectie behandeld.
Adviesorganen geven advies ten behoeve van de besluitvorming aan de eerste adviseur of dossierhouder.
De adviesorganen worden door tussenkomst van de 1e adviseur of de dossierhouder bij de besluitvorming in de concerndirectie betrokken.
Adviesorganen functioneren tevens als platform voor intercollegiaal consult en informatie-uitwisseling.
De concerndirectie kan vooroverleggen instellen. Deze vooroverleggen bestaan uit directeuren. De onderwerpen die besproken worden in de vooroverleggen worden in de concerndirectie marginaal getoetst.
11 Sector Bestuurs- en Concernondersteuning
De concerndirectie wordt ondersteund door de directiesecretaris.
Sector Bestuurs- en Concernondersteuning bereidt de vergaderingen van de concerndirectie in inhoudelijk en logistiek opzicht voor.
Het reglement is, gehoord de directeuren, vastgesteld door de concerndirectie op 1 november 2006 en gefiatteerd door het college op 27 februari 2007.
Uitvoeringsregeling 2A De concerncontroller
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ingangsdatum 1 januari 2005
ter uitvoering van artikel 2.1, vierde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Het vaststellen van de taken en verantwoordelijkheden van de concerncontroller.
Inhoud
De concerncontroller is, onverlet de verantwoordelijkheid van de directeuren, verantwoordelijk voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en de werking van de administratieve organisatie en interne controle van de diensten.
Wanneer de concerncontroller van oordeel is dat de doelmatigheid van het beheer van een dienst kan worden verbeterd, treedt hij in overleg met de betrokken directeur. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen ter verbetering voor aan het college.
De concerncontroller kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concerncontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken en verantwoordelijkheden.
De concerncontroller heeft de zorg voor:
het opstellen van de programmabegroting;
het opstellen van de geconsolideerde programmarekening;
de advisering over de financieel-economische kaderstelling aan het college en de raad;
de opzet en werking van de administratieve organisatie op concernniveau;
het opstellen van kaders voor het concernbrede AO/IC beleid;
het ondersteunen van de diensten bij het instellen en laten functioneren van de administratieve organisatie en interne controle;
het bewaken van het functioneren van de administratieve organisatie en interne controle bij diensten door het maken van concern AO/IC rapportages (op basis van dienst AO/IC rapportages) voor het college.
het ontwikkelen, invoeren en bewaken van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures en methoden die de sturing, bewaking, toetsing en verantwoording van de middelen en de doelmatige besteding daarvan mogelijk maken;
het op concernniveau analyseren en interpreteren van gegevens voor de bewaking van de financieel-economische kaders;
het bewaken van de tijdigheid, volledigheid, juistheid en toereikendheid van de in het kader van de beleids- en beheerscyclus aan het college en de raad verstrekte beheers- en verantwoordingsinformatie.
5.De concerncontroller is verantwoordelijk voor:
het stellen van kaders voor het beheer van de gemeentebrede financiële administratie en
het beheer van het gemeentebreed financieel systeem en het daartoe opstellen van de kaders voor de uitvoeringsorganisatie financieel systeem.
Uitvoeringsregeling 2B De dienstcontroller
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ingangsdatum 1 januari 2005
ter uitvoering van artikel 2.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Het vaststellen van de taken en verantwoordelijkheden van de dienstcontroller.
Inhoud
1.De controlfunctie op dienstniveau omvat:
de advisering over de financieel-economische aspecten van de besluitvormingsvoorbereiding op dienstniveau;
het ontwikkelen, het invoeren en het bewaken van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures en methoden die de sturing, de bewaking, de toetsing en de verantwoording van de middelen en de doelmatige besteding daarvan mogelijk maken;
het opstellen van:
de ramingen in het kader van de begroting;
de managementrapportage en de bestuursrapportage;
de dienstrekening en bijdragen voor de programmarekening;
het analyseren en het interpreteren van gegevens voor de sturing en beheersing van processen en activiteiten;
het bewaken van de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de aan de gemeentelijke bestuursorganen verstrekte informatie;
het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie.
Uitvoeringsregeling 2C Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek
B&W besluit van 27 februari 2007, nr. 15364
ingangsdatum 1 maart 2007
ter uitvoering van artikel 2.7, derde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht en artikel 2, zesde lid van de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek van de gemeente Utrecht
Doel
Nadere regels voor het doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek.
Inhoud
1.1 Begrippen
In deze uitvoeringsregeling wordt verstaan onder:
doelmatigheid: het streven om met een minimale inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;
doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijk effecten te bereiken;
onderzoeken: onderzoeken, die ten doel hebben om door middel van beleidsevaluatie en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering ervan. Het gaat hierbij om onderzoek dat in het kader van de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek van de gemeente Utrecht uitgevoerd wordt;
onderzoekscommissie: de ambtelijke commissie, die verantwoordelijk is voor de coördinatie van de onderzoeken die in het kader van de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek van de gemeente Utrecht uitgevoerd worden.
2 Onderzoekscommissie, verantwoordelijkheden en procedure
Het college is opdrachtgever van de onderzoeken die in het kader van de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek van de gemeente Utrecht uitgevoerd worden.
De onderzoekscommissie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, een van de overige leden van de concerndirectie (roulerend) en de drie sectordirecteuren van de Bestuurs- en Concerndienst.
De onderzoekscommissie legt jaarlijks in de maand september een onderbouwd onderzoeksprogramma ter besluitvorming aan het college voor.
De onderzoekscommissie inventariseert jaarlijks ten behoeve van het onderzoeksprogramma de mogelijke onderzoeksonderwerpen en brengt een onderbouwde prioriteitsstelling aan. Voor deze inventarisatie wordt de concerndirectie geraadpleegd.
Criteria ten behoeve van de prioriteitsstelling zijn onder meer: Relevantie voor bestuurlijke of managementbesluitvorming, actualiteit, verbeteringsmogelijkheden, potentiële risicofactoren, haalbaarheid van onderzoek, aanbevelingen voorgaand onderzoek, periodiciteit.
De onderzoekscommissie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitvoering van de onderzoeken. Zij zet de onderzoeksopdracht uit, volgt de voortgang en stelt het onderzoeksrapport ambtelijk vast.
De onderzoekscommissie wordt ondersteund door een onderzoekssecretariaat.
De voorzitter van de onderzoekscommissie draagt er zorg voor dat de resultaten en de aanbevelingen die voortvloeien uit de onderzoeken, via de meest betrokken portefeuillehouder ter besluitvorming aan het college voorgelegd worden.
3 Opvolging aanbevelingen
De directeur voert besluiten van het college naar aanleiding van de aanbevelingen van de onderzoekscommissie, uit en rapporteert aan de onderzoekscommissie.
De onderzoekscommissie monitort de opvolging van de aanbevelingen door de betrokken diensten.
4 Programmabegroting, tussentijdse rapportage en programmarekening
De voorzitter van de onderzoekscommissie verzorgt de bijdrage in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de programmabegroting en de jaarstukken over de voortgang van alle onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, over de instelling en de uitputting van bijbehorende budgetten en over de opvolging van besluiten naar aanleiding van aanbevelingen.
1.5 Medezeggenschap
De gemeentesecretaris/algemeen directeur, tevens voorzitter van de onderzoekscommissie, zorgt ervoor dat de meest betrokken ondernemingsraden dan wel de COR hun medezeggenschapsrechten, zoals geformuleerd in de Wet op de Ondernemingsraden, tijdig kunnen uitoefenen.
Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ingangsdatum 1 januari 2005
ter uitvoering van artikel 3.4, vijfde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Het vaststellen van de instrumenten in het kader van de planning en controlcyclus.
Inhoud
Algemene bepalingen
1 Sturingsinstrumenten ten behoeve van de raad
De volgende documenten worden namens het college voorbereid ten behoeve van besluitvorming in de raad:
Voorjaarsnota;
Programmabegroting;
Bestuursrapportage;
Programmarekening.
