Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg

1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen aan de accountant, die is belast met de controle van de, bij de Provincie Limburg in te dienen, verantwoording ten behoeve van de definitieve vaststelling van de provinciale subsidie. Het verstrekt duidelijkheid over de door de Provincie Limburg gewenste reikwijdte en diepgang van de door de accountant van de subsidieaanvrager/-ontvanger uit te voeren accountantscontrole en de in dat kader af te geven controleverklaring bij de eindverantwoording. De Provincie Limburg beoogt hiermee te voorkomen dat discrepanties ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de Provincie Limburg enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole door de accountant anderzijds. De verklaring kan worden verstrekt door een registeraccountant (RA) of een accountantadministratieconsulent (AA) ten aanzien van wie bij de inschrijving in het in artikel 36, eerste lid, van de Wet op de Accountants-Administratieconsulenten bedoelde register een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, derde lid, van die wet.  

2. Wet- en regelgeving

Op de subsidies zijn de volgende wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) en overige voorwaarden van toepassing:

• ·

  Algemene wet bestuursrecht.

• ·

  De in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen verordeningen, nadere subsidieregels,beleidsregels en -kaders.

• ·

  De in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen voorwaarden en verplichtingen.

   

3 Toleranties en gewenste zekerheid

Tenzij in de subsidieverleningsbeschikking een andere tolerantie is aangeven dan wel een ander geldend controleprotocol van toepassing wordt verklaard, zijn voor de strekking van de controleverklaring bij de verantwoording - goedkeurend, met beperking, afkeurend of oordeelonthouding - de volgende toleranties bepalend:

Gewenste mate van zekerheid De accountantscontrole verschaft een redelijke mate van zekerheid aan de gebruiker van de verklaring. Volgens de richtlijnen voor de accountantscontrole betekent dit dat de accountant een (relatief) hoge, maar geen absolute mate van zekerheid verschaft. Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden gekwalificeerd, dan is een betrouwbaarheid van 95% gehanteerd.  

4 Reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole

Dit controleprotocol dient om de reikwijdte en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Niet beoogd wordt een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de te controleren organisatie en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. Met uitzondering van de in dit protocol opgenomen bijzondere aandachtspunten dient met normale aandacht te worden gecontroleerd. Tot deze normale aandacht behoort onder meer de controle dat de eindverantwoording in overeenstemming is met de administratie, de beginstand van de lopende projecten van een jaar aansluit met de eindstand van het voorafgaande jaar en tenslotte dat de totaaltellingen correct zijn. Onder bijzondere aandacht wordt verstaan: de controle waarbij wordt vastgesteld dat de provinciale middelen die zijn verstrekt ook rechtmatig zijn besteed. Daarbij wordt nagegaan of de geldende voorschriften zijn nageleefd en moet de controle dus verder gaan dan de normale aandacht die bij de controle wordt uitgeoefend. Daarnaast dient de controle er op toe te zien of procedures in het leven zijn geroepen die waarborgen dat aan de desbetreffende subsidievoorwaarden is voldaan. Daarnaast dient zichtbaar te worden getoetst of deze procedures zijn gevolgd en hebben geleid tot naleving van de subsidievoorwaarden. De Provincie Limburg gaat er van uit dat de accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS), die door het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA) zijn vastgesteld.  

4.1 Bijzondere aandacht

De accountant stelt vast dat de uitgaven en inkomsten c.q. lasten en baten in overeenstemming zijn met de geldende financiële aspecten van de wet- en regelgeving (zie hoofdstuk 2 van dit protocol). Het niet/onjuist toepassen van deze regelgeving resulteert (indien dit onherstelbaar is) in het constateren van een rechtmatigheidsfout die als een onjuistheid in de financiële verantwoording wordt aangemerkt. Zonder de zogenaamde nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) in te perken, dient de accountant een aantal specifieke punten te toetsen die met name betrekking hebben op de naleving van de relevante wet- en regelgeving:

• 1)

  De accountant controleert of de financiële eindverantwoording voldoet aan de volgende eisen:

  • ·

    De uitgaven c.q. lasten zijn rechtstreeks toe te rekenen aan het project c.q. de activiteiten waarvoor subsidie is verleend. Voor projectsubsidies geldt bovendien dat de uitgaven ook betaald moeten zijn vóór de afgifte van de controleverklaring.

  • ·

    In de eindverantwoording geen kosten worden gedeclareerd die op grond van artikel 14 van de Algemene Subsidieverordening 2012 Provincie Limburg niet-subsidiabel zijn.

  • ·

    Een juiste en volledige verantwoording van de inkomsten c.q baten, die op grond van het financieringsplan, nader gebleken feiten en gepleegd (accountants)onderzoek, aan het project

  •  c.q. de activiteiten dienen te worden toegerekend.

