Organisatie | Dronten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen |
Citeertitel | Archiefverordening Dronten 2011 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | inrichting en werkwijze van het gemeentebestuur |
Deze verordening vervangt de Archiefverordening vastgesteld op 29 oktober 1981.
Archiefwet 1995, art. 30, eerste lid en art. 32, tweede lid
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-11-2011 | nieuwe regeling | 27-10-2011 Gemeenteblad 2011, nr. 21 | B11.000864 |
Geconsolideerde tekst van de regeling
De raad van de gemeente Dronten,
gelezen het voorstel van het college van , No. B11.000864
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995
vast te stellen de verordening inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (Archiefverordening Dronten 2011):
Hoofdstuk II. De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten, waarbij wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Dronten.
Dronten,
de raad van Dronten,
D.Petrusma mr. A.B.L. de Jonge
griffier voorzitter
De gemeenten, die deelnemen aan de gemeenschappelijke “Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land” blijven zelf verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het Nieuw Land Erfgoedcentrum:
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De Archiefverordening beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de “Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land”, waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, van toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht hun drager.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995, verder uitgewerkt in de ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
De Archiefverordening is voor zover noodzakelijk aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.
Voor de deelnemende gemeenten aan de Gemeenschappelijke Regeling is het niet noodzakelijk de Archiefverordening op dit punt te wijzigen, omdat deze taken en bevoegdheden zijn overgedragen aan het bestuur van het Nieuw Land Erfgoedcentrum.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling), gepubliceerd in Staatcourant nummer 70 van 6 januari 2010, stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefruimte en de archiefbewaarplaats moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer 2011.
De ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling), gepubliceerd in Staatscourant nummer 70 van 6 januari 2010, stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer 2011.
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.