Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie personen

Nota-toelichting  

Inleiding.

De wet GBA voorziet in het (op elektronische wijze) uitwisselen van persoonsgegevens tussen gemeenten en tussen gemeenten en door het Rijk erkende afnemers van persoonsgegevens. Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de eigen organisatie van de gemeente en aan derden dient "bij of krachtens" gemeentelijke verordening te geschieden. Dit reglement, gebaseerd op de Verordening basisregistratie personen gemeente Dongen, voorziet in deze eis.

Concreet betekent het vorenstaande het volgende. Ingevolge de wet GBA kunnen gegevens worden verstrekt aan:

• 1.

  door het Rijk erkende buitenqemeenteliike afnemers zoals bijvoorbeeld Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds en diverse ministeries;

• 2.

  de bijzondere derden, die overeenkomstig een wettelijke regeling betreffende pensioenvoorzieningen belast zijn met de uitvoering pensioenregelingen, spaarfondsen en VUT. Deze zijn door de minister van Binnenlandse Zaken geautoriseerd om over het GBA-netwerk op systematische wijze gegevens verstrekt te krijgen. Voorbeelden van deze derden zijn bedrijfspensioenfondsen en pensioenverzekeraars;

• 3.

  instellingen en voorzieningen voor gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening voor zover de behoefte aan persoonsgegevens voortvloeit uit de taakuitvoering en de verstrekking gebaseerd is op een algemeen verbindend voorschrift of in de bijhouding van een persoonsregistratie. Hieronder valt ook de Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA), hét door de minister van Binnenlandse Zaken aangewezen samenwerkingsverband van kerken;

• 4.

  de ingeschrevene zelf;

• 5.

  binnengemeentelijke afnemers. Hiertoe behoort op grond van de wet GBA ook de regiopolitie;

• 6.

  de vrije derden, waaronder incassobureaus, woningcorporaties etc.

De wet GBA voorziet in een uitputtende regeling met betrekking tot de verstrekking, genoemd onder de punten 1,2,3 en 4. De regeling van de punten 5 en 6 zijn in dit privacyreglement ondergebracht.

Basisregistratie personen.

De gegevens in de GBA vervullen een steeds belangrijkere rol in de uitvoering van taken door de diverse gemeentelijke organisatieonderdelen. De reeds in de praktijk bestaande afstemming van persoonsgegevens tussen de GBA en de registraties van andere organisatieonderdelen, is inmiddels ook in verschillende wettelijke voorschriften verplicht voorgeschreven. ..-...' Bijvoorbeeld: Wet Individuele huursubsidie en de nieuwe Algemene Bijstandswet.

Deze ontwikkeling sluit aan bij de filosofie van de gemeentelijke basisregistraties, waarin wordt voorzien in een efficiënt en effectief binnengemeentelijk persoonsinformatieverkeer. Vanuit de optiek is er voor gekozen om de basisadministratie (GBA) integraal deel te laten uitmaken van de basisregistratiepersonen. Naast gegevens uit de GBA bevat de basisregistratie zogenaamde aangehaakte gegevens. Deze aangehaakte gegevens zijn o.a. afkomstig uit historische bestanden welke door de afdeling Burgerzaken tot 1 oktober 1994 werden bijgehouden en waaruit nog steeds informatie wordt verstrekt.

Een andere reden om de GBA te doen opgaan in de basisregistratie personen is gelegen in de daardoor soepeler uitvoeringsmögelijkheid van de protocolplicht. Met de protocolplicht wordt bedoeld dat bijgehouden moet worden aan wie, wanneer, met welk doel persoonsgegevens zijn verstrekt. Deze informatie moet gedurende 1 jaar bewaard worden. Een ingeschrevene die daar om vraagt kan worden opgegeven of hem betreffende gegevens aan een afnemer of een derde zijn verstrekt

Doordat de basisadministratie (GBA) is opgenomen in de basisregistratie personen geldt met betrekking tot de protocolplicht, het regime van de Wet Persoonsregistraties. In dat geval is protocollering nog slechts noodzakelijk voor zover het verstrekkingen buiten de gemeentelijke organisatie betreft, dus aan derden.

De keuze vooreen soepeler regime wordt ingegeven door de volgende motieven:

• a.

  het gebruik van persoonsgegevens is door middel van de tabellen 1 en 2 voldoende doorzichtig gemaakt. Ingeschrevenen kunnen door kennisneming van de tabellen op de hoogte zijn van het gebruik dat van hun persoonsgegevens wordt gemaakt;

• b.

  in de praktijk blijkt dat burgers in het algemeen verwachten dat wanneer ergens in de gemeente een wijziging van hun persoonsgegevens is doorgegeven, dat vervolgens zijn doorwerking heeft in alle persoonsregistraties en dus dat er op veel plaatsen van hun persoonsgegevens gebruik wordt gemaakt. Reglement en bijbehorend tabellen bevestigen dit en maken dit nu ook op ondubbelzinnige wijze openbaar;

• c.

  sinds de inwerkingtreding van de wet Persoonsregistraties (1 januari 1989) bestaat voor de burger het recht om kennis te nemen van het feit of hem betreffende persoonsgegevens zijn verstrekt, aan wie en met welk doel. Tot op heden heeft nog niemand met betrekking tot enige door de gemeente gehouden persoonsregistratie van dat recht gebruik gemaakt;

• d.

  uit oogpunt van efficiency zijn een aantal gemeentelijke organisatieonderdelen geautoriseerd om bepaalde gegevens in de basisregistratie rechtstreeks (zonder tussenkomst van een medewerker van Burgerzaken) te raadplegen. Indien het regime van de wet GBA wordt gehanteerd, zou voor elke raadpleging protocolgegevens moeten worden vastgelegd. Op basis van proeven blijkt dat met het vastleggen van protocolgegevens enkele minuten gemoeid zijn. Daarnaast vraagt het protocolleren een behoorlijke computercapaciteit.