• 2)

  Bij de uitvoering van de controle dient minimaal, niet limitatief, te worden vastgesteld dat voldaan is aan alle voor de subsidieaanvrager/-ontvanger geldende voorwaarden en/of verplichtingen, zoals onder meer vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening en bijbehorende bijlagen.

• 3)

  Hoewel de accountant geen inhoudelijke toets op de realisatie van het project c.q. de activiteiten hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan of de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden in het kader van het doel waarvoor deze middelen ter beschikking zijn gesteld.

• 4)

  Vastgesteld dient te worden dat voor het betreffende project of de betreffende activiteiten een aparte c.q. binnen de algemene administratie te identificeren projectadministratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, betrouwbaar en volledig zijn vastgelegd en te verifiëren met bewijsstukken. De administratie dient daarbij zodanig te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportage(s), alsmede voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden en/of - verplichtingen.

• 5)

  Nagegaan dient te worden dat de eventuele aanbesteding van het project of projectonderdelen op een verantwoorde en gangbare wijze heeft plaatsgevonden, met name dat is voldaan aan de Europese richtlijnen voor aanbesteding van overheidsopdrachten (indien deze van toepassing zijn) en de Regels aanbesteding provincie Limburg bij subsidiëring (te vinden op www.limburg.nl > subsidieproces).

• 6)

  Indien het projectvoorstel of de activiteiten en als gevolg daarvan de begroting is/zijn gewijzigd, dient te worden vastgesteld dat hiervoor vooraf schriftelijk toestemming is verkregen van de Provincie Limburg.

• 7)

  Door de accountant wordt bij structurele subsidies nagegaan of aan de Beleidsregels met betrekking tot reserves en voorzieningen structurele subsidierelaties (te vinden op www.limburg.nl > subsidieproces) is voldaan.

Overige aandachtspunten welke van belang zijn in het kader van de controle van de juistheid en rechtmatigheid van de in de eindverantwoording opgevoerde bedragen:

• 1)

  De wijze waarop de relevante begin- en einddata van het project in relatie met de subsidiabiliteit van de opgevoerde uitgaven c.q. lasten bij het opstellen van de financiële eindverantwoording in aanmerking zijn genomen.

• 2)

  De wijze waarop in het bijzonder de kosten voor projectmanagement, (interne) loonkosten en overheadkosten, alsmede eventuele bedrijfsbijdragen overeenkomstig de “Beleidsregels met betrekking tot berekeningswijzen uurtarieven en uniforme kostenbegrippen in het kader van het verstrekken van subsidies” zijn verantwoord .

• 3)

  De mate van specificatie en sluitendheid van de verantwoording, waarin alle baten en lasten c.q. inkomsten en uitgaven dienen te blijken in relatie met de bij de subsidie- aanvraag ingediende begroting.

• 4)

  Aanwezigheid aansluiting verantwoording met de gevoerde projectadministratie en achterliggende bewijsstukken.

• 5)

  Aanwezigheid aansluiting verantwoording met de laatst ingediende voortgangsrapportage, indien van toepassing.

• 6)

  De mate waarin significante afwijkingen in de eindverantwoording ten opzichte van de beschikking tot subsidieverlening en/of de bijbehorende begroting worden toegelicht.

• 7)

  De volledige verantwoording van rechtstreeks met de subsidiëring van het project c.q. de activiteiten verband houdende (te) ontvangen bijdragen, ook hetgeen dat niet vermeld is in of voorzien was bij de oorspronkelijk afgegeven beschikking tot subsidieverlening en de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting.

   

5 Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording. Voor deze verklaring dient de tekst te worden gehanteerd conform de modelverklaringen in de bijlagen. Voor projectsubsidies > € 125.000,00 die door middel van een overzicht van de gerealiseerde inkomsten en uitgaven worden verantwoord, geldt bijlage 1. Voor exploitatiesubsidies > € 125.000,00 en voor projectsubsidies > € 125.000,00 van structurele subsidierelaties die via de jaarrekening worden verantwoord (zie artikel 30, derde lid van de Algemene Subsidieverordening 2012 Provincie Limburg) geldt bijlage 2. Naast zijn oordeel over de financiële verantwoording vermeldt de accountant in een toelichtende paragraaf eventuele specifieke bevindingen, die naar het oordeel van de accountant van belang (kunnen) zijn voor de Provincie Limburg.  

6 Inwerkingtreding, toepassingsbereik en citeertitel

• 1 Dit controleprotocol treedt in werking met ingang 1 januari 2012.

• 2 Dit controleprotocol is van toepassing op alle na de inwerkingtreding van dit protocol verleende subsidies, met uitzondering van de subsidies die via de SiSa-systematiek moeten worden verantwoord (zie artikel 32 van de Algemene Subsidieverordening 2012 Provincie Limburg).

• 3 Dit protocol wordt aangehaald als: “Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg”.