1.2 Sturingsinstrumenten van het college
De volgende documenten worden ten behoeve van de aansturing van de ambtelijke organisatie door het college voorbereid:
Managementcontract;
Wijkprogramma;
Wijkrapportage;
Productenraming.
3 Kaders planning- en controlcyclus
Ten behoeve van de Planning en Controlcyclus stelt het college jaarlijks tenminste tweemaal een actualisatie van de geldende kaders vast met betrekking op de wijzigingen in de kaders met betrekking tot de voorbereiding, de inhoud, de vormgeving, het proces en de behandelingswijze van de verschillende cyclusdocumenten. De staande kaders zijn opgenomen op het handboek Financiën op intranet.
De actualisatie bevat daarnaast tenminste de wijzigingen in de voorschriften over:
de uitgangspunten en de tijdschema's die gehanteerd worden bij het opstellen van de documenten in het kader van de Planning en Controlcyclus;
de wijze waarop nieuwe beleidsonderwerpen worden geïnitieerd en welke middelen daarvoor in het keuze- en afwegingsproces beschikbaar (kunnen) worden gesteld;
prioriteiten op het gebied van bedrijfsvoering;
de wijze waarop toepassing dient te worden gegeven aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincie en Gemeenten 1 februari 2003 en de gemeentelijke verordeningen en uitvoeringsregels.
De concerncontroller is belast met de voorbereiding van de actualisatie en houdt namens het college toezicht op de toepassing van de daarin gegeven voorschriften. De concerncontroller is belast met het actualiseren en actueel houden van het handboek Financiën.
Sturingsinstrumenten ten behoeve van de raad
1 Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Programmarekening
De concerncontroller draagt zorg voor de coördinatie en de consolidatie van de diverse bijdragen van diensten en sectoren aan voorjaarsnota, programmabegroting, bestuursrapportage en verantwoording.
De concerncontroller draagt zorg voor de voorstellen tot vaststelling en besluitvorming naar aanleiding van voorjaarsnota, programmabegroting, bestuursrapportage en programmarekening.
De concerncontroller biedt het college van B&W jaarlijks - tijdig ten bate van de deadline's genoemd in de financiële verordening - een ontwerpvoorjaarsnota, -programmabegroting, -bestuursrapportage en -programmaverantwoording aan.
2 Programmacoördinator
In de kadercirculaire respectievelijk het handboek Financiën is opgenomen welke dienst verantwoordelijk is voor de coördinatie van welk programma.
De directeur van de programmacoördinerende dienst stelt per programma een programmacoördinator aan. Dit kan ook de directeur zelf zijn.
De programmacoördinator heeft als taak ervoor te zorgen dat er een bijdrage wordt geleverd aan de documenten in het kader van de Planning en Controlcyclus. De programmacoördinator zorgt tevens voor afstemming tussen de verschillende diensten, die samenwerken aan de uitvoering van het programma.
De programmacoördinator bewaakt de samenhang met andere programma's en wijkvisies.
Sturingsinstrumenten van het college
1 Managementcontract
In het managementcontract worden de resultaatafspraken over de productie en bedrijfsvoering vastgelegd tussen het college en de directeur.
3.2 Managementrapportage
[VERVALLEN]
3.3 Dienstrekening
[VERVALLEN]
4 Uitvoeringsinformatie en informatie voor derden
De concerncontroller draagt zorg voor de opstelling van de productenraming, aansluitend bij de programmabegroting. Ditzelfde geldt voor de productenrealisatie op concernniveau, aansluitend bij de programmarekening.
De concerncontroller draagt zorg voor de opstelling van de financiële informatie voor derden.
Sturingsinstrumenten voor het wijkgericht werken
1 Wijkvisie
Een wijkvisie beschrijft een toekomstige gewenste reële situatie in de komende 10 tot 15 jaar.
De wijkvisie wordt door het wijkmanagementoverleg opgesteld, onder verantwoordelijkheid van de wijkmanager, in zijn rol als voorzitter van het wijkmanagementoverleg, gehoord de wijkraden.
De wijkvisies worden vastgesteld door de raad.
2 Wijkprogramma's
Wijkprogramma's zijn een uitwerking per wijk van de programmabegroting.
De wijkprogramma's worden door het wijkmanagementoverleg opgesteld, onder verantwoordelijkheid van het wijkmanagement van de Dienst Wijken. De wijkprogramma's worden vastgesteld door het college.
3 Wijkrapportage
Een wijkrapportage bericht over de voortgang van de uitvoering van het wijkprogramma.
De wijkrapportage wordt tweemaal per jaar opgesteld door de Dienst Wijken in opdracht van het college.
Uitvoeringsregeling 5A Beheer
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ingangsdatum 1 januari 2005
ter uitvoering van artikel 5.1, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Het vaststellen van de hoofdlijnen in de beheersingsmaatregelen op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.
Inhoud
Algemeen
1 Administratieve organisatie en interne controle
De AO/IC functie is het fundament onder de (stuur) informatievoorziening en het kwaliteitssysteem binnen de organisatie. Voor de realisering van het systeem van AO/IC als onderdeel van het beheersinstrumentarium is de directeur (integraal management) zelf verantwoordelijk.
De administratieve organisatie heeft als doel het systematisch verzamelen, het vastleggen en het verwerken van gegevens ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en het beheersen van de gemeentelijke taakuitvoering en ten behoeve van verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
De Interne Controle heeft als doel het beoordelen van de opzet, het vaststellen van het bestaan en het toetsen van de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle.
De opzet van de administratieve organisatie en de interne controle dient waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de volledigheid van de informatie die wordt verstrekt aan de gemeentelijke bestuursorganen en anderen die deze informatie behoeven. De administratieve processen, inclusief de interne controle worden vastgelegd in procesbeschrijvingen en -schema's.
De in het vierde lid bedoelde tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid dienen bevorderd te worden door gecontroleerde uitvoering en vastlegging en door scheiding van beherende, bewarende en beschikkende functies.
Beschikkende/beherende functie
1 Mandaat
De directeur functioneert als budgethouder van zijn dienst.
De directeuren kunnen onder volledig behoud van hun verantwoordelijkheid jegens het college sub-budgethouders aanwijzen en ondermandaat tot het aangaan van verplichtingen verlenen. De directeur kan nadere kaders en voorschriften vaststellen die door de sub-budgethouders in acht dienen te worden genomen.
De directeur is bevoegd om aanbestedingen te houden en leveringen en de uitvoering van werken te gunnen.
Van de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen is uitgezonderd het verstrekken en aangaan van leningen en de verlening van garanties met betrekking tot de nakoming van verplichtingen door derden. De Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling is in het kader van de kredietbank wel bevoegd tot het verstrekken van leningen met betrekking tot de schuldhulpverlening.
In het rechtsverkeer met derden worden de algemene voorwaarden van de gemeente Utrecht gehanteerd, tenzij dit om bijzondere redenen ongewenst is.
Bij aanbestedingen is de directeur verplicht vooraf Concerninkoop te informeren.
2 Verplichtingen van de budgethouders
Het is een budgethouder niet toegestaan verplichtingen aan te gaan indien daaruit een overschrijding volgt van de beschikbaar gestelde budgetten in dat jaar of daaropvolgende jaren.
Bij bedragen boven de EUR 10.000,00 is een handtekening van een tweede functionaris vereist.
De budgethouders zijn belast met en verantwoordelijk voor het realiseren van de inkomsten van derden die bij de begroting zijn geraamd ten behoeve van het product waarvoor zij beheersverantwoordelijkheid dragen.
De budgethouders houden zich bij het aangaan van verplichtingen aan de algemene voorwaarden van de Gemeente Utrecht en de voorschriften uit de kadercirculaire.
3 Begrotingswijzigingen
Indien een beleidswijziging buiten de (financiële) kaders van de raad treedt, dient er een begrotingswijziging ter goedkeuring aan de raad voorgelegd te worden. Meestal betreft dit een programmaoverstijgende wijziging.
