| Organisatie | Schiedam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsnota Operationele richtlijn evenementen Schiedam |
| Citeertitel | Operationele richtlijn evenementen Schiedam |
| Vastgesteld door | burgemeester |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | operationele beleid m.b.t. evenementen in schiedam, vanuit het oogpunt van openbare orde en veiligheid |
Geen
Artikel 174, Grondwet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-2009 | Beleidsnota Operationele richtlijn evenementen Schiedam | 16-04-2009 Onbekend | n.v.t. |
Bijlage 1: Verklarende begrippen- en woordenlijst
Bijlage 2: Standaardvoorwaarden en eisen met betrekking tot evenementen
A) Algemene voorwaarden, verantwoordelijkheid vergunninghouder/organisator
B) Inrichting, op- en afbouw en opruimen evenementlocatie
F) Verstrekking consumpties/zwak alcoholhoudende drank
G) Overige voorschriften voor specifieke evenementactiviteiten
Bijlage 3: Lokale gegevens voor evenementorganisatoren
A) Overzicht hoofdroutes Brandweer
B) Parkeergelegenheid voor evenementen
Bijlage 4: Evenementenkalender en jaarlijkse aanvraag/overlegstructuur grote evenementen
ƒ Gegevensformulier ten behoeve van het organiseren en uitvoeren van een evenement
Bijlage 6: Hoofdstuk 2, paragraaf 2 APV Schiedam: ‘Toezicht op evenementen’
Doel en strekking van de richtlijn
Jaarlijks worden in Schiedam ongeveer 250 evenementen georganiseerd, variërend van wijkfeesten en buurtbarbecues tot grootschalige meerdaagse evenementen als het Maasboulevardfeest en de Brandersfeesten (zie figuur 1). Tezamen met gezelligheid en levendigheid, kunnen evenementen ook enige mate van (over-)last voor omwonenden met zich meebrengen. Daarbij dient de veiligheid van bezoekers van een evenement te worden gewaarborgd. De burgemeester is op grond van zijn bevoegdheden verantwoordelijk voor de openbare orde en de veiligheid in de stad. Via regelgeving, beleid en vergunningverlening wordt vormgegeven aan deze taak. Deze richtlijn bevat het operationele beleid met betrekking tot evenementen in Schiedam, vanuit het oogpunt van openbare orde en veiligheid.
Aan bod komen de melding- en vergunningprocedures voor verschillende typen evenementen, evaluatie en verruiming van de (voorwaarden met betrekking tot) meldingsplichtige evenementen en een standaardisering van voorschriften ten behoeve van evenementen. De richtlijn legt feitelijk schriftelijk het operationele openbare orde en veiligheidsbeleid vast dat al geruime tijd wordt toegepast in de vergunningverlening.
Het voornaamste doel van de richtlijn is dat het duidelijk is voor evenementorganisatoren binnen welke operationele kaders een evenement in Schiedam kan worden georganiseerd, ofwel dat organisatoren van evenementen op voorhand weten aan welke voorschriften dient te worden voldaan. Verder bevordert het vastleggen van standaardvoorschriften de eenduidigheid: ze zijn op alle evenementen van toepassing, van meldingsplichtige buurtbarbecues tot de Brandersfeesten. Daarnaast zullen zowel de standaardisering van evenementvoorschriften als de verruiming van de categorie vergunningsvrije evenementen een aanzienlijke administratieve lastenverlichting tot gevolg (kunnen) hebben voor zowel organisatoren, adviserende diensten als politie en brandweer én de gemeente.
De essentie van deze operationele richtlijn is het formaliseren van de dagelijkse praktijk voor wat betreft evenementen, vanuit het oogpunt van openbare orde en veiligheid. De richtlijn verwoordt het operationele beleid dat op grond van de burgemeestersbevoegdheid ten opzichte van het organiseren van evenementen wordt uitgevoerd. De richtlijn bevat geen kaderstellend beleid, zoals bijvoorbeeld de (wenselijkheid van) definiëring van evenemententerreinen of begrenzing van (geluids-) belasting van locaties.
De operationele richtlijn moet vanuit juridisch oogpunt worden bezien als een uitvloeisel van de in hoofdstuk 2, paragraaf 2 van de APV aan de burgemeester gegeven bevoegdheden en daarmee als vastgesteld, geldend beleid.
Besluitvorming lokaal en regionaal evenementenbeleid
De voornaamste gemeentelijke openbare orde regelgeving met betrekking tot evenementen is opgenomen in de Algemene Plaatselijke Verordening Schiedam, hoofdstuk 2, paragraaf 2. Aan de artikelen die handelen over evenementen is al enige jaren niets gewijzigd. De inhoud van de artikelen betreft hoofdzakelijk de definiëring en inschaling van evenementen, indieningstermijnen en vereisten voor vergunningaanvragen en weigeringsgronden voor evenementvergunningen.
De in de APV gegeven mogelijkheid om bepaalde categorieën evenementen vergunningsvrij, ofwel meldingsplichtig te maken, is in juni 2006 uitgewerkt in het Besluit Meldingsplichtige evenementen. In dit besluit zijn voor kleine buitenevenementen in de woonwijken en voor binnenevenementen in geheel Schiedam een aantal criteria benoemd waarmee, indien eraan wordt voldaan, een organisator slechts een melding hoeft te doen van een evenement (en er dus geen advisering door diensten en vergunningverlening door de gemeente meer noodzakelijk is). Het besluit wordt in deze richtlijn opgenomen en op bepaalde punten uitgebreid.
Vanuit het oogpunt van eenduidige subsidiëring van evenementen is in november 2006 de Evenementennota 2006-2009 door de Raad vastgesteld. Dit beleid richt zich hoofdzakelijk op evenementsubsidies, maar bevat ook een hoofdstuk met beheersmatige voorwaarden, waarvan de voornaamste de limitering van grootschalige buitenevenementen is. Na afloop van de beleidsperiode van de Evenementennota 2006-2009 zullen subsidiëring en openbare orde aspecten van evenementen verder in aparte beleidsnota’s worden opgenomen.
