Verordening Auditcommissie gemeente Echt-Susteren 2011

Artikel 1. Instelling en begripsbepalingen

• 1.

  Er is een auditcommissie.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de commissie: de auditcommissie;

  • b.

    de raad: de gemeenteraad;

  • c.

    het college: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    de accountant: de in de “verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Echt-Susteren” bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • e.

    de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

  • f.

    het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2. Doel

• 1.

  De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant om een efficiente en doeltreffende accountantcontrole te bevorderen.

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Taken en bevoegdheid

• 1.

  Tot het bedoelde afstemmingsoverleg zoals opgenomen in art. 2 worden in elk geval de volgende activiteiten begrepen:

  • -

    de aansturing van de accountant namens de raad;

  • -

    het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van accountantscontrole;

  • -

    een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

  • -

    een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • -

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • -

    het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het aan de raad adviseren over de benoeming van de accountant;

  • -

    het deelnemen aan een afstemmingsoverleg over de controle- en onderzoeksactiviteiten binnen de gemeente tussen accountant, rekenkamercommissie en college;

  • -

    het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde activiteiten.

• 2.

  De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit 3 raadsleden, waarvan één voorzitter van de commissie is. Overige raadsleden hebben te allen tijde de mogelijkheid om de vergaderingen van de auditcommissie als toehoorder bij te wonen.

• 2.

  De commissie heeft als vaste adviseurs:

  • a.

    de accountant;

  • b.

    de portefeuillehouder Financien;

  • c.

    de griffier;

  • d.

    de concerncontroller;

  • e.

    teamleider Financien.

• 3.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 4.

  Het secretariaat van de commissie wordt belegd bij de teamleider van het team Financien, onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

• 5.

  De raad benoemt de leden van de commissie.

Artikel 5. Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 2.

  De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

• 3.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6. Voorzitter

• 1.

  De commissie kiest uit haar leden een voorzitter.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris, de teamleider Financien.

• 3.

  De voorzitter fungeert als woordvoerder van de commissie.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

• 2.

  De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 4.

  De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 5.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 6.

  Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raadsleden en het college.

Artikel 8. Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening auditcommissie gemeente Echt-Susteren 2011”.