Binnen de programma's is het college bevoegd tot het vaststellen van begrotingswijzigingen op productniveau.
Begrotingswijzigingen binnen de kaders van het managementcontract worden aangeleverd door de betreffende directeur.
Begrotingswijzigingen aan de raad worden door de programmacoördinerende dienst aangeleverd, in overleg en met goedkeuring van de directeuren van andere betrokken diensten.
4 Geschillenprocedure
De gemeentelijke dienst die een verzoek krijgt tot goedkeuring van een doorbelasting van kosten door een andere gemeentelijke dienst krijgt een termijn van 30 dagen vanaf de dagtekening van het verzoek voor het afdoen van dit verzoek. Deze afdoening betreft zowel het verlenen van goedkeuring als het schriftelijk aantekenen van bezwaar met vermelding van redenen.
Indien de betrokken dienst het verzoek niet binnen 30 dagen heeft afgedaan, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend en heeft Hoofd Financiële Dienstverlening de opdracht de betreffende dienstoverstijgende doorbelasting te verwerken in de financiële administratie.
Indien de gemeentelijke dienst die het verzoek tot goedkeuring van een dienstoverstijgende doorbelasting ontvangt binnen 30 dagen bezwaar aantekent dan kan de dienst die de kosten wil doorbelasten de kwestie –schriftelijk en voorzien van redenen- voorleggen aan de arbitragecommissie. De arbitragecommissie komt niet bijeen, voordat de beide directeuren alsnog getracht hebben er samen uitkomen. De arbitragecommissie doet binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek een bindende uitspraak.
De arbitragecommissie bestaat uit drie leden, te weten: de Juridisch concerncontroller, het Hoofd van de afdeling Financiën van de sector Financiën en Personeel en het Hoofd van de interne auditafdeling.
Administratieve geschillen (niet zijnde dienstoverstijgende doorbelastingen) tussen een van de gemeentelijke diensten en het servicecentrum Financiële Dienstverlening over de wijze waarop posten in de financiële administratie moeten worden verwerkt, kunnen – voorzien van een adequate toelichting- worden voorgelegd aan de concerncontroller. De concerncontroller doet binnen 15 dagen na ontvangst van het geschil een bindende uitspraak, waarbij de interne auditafdeling en desgewenst de externe accountant wordt geraadpleegd.
5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens
De directeur is verantwoordelijk voor de beveiliging van het gegevensbeheer, voor het ononderbroken gebruik van de door de dienst gebruikte informatiesystemen en voor de bescherming van persoonsgegevens.
De directeur draagt er zorg voor dat voor de dienst doeltreffende en actuele informatiebeveiligings- en calamiteitenplannen beschikbaar zijn.
De directeur draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Privacyverordening Gemeente Utrecht 2003.
Over de stand van zaken met betrekking tot de informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens wordt gerapporteerd door de directeur aan het college in het verslag van het gevoerde beheer in de dienstrekening.
6 Lease
Er wordt onderscheid gemaakt tussen financial lease en operational lease, waarbij financial lease staat voor een overeenkomst waarbij de eigenaar van een goed, de lessor, dat goed voor langere tijd afstaat tegen een bepaalde vergoeding aan de tegenpartij, de lessee, waarbij de lessee het economisch risico draagt. Bij operationele lease blijft het economisch risico bij de lessor.
Financial lease is niet toegestaan.
In het geval van operational lease zijn de diensten verantwoordelijk voor de financiële consequenties en de juiste verantwoording.
Het college heeft de mogelijkheid op voorstel van de sectordirecteur Financiën en Personeel nadere voorschriften geven met betrekking tot lease.
(Inter)nationale leaseconstructies gebaseerd op fiscale voordelen zijn niet toegestaan.
Bewarende functie
1 Contante betalingen
Contante betalingen worden door de kashouders slechts verricht na een schriftelijke volledig ingevulde opdracht van de budgethouder. De dienstcontroller stelt een formulier vast waarmee deze opdracht wordt verstrekt. Voordat de betaling plaatsvindt wordt eerst de legitimatie van de betrokkene gecontroleerd. Ook wordt de handtekening of de paraaf van de budgethouder gecontroleerd.
Indien redelijkerwijs moet worden vermoed dat aan een betalingsopdracht onregelmatigheden kleven wordt door de kashouder de dienstcontroller en zo nodig ook de directeur geïnformeerd.
Betalingsopdrachten worden binnen tien werkdagen afgehandeld en anders ongeldig geretourneerd door de kashouder.
Betalingen in contanten vinden uitsluitend plaats tegen deugdelijke kwijting. Wanneer de ontvanger niet in staat is een deugdelijke kwijting te verlenen vindt betaling plaats in tegenwoordigheid van twee andere ambtenaren die ter bevestiging van de betaling mede kwijting verlenen.
2 Contante ontvangsten
Voor alle in contanten dan wel in andere geldswaarden ontvangen betalingen wordt een schriftelijke kwijting verleend.
Alle in contanten dan wel in andere geldswaarden ontvangen betalingen worden direct in de kasadministratie geregistreerd.
3 Bewaring van contante geldmiddelen
Contant betalingsverkeer is mogelijk binnen de vastgestelde openingstijden. Buiten de openingstijden wordt de kas veilig bewaard.
Wanneer de inhoud van de kas een door de dienstcontroller vast te stellen bedrag overschrijdt, wordt het meerdere gestort in een rekening-courant bij een bankinstelling. Wanneer aanvulling van de kas noodzakelijk is wordt geld opgenomen na opdracht van de dienstadministrateur van de rekening-courant bij de bankinstelling. De opdracht wordt binnen twee werkdagen geëffectueerd en anders nadat de opdracht ongeldig is gemaakt geretourneerd aan de dienstadministrateur.
Voorschriften van de Centrale Treasurer of het Assurantiefonds worden nageleefd.
4 Inning en incasso van contant te ontvangen bedragen
Alle opdrachten aan de kashouders tot inning van contante gelden worden geregistreerd. Alle ontvangen bedragen worden in deze registratie afgeboekt.
Alle contant ontvangen bedragen waarvoor geen opdracht tot inning is ontvangen worden onmiddellijk ter kennis gebracht van de dienstcontroller.
De dienstcontroller stelt maandelijks voor de directeur een overzicht samen van de nog niet afgewikkelde opdrachten tot inning van contant te ontvangen bedragen, waaruit de ouderdom van de openstaande vorderingen blijkt.
Registrerende functie
1 Administratie en rapportage
budgethouders zijn verplicht tot het volledig en tijdig aanleveren aan de concernadministrateur van boekingsdocumenten die voorzien zijn van een akkoordverklaring waaruit te allen tijde een goed inzicht kan worden verkregen met betrekking tot:
de mate waarin reeds verplichtingen zijn aangegaan ten laste van het beschikbaar gestelde budget die nog niet in de financiële administratie zijn verwerkt;
de mate waarin de geraamde inkomsten van derden zijn gerealiseerd;
het tijdig, juist, volledig en toereikend verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang en de aanwending van begrotings- en balansposten;
het bevorderen en waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde beheer;
het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de doelstellingen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens en van de daaraan ontleende informatie en de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer en
het verschaffen van informatie voor het opstellen van kostencalculaties.
De budgethouders rapporteren op de momenten zoals die opgenomen zijn in de kadercirculaire.
De concernadministrateur is verantwoordelijk voor het voeren en het beheren van de gemeentebrede financiële administratie binnen vastgestelde kaders en voor het bewaken van de juiste vastlegging van gegevens in de gemeentebrede financiële administratie. Ook verstrekt de concernadministrateur tijdig rapportages aan de diensten, de concerncontroller en de centrale treasurer.
2 Kasadministratie
Voor alle handelingen inzake betalingen en ontvangsten wordt aantekening gehouden in een administratie waarvan de inrichting door de dienstcontroller wordt vastgesteld.
