Organisatie | Oegstgeest |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | ALGEMENE SUBSIDIEVERORDENING OEGSTGEEST 2011 |
Citeertitel | Algemene subsidieverordening Oegstgeest 2011 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door de ALGEMENE SUBSIDIEVERORDENING OEGSTGEEST 2015.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-07-2015 | 09-07-2015 | intrekking | 25-06-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 08-07-2015 | Onbekend. | |
13-04-2012 | 01-08-2011 | 09-07-2015 | nieuwe regeling | 23-06-2011 Oegstgeester Courant, 04-04-2012 | Onbekend. |
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening verstaat onder:
Het college is bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met in achtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen of het subsidieplafond en - indien de begroting nog niet is vastgesteld, dan wel goedgekeurd - onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.
HOOFDSTUK 3 AANVRAAG VAN DE SUBSIDIE
Artikel 5 Bij aanvraag in te dienen gegevens
Bij een aanvraag om subsidie overlegt de aanvrager de volgende gegevens:
een begroting van de baten en kosten van de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Indien van toepassing bevat deze begroting een opgave van bij andere bestuursorganen of private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;
Artikel 6 Subsidiëring mede door andere bestuursorganen
Indien een subsidieverzoek wordt ingediend voor activiteiten, die mede door andere bestuursorganen worden gesubsidieerd, kan het college afwijken van de verplichtingen genoemd in deze Algemene subsidieverordening, met het oog op goede afstemming met de door die andere bestuursorganen opgelegde verplichtingen en het gemeentelijk belang waarvoor deze subsidie wordt verstrekt.
HOOFDSTUK 4 WEIGERING VAN DE SUBSIDIE
HOOFDSTUK 6 VERPLICHTINGEN VAN DE SUBSIDIEONTVANGER
Artikel 12 Tussentijdse rapportage
Bij subsidies van € 5.000 of meer, welke verleend worden voor activiteiten die meer dan een jaar in beslag nemen, kan het college de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. Een dergelijke tussentijdse verantwoording wordt niet vaker dan één keer per jaar gevraagd.
HOOFDSTUK 7 VERANTWOORDING EN VASTSTELLING VAN DE SUBSIDIE
Artikel 18 Vaststelling subsidie
Indien uit de aard van de subsidie, dan wel de verantwoording daarvan, volgt dat voor de beslissing op de vaststelling van de subsidie een langere termijn nodig is dan de in het eerste lid genoemde termijn, dan bericht het college de subsidieontvanger daarvan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling.
HOOFDSTUK 8 OVERIGE BEPALINGEN
Het college kan in bijzondere gevallen, gelet op het belang van de aanvrager, afwijken van bepalingen in deze verordening, met uitzondering van de artikelen 1, 2, 3 en 9. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit.
TOELICHTING op de Algemene subsidieverordening Oegstgeest 2011
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd. Er is in de definities een onderscheid gemaakt tussen verschillende vormen van subsidie. De jaarlijkse subsidie, die in het kader van lastenverlichting bij voorkeur voor meerdere jaren wordt verleend en veelal op voortdurende activiteiten van een instelling betrekking heeft. In de onderhavige verordening is bepaald dat deze voor een periode van ten hoogste 4 jaren worden verstrekt. Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten een jaarlijkse subsidie te verstrekken. Voor de periode van 4 jaren is gekozen, omdat deze termijn én aansluit bij de zittingstermijn van de raad (hoewel die termijnen uiteraard niet gelijk hoeven te lopen) én het een goede termijn lijkt om te bezien of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en, zo ja, die met de verstrekte subsidies worden gediend. Als deze subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Awb en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen.
In deze verordening is er bewust niet voor gekozen artikel 4.2.8 van de Awb in zijn geheel van toepassing te verklaren op de jaarlijkse subsidie. Afdeling 4.2.8 biedt een regeling voor subsidies waarbij het bestuursorgaan financieel en beleidsmatig sterk betrokken is, hetgeen niet bij iedere door de gemeente verstrekte jaarlijkse subsidie gewenst is. Juist bij jaarlijks verstrekte subsidies is de aard en grootte van de instelling en de hoogte van de subsidie bepalend voor de omvang van (aanvullende) afspraken.
Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Te denken valt aan een subsidie ten behoeve van het doorgang doen vinden van de gebruikelijke activiteiten van de subsidieontvanger, terwijl die doorgang door bijzondere, incidentele omstandigheden anders niet gewaarborgd zou zijn. Of aan projectsubsidies die worden gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals bijvoorbeeld een dansvoorstelling of kunstmanifestatie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar. Overigens is het wel mogelijk om achtereenvolgens meerdere “eenmalige” waarderingssubsidies te verlenen.
Alle in deze verordening genoemde bedragen betreffen een subsidiebedrag of subsidiegrens voor één kalenderjaar (jaarlijkse subsidies) of één tijdvak (eenmalige subsidies).