Vanuit de Veiligheidsregio Rotterdam wordt op het moment van vaststelling van deze richtlijn gewerkt aan regionaal evenementenbeleid (gericht op de deelnemende gemeentes) én een Veiligheidswijzer evenementen (gericht op organisatoren van evenementen). Dit beleid richt zich nadrukkelijk op zaken die gemeentes overstijgen (dienstenoverleggen, advisering door diensten, inzet politie etc.) en kan dan ook worden gezien als complementair aan het beleid dat gemeenten zelf kunnen of dienen vast te leggen. Er is nog geen regionaal evenementenbeleid vastgesteld. Naar het zich laat aanzien zullen de deelnemende gemeenten in de loop van 2009 (al dan niet) kunnen instemmen met het regionale evenementenbeleid. Afhankelijk van wat wordt vastgesteld zullen overlappende zaken eventueel kunnen worden aangepast in deze richtlijn.
Deze richtlijn bestaat voor het overgrote deel uit algemene vastlegging van operationeel beleid dat al geruime tijd wordt uitgevoerd (aanvraagprocedures, meldingsplicht, standaardvoorschriften voor evenementen) en daarmee uit de praktijk is opgewerkt. Voor de totstandkoming van de richtlijn is samengewerkt en overlegd met de gemeentelijke afdelingen Ruimtelijk Gebruik (Vergunningverlening en handhaving, Verkeer en landmeten en Economische zaken, cultuur en toerisme), het Gemeentelijk Informatiepunt (GIP) en brandweer, politie, milieudienst DCMR en de GHOR.
Deze richtlijn richt zich op operationele zaken en is daarom dynamisch van aard. Als uit de operationele praktijk (of bijvoorbeeld na het van kracht worden van regionaal evenementenbeleid) blijkt dat de richtlijn aangepast of aangevuld moet worden kan dat op betrekkelijk eenvoudige wijze gebeuren. Het betreft hier een aanbouw-document met onbeperkte geldigheid. Wel zal jaarlijks een evaluatiemoment worden ingelast, bij voorkeur na het evenementenseizoen (oktober-november), om nieuwe ervaringen zonodig te formaliseren.
De operationele richtlijn voor Schiedamse evenementen bestaat uit 4 hoofdstukken en 6 bijlagen. Hoofdstuk 2 geeft een korte beschrijving van het juridische kader waarbinnen het evenementenbeleid is geplaatst. Aan bod komt belangrijke regionale en lokale regelgeving met betrekking tot evenementen. In hoofdstuk 3 worden de diverse categorieën evenementen (waaronder meldingsplichtige evenementen) beschreven, de meldings- en aanvraagprocedures en de overlegstructuren ten behoeve van de verschillende evenementen. Hoofdstuk 4 beschrijft de algemeen geldende operationele kaders voor evenementen en de standaardvoorschriften.
Op evenementen is een veelheid aan wet- en regelgeving van toepassing. Hieronder worden de belangrijkste wetten en verordeningen genoemd en in welke hoedanigheid deze op evenementen van toepassing zijn.
Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en Gemeentewet
Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester onder meer belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden (evenementen) en de uitvoering van hierop betrekking hebbende verordeningen. Aan deze bepaling ontleent de burgemeester haar bevoegdheid om te beslissen op aanvragen om een evenementenvergunning.
Daarbij is de burgemeester op grond van artikel 174 Gw bevoegd bij de uitoefening van het toezicht, bedoeld in het eerste lid, de bevelen te geven die met het oog op de bescherming van veiligheid en gezondheid nodig zijn.
Hoofdstuk 2, paragraaf 2 van de Algemene Plaatselijke Verordening Schiedam (verder: APV) geeft invulling aan het hierboven genoemde toezicht op evenementen en staat daarmee centraal in het juridisch kader. In bijlage 6 is de volledige tekst van deze paragraaf opgenomen. Artikel 2.2.1 van de APV definieert het begrip evenement. Verder is de algemene vergunningplicht voor evenementen opgenomen (artikel 2.2.2), alsmede de vrijstellingsmogelijkheden (artikel 2.2.6), de mogelijkheid om voorschriften te stellen en weigeringsgronden (artikel 2.2.2 lid 2). Op grond van artikel 2.2.2 APV is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren en/of houden, eraan deel te nemen of het te bezoeken. Artikel 2.2.4 geeft eenzelfde verbod voor grootschalige evenementen. Iedereen die een evenement wil organiseren zal dus een vergunning aan moeten vragen, tenzij de burgemeester voor een bepaalde categorie vrijstelling heeft verleend. In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op de verschillende soorten evenementen.
De burgemeester kan vergunning van een evenement weigeren in het belang van:
de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen; van belang is of verkeer nog op een aanvaardbare wijze kan plaatsvinden met waarborging van de verkeersveiligheid. Ook toetst de gemeente of en in hoeverre het evenement mogelijk nadelige gevolgen heeft voor de veiligheid van deelnemers aan het evenement.
Als vergunning voor een evenement wordt verleend kan de burgemeester voorschriften verbinden aan de vergunning ter regulering van het evenement (vanuit het oogpunt van bescherming van de openbare orde en de veiligheid), die onder meer betrekking kunnen hebben op:
- plaats en tijdstip, technische voorzieningen en de verdere inrichtingen;
- de beveiliging van personen of goederen;
- de voorkoming van ernstige hinder voor toeschouwers en derden op en rondom de locatie(s) waar het evenement plaatsvindt;
- de verplichting voor organisatoren om in openbare aankondigingen van het evenement aan te geven hoe het evenement per openbaar vervoer kan worden bezocht.
Net als bij andere vergunningen en besluiten van bestuursorganen is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing op de behandeling van een aanvraag voor een evenementenvergunning en de eventuele juridische vervolgstappen. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan:
- het gelegenheid geven tot het indienen van zienswijzen tegen voorgenomen vergunningverlening;
- algemene beginselen van behoorlijk bestuur (zorgvuldigheid, evenredigheid etc.).
