Verordening ambtelijke bijstand aan de raad en aan raadsleden en de fractieondersteuning

Artikel 1 De griffier

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de gemeenteraad en de afzonderlijke leden daarvan.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor een behoorlijke en tijdige voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van de raad, het raadspresidium en de raadscommissies, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad zoals vervat in het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning en advisering van de voorzitters van de raadscommissies bij de voorbereiding van commissievergaderingen.

• 4.

  Voor de uitoefening van zijn taken beschikt de griffier over griffie-medewerkers. De griffier wordt met betrekking tot zijn functioneren en dat van de griffie-medewerkers aangestuurd door het presidium van de raad.

Artikel 2 Verzoeken om bijstand van medewerkers uit de ambtelijke organisatie

• 1.

  Raadsleden kunnen om bijstand vragen van medewerkers uit de ambtelijke organisatie in de vorm van het verstrekken van informatie of een advies, het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, ontwerp- besluiten, ontwerp-verordeningen, amendementen en moties.

• 2.

  Verzoeken van raadsleden om informatie of advies, die geen omvangrijke inzet van medewerkers vragen, worden gericht aan de betrokken medewerker of aan de directeur van de betreffende sector.

  Verzoeken om ambtelijke bijstand die een omvangrijke inzet van medewerkers vragen, worden gericht aan de griffier. De griffier dient het verzoek schriftelijk in bij de directeur van de betreffende sector of bij de gemeentesecretaris.

• 3.

  De gevraagde bijstand wordt als regel bij voorrang verleend. Indien het gaat om een verzoek, dat een omvangrijke inzet van medewerkers vraagt en dat niet tijdig kan worden ingepast in de planning van de betrokken sector, deelt de gemeentesecretaris dit mede aan de griffier onder opgave van redenen. De griffier treedt hierover in overleg met de verzoeker.

• 4.

  Het verlenen van ambtelijke bijstand, evenals de mate waarin of de wijze waarop, wordt met uitzondering van het bepaalde in lid 5 en lid 6 niet afhankelijk gesteld van de inhoud van de vraagstelling of inhoudelijke keuzes die het raadslid maakt bij het voorbereiden van een voorstel.

• 5.

  Ambtelijke bijstand wordt niet verleend indien het raadslid niet aannemelijk maakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.

• 6.

  Ambtelijke bijstand wordt, naar keuze van het verzoekende raadslid, niet of in mindere mate verleend indien bij het voldoen aan het oorspronkelijk verzoek de betrokken medewerker in de uitoefening van zijn functie aanmerkelijk zal worden belemmerd en de bijstand naar het oordeel van de gemeentesecretaris tot aanvaardbare omvang kan worden teruggebracht.

• 7.

  Indien verzoeker bezwaar heeft tegen een beslissing van de gemeentesecretaris tot het niet, niet in de gewenste mate of niet bij voorrang verlenen van bijstand om redenen als bedoeld in lid 3, lid 4 of lid 5, overlegt de griffier daarover met de gemeentesecretaris. Indien nodig beslissen Burgemeester en Wethouders of de bijstand alsnog moet worden verleend.

• 8.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ambtelijke bijstand, als bedoeld in lid 1. Indien het raadslid niet tevreden is over de kwaliteit van de verstrekte bijstand of de verstrekte informatie, kan hij een klacht indienen bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris beslist na overleg met de betrokken ambtenaar of verbetering van de bijstand mogelijk is, desnoods bij een toekomstige aanvraag. Indien het raadslid bezwaar heeft tegen de beslissing van de gemeentesecretaris, kan hij de zaak voorleggen aan het presidium.

Artikel 3 Verstrekking van gevraagde informatie

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor het desgewenst verstrekken van feitelijke informatie aan raadsleden door het ambtelijk apparaat.

• 2.

  De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van verzoeker rekening wordt gehouden.

• 3.

  Het bepaalde in artikel 4 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt bij de toepassing van het bepaalde in het tweede lid overeenkomstige toepassing.

• 4.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een zodanige instructie van het hem ten dienste staande ambtelijk apparaat, dat de gevraagde informatie volledig en tijdig wordt verstrekt.

• 5.

  Indien een raadslid bezwaar heeft tegen de weigering van de door hem gevraagde informatie dan wel tegen de vorm waarin deze wordt verstrekt, beslist alsnog het raadspresidium op zijn verzoek.

Artikel 4 Ondersteuning van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (fractie-ondersteuning)

• 1.

  Elke in de raad vertegenwoordigde groepering kan aanspraak maken op een door de raad te bepalen vergoeding voor gemaakte kosten ten laste van de gemeentekas.

• 2.

  De vergoeding wordt samengesteld uit een bedrag als vaste vergoeding, te verhogen met een bedrag per tot de groepering behorend raadslid. Dit bedrag wordt jaarlijks opgenomen in de begroting.

• 3.

  Met betrekking tot de tegemoetkoming, de berekeningswijze en de verstrekking daarvan wordt door de raad een afzonderlijke verordening vastgesteld.

• 4.

  Elke in de raad vertegenwoordigde groepering kan bovendien aanspraak maken op een van gemeentewege beschikbaar te stellen ruimte voor fractiewerkzaamheden.

• 5.

  Verdeling van de beschikbare ruimte geschiedt in onderling overleg tussen de fracties, waarbij de omvang van de fracties uitgangspunt is. Indien de fracties niet tot overeenstemming komen beslist de voorzitter van de raad, de griffier gehoord.

Artikel 5 Overgangsbepalingen

• 1.

  Totdat de bepalingen in de Gemeentewet omtrent de functie van griffier in werking treden, dient in de plaats van griffier gelezen te worden: de plaatsvervangend secretaris die door Burgemeester en Wethouders is aangewezen om de secretaris te vervangen voor zover het gaat om de ondersteuning van de raad.

• 2.

  De Regeling ambtelijke bijstand raadsleden, vastgesteld op 28 juni 1994, wordt ingetrokken.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld.