Organisatie | Helmond |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen Helmond 2011 |
Citeertitel | Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen Helmond 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur |
Externe bijlagen | Autorisatietabellen Lijst van vrije derden |
1e wijziging
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-10-2011 | 01-08-2015 | nieuwe regeling | 18-10-2011 | Collegebesluit, 2011, 1107622 | |
22-10-2011 | 01-06-2012 | nieuwe regeling | 18-10-2011 | Collegebesluit, 2011, 1107622 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond;
gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening Gemeentelijke Basisregistratie Personen Helmond 2011;
vast te stellen het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen Helmond 2011.
Artikel 2 Het doel van de basisregistratie personen
De basisregistratie personen heeft tot doel:
Artikel 4 Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikel 5, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, gegevens verstrekt.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in bijlage 2 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers
gegevens worden verstrekt betreffende de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.
Besloten in de vergadering van 18 oktober 2011.
Burgemeester en wethouders van Helmond,
De burgemeester,
Drs. A.A.M. Jacobs
De secretaris,
Dhr. A.A.M. Marneffe RA
Bekend gemaakt op:
21 oktober 2011
De gemeentesecretaris,
Dhr. A.A.M. Marneffe RA
Toelichting op het Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen Helmond 2011
Dit reglement vloeit voort uit de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen (BRP). De verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatiehuishouding met ingang van 1 januari 2011. De raad heeft hierin de nadere regeling van verantwoordelijkheid, beheer en gegevensverwerking opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders in hun rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de BRP. Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement betreft de basis¬registratie personen. Dat is een combinatie van de basisadministratie, waarin de gegevens zijn geregistreerd van personen die in gemeente Helmond woonachtig zijn en de registratie van gegevens van niet-inwoners. Om over de gegevens van niet-inwoners te kunnen beschikken is een besluit van de minister van Binnenlandse Zaken nodig, het in dit artikel genoemde autorisatiebesluit.
De basisregistratie bevat naast gegevens van inwoners en niet-inwoners de zogenaamde aangehaakte gegevens. Dat zijn gegevens van voormalige inwoners van gemeente Helmond, die nog in gebruik zijn, maar die strikt formeel geredeneerd niet tot de basisadministratie worden gerekend.
Artikel 2 Doel van de basisregistratie personen
In het doel van de basisregistratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen.
Artikel 3 Het beheer van de basisregistratie personen
Het beheer van de basisregistratie personen is belegd bij de afdelingsmanager Stadswinkel. Deze kan verder invulling geven aan de wijze van distribueren van persoonsgegevens aan de binnengemeentelijke afnemers, binnen de randvoorwaarden die daarvoor worden gesteld in artikel 5. De beheerder moet dit overigens zodanig invullen, dat de afnemers in ieder geval voorzien worden van de authentieke gegevens die zij verplicht zijn te gebruiken op grond van artikel 3b van de Wet GBA.
Artikel 5 Toegang tot de basisregistratie personen, verstrekkingwijzen en voorwaarden
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "on-line verbinding" kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Lid 1, sub a regelt de toegang van de beheerder en de medewerkers bij de afdelingen die uitvoering geven aan de Wet GBA.
De verstrekking van persoonsgegevens aan binnengemeentelijke afnemers kan plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging, de verstrekking van mutatieberichten en door selecties gebaseerd op specifieke vragen van afnemers. Om mutatieberichten te kunnen ontvangen, plaatst een afnemer een indicatie bij de GBA-gegevens van de persoon die binnen de doelgroep van de afnemer valt.
Behalve de reguliere afdelingen, zoals belastingen of het werkplein, kan het regionale politiekorps op dezelfde voet als een binnengemeentelijk afnemer de GBA raadplegen. Dit is geregeld in artikel 96, tweede lid van de lid Wet GBA.
De besluiten van de beheerder over de wijze van verstrekking en de gegevens welke worden verstrekt, maken deel uit van dit privacyreglement (bijlage 1).
Artikel 8 Overige verstrekkingen
Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 100 van de Wet GBA bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan zogenaamde vrije derden.
Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd bij of krachtens een gemeentelijke verordening. Met de wijziging van artikel 100 van de wet GBA per 1 september 2001 heeft de wetgever de categorie van personen en instellingen die de gemeente van gegevens kan voorzien aanzienlijk beperkt.
Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking op grond van artikel 100 aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevens uit de GBA. Ook de categorie van gegevens die mag worden verstrekt, is verder afgebakend. Over het algemeen mogen alleen de in artikel 100, tweede lid Wet GBA vermelde gegevens worden verstrekt. Ingevolge artikel 102 van de Wet GBA heeft de burger het recht geheimhouding tot verstrekking van zijn gegevens te vragen. In dat geval wordt de gevraagde informatie niet verstrekt.
Gegevensverstrekking op basis van artikel 100 wet GBA is alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking aan commerciële instellingen en bedrijven uitgesloten. Zo hebben instellingen als incassobureaus en postorderbedrijven geen recht op gegevens uit de GBA voor hun buitengerechtelijke incassowerkzaamheden. .
Onder artikel 100 Wet GBA is gegevensverstrekking alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Daarnaast moeten informatieverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 100 worden geprotocolleerd (artikel 110 van de wet).
Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen, om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens, terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers teruggemeld moeten kunnen worden.
Op grond van artikel 62, vierde lid, van de wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om:
nadere regels te stellen omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de basisadministratie;
nadere regels te stellen omtrent de kennisgeving door het college aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding;
binnengemeentelijke afnemers aan te wijzen die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft.
De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Helmond als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.
Artikelen 11 tot en met 13 Rechten van de burger
De wet GBA regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger in dit kader op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in dit reglement.
De GBA stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging:
Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
In gemeente Helmond zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zullen worden opgenomen in een beveiligingsplan.
Gegeven de substantiële wijzigingen stellen wij voor om het privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Helmond 2008 van 25 november 2008 in zijn geheel te vervangen door het onderhavig Reglement basisregistratie personen.