Overigens is de beslistermijn voor aanvragen op grond van de APV (dus ook evenementaanvragen)
Op grond van de Drank- en Horecawet is het verboden om zonder vergunning van burgemeester en wethouders bedrijfsmatig (of anders dan om niet) alcoholhoudende drank te verstrekken voor gebruik ter plaatse. De burgemeester kan ten aanzien van het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank ontheffing verlenen van dit verbod ‘bij een in de beschikking aangewezen bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen, mits de verstrekking geschiedt onder onmiddellijke leiding van een persoon die voldoet aan artikel 8, tweede en vierde lid.’
Voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank bij een evenement dient dus een ontheffing te worden aangevraagd bij de burgemeester. De persoon (of personen) onder wiens leiding geschonken wordt dient te voldoen aan een aantal zedelijkheidseisen (de opgegeven persoon wordt daarom aan een antecedententoets onderworpen) en dient te beschikken over een bewijsstuk inzake sociale hygiëne (SvH-verklaring). Het schenken van sterke drank is op grond van de Drank- en Horecawet bij evenementen niet toegestaan (buiten een horeca-inrichting).
Wegenverkeerswet, regeling Verkeersregelaars
De Wegenverkeerswet stelt in artikel 5 het volgende: Het is een ieder verboden zich zodanig te gedragen dat gevaar op de weg wordt veroorzaakt of kan worden veroorzaakt of dat het verkeer op de weg wordt gehinderd of kan worden gehinderd. Hiermee dient rekening te worden gehouden bij alle activiteiten die op de openbare weg plaatsvinden.
Door het bevoegd gezag (vergunningverlener, burgemeester) kan worden bepaald dat voor een evenement of delen daarvan verkeersregelaars moeten worden ingezet. De regeling Verkeersregelaars 2009 kent twee soorten verkeersregelaars, namelijk de evenementenregelaars die worden aangesteld door het bevoegd gezag voor de duur van maximaal 12 maanden en de evenementenregelaar die wordt aangesteld voor de duur van het evenement. De leeftijd voor beide verkeersregelaars is minimaal 16 jaar.
De regiopolitie dient voor de aanstelling van evenementenregelaars voor bepaalde tijd een uitgebreide instructie te verzorgen en voor verkeersregelaars voor een enkel evenement een beperkte instructie. In beide gevallen dient de politie een instructieverklaring af te geven. Aanstelling van verkeersregelaars vindt plaats door het bevoegd gezag, de burgemeester. Inzet als verkeersregelaar van personen die geen instructie hebben gehad en dus niet zijn aangesteld is strafbaar.
Op grond van de Zondagswet is het ‘verboden op Zondag voor 13.00 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen’. Toneelvoorstellingen, filmvoorstellingen, concerten en andere openbare bijeenkomsten, welke in besloten ruimten worden gehouden en de geestelijke, zedelijke of culturele verheffing of ontwikkeling van het publiek ten doel hebben, vallen niet onder het verbod. De burgemeester is bevoegd ontheffing te verlenen van dit verbod.
Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus
In de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus zijn waarborgen opgenomen voor de betrouwbaarheid van het personeel van beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. De beveiligingsorganisaties zijn verplicht om de werkzaamheden af te stemmen met de politie en te zorgen voor een duidelijke presentatie van de activiteiten aan opdrachtgevers en burgers. Het naleven van genoemde wet moet de veiligheid bevorderen van ondernemers, medewerkers en gasten. De Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus stelt de volgende eisen aan beveiligers:
- Er mag geen sprake zijn van kwalijke antecedenten;
- zij dienen in het bezit te zijn van een legitimatiebewijs dat is uitgereikt door de korpschef van de regio waar het bedrijf, waar de portier in dienst is, is gevestigd;
- zij dienen in het bezit te zijn van een op naam gesteld vereist diploma;
- hun werkgever (de beveiligingsorganisatie) dient in het bezit te zijn van een vergunning van het Ministerie van Justitie.
Gebruiksbesluit en Brandbeveiligingsverordening
Het Besluit brandveilig gebruik bouwwerken (verder: Gebruiksbesluit) kent met de artikelen 2.1.1 t/m 2.10 zogenaamde rechtstreeks werkende (brandveiligheids-)voorschriften. Ongeacht het type gebouw dient er aan deze voorschriften voldaan te worden. De bij of krachtens het gebruiksbesluit gegeven voorschriften zijn van toepassing op elk gebruik van een bouwwerk, tenzij bij het desbetreffende voorschrift anders is aangegeven.
In het geval van een inpandig evenement dient te worden nagegaan of het betreffende gebouw beschikt over een gebruiksvergunning op grond van artikel 2.12 van het Gebruiksbesluit of dat op grond van artikel 2.11 een melding is gedaan en of het evenement valt binnen de richtlijnen waarvoor de melding is gedaan of de binnen de kaders waarvoor de vergunning is afgegeven. Als sprake is van afwijkend gebruik dient een nieuwe gebruiksvergunning te worden aangevraagd dan wel een herziene melding te worden gedaan.
De Brandbeveiligingsverordening (BBV) regelt het brandveilig gebruik van ‘voor mensen toegankelijke ruimtelijk begrensde plaatsen’, behalve bouwwerken omdat deze onder de werking van het Gebruiksbesluit vallen. Het gaat met name om op het water drijvende en los met de wal verbonden ‘inrichtingen’, zoals hotelboten, opslagschepen en drijvende restaurants. Omdat tenten niet onder de werking van het Gebruiksbesluit vallen, dient voor tenten bij een evenement, die op enig moment meer dan 50 mensen zullen bevatten een vergunning op grond van de BBV te worden aangevraagd. Voor zogenoemde ‘partytenten’ (kleine overkappingen, veelal aan 4 zijden open) hoeft dus meestal geen aparte vergunning te worden aangevraagd.
Voor en na de oprichting van tijdelijke bouwwerken ten behoeve van een evenement wordt de constructieve veiligheid door bouwinspecteurs getoetst aan de artikelen 359 en verder van het Bouwbesluit (technische voorschriften omtrent bouwwerken, geen gebouwen zijnde).