Artikel 2. Reikwijdte verordening
In het eerste lid wordt aangegeven voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt. De opsomming van beleidsterreinen sluit aan bij de indeling van de programmabegroting.
Er is voor gekozen om zo veel mogelijk op te nemen in deze algemene verordening. Op die manier wordt bereikt dat zowel burger als bestuur direct en zonder zich teveel in onderliggende zaken als beleidsregels en raadsbesluiten, hoeven te verdiepen om na te gaan aan welke voorwaarden zij moeten voldoen om voor verlening van een subsidie in aanmerking te komen.
Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is uiteraard niet te vermijden, dat op onderdelen nadere regels noodzakelijk zullen blijken. Die verscheidenheid onderbrengen in een algemene verordening komt de nagestreefde overzichtelijkheid niet ten goede. Daarbij komt dat beleidsdoelen en prioriteiten wijzigen en dit, naar aangenomen mag worden, in een hoger tempo zullen doen dan de Algemene subsidieverordening aan wijziging toe is. Wijziging van een complexe en uitgebreide verordening, die veel beleidsterreinen bestrijkt, gaat gepaard met aanzienlijke bestuurlijke en administratieve lasten. Met deze algemene verordening, die de kaders geeft voor nadere regels, worden deze lasten beperkt in aantal en kwaliteit. Zo zal het bij een eventuele wijziging van de verordening niet noodzakelijk zijn alle beleidsafdelingen van de gemeente daarbij anders dan in informerende zin te betrekken.
Artikel 3. Bevoegdheid college
Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting en deze Algemene subsidieverordening. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels. Met besluiten over het verstrekken van subsidies in plaats van verlenen van subsidies wordt beoogd de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke.
In het eerste lid is bepaald dat het college daarbij de gemeentebegroting en subsidieplafonds in acht neemt. Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.
In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden (zie hiertoe ook artikel 4:37 Awb). Ook de bevoegdheid om aan een subsidiebeschikking een uitvoeringsovereenkomst te verbinden, berust bij het college. De VNG adviseert terughoudend te zijn met het opstellen van uitvoeringsovereenkomsten, aangezien dan de vraag ontstaat of dan niet sprake is van een opdracht situatie. Waar de subsidiebeschikking slechts gericht is op één partij, kunnen wel meerdere partijen aan elkaar worden gebonden middels een uitvoeringsovereenkomst.
Artikel 4. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud
In de Awb zijn in de artikelen 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 4 kan de raad subsidieplafonds per beleidsterrein vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de begroting. De raad stelt subsidieplafonds vast en maakt daarbij de wijze van verdeling van de beschikbare middelen bekend. Eventueel kan het college nadere regels opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen.
Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, vóórdat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Nadere regels zullen worden gesteld over de verdeling van de beschikbare bedragen.
Bij de eenmalige welzijnssubsidies is een verdeelmechanisme van toepassing op volgorde van binnenkomst, “wie het eerst komt, het eerst maalt”, waarbij aanvragen in volgorde van ontvangst van de volledige aanvraag worden behandeld. Bij de jaarlijkse welzijnssubsidies wordt het beschikbare budget verdeeld over de complete aanvragen door middel van een onderlinge vergelijking en aansluiting bij het Subsidieplan en beleidsnota’s.
Artikel 5. Bij aanvraag in te dienen gegevens
Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het college het door hem vastgestelde formulier ook in digitale vorm beschikbaar heeft gesteld.
Volgens de Awb is aan het vereiste van ondertekening door een elektronische handtekening voldaan, indien de methode, die daarbij voor authentificatie is gebruikt, voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en inhoud van het elektronische bericht en het doel, waarvoor het wordt gebruikt. DigiD is de gemeenschappelijke authencificatievoorziening van en voor de Nederlandse overheid.
In artikel 5, lid 2, is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaanvraag. De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in lid 4. Zo kan het college regelen dat voor bepaalde categorieën subsidies met minder dan de standaard te overleggen gegevens bij aanvraag van een subsidie kan worden volstaan. Uitgangspunt is de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden.
In artikel 5, lid 2, sub d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte.
In artikel 5, lid 3, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.
De aanvraagtermijn voor jaarlijkse subsidies verschuift van 1 mei naar 1 juni. Dit geldt eveneens voor de verantwoording van subsidies boven de € 5.000 (zie artikel 16). Instellingen krijgen zo meer tijd voor het opstellen van de begroting en jaarrekening. De datum van binnenkomst valt tevens niet meer samen met feest- en vakantiedagen (rond 30 april). Vaststelling van jaarlijkse subsidies onder de € 5.000 vindt direct of ambtshalve vóór 1 april plaats. Op deze wijze wordt de administratieve last voor de (kleine) subsidieontvanger en voor de gemeente gespreid.
