CVDR122768_22012-12 Archiefverordening van Maassluis 2005nlregelingMaassluis2018-08-23MaassluisDe SchakelArchiefverordening gemeente MaassluisGemeentewet, art. 147Archiefwet 1995, art.30, eerste lidArchiefwet 1995, art.32, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2012-07-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-07-012018-08-24gewijzigd toezicht ProvincieADV-12-00523Geen.wijziging toezicht door Provinciale archiefinspectieexb-2018-239102012-12 Archiefverordening van Maassluis 2005De gemeenteraad van Maassluis;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 juni 2012, gelet op de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995besluit:vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats.Artikel2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de archiefbewaarplaats van het Stadsarchief Vlaardingen, gevestigd Plein Emaus 5 te Vlaardingen, naast het depot dat zich bevindt in de kelder van het stadhuis van Maassluis, gevestigd Koningshoek 93050 te Maassluis. HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel61.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel121.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel14De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel15De archivaris doet éénmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel16Met de inwerkingtreding van De archiefverordening 2012 wordt De Archiefverordening van Maassluis 2005 ingetrokken.Artikel17Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 2012Artikel18Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Maassluis 2012. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Maassluis, gehouden op 3 juli 2012 De griffier,                                                                        De voorzitter,  Mr. R. van der Hoek                                                      drs. J.A. Karssen Memorie van toelichting bij Archiefverordening 2012-12