CVDR120863_1Archiefverordening 2006nlregelingAalburg2018-03-20Aalburgwww.aalburg.nlArchiefverordeningArchiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2006-10-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2006-11-082006-01-012017-04-20Nieuwe regelingGeenDeze regeling vervangt de Archiefverordening Aalburg 1999Archiefverordening 2006I.Algemene bepalingenIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheidenBurgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van
de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen,
ongeacht hun vorm.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de
vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden
op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende
is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van
de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan
of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze
kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast (gehoord de
raadscommissie Algemene Bestuurlijke Zaken).Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per (twee) jaar aan de
raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.IIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsDe archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die
niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de
wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte
ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als
bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak
noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht
te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van
hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn
opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het
toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de
voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen,
toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich
bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan
welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het
voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen
tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per (twee) jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingenDe Archiefverordening Aalburg 1999, vastgesteld bij raadsbesluit dd. 25
maart 1999 wordt ingetrokken.Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na
bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2006.Deze verordening wordt aangehaald als Reglement gemeentelijk
Archief.Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Aalburg
van 31 oktober 2006de griffier, de voorzitter,Toelichting op het reglement gemeentelijk archiefMemorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg,
die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de
gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden,
die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid
van de wet.Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met
ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd
om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze
bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van Burgemeester en
Wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de
archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit
Informatiebeheer.Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002,
gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat
is ook in deze versie aangepast.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001,
verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde
lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen
de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse
Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11
tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en
de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van
behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als
geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de
te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente
heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf
ook profijt.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor
het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening (citeertitel
vermelden), omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt.Artikel 8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat
er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop
heeft plaatsgevonden. “Twee” staat tussen haakjes omdat dit een modelverordening
is. Een jaarlijkse verslaglegging wordt thans in veel gemeenten wenselijk
geacht.Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in
de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De
wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden –
bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te
begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan
worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met
de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een
andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een
term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine
leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is
verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend
aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de
Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden,
of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de
archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.