Organisatie | Maassluis |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Maassluis 2006 |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Maassluis 2006 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-09-2006 | aard van de wijziging | 12-09-2006 Onbekend | kenmerk voorstel |
Het college van de gemeente Maassluis;
gelet op de artikelen 160, eerste lid, onder c, en 103, tweede lid, van de Gemeentewet en artikel 125 van de Ambtenarenwet;
overwegende,a) dat de gemeentelijke organisatie voortdurend in ontwikkeling is om een goede kwaliteit van producten en diensten te waarborgen, enb) dat de organisatie van de gemeente Maassluis zodanig ingericht moet zijn dat alert kan worden ingespeeld op de zich steeds wijzigende maatschappelijke en bestuurlijke omgeving;
vast te stellen het volgende "Organisatiebesluit Gemeente Maassluis 2006":
Hoofdstuk 1 STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE
Artikel 1.1 Structuur van de ambtelijke organisatie
Het ambtelijk apparaat bestaat, afgezien van de griffie*, uit de volgende structuur:
gemeentesecretaris1 000 Directie1100 stafbureau Bestuurszaken1200 afdeling Algemene Zaken1300 afdeling Dienstverlening1400 afdeling Ontwikkelings Bedrijf Maassluis1500 afdeling ROM1600 afdeling lnrichting Beheer Buitenruimte1700 afdeling Openbare Orde en Wijkbeheer1800 afdeling Planning en Control1900 afdeling Welzijn2000 afdeling Sociale Zaken en WerkgelegenheidDukdalf Bedrijven
Waar in de navolgende artikelen sprake is van directeur, management e. d. is de inhoud van deze bepalingen van overeenkomstige toepassing op (de Ieiding van) Dukdalf Bedrijven. Bij afwijkende bepalingen in de managementovereenkomst Dukdalf gaan deze echter uit boven de bepalingen in dit Organisatiebesluit.
* Uitgezonderd is de inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad.
Hoofdstuk 2 INSTRUCTIE GEMEENTESECRETARIS
De hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:a) het zorgen voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;b) de ontwikkeling van de organisatie;c) het voorzitten van het directieoverleg, het leidinggeven aan de directeuren; uit dien hoofde is hij tevens beoordelaar en draagt hij zorg voor het periodiek houden van beoordelings- en functioneringsgesprekken;d) het zijn van bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden;e) is verantwoordelijk voor het opstellen van het strategisch werkplan van de directie.
Artikel 2.2 De relatie tot het college en de burgemeester
Aile medewerkers verstrekken de gemeentesecretaris desgevraagd de inlichtingen die voor een goede vervulling van diens taak nodig is.
Artikel 2.3 De relatie tot het college en de burgemeester
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college en de individuele leden van het college.
1. De gemeentesecretaris ziet toe op een gedegen, tijdige en ge·integreerde advisering aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan.
2. De gemeentesecretaris zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college goed te kunnen vervullen.
Artikel 2.4 De relatie college, burgemeester en griffie - ambtenaren
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor:1. de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen het college of de burgemeester en de ambtelijke organisatie;
2. de verstrekking aan het college van complete en besluitrijpe voorstellen;
3. de tijdige en adequate afhandeling van vragen van het college en de burgemeester aan het ambtelijk apparaat;
4. de uitvoering van verzoeken om bijstand of informatie van raadsleden door tussenkomst vande griffier.
Hoofdstuk 3 DIRECTIE EN MANAGEMENT
De directie is binnen bestuurlijk vastgestelde kaders gezamenlijk primair verantwoordelijk voor de volgende taken:a) aansturing: vaststellen van afdelingsplannen, formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren;b) kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten;c) facilitering: scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financien, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;d) toezicht: zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen in overeenstemming met de planning en control cyclus;monitoring programma's uit de programmabegroting;e) strategieontwikkeling: het opstellen van een strategisch werkplan; het ondersteunen van de strategieontwikkeling van het college;f) planning: vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het strategische werkplan van de directie.g) de directie kan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ondermandateren, in overeenstemming met de Ondermandaatregeling.
De directie voert minimaal viermaal per jaar afstemmend overleg met het college. In dit overleg wordt ten minste aan de orde gesteld:a) de realisering van politieke doelstellingen en de strategische beleidsvorming;b) de (kwaliteit van de) dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan het college;c) de afstemming tussen (besluiten van) het college en (de gevolgen daarvan voor de) ambtelijke organisatie;d) ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor bestuursorganen en ambtelijke organisatie;e) de voortgang van de projecten.De directie voert minimaal viermaal per jaar overleg met het de directeur van Dukdalf Bedrijven.
