CVDR122295_1Regeling budgethoudersnlregelingWeststellingwerf2011-11-29WeststellingwerfOfficiële bekendmakingen 2011, week
7Regeling budgethoudersGemeentewet, artikel 160Financiële verordening gemeente Weststellingwerf 2004college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2006-02-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2006-01-01Nieuwe regeling060/152GeenRegeling budgethoudersNummer: 060/152Burgemeester en wethouders van Weststellingwerf;overwegende, dat het wenselijk is maatregelen te treffen die een goede
uitvoering waarborgen van de begroting, de interne controle en een
adequate functiescheiding, alsmede nader te bepalen welke regels en
activiteiten in acht dienen te worden genomen voor een goede werking van
de financiële administratie en de financiële organisatie,
respectievelijk regels vast te stellen met betrekking tot de aanwijzing
van functionarissen als budgethouder; gelet op de artikelen 160 van de Gemeentewet en de artikelen 5, 6, 24 en
25 van de Financiële verordening gemeente Weststellingwerf 2004 b e s l u i t e n:vast te stellen de navolgende Regeling budgethouders.1In deze regeling wordt verstaan onder:a. afdeling:door burgemeester en wethouders bepaalde organisatorische eenheid van de
gemeentelijke organisatie die onder de directie ressorteert, belast met
door of namens burgemeester en wethouders toegewezen taken.b. gemeentesecretaris/ directie:door burgemeester en wethouders vastgestelde organisatorische eenheid
belast met en eindverantwoordelijk voor de aansturing en de
bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie.c. budget:
een taakstelling tot uitdrukking komend in het bedrag dat
verbonden is aan één of meer begrotingsposten (rekeningnummer
beginnend met 5 of 6) in de productenraming of aan een krediet
voor het uitvoeren van investeringen (rekeningnummer beginnend
met 7).
tot het budget wordt tevens gerekend de in omschrijving en
toelichting van de productenraming opgenomen prestatie-eenheden,
kostendekkingspercentages, overige kengetallen en
voorschriften.
elk budget wordt slechts toegewezen aan één budgethouder.
elk budget is opgebouwd uit kostensoorten.
d. product:een product bestaat uit een aantal bij elkaar horende begrotingsposten
(rekeningnummer), zoals gegroepeerd in de productenraming. Een aantal
producten vormen samen een beleidsproduct. Een aantal beleidsproducten
samen vormen een programma, zoals vermeld in de programmabegroting.e. masterbudgethouder: de gemeentesecretaris/ directie die in het kader van het financieel
beheer verantwoordelijk is voor en aanspreekbaar op de tijdige,
volledige en juiste uitvoering van alle producten en alle
budgetten.f. budgethouder:het afdelingshoofd die in het kader van het financieel beheer
verantwoordelijk is voor en aanspreekbaar op de tijdige, volledige en
juiste uitvoering van de aan hem toegewezen producten en de daarbij
behorende budgetten.g. deelbudgethouder:aan de budgethouder hiërarchisch ondergeschikte teamleider,
teamcoördinator, projectleider, schooldirecteur of beleidsmedewerker,
die in ondermandaat (en dus onder verantwoordelijkheid) van de
budgethouder, is belast met het financieel beheer van door de
budgethouder aangewezen deelbudgetten. De functie van deelbudgethouder
is niet verenigbaar met een functie in het betaalproces bij de
financiële administratie.2a.Alle bevoegdheden van de budgethouders zoals vermeld in deze
regeling, gelden onverkort voor de masterbudgethouder.b.De masterbudgethouder wijst de producten en de daarbij behorende
budgetten toe aan de budgethouders.c.De masterbudgethouder is derhalve bevoegd om een nadere instructie
te geven aan een budgethouder indien zij dat noodzakelijk acht. De
masterbudgethouder maakt van deze bevoegdheid zorgvuldig gebruik en
beargumenteert dit.d.De masterbudgethouder kan het beheer van zogenaamde apparaatskosten
onttrekken aan de reguliere budgethouders en hiervoor een centrale
budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de
productenraming door deze apparaatskosten te verantwoorden op een of
meerdere kostenplaatsen (rekeningnummer begint met 5).3Onverlet de bevoegdheden van burgemeester en wethouders en de directie,
is de budgethouder in het kader van het financieel beheer belast
met:
het beheer over de budgetten die hem zijn toevertrouwd;
het aangaan van verplichtingen en/of het doen van bestellingen
met betrekking tot de levering van goederen en/of het verlenen
van diensten door derden;
het doen van uitgaven ten laste van de daarop betrekking
hebbende budget in de productenraming.
41.De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem toegewezen en
geautoriseerde budgetten, contractuele verplichtingen aangaan,
opdrachten te verlenen tot het leveren van goederen, de aannemingen
van werk en/of het verlenen van diensten binnen de kaders van het
gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.2.De budgethouder is bevoegd verschuivingen aan te brengen tussen aan
hem toegewezen budgetten, mits dit niet ten koste gaat van de te
behalen doelstellingen zoals die in het afdelingsplan zijn
vastgelegd.3.Voor dergelijke verschuivingen gelden de volgende voorwaarden:
De budgethouder is slechts bevoegd verschuivingen aan te
brengen binnen beleidsproducten zoals opgenomen in de
productenraming.