De kas wordt tenminste wekelijks opgemaakt en de opgenomen stand wordt in de kasadministratie vermeld. Geconstateerde verschillen worden in de administratie verantwoord en gemeld aan de dienstcontroller.
De afgewikkelde betalingsopdrachten en de kwijtingen inzake contante betalingen worden gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstuk voor de uitgevoerde kastransacties.
5 Overige artikelen
1 Het tegengaan van misstanden
Een ieder, in dienst van de gemeente of onder verantwoordelijkheid van de gemeente werkzaam, is verplicht afdoende maatregelen te nemen ter voorkoming van fraude, omkoping en andere misstanden.
Een ieder is verplicht om misstanden, zoals bedoeld in het eerste lid, te melden volgens de Klokkenluidersregeling (URU 15ad) van de Rechtspositieregeling Utrecht.
Uitvoeringsregeling 5B Gemeentelijk assurantiefonds
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ingangsdatum 1 januari 2005
ter uitvoering van artikel 5.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Het vaststellen van de organisatie en uitvoering van het assurantiefonds.
Inhoud
1.1 Doelstelling Assurantiefonds
Het Assurantiefonds voorziet in de behoefte van de deelnemers aan verzekering van hun brand en aansprakelijkheidsrisico’s tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en premietarieven.
2 De inkomsten van het assurantiefonds
Ten bate van het Fonds komen:
de bijdragen van de deelnemers;
de inkomsten, bestaande uit onder andere behandelingskosten, courtages en administratiekosten, van het onderdeel van de gemeentelijke organisatie dat belast is met het beheer van het fonds en
schade-uitkeringen en premierestituties van verzekeraars en/of verzekeringsmakelaars.
Het college stelt jaarlijks de hoogte van de bijdragen van de deelnemers aan het fonds vast, rekening houdend met de in artikel 1.3 genoemde verwachte uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer. De bijdragen worden aan iedere dienst afzonderlijk bekend gemaakt.
3 De uitgaven van het assurantiefonds
Ten laste van het Fonds komen:
schade-uitkeringen aan deelnemers bij vermogensverlies veroorzaakt door de gebeurtenissen waarvoor het fonds voorziening biedt;
schade-uitkeringen aan derden, die uit hoofde van wettelijke of contractuele aansprakelijkheid een vordering op de gemeente hebben of met wie een overeenkomst wordt gesloten ter voorkoming of opheffing van een geschil omtrent aansprakelijkheid;
de kosten van administratie en van taxatie;
de premie van in relatie met het Fonds afgesloten verzekeringen;
de kosten gemoeid met schaderegeling, inclusief die van het voeren van rechtsgedingen waarbij de gemeente als eisende of verwerende partij optreedt in het kader van verzekeringsovereenkomsten c.q. uit hoofde van titel 3, boek 6 BW;
de kosten van het onderdeel van de gemeentelijke organisatie dat belast is met het beheer van het fonds, waaronder niet worden verstaan de kosten die voortvloeien uit het vervullen van de in artikel 1.8 genoemde adviesfunctie.
4 Saldo Fonds
Het saldo van het Fonds dient te allen tijde voldoende te zijn om de in artikel 1.3 genoemde uitgaven te kunnen doen.
Indien het saldo van het fonds een door het college vast te stellen maximum met tenminste 10% overschrijdt wordt het bedrag waarmee het maximum wordt overschreden aan de deelnemers gerestitueerd naar rato van werkelijke bijdrage over het voorafgaande jaar. Dit gebeurt op voorstel van de uitvoeringsorganisatie risicobeheer van de sector Financiën en Personeel.
Indien het Fonds een tekort vertoont wordt dit gedekt door een extra bijdrage van de deelnemers die door het college wordt vastgesteld. Bij de vaststelling van deze extra bijdrage houdt het college rekening met de werkelijke hoogte van de in artikel 1.3 genoemde uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer.
5 Beheer assurantiefonds
Het college geeft mandaat aan het sectordirecteur Financiën en Personeel voor:
het afsluiten van de aan het fonds gerelateerde verzekeringen waarvan de premie per jaar ten hoogste EUR 250.000,00 per verzekering bedraagt.
het ten laste van het fonds doen van schade-uitkeringen aan deelnemers en aan derden tegenover wie de gemeente krachtens aansprakelijkheid een verplichting heeft met een limiet van EUR 250.000,00.
Opdrachten dienen schriftelijk te worden bevestigd. Bij een verplichting die groter is dan EUR 12.500,00 is een tweede handtekening vereist van een bevoegde functionaris.
De sectordirecteur Financiën en Personeel kan ondermandaat verlenen aan het hoofd van de uitvoeringsorganisatie risicobeheer van de sector Financiën en Personeel. Het hoofd van de uitvoeringsorganisatie risicobeheer is bevoegd tot een bedrag van EUR 50.000,00. De sectordirecteur Financiën en Personeel kan nadere regels stellen met betrekking tot het beheer.
De sectordirecteur Financiën en Personeel legt verantwoording af over de inkomsten en uitgaven van het fonds en het saldo van het fonds in de managementrapportage en de jaarrekening.
6 Gebeurtenissen waarvoor het fonds een voorziening biedt
Indien door de uitvoeringsorganisatie risicobeheer een verzekering is aangegaan met een hoger eigen risico dan het risico voor de deelnemer dan wordt in geval van schade de uitkering aangevuld met middelen uit het assurantiefonds.
Indien er geen verzekering is afgesloten, maar de diensten wel premie betalen komt de schade ten laste van het assurantiefonds.
Voor schade geldt altijd een eigen risico van EUR 2.500,00 voor de deelnemer. Indien de schade voortvloeit uit aansprakelijkheid volgens artikel 6:174 van het Burgerlijk Wetboek voor de zorg voor openbare wegen, dan bedraagt het bedrag dat ten laste van de deelnemer blijft EUR 7.500,00.
Indien het fonds aan een derde schade vergoedt is de deelnemer het eigen risico verschuldigd aan het fonds, tenzij het uitgekeerde bedrag lager is dan het eigen risico.
7 Afdekking van risico's ten laste van het fonds
Het college stelt vast:
welke verzekeringen zullen worden afgesloten ter afdekking van risico’s die ten laste van het fonds worden gebracht en welke risico’s de gemeente zelf ten laste van het fonds draagt en
bij welke gebeurtenissen en onder welke voorwaarden de financiële gevolgen van zich gemanifesteerd hebbende risico’s ten laste van het Fonds worden gebracht.
8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico’s
De sectordirecteur Financiën en Personeel draagt naast de verantwoordelijkheid voor het beheer van het assurantiefonds tevens de verantwoordelijkheid voor:
de beleidsinhoudelijke advisering aan het college over het al dan niet verzekeren van risico's en
de advisering aan het college over de functie van het assurantiefonds in het kader van het gemeentelijke risicobeheer.
9 Administratieve organisatie van het fonds
De administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concerndienst bevat de nodige voorschriften ter bevordering van een rechtmatig en doelmatig beheer van het fonds.