Op grond van de Woningwet dient voor het oprichten van een bouwwerk een bouwvergunning te worden verleend. Een bouwwerk is elke constructie van enige omvang van hout, steen, metaal ofander materiaal welke op de plaats van bestemming hetzij direct of indirect met de grond verbonden is, hetzij direct of indirect steun vindt in of op de grond. Tenten, overkappingen, vlonders, podia en tribunes worden vaak gebruikt bij evenementen. Formeel vallen deze zaken onder de definitie van een bouwwerk. Omdat het echter gaat om bouwwerken van zeer tijdelijke aard en feitelijk alleen de constructieve veiligheid in verband met gebruik door het publiek van belang is, is geconcludeerd dat het niet opportuun is voor dergelijke bouwwerken een bouwvergunning te eisen en is dit bij besluit van 19 april 2005 door het college van burgemeester en wethouders van Schiedam vastgesteld. Tevens is vastgesteld dat voor de plaatsing van tijdelijke bouwwerken bij evenementen toestemming verleend wordt door middel van het verlenen van de evenementenvergunning en het daaraan verbinden van de voorwaarde dat een tijdelijk bouwwerk niet opgericht kan worden dan nadat goedkeuring is verleend aan de constructieve gegevens ervan door de daarvoor geëigende afdeling (Vergunningen en handhaving; bouwinspecteurs).
3. Categorisering en melding- en vergunningprocedures evenementen
Volgens artikel 2.2.1 van de APV dient onder een evenement te worden verstaan:
‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:
het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen, dan wel het organiseren van een verrichting van vermaak in een inrichting als bedoeld in artikel 2.3.1, waarvoor een vergunning als bedoeld in artikel 2.3.2 is afgegeven, mits deze verrichting van vermaak behoort tot de bij deze vergunning toegestane vorm van exploitatie;
Uit de toelichting bij dit artikel komt de volgende nadere uitleg:
‘Bij het begrip ‘evenementen’ als bedoeld in artikel 2.2.1, kan in de praktijk worden gedacht aan voor het publiek toegankelijke verrichtingen van kunst, tentoonstellingen, feesten, liefdadigheidsverkopingen, braderieën (maar vanwege de aparte regeling weer niet de snuffelmarkten als bedoeld in artikel 5.2.7), kermissen, circussen, herdenkingsplechtigheden en dergelijke. De omschrijving in artikel 2.2.1 omvat alle activiteiten van vermaak, ongeacht of het publiek zelf deelneemt. Het maken van muziek op of aan de weg valt ondubbelzinnig onder het begrip ‘evenement’. Omdat een herdenkingsplechtigheid doorgaans wel voor publiek toegankelijk is, maar uiteraard niet als een verrichting van vermaak kan worden aangemerkt, wordt deze als enige expliciet als evenement genoemd.’
Met ‘voor publiek toegankelijk’ wordt niet per sé bedoeld dat de activiteiten openbaar zijn, dus voor iedereen toegankelijk. Een besloten feest kan, afhankelijk van het effect op de openbare orde (bijvoorbeeld doordat het plaatsvindt in de openbare ruimte, vanwege muziekoptredens in een gebouw waar dit normaliter niet gebeurt of vanwege een groot aantal genodigden en de daarmee gepaard gaande parkeerdruk) ook onder het begrip evenement worden geschaard. Te denken valt aan grootschalige bedrijfsfeesten, de opening van een populaire expositie, het jubileumfeest van een sportvereniging. Hierop aansluitend en aanvullend op artikel 2.2.1 d is ook een evenementenvergunning benodigd bij een uitzonderlijke activiteit in een horecabedrijf of activiteiten in een evenementenhal die méér druk en risico opleveren voor de openbare orde dan gebruikelijk. Te denken valt bijvoorbeeld aan een vechtsportgala.
Optochten, snuffelmarkten, speelautomaten(hallen) en optredens van straatmuzikanten worden niet tot het begrip evenement gerekend. Voor deze activiteiten zijn in de APV aparte artikelen opgenomen.
Op grond van paragraaf 2 van de APV kunnen evenementen worden ingedeeld in drie categorieën1, namelijk:
• vergunningsvrije (meldingsplichtige) evenementen, zoals bedoeld in artikel 2.2.6 APV;
• (reguliere) evenementen, zoals bedoeld in artikel 2.2.2 APV;
• grootschalige evenementen, zoals bedoeld in artikel 2.2.4 (en 2.2.2) APV;
Hierna worden per evenementcategorie de kenmerken, eventuele voorwaarden, vergunningsprocedures en indieningsvereisten beschreven.
Vergunningsvrije, meldingsplichtige evenementen
Artikel 2.2.6 van de APV levert de grondslag voor meldingsplichtige evenementen. Het artikel stelt, dat het organiseren, houden van of deelnemen aan een evenement als bedoeld in artikel 2.2.1 van vergunningverplichting is vrijgesteld voor door de burgemeester nader omschreven evenementen, mits dit evenement uiterlijk twee weken vóór de datum waarop het evenement aanvangt schriftelijk bij de burgemeester is gemeld. De burgemeester kan bij het omschrijven van een evenement, waarvoor de vrijstelling van de vergunningplicht geldt, voorschriften verbinden in het belang van de openbare orde, het voorkomen of beperken van overlast, de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen en de zedelijkheid of de gezondheid. Op dezelfde gronden kan de burgemeester een aangemeld evenement verbieden.
Vanuit het oogpunt van lastenverlichting is het wenselijk om kleinschalige evenementen met weinig of geen impact op de openbare orde en veiligheid te reguleren via een meldingsplicht, onder verwijzing naar standaardvoorschriften. Het melden van een evenement levert voor zowel de organisator als de adviserende diensten en de gemeente minder werk op, wat leidt tot grotere klantvriendelijkheid en efficiency (geen onnodig advieswerk of administratieve handelingen).