In aanvulling hierop is de masterbudgethouder bevoegd
verschuivingen aan te brengen op het gebied van
apparaatskosten welke via het systeem van kostenverdeling
worden doorbelast, binnen het door de raad op deze wijze
geautoriseerde apparaatskostenbudget.
Eventuele voorstellen voor verdergaande verschuivingen
worden door de budgethouder voorgelegd aan directie en
burgemeester en wethouders, ter besluitvorming door
burgemeester en wethouders (indien het een verschuiving
binnen één programma betreft) dan wel de raad (indien het
een verschuiving tussen programma’s betreft).
51.De budgethouder controleert voorafgaande aan het aangaan van
verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven of het daarvoor
beschikbaar gestelde budget (nog) toereikend is. 2.Indien geen toereikend budget aanwezig is, gaat hij slechts een
verplichting aan na toestemming van burgemeester en wethouders.3.Indien anderen dan de budgethouder kosten/uren maken ten laste van
een budget vergewissen zij zich vooraf van de instemming van de
betreffende budgethouder.4.Elke opdracht tot levering van goederen of diensten, alsmede elke
gunning van werken (waar onder een opdracht tot meerwerk) die een
bedrag van € 5.000 exclusief omzetbelasting overschrijdt, dient
schriftelijk te geschieden.5.De budgethouder houdt aantekening van alle leveranciers bij wie
offertes zijn aangevraagd. Hij draagt ervoor zorg dat alle
binnengekomen offertes systematisch worden gearchiveerd. 6.Bij budgetten en kredieten die groter zijn dan € 100.000 is de
budgethouder verplicht ervoor te zorgen dat de verplichtingen die op
zijn budget betrekking hebben zodanig worden vastgelegd dat de
actuele stand van aangegane verplichtingen, respectievelijk de
voortschrijdende uitgaven, ten opzichte van het toegekende budget
voldoende inzichtelijk zijn.7.De budgethouder controleert of de aangeboden facturen in verband met
geleverde goederen en/of diensten in overeenstemming zijn met de
bestellingen. Hij maakt deze controle zichtbaar door al dan niet
zijn akkoord te geven op de factuur in de financiële
applicatie.8.Bij facturen boven € 5.000 draagt de budgethouder zorg voor een
zichtbare controle op de overeenstemming tussen bestelling en
levering door een andere functionaris, hetzij schriftelijk, hetzij
digitaal (in de financiële applicatie).9.Bij facturen boven de € 25.000 draagt de deelbudgethouder zorg voor
een akkoordverklaring van zijn afdelingshoofd in de financiële
applicatie.61.De budgethouder informeert de directie en burgemeester en wethouders
periodiek over door hem verwachtte of gesignaleerde overschrijdingen
en onderschrijdingen van de aan zijn zorg toevertrouwde budgetten en
investeringskredieten. Indien de budgethouder op enig moment een
substantiële – politiek relevante - overschrijding verwacht,
informeert hij het college per omgaande.2.Deze rapportage geschiedt in ieder geval op die momenten die hiertoe
in de begrotingscyclus zijn aangewezen, zijnde de Voorjaarsnota, de
Najaarsnota en de Jaarrekening. 3.Afwijkingen op productniveau kleiner dan € 5.000,00 hoeven niet te
worden gerapporteerd.71.Overschrijdingen worden opgevangen binnen hetzelfde product, waarbij
de indeling zoals vermeld in artikel 4 lid 2 van toepassing is.2.Indien geen dekking kan worden gevonden overeenkomstig het gestelde
in het eerste lid, adviseert de budgethouder burgemeester en
wethouders omtrent de dekking. 3.Indien een budgethouder door het treffen van efficiencymaatregelen
besparingen bereikt, kan hij directie en burgemeester en wethouders
voorstellen deze voordelen ten behoeve van een ander product te
besteden.8Als budgetregistrerende afdeling fungeert de afdeling Financiën, het
team Financiële Administratie.91.Zowel de gemeentesecretaris/ directie als het afdelingshoofd
Financiën is bevoegd de budgethouders aanwijzingen te geven met het
oog op het bewaken van de eenheid in de administratie, het
bevorderen van de doelmatigheid en rechtmatigheid van het beheer van
de vermogenswaarden, de (afstemming over de) informatievoorziening
en de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.2.De gemeentesecretaris/ directie is bevoegd de budgethouders
aanwijzingen te geven met het oog op het doelmatige beheer van door
hen aan te wijzen kostensoorten.3.Een budgethouder kan onder door hem te bepalen voorwaarden,
bevoegdheden mandateren aan deelbudgethouders.4.De in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn
gelijkelijk van toepassing op deelbudgethouders.5.Op besluiten betreffende het verlenen van ondermandaat in het kader
van deze regeling is het bepaalde in het Mandaatbesluit van
toepassing. 10In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslissen burgemeester
en wethouders.111.De regeling budgethouders treedt in werking op 1 januari 2006.2.Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouders
”.Burgemeester en wethouders van Weststellingwerf,de secretaris, de burgemeester,