Begrippenlijst
aanwijzing | Nadere of specifieke richtlijn, afspraak of werkwijze |
accountant | Degene die door de raad is aangewezen voor de controle van de programmarekening. |
accountmanagement | Vertegenwoordiger van een dienst in het wijkmanagementoverleg |
administratieve organisatie | Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en beheersen van de gemeentelijke taakuitvoering en ten behoeve van verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. |
administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) | Het complex van organisatorische maatregelen gericht op het beoordelen van de opzet, het vaststellen van het bestaan en het toetsen van de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen controlemaatregelen. |
ADV | Arbeidsduurverkorting |
ambtelijke organisatie | De gehele gemeentelijke organisatie met uitzondering van college en raadsleden. |
assurantiefonds | Een voorziening ingesteld om (brand- en aansprakelijkheids-) schade te vergoeden. |
bedrijfsvoeringsfunctie | Dit zijn de functies Personeel, Organisatie, Informatisering en Automatisering, Financiën, Facilitaire Zaken. |
beleggen | Geld omzetten in andere waarden met het doel inkomen en een waardestijging te genereren. |
beschikkende functie | Functie, ook wel beherende functie genoemd, met de taak om (financiële) beheershandelingen uit te voeren, in het kader van functiescheiding afgescheiden van de bewarende en registrerende functie. |
Besluit Begroting en Verantwoording | Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze wet vervangt de Wet op de Comptabiliteitsvoorschriften. |
bestuurlijke kaders | De kaders die door het college zijn gesteld. |
bestuursrapportage | Tussentijdse rapportage op programmaniveau ten behoeve van de Raad over de majeure afwijkingen en bijsturingsvoorstellen op de verwachte resultaten qua doelstellingen en budget. |
bewarende functie | Functie met taak om vermogenswaarden en bezittingen onder zich houden, in het kader van functiescheiding afgescheiden van de beschikkende en registrerende functie. |
budget | Overeenkomst tussen budgetgever (= het college) en budgetnemer (= de directeur) gedurende een bepaalde periode, waarbij de directeur zich verplicht bepaalde activiteiten/prestaties/producten te (doen) realiseren en het college zich verplicht een overeen-gekomen hoeveelheid middelen ter beschikking te stellen. |
budgethouder | Directeur die zorg dient te dragen voor de realisatie van de bij zijn managementcontract vastgestelde productie met de daarbij vastgestelde kwaliteitskenmerken. De budgethouder is, op grond van het in deze regeling verleende mandaat, bevoegd om verplichtingen aan te gaan binnen het overeengekomen budget. De budgethouder neemt vanuit het perspectief van administratieve organisatie de beschikkende functie in. |
Centrale Treasurer | Functionaris van de Bestuurs- en Concerndienst, sector Financiën en Personeel, die belast is met het gemeentebrede beheer van de geldmiddelen en andere financiële vermogenswaarden. |
college | College van burgemeester en wethouders. |
concern(niveau) | Betreffende of aangaande de gehele ambtelijke organisatie. |
controlfunctie | Omvat het geheel aan activiteiten en beslissingen van de directeuren op het niveau van hun dienst met betrekking tot sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen gericht op de efficiënte en effectieve realisatie van de beleidsdoelstellingen. Op concernniveau wordt binnen de concern-controlfunctie ook de kaderstellende, ondersteunende en toetsende rol verstaan. |
derivaten | Financiële instrumenten belichaamd in contracten waarin de voorwaarden zijn vastgelegd waartegen een transactie op een bepaald moment zal of kan plaatsvinden en waarvan de waarde afhankelijk is van één of meer onderliggende activa, referentieprijzen of indices. |
dienst | Organisatorische eenheid, onder leiding van een directeur, binnen de gemeentelijke organisatie. |
doelmatig | Het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken. |
doeltreffend | De mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijke effecten te bereiken. |
functionele rechtmatigheid | Hierin zijn alle vaste instructies met betrekking tot de Planning & Controlcyclus opgenomen, die zijn vastgesteld in het college door middel van de kadercirculaire. |
garantie | Een borgstelling waarbij de gemeente zich tegenover een geldverstrekker verbindt een of meerdere vorderingen van een geldverstrekker op een debiteur te voldoen indien de debiteur in gebreke is. |
Handboek Financiën | Hierin zijn alle vaste instructies met betrekking tot de Planning & Controlcyclus opgenomen, die zijn vastgesteld in het college door middel van de kadercirculaire. |
kashouder | Functionaris belast met de bewaring en het beheer van contante geldmiddelen, alsmede met het verrichten van contante betalingshandelingen en het in ontvangst nemen van contante betalingen aan de gemeente. |
lease | Een overeenkomst waarbij de eigenaar van een goed, de lessor, dat goed voor langere tijd afstaat tegen een bepaalde vergoeding aan de tegenpartij, de lessee. Bij operationele lease blijft het economisch risico bij de lessor, bij financiële lease draagt de lessee het risico. |
managementcontract | Document waarin de overeenkomst tussen college en directeur over de te leveren producten, het ter beschikking gestelde budget en de hoofdlijnen van de bedrijfsvoering van de dienst zijn vastgelegd. |
mandaat | De bevoegdheid om in naam van een college besluiten te nemen. |
medezeggenschap | Inspraak in het kader van de Wet van de Ondernemingsraden. |
paragraaf | Verplicht onderdeel van de programmabegroting waarin de beleidslijnen vastgelegd worden met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, alsmede tot de lokale heffingen. De verplichte paragrafen zijn: lokale heffingen, weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen, grondbeleid. |
planning en controlcyclus | Proces waarbij aansturing van de organisatie plaatsvindt door het formuleren van doelen, het aangeven van termijnen, het beschikbaar stellen van middelen, het aanwijzen van verantwoordelijken, het volgen van de uitvoering, het normeren van gewenste effecten, het meten van resultaten en het informeren van betrokkenen. |
programmabegroting | Sturingsinstrument van de raad bestaande uit beleidsbegroting (programmaplan en paragrafen) en financiële begroting (staat van lasten en baten van de programma's en financiële positie). |
programmacoördinator | Functionaris die namens de directeur van de programmacoördinerende dienst ervoor zorg draagt dat de bijdragen van diensten aan een programma in alle fases van de planning en controlcyclus inhoudelijk op elkaar afgestemd worden, geconsolideerd worden tot een programmatekst en de besluitvorming erover verwerkt wordt. |
programmarekening | Instrument van de raad bestaande uit een programmaverslag (verantwoording van programma's en paragrafen) en een jaarrekening (balans en overzicht van baten en lasten). Met de programmarekening wordt verantwoording afgelegd over de programma's. |
raming | Document voor het college, waarin een programma is uitgesplitst in productgroepen of producten, op ten behoeve van de uitvoering van programma's en beheersing van de uitvoering. |
rechtmatig | Het in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en relevante uitvoeringsregelingen, als gevolg van verordeningen en raadsbesluiten. |
registratieve rechtmatigheid | Het in overeenstemming zijn met de financieel-administratieve wet- en regelgeving. |
registrerende functie | Functie met de taak om de (financiële) beheershandelingen en vermogenswaarden en bezittingen in een administratie vast te leggen, in het kader van functiescheiding afgescheiden van de beschikkende en bewarende functie. |
sectordirecteur | Hoofd van een sector van de Bestuurs- en Concerndienst. |
treasuryfunctie | Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheren van de financiële stromen en liquiditeiten o.i.d. van een organisatie, alsmede de daaruit voortvloeiende risico's. |
uitvoeringsorganisatie risicobeheer | Het organisatieonderdeel waaraan door de concerncontroller ondermandaat en ondervolmacht wordt verstrekt voor het uitvoeren van assurantiehandelingen. |
uitzetten/uitlenen | Het voor een bepaalde termijn tegen een rentevergoeding afstand doen van de vrije beschikkingsmacht over een bepaalde geldsom. |
voorjaarsnota | Document van het college waarin ten behoeve van besluitvorming in de raad, voorstellen gedaan worden over de kaders voor de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. |
wijkgericht werken | Gebiedsgericht, integraal en vraaggericht werken |
wijkmanagementoverleg | Het overleg van vertegenwoordigers van diverse diensten per wijk. |
wijkprogramma | Gemeentelijk sturingsinstrument voor wijkgericht werken en het instrument om ideeën, signalen en wensen van bewoners voor de ontwikkeling van de wijk te vertalen naar uitvoerbare activiteiten. |
wijkrapportage | Hierin wordt jaarlijks in opdracht van het college beschreven wat er in de desbetreffende periode in de wijk is bereikt. |
wijkvisie | De visie op de toekomst en ontwikkeling van de wijk met een looptijd van 10 tot 15 jaar |
Toelichting
Toelichting op de artikelen behorend bij de Organisatieregeling Gemeente Utrecht
Toelichting bij hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit diensten en tijdelijk organisatorische eenheden. Het aanbrengen van een nadere indeling van de organisatie van een dienst is overgelaten aan het hoofd van de betrokken dienst. Ten aanzien van de Bestuurs- en Concerndienst is in het vierde lid wel een nadere indeling aangebracht in verband met de positionering van functies die op concernniveau worden verricht (bijvoorbeeld financiën en control, concernbrede personeelsbeleid). Het zesde en zevende lid voorzien in de mogelijkheid van tijdelijke organisatorische voorzieningen, voor de gevallen waarin (voorziene)ontwikkelingen in het takenpakket van de gemeente afwijkingen van de staande hoofdstructuur gewenst maken. Het instellen van een tijdelijke organisatorische eenheid is hiervan de zwaarste ingreep in de ambtelijke organisatie.
