CVDR120556_1Verordening inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organennlregelingDronten2018-01-30DrontenGemeenteblad 2011, nr. 21Archiefverordening Dronten 2011Archiefwet 1995, art. 30, eerste lid en art. 32, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2011-10-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-11-10nieuwe regelingB11.000864inrichting en werkwijze van het gemeentebestuur1.Geen.Deze verordening vervangt de Archiefverordening vastgesteld op 29 oktober 1981.Verordening inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organenGeconsolideerde tekst van de regelingDe raad van de gemeente Dronten,gelezen het voorstel van het college van , No. B11.000864gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995B E S L U I T:vast te stellen de verordening inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (Archiefverordening Dronten 2011):HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats is de archiefbewaarplaats, die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Nieuw Land Erfgoedcentrum;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris is de archivaris, die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Nieuw Land Erfgoedcentrum;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

beheerseenheid: een door de burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

de gemeenschappelijke regeling: de “Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land”;

HoofdstukII.De zorg van het college voor de archiefbescheidenArtikel2Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten, waarbij wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel3Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.Artikel4Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.Artikel51.Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van het gemeentelijke orgaan, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.Artikel8Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.HoofdstukIII.SlotbepalingenArtikel9De Archiefverordening vastgesteld op 29 oktober 1981 wordt ingetrokken.Artikel10Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking.Artikel11Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Dronten 2011.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Dronten.Dronten, de raad van Dronten,D.Petrusma mr. A.B.L. de Jongegriffier voorzitterToelichtingDe gemeenten, die deelnemen aan de gemeenschappelijke “Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land” blijven zelf verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het Nieuw Land Erfgoedcentrum:

het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

de benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);

het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (artikel 31, Archiefwet 1995)

het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.De Archiefverordening beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de “Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land”, waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.Deze verordening is, evenals wet en besluit, van toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht hun drager.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995, verder uitgewerkt in de ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.De Archiefverordening is voor zover noodzakelijk aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.Voor de deelnemende gemeenten aan de Gemeenschappelijke Regeling is het niet noodzakelijk de Archiefverordening op dit punt te wijzigen, omdat deze taken en bevoegdheden zijn overgedragen aan het bestuur van het Nieuw Land Erfgoedcentrum.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2De ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling), gepubliceerd in Staatcourant nummer 70 van 6 januari 2010, stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefruimte en de archiefbewaarplaats moeten voldoen.Artikel 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer 2011.Artikel 5De ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling), gepubliceerd in Staatscourant nummer 70 van 6 januari 2010, stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer 2011.Artikel 8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.