Organisatie | Rheden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Rheden 2011 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Rheden 2011 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefwet 1995, art. 30 en 32
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-12-2011 | 13-10-2020 | Nieuwe regeling | 29-11-2011 Regiobode, 30-11-2011 | Geen |
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende doelmatige archiefruimten en een archiefbewaarplaats. Aan de zorg voor instandhouding van de archiefbewaarplaats wordt invulling gegeven door middel van deelname aan de gemeenschappelijke regeling.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris (op grond van artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling) aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaaplaats
Met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is de archivaris belast.
De archivaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbl. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl. 671). Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Bij de instelling van het openbaar lichaam Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief’ zijn een aantal taken en bevoegdheden, uit de wet, overgedragen aan deze instelling. Deze zijn nader omschreven in de regeling zelf van 11 juli 2002. De bevoegdheid tot het benoemen van de gemeente-archivaris is in de Gemeenschappelijke Regeling (artikel 6, lid 2, onder c) overgedragen aan het algemeen bestuur van het Gelders Archief.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr. 17967).
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
De bedoelde voorschriften worden opgenomen in het Besluit Informatiebeheer 2011.
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.