Per 1 januari 2004 is het Gemeentelijk Vervoersbedrijf verzelfstandigd en maakt geen deel meer uit van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie (raadsbesluit d.d. 3 juni 2003). Als gevolg van de dualisering is de Accountantsdienst geen onderdeel meer van de hoofdstructuur, maar een orgaan van de raad. De dienst Stadswerken, de samenvoeging van de Dienst Stadsbeheer en Reinigings- en Havendienst, is ingesteld per 1 januari 2006. De Bestuurs- en Concerndienst, voorheen Secretarie, is ingesteld per 1 maart 2007. De Dienst Ondersteuning is per 1 maart 2006 opgericht.
De verantwoordelijkheden van de centrale Treasurer worden enigszins aangepast opgenomen in artikel 2.2 met betrekking tot de Centrale Treasurer. Voorts is de afzonderlijke administratieve dienst Centrale Treasury en Concernposten opgeheven. Dit vereenvoudigt de financiële administratie gemeentebreed. De betreffende begrotingsposten worden administratief ondergebracht bij de Bestuurs- en Concerndienst (BCD). De budgetverantwoordelijkheid blijft bij de Centrale Treasurer
In dit artikel is het principe van integraal management neergelegd. Het betreft een concretisering van de integratie van de beleidsvoorbereidende en -uitvoerende functie met de middelenfuncties. De decentralisatie van het middelenbeleid naar het dienstniveau dient echter niet ten koste te gaan van de eenduidigheid die in concernbrede geldende kaders zijn vastgelegd. Deze kaders worden door de concerndirectie vastgesteld.
De volgende regelgeving is van toepassing bij wijzigingen:
Bij wijzigingen in de organisatie is, wat betreft de aanspraken van het personeel, de uitvoeringregeling Sociaal Statuut (URU 15e van de Rechtspositieregeling Utrecht) van toepassing.
Bij wijzigingen in de organisatie zal het overleg met de medezeggenschapsorganen plaatsvinden conform de Wet op de Ondernemingsraden.
Voor het overleg met de vakorganisaties is hoofdstuk 14 van de Arbeidsvoorwaardenregeling Utrecht van de Rechtspositieregeling Utrecht van toepassing.
Dit hoofdstuk voorziet in de volgens artikel 212 van de Gemeentewet verplichte vastlegging van de inrichting van de financiële organisatie. Met de aanwijzing van functies, die niet met elkaar verenigbaar zijn, is functiescheiding aangebracht.
Artikel 2.2 Centrale Treasurer: is vervangen door de volgende tekst.
Het eerste lid is een concretere versie van het eerste en tweede lid van het opgeheven artikel 1.8. In het tweede lid wordt aangegeven dat de budgetverantwoordelijkheid bij de Centrale Treasurer blijft, zij het dat daarvoor geen afzonderlijke administratieve eenheid meer wordt ingezet. De budgetverantwoordelijkheid voor het product Concernposten (gemeentefonds, dividenden en gemeentebrede stelposten) blijft bij de Centrale Treasurer omdat de Concerncontroller geen directe budgetverantwoordelijkheid mag dragen. Omdat voorts de functies van Centrale Treasurer en Concerncontroller onverenigbaar zijn is er voor gekozen deze functie te beleggen bij de beleidsmedewerker Treasury en niet bij het afdelingshoofd Financiën zelf. Deze laatste vervult immers de functie van plaatsvervangend Concerncontroller. Het plaatsvervangend hoofd Financiën kan – indien deze tevens de functie van beleidsmedewerker Treasury vervult – wel als Centrale Treasurer optreden. het derde en vierde lid komen overeen met het huidige artikel 2.2 respectievelijk met het vierde lid van het opgeheven artikel 1.8.
Artikel 2.3 Dienstcontroller
De controlfunctie is primair in handen gelegd van de directeuren. Met name bij grotere diensten bestaat er behoefte aan een afzonderlijke functionaris die met de controltaken wordt belast. Het wordt aan de directeur overgelaten om te beoordelen of het gewenst is tot instelling van een specifieke controlfunctie over te gaan.
Artikel 2.5 Concernadministrateur
Een verplicht aan te wijzen functionaris is de dienstadministrateur. Hierbij is sprake van een ondergeschiktheid ten opzichte van directeur en de dienstcontroller.
Toelichting:
Met het oprichten van een servicecentrum Financiële Dienstverlening (FD) worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de financiële administratie ingrijpend veranderd. FD legt financiële gegevens vast in de gemeentebrede financiële administratie, met uitzondering van de E-diensten Stadsschouwburg, Muziekcentrum Vredenburg en Gemeentelijke Musea die de gegevens decentraal vastleggen. FD toetst voorts de registratieve rechtmatigheid van de vast te leggen gegevens, ook die van genoemde E-diensten. Het hoofd FD is er als concernadministrateur voor verantwoordelijk dat gegevens juist –in overeenstemming met wetgeving (bijvoorbeeld Besluit Begroting en Verantwoording) en overeenkomstig aanvullende gemeentelijke regelgeving (bijvoorbeeld boekingsvoorschriften)- worden vastgelegd in de gemeentebrede financiële administratie. De concernadministrateur ondertekent dan ook de gemeenterekening voor de betrouwbaarheid van de daarin opgenomen gegevens uit de door hem beheerde financiële administratie. Een en ander ontslaat de gemeentelijke diensten niet van de verantwoordelijkheid om boekingsdocumenten tijdig en volledig aan de concernadministrateur te overhandigen en om ervoor zorg te dragen dat deze documenten voorzien zijn van een (schriftelijke of digitale) handtekening van daartoe bevoegde functionarissen. De concerncontroller blijft verantwoordelijk voor het opstellen van de gemeenteverantwoording. De concerncontroller stelt voorts kaders voor de financiële administratie waarbinnen de concernadministrateur heeft te opereren. Dit betreft onder andere het gemeentebreed rekeningschema en de te hanteren boekingsregels.
De in de Organisatieregeling opgenomen verantwoordelijkheden van de financiële administrateur bij de diensten worden door deze reorganisatie ondergebracht bij het servicecentrum Financiële Dienstverlening. De functie van dienstadministrateur komt daarmee te vervallen en de functie van concernadministrateur wordt geïntroduceerd.
In aansluiting op de verantwoordelijkheid met betrekking tot de registratieve rechtmatigheid van de vast in de gemeentebrede financiële administratie te leggen gegevens die bij de concernadministrateur komt te liggen is er de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke rechtmatigheid. De directeuren van de gemeentelijke diensten blijven verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van handelingen en transacties die door de diensten worden verricht. Zij blijven er dus ook voor verantwoordelijk dat de uitgaven/inkomsten in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving zijn gedaan/ontvangen voor het product waarop ze zijn geboekt (bijv. het verstrekken van subsidie in overeenstemming met de subsidieverordening of het heffen van belasting conform de geldende wetgeving). Zie artikel 1.5, vierde lid.
Het debiteurenbeheer is overgedragen aan FD met uitzondering van de belastingvorderingen die worden opgelegd via het belastingsysteem (gemeentebelastingen en parkeerbelastingen).