Bij burgemeestersbesluit is in juni 2006 voor het eerst invulling gegeven aan de nadere omschrijving van vergunningsvrije evenementen, door het vaststellen van een aantal criteria waaraan een evenement dient te voldoen om als organisator te kunnen volstaan met een melding. Er wordt dus niet gewerkt met een limitatieve opsomming van typen evenementen, maar met criteria die betrekking hebben op de aard en eigenschappen van een evenement. De criteria betreffen onder meer locatie(s), data, maximaal te verwachte bezoekersaantallen, tijdstippen, het ten gehore brengen van mechanisch versterkte muziek, het oprichten van tijdelijke bouwwerken en het al dan niet afzetten van wegen. De nadere invulling van vergunningsvrije evenementen, de systematiek en de criteria (in aangepaste vorm) worden in deze richtlijn opgenomen. Het besluit van 18 mei 2006 komt daarom met de vaststelling van deze richtlijn te vervallen. Omdat voor optochten in de APV op eenzelfde wijze als voor evenementen een vrijstelling van de vergunningplicht is opgenomen (artikel 2.1.2 lid 3) en optochten op dezelfde gronden kunnen worden geweigerd (en van hetzelfde karakter zijn), zijn deze in voornoemd burgemeestersbesluit meegenomen en zullen ze ook in deze richtlijn worden opgenomen voor wat betreft de meldingsplicht.
1 In de Evenementennota 2005-2009 worden evenementen ingedeeld in 4 categorieën, namelijk premium-, A-, B- en C- evenementen, onder andere afhankelijk van in welke mate wordt voldaan aan stedelijke doelstellingen, verwachte bezoekersaantallen en professionaliteit van de organiserende instantie. Deze indeling is met name gericht op te verstrekken subsidies en wordt daarom in deze richtlijn niet gehanteerd. Grofweg kan wel worden gesteld dat premium en A-evenementen per definitie grootschalig zijn en dat B- en C-evenementen onder de reguliere evenementen vallen.
Beleid, ontwikkelingen en evaluatie meldingsplichtige evenementen
Sinds het van kracht worden van de criteria voor vergunningsvrije evenementen is bijna 3 jaar ervaring opgedaan met de meldingsplicht voor evenementen. Voor wat betreft het principe van de vrijstelling van de vergunningplicht zijn de resultaten zeer positief: voor zover bekend heeft geen van de daadwerkelijk meldingsplichtige evenementen geleid tot problemen of (ontoelaatbare) overlast.
Uit sommige meldingen blijkt bij controle door medewerkers van het Gemeentelijk Informatiepunt (zie ook ‘Procedure indiening gegevensformulier melding en vergunningaanvraag’) dat het om een vergunningsplichtig evenement gaat. De melding wordt dan automatisch gezien als een aanvraag en voor behandeling doorgestuurd naar de backoffice (het team Horeca en evenementen van de afdeling Veiligheid). Het meldingsformulier zoals dit tot het van kracht worden van deze richtlijn werd gebruikt, bleek hier niet geheel geschikt voor en is aangepast tot één gegevensformulier met eventuele bijlages, voor alle evenementen.
Uit de praktijk is verder gebleken dat meer kleinschalige evenementen een geringe impact op de openbare orde hebben en kunnen worden afgedaan met een melding (geen advisering noodzakelijk) en dus voor vrijstelling van vergunningsplicht in aanmerking komen. Kleinschalige buitenevenementen in de Binnenstad waren vooralsnog zonder uitzondering vergunningplichtig, voornamelijk om te voorkomen dat in de drukke Binnenstad, waar ook al veel grotere evenementen plaatsvinden, een groei aan kleine, niet professionele en niet samenhangende evenementen zou gaan plaatsvinden, met name door particulieren georganiseerde buurtfeestjes en dergelijke. Uit vergunningaanvragen voor kleinere evenementen in de Binnenstad is echter niet op te maken dat dergelijke groei zal gaan plaatsvinden.
De afgelopen twee jaar is slechts twee keer een vergunning aangevraagd voor een buurtfeest in de Binnenstad. Uit de aanvragen is dus gebleken dat de kleine evenementen anders van karakter zijn dan in de woonwijken. Hier betreft het vaak wijk- en buurtfeesten, in de Binnenstad betreft het vooral (religieuze) voorstellingen en activiteiten rondom trouwerijen en dergelijke, die goed met standaardadvisering kunnen worden afgedaan. Anderzijds zijn er ook in de Binnenstad grote woongebieden aan te wijzen, waar in principe op eenzelfde manier buurtfeesten (moeten) kunnen worden georganiseerd. De criteria voor vergunningsvrije evenementen worden daarom ook van toepassing ten aanzien van de Binnenstad, met uitzondering van enkele zwaarder belaste evenementlocaties.
Bij het opstellen van deze richtlijn is het de bedoeling geweest vanuit het oogpunt van vermindering van administratieve lastendruk voor organisaties, adviserende instanties en de gemeente aan te sluiten bij de praktijk. Het vrijere beleid met betrekking tot de Binnenstad is er uitdrukkelijk niet op gericht om bepaalde evenementactiviteiten en categorieën evenementen te stimuleren (of juist te verminderen). Mocht het vrijere beleid onverhoopt een aanzienlijke (ongewenste) stijging van activiteiten in de Binnenstad tot gevolg hebben, dan kunnen in het kader van bescherming van de woon- en leefsituatie (opnieuw) restrictievere regels worden opgelegd. Ook kan de burgemeester op grond van artikel 2.2.6 een gemeld evenement niet toestaan op grond van openbare orde en overlast.
