Organisatie | Dordrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van een Auditcommissie |
Citeertitel | Verordening op de Auditcommissie gemeente Dordrecht |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-09-2013 | 01-08-2013 | 31-05-2016 | Diverse inhoudelijke en redactionele wijzigingen | 27-08-2013 Gemeentenieuws, 2013-09-04 | Nr. 1062962 |
01-07-2009 | 01-08-2013 | nieuwe regeling | 16-06-2009 Gemeentenieuws, 2009-06-24 | 2009, Pres. 2009, Nr. 160690 |
De RAAD van de gemeente Dordrecht;
gezien het voorstel van het Presidium, vaststellen verordening op de Auditcommissie Gemeente Dordrecht d.d. 12 mei 2009, Nr. 160690;
gehoord de behandeling in de Adviescommissie d.d. 2 juni 2009;
gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;
vast te stellen de verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van een Auditcommissie luidende
Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Artikel 3: Taken en bevoegdheden
Per raadsperiode benoemt de commissie onderwerpen, die worden opgenomen in het werkprogramma van de commissie. Op basis van het werkprogramma wordt jaarlijks het jaarprogramma gemaakt met speerpunten. Met de raad/adviescommissie wordt overleg gevoerd over de onderwerpen en speerpunten van het werkprogramma en jaarprogramma en de daarbij bepaalde prioriteiten.
Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan wordt er een verdeeld advies uitgebracht, waarin beide standpunten zijn terug te vinden.
Artikel 10: openbaarheid en geheimhouding
De commissie vergadert in het openbaar; in bepaalde gevallen kan geheimhouding worden opgelegd. De artikelen 23, 82 en 86 van de Gemeentewet zijn op de commissie van overeenkomstige toepassing (zie toelichting), met dien verstande dat voor de raad wordt gelezen de commissie. Stukken waarvoor geheimhouding is opgelegd, liggen voor raadsleden met inachtneming van die geheimhouding, ter inzage bij de griffier.
In de onderstaande artikelen uit de Gemeentewet 2009 vindt u een toelichting op het begrip openbaarheid met betrekking tot de wijze van vergaderen en het beschikbaar stellen van stukken.
Artikelen 23, 82 en 86 van de Gemeentewet luiden anno 2009 als volgt:
De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. De raad laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
De raad kan raadscommissies instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen. Hij regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang.
De artikelen 19, tweede lid, 21, tweede lid, 22 en 23 zijn van overeenkomstige toepassing op een vergadering van een raadscommissie, met dien verstande dat in artikel 19, tweede lid, voor «de burgemeester» wordt gelezen «de voorzitter van een raadscommissie», in artikel 21, tweede lid, voor «Een wethouder» wordt gelezen «De burgemeester of een wethouder» en in artikel 23, vijfde lid, voor «artikel 25» wordt gelezen «artikel 86».
Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.
De oprichting van een auditcommissie vindt zijn oorsprong in de motie “Raad Aan Zet”. Centrale doelstelling van de raad daarbij was, om via het voorbereidende en adviserende werk van de commissie, als raad beter in positie gebracht te worden om de hoofdtaken van de raad, te weten sturing en controle, beter te kunnen vervullen. De raad wil voor zichzelf en voor het college concreter en duidelijker zijn in zijn opdrachten en vervolgens beter in staat zijn om te beoordelen of aan de opdrachten in voldoende mate is voldaan.
Verder kan de auditcommissie in belangrijke mate bijdragen aan verbeterde communicatie tussen de raad, de accountant, de rekenkamer, de afdeling financiën, operational auditors, onderzoek centrum Drechtsteden en overige onderzoekers. Kortom tussen de raad en zij die door middel van onderzoek, analyse en rapportage de raad ondersteunen bij het vaststellen van (financiële) kaders en het uitoefenen van haar controlerende taak.