Binnen het servicecentrum Financiële Dienstverlening worden veel handelingen verricht waarbij een adequaat systeem van interne beheersing van eminent belang is. Een adequate functiescheiding binnen FD maakt daarvan deel uit. Het hoofd FD is hiervoor verantwoordelijk. Mede gezien de omvangrijke financiële stromen die voortaan over FD lopen is het noodzakelijk dat de concerncontroller deze functiescheiding goedkeurt. De concerncontroller zal daartoe de interne auditafdeling consulteren.
Artikel 2.6 Kashouder
De functiescheiding waarin artikel 2.1 op concernniveau voorziet is in dit artikel analoog toegepast zodat er ook bij een dienst sprake is van een scheiding tussen de verantwoordelijkheid voor de administratie en het geldelijk beheer.
De functie van dienstadministrateur komt te vervallen, dus ook diens betrokkenheid bij het aanwijzen van een kashouder. De concernadministrateur moet op de hoogte worden gesteld van de aanwijzing van de kashouder en diens vervanger.
Toelichting bij hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
In dit artikel wordt een organisatorische grondslag gelegd voor het op wijkniveau afgestemde gemeentelijke beleid. Dit vereist een wijkgerichte werkwijze van de gemeentelijke organisatie. De organisatorische hoofdlijnen hiervan zijn vastgelegd in het Kader Wijkgericht Werken d.d. 20 november 2001 en het Kader WMO d.d. 16 januari 2003.
Toelichting bij hoofdstuk 4 Beleidsvoorbereiding
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel stelt een aantal kwalitatieve eisen die beogen de kwaliteit en integraliteit van de advisering en de besluitvorming te bevorderen.
Artikel 4.2 Afstemming van werkzaamheden bij de voorbereiding van bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel bevat een basis voor aanwijzingen die beogen de samenhang en de snelheid waarmee beleidsbeslissingen tot stand komen te bevorderen. Als voorbeelden van thans bestaande richtlijnen kunnen worden genoemd het rapport Kostenstructuur ROVU d.d. juli 1992, de checklist en de startnotitie in de rapportage Belemmerend Beleid vastgesteld bij collegebesluit van 9 januari 2004 en de Utrechtse Standaard voor Communicatie, waar onder andere huisstijl en projectcommunicatie aan de orde worden gesteld.
Toelichting bij hoofdstuk 5 Beheer
Artikel 5.2 Mandaat
Dit artikel verschaft de juridische instrumenten voor het leggen van beheersbevoegdheden en verantwoordelijkheden bij ambtenaren.
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid is aangepast
De taken van de afdeling Risicobeheer worden voortaan door de betreffende uitvoeringsorganisatie binnen Financiële Dienstverlening verricht.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 1A Treasury
Artikel 1.1 Treasurybeheer binnen de gemeente Utrecht
Tweede en derde lid: Hiermee wordt ingespeeld op de lopende herindeling van de sector Financiën en Personeel.
Vijfde lid: De functie van Centrale Treasurer en van de uitvoeringsorganisatie zijn nu verenigd in één organisatie. met de instelling van FD komt hierin verandering.
Vervallen zijn de artikelen:
1.3 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan diensten
1.6 Interne rekening-courantverhoudingen
1.12 Beleggingen van reserves en voorzieningen
Vanaf 1 januari 2008 komt het huidige stelsel van interne renteverrekening en de bijbehorende kapitaalverstrekkingen te vervallen.
Als gevolg van het vervallen van het huidige interne rentestelsel komen de interne rekening-courantverhoudingen te vervallen.
Artikel 1.7 Betalingsverkeer van de Centrale Treasury aanpassen
Bij de sector Financiën en Personeel worden vanaf 1 januari 2008 een aantal handelingen met betrekking tot het betalingsverkeer niet meer verricht. Sommige gaan naar Financiële Dienstverlening, andere komen helemaal te vervallen. De vereiste van een tweede handtekening bij het goedkeuren van een betalingsopdracht blijft gehandhaafd. De wijze waarop dat wordt ingevuld kan worden bepaald door de dienst zelf, mits de tweede handtekening door een andere functionaris dan de budgethouder.
Artikel 1.10 Relatiebeheer
Derde lid: is vervallen.
Omdat het gemeentelijk betalingsverkeer geheel wordt gecentraliseerd hebben diensten daarover ook geen contact meer met banken.
Als gevolg van het vervallen van het huidige interne rentestelsel komen de interne beleggingen van reserves en voorzieningen te vervallen.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 2A De concerncontroller
Artikel 4.a is opgeheven (Het voeren van de financiële administratie op concernniveau)
Artikel 5 De concerncontroller is verantwoordelijk voor:
De verantwoordelijkheid voor het voeren en beheren van de gemeentebrede financiële administratie komt te liggen bij de concernadministrateur. Het is aan de concerncontroller hiervoor kaders te stellen. Dit betreft ondermeer het toe te passen gemeentebreed rekeningschema en de te hanteren boekingsregels.
De concerncontroller is “eigenaar” van het financieel systeem. De organisatorische scheiding tussen de concerncontroller en de uitvoeringsorganisatie van het financieel systeem maakt het nodig formeel vast te leggen dat de concerncontroller verantwoordelijk is voor het beheer van het financieel systeem. De concerncontroller is dus verantwoordelijk voor de kaders voor de inrichting van het gemeentebreed financieel systeem. De eisen die gesteld moeten worden aan een adequate functiescheiding maken daarvan deel uit. Het gemeentebreed financieel systeem maakt gebruik van SAP. Binnen deze applicatie kunnen meer dan alleen financiële functionaliteiten worden gebruikt. De concerncontroller ziet er op toe dat de aan de gemeentebrede financiële administratie te stellen eisen adequaat zijn geborgd in SAP. Voor het gebruik van aanvullende functionaliteiten binnen SAP is dat een randvoorwaarde.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 2B De dienstcontroller
Artikel 1 De dienstcontroller
De aanstelling van een dienstcontroller laat onverlet dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de genoemde controltaken bij de directeur blijft berusten.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
Artikel 2.1 Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Programmarekening
In de voorjaarsnota wordt de gemeentelijke financiële ruimte voor de begroting van het komende jaar bepaald. Dit wordt bepaald aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen:
Is het nodig om dingen te veranderen naar aanleiding van het vorige jaar? Hierbij wordt een relatie gelegd naar de programmarekening.
Is het nodig om dingen te veranderen naar aanleiding van wat we nu aan het doen zijn?
Verwachten we dat er in de toekomst iets gaat gebeuren, waardoor we dingen anders moeten gaan doen?
Programmabegroting
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De maatschappelijke effecten die worden beoogd, het beleid en de uitvoering die daartoe worden ingezet staan centraal. De programmabegroting is het sturingsinstrument van de gemeenteraad. De programmabegroting wordt door de gemeenteraad vastgesteld en het college moet aan de gemeenteraad verantwoording afleggen over de uitvoering van deze vastgestelde begroting. Uitgangspunt van de programmabegroting is het sturen van de begroting op basis van vooraf vastgestelde programma's waarvan de inhoudelijke kaders in meerjarige beleidsnotities kunnen worden vastgesteld. De programma's geven namelijk de hoofdlijnen weer waarlangs de stad bestuurd wordt. Vanuit de benoemde programma's gaat dus een sterk signaal uit hoe de stad haar accenten ziet en op welke wijze daarop ingespeeld wordt.
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De programmabegroting bestaat uit de volgende onderdelen:
Collegebeleid op hoofdlijnen.
Programma's (geschreven door de diensten).
Per programma wordt kort en bondig aangegeven, wat we als gemeente Utrecht willen bereiken, wat we daarvoor gaan doen en wat het gaat kosten.
Wijken (geschreven door de Dienst Wijken op basis van de programma's en accenten per wijk daarin).
Financieel beeld (geschreven door sector Financiën en Personeel).