Criteria meldingsplichtige evenementen
Van vergunningplicht zijn vrijgesteld:
evenementen die plaatsvinden in een gebouw, conform de geldende gebruiksvergunning of melding op grond van het Gebruiksbesluit,
waarvoor geen verkeersmaatregelen vereist zijn, anders dan het onttrekken van parkeerplaatsen of het afsluiten voor verkeer van (woon-)straten zonder ontsluitende functie waar geen lijndienst van het openbaar vervoer rijdt, voor zover de lengte van de wegafsluiting niet meer dan 40 meter bedraagt en voor zover binnen de wegafsluiting geen kwetsbaar object valt, en
Uitleg en achtergrond van de criteria
Inpandige evenementactiviteiten die niet conform de gebruiksvergunning of het gebruiksbesluit zijn, zijn niet toegestaan. Om een dergelijk evenement toch doorgang te laten vinden dienen de activiteiten, het bezoekersaantal of het gebouw te worden aangepast (zodat het aan de benodigde brandveiligheidseisen voldoet);
De drie criteria voor inpandige evenementen zijn vrijwel niet aangepast ten opzichte van het eerste meldingsbesluit, omdat uit de praktijk niet is gebleken dat aanpassing noodzakelijk is. Alleen de begintijd is met een uur vervroegd uit overwegingen van eenduidigheid (dit geldt namelijk ook voor buitenevenementen). De (eerdere) achtergronden van de criteria worden besproken bij de buitenactiviteiten.
Voor wat betreft buitenevenementen is de belangrijkste wijziging in de meldingsplicht, dat deze nu ook voor de Binnenstad geldt. De achtergronden bij de verschillende criteria zijn als volgt:
Ad a) (ongewijzigd) Op de genoemde data is vanwege de grote drukte door genoemde festiviteiten en evenementen geen plaats voor niet gelieerde kleinschalige evenementen, hoofdzakelijk vanwege politie-inzet en behoud van overzicht. Op 4 mei geldt dit niet, maar dient juist de rust te worden gewaarborgd en zijn vanwege dodenherdenking geen festiviteiten toegestaan;
Ad b) (nieuw) Waar voorheen de gehele Binnenstad buiten de meldingsplicht viel (zie uitleg boven) worden met het nieuwe beleid hier alleen die locaties uitgezonderd waar reeds een grote druk door evenementen bestaat. De uitzondering voor kleinschalige activiteiten bij trouwerijen richt zich voornamelijk op de Grote Markt. Onder kleinschalige activiteiten worden hier onder andere verstaan: het oplaten van ballonen, het ten gehore brengen van liedjes (niet professioneel versterkt), sprekers etc.
Ad c) (ongewijzigd) Het aantal van 300 personen is niet gewijzigd ten opzichte van het eerste besluit vrijstelling vergunningplicht. Het betreft hier het totaal van medewerkers van, deelnemers aan en bezoekers van een evenement. Het aantal is hoofdzakelijk afgeleid van mogelijke parkeerdruk die ontstaat door een evenement (er is vanuit gegaan dat 300 personen geen ontoelaatbare parkeerdruk tot gevolg zullen hebben). Uit de praktijk zijn geen problemen gebleken, dus is mede vanwege het toevoegen van de Binnenstad aan de meldingsplicht gekozen om het aantal vooralsnog niet te verhogen.
Ad d) (aangepast; verruimd) Oorspronkelijk was voor de maximale eindtijd uitgegaan van de Winkeltijdenwet (22.00 uur). Uit de praktijk is gebleken dat met name veel wijk- en buurtfeesten langer duren, namelijk tot 23.00 à 24.00 uur. Besloten is bij de praktijk aan te sluiten (in eerste instantie waren het juist de buurtfeesten die goed in aanmerking komen voor melding), onder de voorwaarde dat eventuele muziek (of ander belastend geluid) al eerder eindigt. Op zondag gelden aangepaste tijden voor evenementactiviteiten die met een melding kunnen worden afgedaan, namelijk van 13.00 uur tot 20.00 uur. Ten opzichte van het eerdere besluit is verder, in verband met sportdagen, de mogelijke aanvangstijd van evenementen met een uur vervroegd.
Ad e) (ongewijzigd) De meeste Schiedamse evenementen duren enkele uren tot ongeveer drie dagen. Het 7 dagen criterium is opgenomen om bijvoorbeeld jubileumactiviteiten van een vereniging, stichting of school (feestweek) te kunnen melden. Andersoortige activiteiten die meerdere dagen duren zijn veelal op grond van andere criteria al vergunningplichtig.
Ad f) (ongewijzigd) Zie bijlage 3 voor doorgaande rijroutes van de brandweer en aanrijroutes voor ziekenhuisverkeer. De afstand van 40 meter is gebaseerd op de maximale lengte van een brandslang (20 meter).
Ad g) (ongewijzigd) Bij het oprichten van bouwwerken is vanuit het oogpunt van bouw- en brandveiligheid nadere toetsing noodzakelijk, vóór vergunningverlening door controle van plattegronden, tekeningen en eigenschappen van gebruikte materialen, na vergunningverlening (vóór de evenementactiviteiten) door toetsing van de opgebouwde constructies door bouwinspecteurs en/of brandweer. Het gaat hierbij wel om bouwwerken van enig formaat/constructie: zogenaamde ‘partytenten’ (kleine overkappingen bedoeld voor particulier gebruik bij feestjes, veelal aan alle zijden geopend) vallen niet onder het begrip bouwwerk, net als podia opgebouwd uit lage houten blokken/podiumdelen en dergelijke.
Ad h) (ongewijzigd) Bij evenementen die met een melding kunnen worden afgedaan is het ten gehore (laten) brengen van niet of weinig belastend muziekgeluid en ander geluid toegestaan. Te denken valt aan onversterkte, akoestische muziek of muziek uit een stereo-installatie. Indien sprake is van het gebruik van (semi-)professionele audioapparatuur, het mechanisch (elektrisch) versterken van een band of DJ, het gebruik van grote aggregaten, maar ook bij een optreden van een fanfare of boerenkapel, is een vergunning benodigd.
Procedure indiening gegevensformulier melding en vergunningaanvraag
Om een evenement te melden dient het daartoe bestemde ‘gegevensformulier ten behoeve van het organiseren en uitvoeren van een evenement’ (zie ook bijlage 5) te worden ingevuld, eventueel voorzien van een plattegrond van het terrein of een routebeschrijving in geval de melding een optocht betreft. Het formulier dient ten minste twee weken voor aanvang van (de opbouw van) het evenement te worden ingeleverd door of namens de organisator van het evenement bij één van de medewerkers van het Gemeentelijk Informatiepunt in de Stadswinkel of te zijn ingediend bij de vakafdeling, ter beoordeling.
