Organisatie | Breda |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Documentair Informatiebeheer Breda 2007 |
Citeertitel | Besluit Documentair Informatiebeheer Breda 2007 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bedrijfsvoering |
Deze regeling vervangt het Besluit Documentbeheer Breda 2003.
Archiefverordening Breda 2007, art. 7
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-07-2007 | Nieuwe regeling | 03-07-2007 Geen | 30723 |
Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Breda 2007
Besluiten vast te stellen het navolgende:
Besluit Documentair Informatiebeheer Breda 2007, houdende de voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
In de periode dat documenten ontstaan of ter afhandeling worden ontvangen zijn de hoofden van de organisatie-onderdelen verantwoordelijk voor het beheer van die documenten. Na archivering van de documenten is het hoofd van DMA verantwoordelijk voor het beheer. Hierover worden beheersafspraken gemaakt met de hoofden van de organisatie-onderdelen.
Voor zover digitale documenten niet worden overgedragen, omdat zij behoren tot archiefbestanden die integraal onderdeel uitmaken van informatiesystemen van de organisatie-onderdelen, blijft het hoofd van het organisatie-onderdeel verantwoordelijk voor het beheer van afgehandelde digitale documenten. Hierover worden beheersafspraken gemaakt met de hoofden van de organisatie-onderdelen.
Het hoofd van een organisatie-onderdeel kan de uitvoering van zijn taken machtigen, en zover nodig mandateren aan één of meer medewerkers.
De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor, dat elk niet-centraal ontvangen document nog dezelfde dag aan DMA wordt aangeboden zodat van ieder niet-centraal ontvangen document blijkt wanneer het document is ontvangen, wie de afzender is en op welk onderwerp het document betrekking heeft.
De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor, dat van ieder opgemaakt document blijkt wanneer het document is opgemaakt, wie de vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en indien van toepassing wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het hoofd van DMA en de hoofden van de organisatie-onderdelen zijn verantwoordelijk voor de onder hun beheer staande archiefbestanden (analoog of digitaal, dus ongeacht het medium waarin de documenten voorkomen). Dat houdt in dat de archiefbestanden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een door DMA bepaalde doelmatige en doeltreffende systematiek.
Het informatiebeheersplan omvat een inventaris van informatiebestanden en systemen, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.
Herordening van bestaande en invoering van nieuwe informatiesystemen behoeven de goedkeuring van de archivaris.
Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de archivaris aan Burgemeester en Wethouders voorstellen ten aanzien van de ordening van informatiesystemen, in het belang van een doelmatig archiveringsproces voor de gemeente in haar geheel.
De hoofden van de organisatie-onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat afgehandelde documenten, en geauthentiseerde kopieën van documenten die verzonden zijn, worden overgedragen aan DMA.
Het bouwen, verbouwen, inrichten, veranderen of in gebruik nemen van archiefruimten vindt plaats in opdracht van het hoofd van DMA.
De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor dat ten aanzien van archiefruimten, die onder hun beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wetgestelde eisen. De archivaris controleert het beheer. Bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van deze archiefruimten behoeven de goedkeuring van de archivaris.
Het hoofd van DMA draagt zorg voor de nodige beveiliging van de centraal beheerde documenten, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het betreffende hoofd van het organisatie-onderdeel, de archivaris gehoord hebbende.
Het hoofd van DMA is verantwoordelijk voor het bijhouden van een uitleenadministratie. De uitleenadministratie heeft betrekking op de onder zijn beheer staande archievenbestanden. Bijgehouden wordt welke documenten worden uitgeleend en controle wordt uitgeoefend op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van het organisatie-onderdeel, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van het betreffende organisatie-onderdeel.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het betreffende hoofd van het organisatie-onderdeel.
Het is niet toegestaan documenten, of onderdelen daarvan, uit archiefbestanden te wijzigen, verwijderen, of vernietigen, tenzij de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Dit houdt onder andere in dat voor deze handelingen de toestemming van de archivaris vereist is.