In het bedrijfsleven is de instelling van een auditcommissie als onderdeel van de werkzaamheden van een Raad van Commissarissen bij grotere (beursgenoteerde) bedrijven gebruikelijk. Dergelijke commissies zien vooral toe op de kwaliteit van de financiële processen, de kwaliteit van de informatievoorziening, de kwaliteit van de werkzaamheden van de controlerende accountant en de afstemming van interne en externe financiële en bedrijfsvoeringonderzoeken .
Analoog daaraan is intussen in verschillende gemeenten ervaring opgedaan met auditcommissies. Daar blijkt dat die een goede bijdrage aan communicatie, kwaliteitsbewaking en afstemming kunnen leveren.
[toelichting bij wijziging 27-08-2013]
Er is besloten dat de vergaderingen van de adviescommissie geleid kunnen worden door vaste externe voorzitters. Dit vanwege de wens dat de commissievergaderingen worden voorgezeten door neutrale, externe, vaste voorzitters die actief sturen op de kwaliteit van vergaderingen. Dit is ook bedoeld voor de auditcommissie zodat deze verordening ook aangepast dient te worden.
Met brede samenstelling is bedoeld dat zowel de fracties in de raad als de vereiste kennis breed zijn vertegenwoordigd. De commissie bestaat uit tenminste 5 leden.
Wat de rolopvatting van de commissie betreft wordt er een groeimodel gehanteerd. In eerste instantie staan vier kernwoorden centraal:
De commissie stelt zicht tot doel om de opgedane kennis en inzichten persoonsonafhankelijk en overdraagbaar te maken voor het einde van de raadsperiode. De afzonderlijke commissieleden zijn daarin de ambassadeurs van het gedachtegoed richting de afzonderlijke fracties.
Het groeimodel vraagt om periodieke evaluatie van de taken, werkzaamheden en de inhoud van de verordening.
De commissie focust in eerste aanleg op een tweetal onderwerpen:
Naast deze twee kerntaken zijn er onderstaande terugkerende taken:
Werkende weg breidt de commissie haar werkzaamheden uit tot het omschreven takenpakket.
Bij artikel 8 is de rol van opdrachtgever neergelegd bij de presidium. In het reglement van Orde staat immers in artikel 3, lid 2 sub a, dat het presidium tot taak heeft procedurele zaken te coördineren en overige zaken te behartigen die het functioneren van de raad betreffen.
Tijdens de raadsconferentie “De raad aan zet” en tijdens de bijeenkomsten van de Auditcommissie in oprichting is de wens geuit dat de voorzitter van de auditcommissie wordt voorgedragen door de grootste oppositiepartij. In haar vergadering van 2 juni 2009. heeft de adviescommissie aangegeven hier niet voor te kiezen, maar dat de raad vanuit zijn midden een voorzitter benoemd, op voordracht van het presidium.
De voorzitter vertegenwoordigt in zijn rol in de eerste plaats niet de fractie maar de commissie hetgeen betekent dat de fractie een ander als lid in de commissie kan voordragen.
Voor vergaderkosten, onderzoek en de eventuele inschakeling van externe deskundigen kent de raad jaarlijks een werkbudget toe.
De werkzaamheden van de commissie zijn er onder meer op gericht, de raad beter in positie te brengen haar kaderstellende en controlerende taak te vervullen. Deze rol vereist dat de commissie zich richt op (de kwaliteit van) het technische (sturings)instrumentarium en zich onthoudt van politiek debat. De (politieke) beoordeling van de inhoudelijke verantwoording is uiteraard voorbehouden aan de rad.
De planning van de bijeenkomsten van de commissie wordt afgestemd op het tijdig bespreken van de planning en controldocumenten ter voorbereiding op advisering aan de adviescommissie en raad.
De commissie streeft in principe naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan de raad. Is er echter geen unaniem advies, dan wordt het minderheidsadvies gemotiveerd toegelicht, naast het gemotiveerde meerderheidsstandpunt.
De commissie is een adviescommissie van en voor de raad en vergadert in beginsel openbaar.