Na indiening wordt aan de hand van een checklist, bij voorkeur in aanwezigheid van de melder, door de medewerker getoetst of kan worden volstaan met een melding of dat er wellicht een vergunning dient te worden aangevraagd. Indiening in de Stadswinkel heeft, ten opzichte van het opsturen van het gegevensformulier, als voordeel dat de indiener ter plekke mondeling nadere toelichting kan geven over de evenementactiviteiten, wat de beoordeling kan vergemakkelijken en bespoedigen. Daarbij krijgt de indiener meteen duidelijkheid over het al dan niet kunnen volstaan met een melding.
Als het evenement daadwerkelijk meldingsplichtig is wordt het formulier gestempeld en aan de melder teruggegeven of verzonden, tezamen met algemene voorschriften en voorwaarden voor het organiseren en houden van een evenement. Een kopie van het formulier wordt verstuurd naar politie, brandweer, Lichtblauwe brigade en eventueel andere diensten en partijen (GHOR, DCMR, Irado). Mocht een vergunning benodigd zijn, dan wordt de indiener (aanvrager) daarvan op de hoogte gesteld en van de vergunningprocedure en de legeskosten voor de behandeling van de aanvraag. Het formulier wordt, aangemerkt als aanvraag, door de behandelende afdeling (team Horeca en evenementen van de afdeling Veiligheid) verder als ‘regulier’ evenement in behandeling genomen (na eventuele complementering van benodigde stukken) en om advies op maat uitgezet (zie volgende paragraaf). De aanvrager krijgt een kopie van de aanvraag mee (of opgestuurd) en de algemeen geldende voorschriften voor evenementen.
De uiterlijke indieningstermijn van twee weken is op grond van de APV specifiek van toepassing op meldingsplichtige evenementen. De beslistermijn voor een reguliere vergunning is echter 8 weken, waarbij volgens artikel 1.2a van de APV geldt, dat indien een aanvraag voor een vergunning wordt ingediend minder dan drie weken voor het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning nodig heeft, het bevoegde bestuursorgaan kan besluiten de aanvraag niet te behandelen. Met het oog hierop en op de behandeltijd van een vergunningaanvraag is het voor een indiener raadzaam om minimaal drie weken voor aanvang van een evenement het gegevensformulier in te dienen.
Puntsgewijs samengevat zijn de voorwaarden en vereisten voor het doen van een melding als volgt:
De organisator is verantwoordelijk voor de naleving van de algemene voorschriften (voor zover van toepassing) zoals opgenomen in bijlage 2.
Vervolg procedure: reguliere vergunningsplichtige evenementen
Alle evenementen die niet voldoen aan één of meer van de criteria voor de meldingsplicht en die niet grootschalig zijn (zie volgende paragraaf), vallen onder de reguliere vergunningplicht. Onder reguliere vergunningsplichtige evenementen kan bijvoorbeeld een wijkfeest, circus, kermis, muziekoptreden of toneelvoorstelling vallen. Verder vallen jaarlijks terugkerende evenementen als open monumentendag, open atelierdag en de molendagen veelal onder de reguliere evenementen. Voor het organiseren en/of houden van reguliere evenementen dient op grond van artikel 2.2.2 van de APV over een vergunning te worden beschikt.
Als na de toetsing van het ‘gegevensformulier ten behoeve van het organiseren en uitvoeren van een evenement’ is gebleken dat een vergunning benodigd is voor een evenement, wordt door de afdeling die de aanvraag zal behandelen allereerst beoordeeld of de aanvraag ontvankelijk is, dat wil zeggen compleet ingevuld en voorzien van alle benodigde stukken en gegevens (zie paragraaf ‘Indieningsvereisten’). Als een aanvraag niet compleet is wordt een aanvrager daarvan op de hoogte gesteld en wordt een hersteltermijn gegeven waarbinnen de gegevens en stukken bij de gemeente dienen te zijn aangeleverd. De aanvraag wordt in principe niet in behandeling genomen zolang deze niet compleet is.
Na completering wordt de aanvraag in ieder geval om advies uitgezet bij politie en brandweer en in de meeste gevallen ook bij de interne afdeling Beheer openbare ruimte en bij interne
verkeersdeskundigen (zie paragraaf ‘Diensten en instanties betrokken bij de voorbereiding van een evenement’). Adviezen voor reguliere evenementen worden (mede vanwege de vaak korte termijn tussen indiening en evenement) geacht binnen een week binnen te zijn bij de gemeente. Als binnen die tijd geen advies is ontvangen wordt er vanuit gegaan dat er geen bezwaar tegen het evenement bestaat vanuit de betreffende instantie en dat geen nadere ordeningsvereisten behoeven te worden opgelegd. Afhankelijk van de adviezen en de inschatting van de vakafdeling kan in de adviesfase worden besloten tot ‘nadere ordening’, dat wil zeggen dat het evenement als grootschalig wordt beoordeeld en als zodanig verder wordt behandeld. Eén en ander is afhankelijk van de mate van belastendheid van een evenement. Bij de beoordeling wordt met name gekeken naar de schaal (o.a. aantal bezoekers, aantal dagen, grootte terrein, op te richten bouwwerken, parkeerdruk) en de aard (o.a. binnen- of buitenevenement, doelgroep, soort activiteiten, activiteiten in de avonduren, schenken alcohol, omgevingsrisico’s) van het evenement.
In het geval een evenement niet tot de categorie grootschalige evenementen behoort en als regulier kan worden aangemerkt, kan na de adviesronde worden overgegaan tot hetzij publicatie en terinzagelegging, hetzij verlening of weigering van de vergunning. Publicatie en terinzagelegging van de aanvraag en eventueel het op andere wijze betrekken van belanghebbenden bij de aanvraag (bijvoorbeeld door het contacteren van bewonersverenigingen e.d.) kunnen eventueel plaatsvinden als geen nadere ordening noodzakelijk is, maar er wel bepaalde overlastrisico’s zijn (bepaald bij de beoordeling). Kanttekening hierbij is dat de tijd tussen aanvraag en evenement vaak te kort is om een aanvraag gedurende een redelijke tijd ter inzage te leggen. Om deze reden wordt in ieder geval elk vergund evenement gepubliceerd.