Paragrafen.
In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan belangrijke gemeentebrede onderwerpen, namelijk:
Weerstandsvermogen inclusief risico's;
Onderhoud kapitaalgoederen;
Financiering;
Bedrijfsvoering;
Verbonden partijen;
Grondbeleid;
Belastingen en tarieven;
Raadsvoorstel.
Voor de aansturing van de diensten is de programmabegroting geen goed instrument, omdat het gaat om een integrale dienstoverstijgende begroting op hoofdlijnen. Daarom is het college wettelijk verplicht binnen de kaders van de programmabegroting een productenraming op te stellen ten behoeve van de beheersing van de uitvoering. De producten uit de productenraming worden toebedeeld aan diensten.
In Utrecht worden de producten per dienst in het jaarplan opgenomen. Alle jaarplannen samen vormen dezelfde totalen als de programmabegroting en de productenraming. Daarnaast wordt er in een jaarplan ingegaan op speerpunten in de bedrijfsvoering, die door het college worden vastgesteld.
Programmarekening
De accountant controleert in opdracht van de gemeenteraad het financiële deel van de programmarekening.
Wanneer er sprake is van onregelmatigheden rapporteert de accountant dit aan de gemeenteraad. De accountant stuurt tevens een afschrift naar het college.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling toelichting 5A Beheer
Artikel 2.4 Procedure Geschillenprocedure is aangepast
Vanaf 1 januari 2008 vinden er geen dienstoverstijgende interne betalingen meer plaats. Daarvoor in de plaats komt een stelsel van dienstoverstijgende doorbelastingen waaraan beide diensten goedkeuring moeten verlenen. Om te voorkomen dat dienstoverstijgende doorbelastingen blijven hangen is een strakke procedure opgenomen, met inbegrip van een arbitragecommissie nieuwe stijl. De huidige door B&W vastgestelde “arbitrageregeling Gemeente Utrecht” kan daarmee komen te vervallen.
De gemeentelijke diensten leveren dragen boekingsdocumenten aan het servicecentrum Financiële Dienstverlening om deze te verwerken in de financiële administratie. Daarbij kunnen zich verschillen van inzicht voordoen over de manier waarop deze verwerking moet plaatsvinden. In het vijfde lid is hiervoor een escalatieprocedure opgenomen.
Artikel 2.5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens
Door de uitgebreide invoering van geautomatiseerde informatiesystemen in de overheidsorganisatie daarvan voor haar functioneren sterk afhankelijk geworden. Dit artikel benadrukt het belang van een goed beveiligde en continue informatievoorziening voor een ongestoorde bedrijfsvoering en dienstverlening aan de burgers. De verantwoordelijkheid hiervoor wordt uitdrukkelijk opgedragen aan de directeur.
Aangezien informatievoorziening en privacybescherming belangrijke aspecten zijn van het beheer, is het voorschrift opgenomen dat daarover dient te worden gerapporteerd in het verslag dat wordt gevoegd bij het aandeel van de dienst in de dienstrekening.
Artikel 5.1 Het tegengaan van misstanden
Deze bepaling schept de verplichting voor een ieder om preventief en pro-actief de nodige maatregelen te nemen. Daarmee is de invalshoek een andere dan de primair tuchtrechtelijke regeling in het ambtenarenrecht. Niettemin impliceert ook de in het eerste lid geformuleerde verplichting het verbod tot het plegen van onregelmatigheden. Het in het eerste lid opgenomen verbod moet als het complement worden gezien aan de ambtenaarrechtelijke regeling.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 5B Het gemeentelijk assurantiefonds
Artikel 1.1 Doelstelling assurantiefonds
De deelnemers hebben behoefte aan bij voorkeur 100 % afdekking van hun risico's waardoor zij onvoorziene uitgaven zoveel mogelijk kunnen beperken. Het verzekeren van ook de kleinere risico's bij verzekeringsmaatschappijen leidt echter tot een premiestelling die te hoog is in verhouding tot de gedekte risico's. Kleinere risico's kunnen ten laste van het Fonds worden gebracht, dat uit de bijdragen van de deelnemers deze risico's in principe kan dragen. Ter voorkoming van uitputting van het Fonds dienen verzekeringsdekkingen ingekocht te worden die grotere zgn. calamiteitenrisico's afdekken. Omdat verzekeraars niet met kleinschalige -structurele risico’s- worden geconfronteerd zijn premietarieven aantrekkelijker en verzekeringsvoorwaarden gunstiger dan de tarieven en voorwaarden die zouden gelden voor een verzekeringsdekking waarbij ook kleinere risico's ten laste van een polis dienen te worden gebracht.
Artikel 1.2 De inkomsten van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld uit welke inkomsten het fonds wordt gevoed en op basis van welke uitgangspunten de premie van de deelnemers wordt vastgesteld. De hoogte van de premie wordt onder andere bepaald door de verzekeringspremie die door de verzekeraar in rekening wordt gebracht. Daarnaast is de hoogte van de bijdrage afhankelijk van het risicoprofiel van de desbetreffende deelnemer. Dit risicoprofiel wordt afgeleid van de hoedanigheid, de activiteiten en de zich reeds gemanifesteerde risico's Deze methode leidt ertoe dat voor deelnemers met een gunstig risicoprofiel een lagere bijdrage wordt vastgesteld dan voor deelnemers met een ongunstig risicoprofiel.
Artikel 1.3 De uitgaven van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld welke uitgaven er ten laste van het fonds kunnen worden gedaan. Behalve de directe uitgaven aan premies voor afgesloten verzekeringen en de schade-uitkeringen betreft dit ook de kosten aan preventieve advisering. De bijdragen van de deelnemers zijn gebaseerd op de risico's die zij inbrengen en op de directe (premies en behandelingskosten). Daarnaast worden er ook kosten voor advisering ten laste van het fonds gebracht.
Artikel 1.4 Saldo Fonds
Deze bepaling fungeert als basis voor het reguleren van het saldo van het fonds. Het eerste lid geeft aan burgemeester en wethouders de nodige flexibiliteit. Zij kunnen het saldo van het fonds aanpassen aan het actuele inzicht in de risico's die het fonds moet afdekken. Een belangrijke rol hierbij speelt het risico dat de gemeente niet door middel van verzekeringen heeft afgedekt. Het tweede en derde lid geven aan hoe wordt gehandeld bij respectievelijk saldo-overschotten en -tekorten.
Artikel 1.6 Gebeurtenissen waarvoor het fonds een voorziening biedt
De werkzaamheden van de afdeling Risicobeheer van de sector Financiën en Personeel gaan over naar de uitvoeringsorganisatie risicobeheer van het servicecentrum Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning.
Artikel 1.8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico's
Een doelmatig verzekeringsbeleid is mogelijk wanneer de gemeentelijke organisatie zoveel mogelijk greep probeert te krijgen op haar risico's. Dat vereist een systematische verzameling en analyse van risico's. Vervolgens kan beoordeeld worden op welke wijze risico's kunnen worden beperkt, door de eigen organisatie kunnen worden gedragen of geheel of gedeeltelijk worden afgewenteld op de verzekeringsmarkt. Het verzamelen van gegevens over risico's kan het best worden gecombineerd met het beheer van het assurantiefonds vanwege de daar bijgehouden schaderegistratie.
Artikel 1.9 Administratieve organisatie van het fonds
Dit artikel bepaalt dat er voorschriften moeten zijn met betrekking tot de administratieve organisatie. Omdat het beheer van het fonds organiek bij de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en Concerndienst is ondergebracht is ervoor gekozen deze bepalingen deel uit te laten maken van de administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concerndienst. Er is een functiescheiding tussen degenen die beheerstaken en -bevoegdheden uitoefenen (afdeling Risicobeheer sector Financiën en Personeel) en de administratieve functie (ondergebracht bij de afdeling Managementondersteuning van de Bestuurs- en Concerndienst).