Het concept-subsidieplan, met de mogelijkheid om tussentijds een zienswijze in te dienen, komt als tussenstap te vervallen. In de praktijk werd hier nauwelijks gebruik van gemaakt. De mogelijkheid voor het indienen van bezwaar naar aanleiding van de beschikkingsbrief blijft uiteraard gehandhaafd.
Hier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. In de regel wordt een termijn van acht tot dertien weken bij eenvoudige aanvragen redelijk geacht.
De algemeen geldende weigeringsgronden, opgenomen in artikel 4:35 Awb, worden hier met een nadere, op de gemeentelijke praktijk toegesneden grond aangevuld. Dit betreft onder meer het niet of niet in overwegende mate gericht zijn van de activiteiten van de aanvrager op de gemeente, dan wel haar ingezetenen of daaraan niet of nauwelijks ten goede komen.
De weigeringsgronden, genoemd onder lid 1 en 2, waren voorheen niet opgenomen in de Asv, maar in het vierjarige subsidieplan. Om bij bezwaarschriften inzake geweigerde subsidieverzoeken juridisch sterker te staan, wordt nu voorgesteld de weigeringsgronden in de Asv 2011 op te nemen. Alleen in het geval dat de gemeente signalen bereiken, dat van genoemde situaties sprake zou kunnen zijn, zal bij beoordeling van de subsidieaanvraag nader onderzoek worden gedaan of extra gegevens worden opgevraagd. De genoemde redenen in artikel 9, lid 1 en 2, worden niet bij elke subsidieverlening automatisch standaard getoetst.
Artikel 10. Verlening van de subsidie
Ingevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen.
Artikel 11. Betaling en bevoorschotting
De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende gemeente. Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaats vindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningsbeschikking vermeld.
De subsidieontvanger is volgens artikel 13 verplicht te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie vindt verrekening plaats met de bevoorschotting. Met de algemene formulering van dit artikel is de mogelijkheid open gelaten om, zonder dat daartoe wijziging van de verordening noodzakelijk is, recht te doen aan de wijziging van de voorschotregeling, die beslag heeft gekregen met de invoering van de vierde tranche Awb. Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats. Zie artikel 4:87, lid 1, Awb.
meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere: het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot € 5.000, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting.
De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.
Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht niet geldt na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidietoekenning uit te voeren.
Artikel 14. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger
In artikel 14 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.
Artikel 15. Verantwoording subsidies tot € 5.000
aansluiting op de nota ‘Kaderbeheer financieel beheer rijkssubsidies’ is in de artikelen 15, 16 en 17 de wijze van verantwoording afhankelijk gemaakt van de hoogte van de subsidies. Kenmerkend voor subsidies tot € 5.000 is dat een bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet of weinig verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. Te denken valt aan subsidies van beperkte omvang of subsidies, die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidie-verstrekker worden bespaard.
In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie (bijvoorbeeld een ‘waarderingssubsidie’) en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering./-===
Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b) is er juridisch meer mogelijkheid om op te treden, indien de gemeente bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht (bijvoorbeeld een foto of persbericht) en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker kan ook steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken.
Artikel 16. Verantwoording subsidies vanaf € 5.000 tot € 25.000
In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidiënt de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 10, eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt. In deze categorie betreft het een beperkte verantwoording, waarbij niet standaard om een uitgebreide jaarrekening en balans wordt gevraagd.
Vanuit het oogpunt van lastenverlichting wordt in lid 3 van de artikelen 16 en 17 geregeld dat ook alternatieve verantwoordingsbewijzen kunnen worden gevraagd. Daarmee wordt invulling gegeven aan het uitgangspunt, dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten zijn met de hoogte van het subsidiebedrag. Ook kan hiermee worden voorkomen dat subsidieontvangers speciale stukken met andere verantwoordingsmethoden moeten opstellen dan zij gebruikelijk al doen.
Artikel 17. Verantwoording subsidies vanaf € 25.000
Bij subsidies van € 25.000 of meer wordt uitgegaan van de traditionele meer uitgebreide verantwoording van subsidies. Bij de financiële verantwoording vanaf € 50.000 wordt door de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk gevraagd. Het is echter niet (wettelijk) verplicht daar in alle gevallen om te vragen.
Artikel 18. Vaststelling subsidie
In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie. Als een aanvraag tot subsidieverantwoording, ook niet na rappel, wordt ingediend, dan kan de gemeente toch overgaan tot ambtshalve vaststelling (vaststelling zonder aanvraag) op grond van artikel 4:5 Awb. Voldoet de aanvrager niet aan zijn verplichtingen dan kan de gemeente de subsidieverlening -in redelijkheid- intrekken of wijzigen (artikelen 4:46 – 4:50 Awb). Voor het opleggen van een boete ontbreekt een wettelijke basis
Ingevolge het derde lid kan het college zelf categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend.
De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor een bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of uitvoeringsregeling te worden neergelegd.