DMA draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende centraal beheerde documenten.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin dergelijke documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het betreffende hoofd van het organisatie-onderdeel.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van Burgemeester en Wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van het organisatie-onderdeel, die ambtelijk belast zijn met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Het hoofd van het organisatie-onderdeel draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan DMA meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is, de archivaris gehoord hebbende.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin dergelijke documenten worden beheerd, wordt de inhoud van dit artikel meegedeeld aan degenen aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van dit besluit is opgedragen.
De archivaris doet voorstellen aan Burgemeester en Wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
Het hoofd van DMA is verantwoordelijk voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van centraal beheerde documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het hoofd van het betreffende organisatieonderdeel.
Het hoofd van DMA stelt alvorens tot vernietiging van centraal beheerde documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de voor de gemeente geldende selectielijst.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het hoofd van het betreffende organisatieonderdeel.
Bij overbrenging van documenten, die in informatiesystemen zijn opgenomen, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 pleegt het hoofd van het organisatie-onderdeel overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van documenten en ten aanzien van het tijdstip, de wijze waarop en de vorm, waarin de documenten worden overgebracht.
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de Parade 10.
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Vastgesteld in de vergadering van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Breda,
d.d.
Burgemeesters en Wethouders van Breda,
, burgemeester
, secretaris
Dit Besluit Documentair Informatiebeheer is de uitwerking van artikel 7 van de Archiefverordening Breda 2007 en is gebaseerd op het model Besluit Informatiebeheer Gemeenten van het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs.
Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten, geregeld. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en - ordening en inzake het beheer van documenten.
In het besluit wordt qua regelgeving een onderscheid gemaakt tussen de door DMA centraal beheerde documenten en de door de organisatie-onderdelen decentraal beheerde documenten, waardoor de verantwoordelijkheden van de hoofden van de organisatie-onderdelen duidelijk worden omschreven.
De definities onder f en g (resp. informatiesysteem en informatiebeheersplan) zijn met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen
Ten aanzien van de documenten die tot de verantwoordelijkheid van DMA behoren wordt in de nog door het College van Burgemeester & Wethouders vast te stellen Instructie aan de Gemeentearchivaris vastgesteld hoe beheer en toezicht ten aanzien van die documenten plaats gaan vinden.
Openbaarmaking van alle documenten dient volgens de Archiefwet 1995 te gebeuren als het document twintig jaar oud is.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.
Het maken van een kopie is tegenwoordig zo gemakkelijk en vindt zo vaak plaats, dat vaak niet duidelijk is welke kopie nu een weergave is van het uiteindelijke, uitgegane stuk. Daarom is nodig dat die kopie geauthentiseerd wordt. In de praktijk is dit dus veelal een kopie, waarvan door middel van kenmerken (o.a. door een paraaf) de authenticiteit is vastgelegd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Per document of proces worden dan de digitale voorwaarden vastgelegd.
De opstelling van de overige procedures wordt aan het hoofd van het organisatie-onderdeel overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijven deze artikelen niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door het College van B & W middels de archivaris. Tot de gestelde eisen aan goede, geordende en toegankelijke staat behoort ook de in artikel 12, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
De bepalingen van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang ten aanzien van digitale archiefbestanden. Papieren archiefbestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet-centraal bewaarde archiefbestanden.
Bij de bouw van informatiesystemen en combinaties van dergelijke systemen met ordeningssystemen is het constateren van ondoelmatigheid achteraf, i.v.m. de hoge kosten of technische onmogelijkheid van aanpassing, niet zinvol. Dit artikel is opgenomen om het afbreukrisico van achteraf niet meer te herstellen schade zo veel mogelijk te beperken.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt.
De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt evenals verschillende andere privacywetten in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
De bepaling in deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen zijn ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten van artikel 25 kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen.
De bepaling van artikel 26, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. Ook deze bepaling is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de concept- en ontwerpfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De in artikel 27 genoemde lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.