Kortom: protocolleren is niet efficiënt.

Binnengemeentelijke afnemers.

Verstrekking van persoonsgegevens binnen de organisatie van de houder zijn verstrekkingen aan binnen gemeentelijke afnemers. Verstrekkingen kunnen plaatsvinden door:

koppeling van gegevensbestanden (art. 6). De gegevens die door middel van de koppeling worden

verstrekt zijn vermeld in tabel 1, in de kolom met nummer 1;

rechtstreekse raadpleging met behulp van een beeldschermaansluiting (art. 7). Tabel 1, kolommen

c.q. gebruikers met nummers 2, 3, 4 en 5;

verstrekkingen op papier (art. 8). Tabel 1 /kolommen c.q. gebruikers met nummers 6, 7, 8, 9 en 10.

De verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers vinden hun grond in de taakuitvoering van de betreffende organisatie-onderdelen. De bij de nummers in tabel 1 behorende namen zijn vermeld in tabel 2, waarin tevens het doel van de verstrekking is vermeld.

Derden.

In tabel 1 zijn in de kolom met het nummer 11 de gegevens vermeld die aan een derde verstrekt kunnen worden. Gelet op het feit dat deze gegevens in het maatschappelijk leven vrijwel openbaar zijn, de meeste komen in het telefoonboek voor, bestaat er in het algemeen geen bezwaar tegen openbaarmaking ervan. Om die reden is het dan ook niet erg zinvol om van de verstrekking van dergelijke gegevens een protocol bij te houden. Bovendien heeft de burger het recht om de verstrekking van zijn gegevens aan derden te beletten, door daarvoor geheimhouding aan te vragen.

Het gaat in de verstrekking aan derden steeds om met name. genoemde personen. Uit oogpunt van privacybescherming zal een verzoek om gegevens van de bewoner(s) van een bepaald adres slechts telefoonboekgegevens worden verstrekt.

Wil een derde meer dan de in tabel 1, kolom 11 vermelde gegevens, dan dient de verzoeker daarbij een gerechtvaardigd belang te hebben en de persoonlijke levenssfeer van de ingeschreven mag door de verstrekking niet onevenredig worden geschaad. In een dergelijk geval is protocollering en de toestemming van de betrokkene vereist.

In tabel 2 is onder nummer 11 vermeld wie het gemeentebestuur als derde erkent.

Onder organisaties op levensbeschouwelijke grondslag ressorteert de Rooms Katholieke Kerk. De wet GBA staat een spontane mutatieverstrekking aan de RK-kerk in de weg. De wet voorziet wel in een spontane mutatieverstrekking aan de Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA). De kerkgenootschappen worden via deze Stichting voorzien in hun informatiebehoefte. Kerken, waaronder de RK-kerk kunnen bij de SILA aansluiten.

Aangezien het gegeven omtrent de kerkelijke gezindte geen deel uitmaakt van de basisadministratie is een selectieve mutatieverstrekking van alleen katholieke personen niet meer mogelijk. Verstrekking van mutaties van alle personen zou betekenen dat de RK-kerk ook gegevens zou krijgen van personen met een andere geloofsovertuiging. Uit oogpunt van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is dat ongewenst. Dit is overigens ook de mening van de Registratiekamer.

Verstrekkingen aan andere derden is gebaseerd op het uitgangspunt dat deze derden over de personalia beschikken uit hoofde van een relatie die de geregistreerde met de betreffende derde is aangegaan. Indien de derde het spoor van de geregistreerde bijster is geraakt kunnen dergelijke gegevens op verzoek worden verstrekt. Het gaat dan echter om met name genoemde personen.

Massale gegevensverstrekkingen.

In verband met wetenschappelijk onderzoek, in het kader van de gezondheidszorg, ten behoeve van sociaal-maatschappelijke activiteiten en ter uitvoering van gemeentelijk beleid wordt regelmatig massale informatie gevraagd van bepaalde doelgroepen. De wet GBA beperkt dergelijke vraagstellingen niet. Wel is het van belang dat per aanvraag een afweging wordt gemaakt tussen enerzijds het belang van de bescherming van de privacy en anderzijds het belang dat met de verstrekking wordt gediend.

Valt de balans uit in het voordeel van de verstrekking, dan dient uit een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens een aantal voorwaarden uit oogpunt van privacybescherming te worden gesteld. De wetenschappelijke instituten houden zich in dit verband aan de door de Registratiekamer goedgekeurde gedragscode voor de Verenigde Onderzoeksinstituten (V.O.I.-gedragscode). Andere instellingen zal het gebruik van een door het gemeentebestuur goedgekeurd privacyreglement als voorwaarde worden opgelegd. Besluiten tot massale gegevensverstrekking zijn voor zover het verstrekkingen zijn ten behoeve van derden, gebaseerd op artikel 9 van het reglement.