Artikel 3.3 Samenstelling en taken managementoverleg
1. Het managementoverleg (MO) bestaat uit de gemeentesecretaris, de directeuren en de afdelingshoofden.2. Het managementoverleg houdt zich bezig met:a) coordinatie:overleg over werkprocessen, die de organisatie betreffen;overleg over voor de gehele organisatie van belang zijnde onderwerpen als beleidsplan, begroting, rapportages, middelenfuncties, etc.b) informatie-uitwisseling ten aanzien van:besluiten van de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de raad voor zover deze van belang zijn voor aile afdelingen en deze niet schriftelijk of bilateraal kunnen worden gegeven (via de secretaris);bij de afdelingen in behandeling zijnde beleidsthema's.c) managementontwikkeling:overleg over algemene managementvraagstukken (informatievoorziening, organisatie, samenwerking, bedrijfseconomische en personele vraagstukken, managementprocedures en technieken, managementstijl, klantgerichtheid, kwaliteitszorg, etc).d) alqemene signalerinq externe en interne ontwikkelinqen:signalering algemene knelpunten met betrekking tot organisatie en beleid;overleg over mogelijke oplossingen van gesignaleerde knelpunten
Het managementoverleg vormt geen schakel in de hierarchie, heeft geen beslissingsbevoegdheden en treedt niet in de bevoegdheden van de afdelingshoofden of de gemeentesecretaris.
Hoofdstuk 4 OVERIGE FUNCTIONARISSEN
Artikel 4.2 Gemeentecontroller
De taak van gemeentecontroller is functioneel ondergebracht bij het directielid die tevens hierarchisch Ieiding geeft aan de afdeling Planning en Control.
1. De gemeentecontroller draagt zorg en is verantwoordelijk voor:a) de ontwikkeling van het plannings- en controlinstrumentarium en het zorgdragen voor de instandhouding daarvan;b) het toetsen van de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de planning en control en het rapporteren daarover;c) het adviseren en ondersteunen bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages;d) het toetsen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het beleid en beheer van de organisatie;e) het ontwikkelen van instrumenten ter verbetering van de bedrijfsvoering zoals benchmark, prestatiemanagement en kwaliteitstoetsen;f) het adviseren over risicomanagement;g) het adviseren en ondersteunen bij monitoring/evaluatie van de uitvoering van het vastgestelde beleid en beheer.
2. De gemeentecontroller kan onder zijn verantwoordelijkheid zijn taken geheel of gedeeltelijk uit Iaten voeren door de afdeling Planning en Control.
3. De gemeentecontroller heeft een zelfstandige adviesbevoegdheid en kan rechtstreeks gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de directie.
Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat de producten van zijn/haar afdeling zijn getoetst op:a) rechtmatigheid;b) de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;c) doelmatigheid;d) juistheid van de te volgen procedure;e) toereikendheid beschikbaar budget.
Behoudens de specifieke taken van de directie en met inachtname van afgesproken procedures ligt bij het afdelingshoofd het initiatief voor aile aspecten van het personeelsbeleid. Hij/zij voert periodiek functionerings- popgesprekken en beoordelingsgesprekken met de teamleiders en is desgewenst aanwezig bij gesprekken met de overige medewerkers.
Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor dat zijn/haar medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen. Hij/zij bevordert de deskundigheid van het personeel en draagt zorg voor de voortgang en kwaliteit van het werk.
1. Ter ondersteuning van het afdelingshoofd zijn teamleiders aangesteld.
2. De teamleider:a) ondersteunt het afdelingshoofd bij het leidinggeven aan de afdeling.b) stelt prioriteiten, verdeelt, coordineert en controleert de werkzaamheden van de medewerkers;b) stuurt de medewerkers aan bij de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden;c) borgt de kwaliteit van de producten en dienstverlening;
3. De teamleider is over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd.
De teamleider voert functionerings- en popgesprekken en beoordelingsgesprekken met de onder hem/haar vallende medewerkers. Het afdelingshoofd kan hierbij aanwezig zijn.
lndien een voorstel of advies zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt en ten aanzien van dat product geen toepassing is gegeven aan artikel 5.1 kan de directie een afdeling aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering,evenals voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
Artikel 5.2 lntegrale advisering
1. lndien een voorstel of advies het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling tijdig aanvullend advies aan de andere afdeling teneinde te komen tot ge'lntegreerde advisering, waarin de argumenten voor de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.
2. De afdeling die aanvullend advies uitbrengt, treedt in overleg met de afdeling die is belast met de voorbereiding of uitvoering van het beleid.
3. Het aanvullende advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering belast is.
4. Een afdeling kan ook uit eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De gemeentesecretaris wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures worden beïnvloed.
Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoeringvan het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe, ter beoordelingvan de directie.