Na de adviesronde dan wel na de publicatie- en zienswijzeronde volgt de besluitvorming. In het besluit worden adviezen en zienswijzen meegewogen en zonodig weerlegd. In de meeste gevallen wordt positief beslist, onder een aantal nadere voorwaarden. Weigering van een evenementvergunning komt zelden voor, omdat bij constatering van moeilijkheden of onmogelijkheden in de voorfase of de behandelfase al door gemeente en diensten wordt bijgestuurd en overlegd met de organisator, waarna deze eventueel benodigde maatregelen en aanpassingen kan doorvoeren.
Zoals in de vorige paragraaf reeds werd vermeld dient een aanvrager bij de indiening van het evenementenformulier rekening te houden met de te late indieningstermijn zoals genoemd in artikel
1.2a van de APV: een melding dient uiterlijk twee weken voor aanvang van het evenement te zijn gedaan, een aanvraag kan bij indiening na drie weken vóórdat de vergunning benodigd is worden geweigerd. Het is dus zaak voor organisatoren om tijdig de benodigde gegevens en stukken te overleggen (waarbij ook rekening dient te worden gehouden dat voor een reguliere evenementvergunning de algemene beslistermijn van 8 weken geldt).
Onder een grootschalig evenement wordt volgens artikel 2.2.4 APV verstaan: ‘Een evenement als bedoeld in artikel 2.2.1, waarvan de aard of de publieksaantrekkende werking vanuit een oogpunt van openbare orde en veiligheid dusdanig grootschalig is, dat daarin zonder nadere ordening niet kan worden voorzien.’ Grootschalige evenementen zijn van dusdanige belastende en/of risicovolle aard, dat uitgebreide voorbereiding noodzakelijk is, onder meer in de vorm van vooraf vastgestelde politie-inzet, vooroverleg en operationeel overleg tussen organisator, gemeente en diensten en een uitgebreide evenementaanvraag voorzien van een evenementplan inclusief draaiboek en plattegronden. Op grond van het derde lid van artikel 2.2.4 APV is de organisator van een grootschalig evenement verplicht in een zo vroeg mogelijk stadium, maar ten minste acht weken voor de datum waarop het grootschalige evenement zal plaatsvinden, een complete aanvraag om een vergunning, voorzien van alle vereiste bijlagen, bij de burgemeester in te dienen.
Artikel 2.2.4 heeft volgens de toelichting in de APV primair ten doel de burgemeester en de betrokken diensten vroegtijdig in staat te stellen de mogelijkheid aan een bepaald evenement verbonden openbare orde- en veiligheidsrisico’s te onderkennen, om op grond daarvan de omvang van de door de organisator zelf te treffen maatregelen, dan wel de noodzakelijke (aanvullende) capaciteit te bepalen. Indien en voor zover de organisatie niet bereid of in staat is om zélf genoegzaam in het treffen van noodzakelijke orde- en veiligheidsmaatregelen te voorzien en tevens onvoldoende politiecapaciteit beschikbaar is geeft het artikel de mogelijkheid het evenement geheel, dan wel op een bepaalde plaats en/of tijd te verbieden.
De meeste grootschalige Schiedamse evenementen keren jaarlijks op een vaste tijd terug. Voorbeelden van dergelijke evenementen zijn de Brandersfeesten (3 dagen in september), het Maasboulevardfeest (3 dagen in juli) en Winterhart (3 weken in januari en december). In bijlage 4 zijn alle grote en jaarlijks terugkerende evenementen opgenomen en de globale overlegdata.
Zoals in de vorige paragraaf werd vermeld, kan een nieuw evenement ook als grootschalig worden aangemerkt, evenals een bekend evenement (op grond van eerdere ervaringen of door wijzigingen). Voor organisatoren is het van belang om geruime tijd voor een evenement plaatsvindt een risico- analyse uit te voeren om te beoordelen of kan worden volstaan met een reguliere vergunningaanvraag of dat er sprake is van een grootschalig evenement. In de risico-analyse dienen in ieder geval de volgende evenementkarakteristieken te worden bekeken en ingeschat:
• duur evenement, aantal dagen
• tijdstip van activiteiten (al dan niet in de avonduren)
• omgevingsrisico’s (overlastgevoeligheid van een locatie)
Aanvraagprocedure en termijnen grootschalig evenement
De structuur van de vergunningprocedure ten behoeve van de (jaarlijks) terugkerende grootschalige evenementen is als volgt:
De organisatoren dienen jaarlijks vóór 1 januari van een nieuw jaar aan te geven op welke data hun evenement zal plaatsvinden. Ten minste 12 weken voor aanvang van het evenement vindt een eerste verkennend overleg plaats met diensten en organisatie. Actie hiertoe wordt ondernomen vanuit de gemeente (team horeca en evenementen), die uitnodigingen voor een eerste vooroverleg rondstuurt. Het overleg vindt plaats op basis van hetzij een (concept-) evenementplan van de organisatie, hetzij het evenementplan, draaiboek, de aanvraag en de evaluatie van het voorgaande jaar. In dit eerste overleg vindt informatie-uitwisseling plaats tussen organisatie, diensten en gemeente en worden de bevindingen en aanbevelingen uit de evaluatie en de veranderingen ten opzichte van het voorgaande jaar doorgenomen en besproken. De algemene voorschriften uit deze beleidslijn worden, voor zover nog niet in het bezit van de organisatie, bij dit overleg overhandigd en zonodig doorgenomen.
Uiterlijk 8 weken voor aanvang, dus 4 weken na het eerste overleg, dient de aanvraag te zijn ingediend, inclusief evenementplan/draaiboek, (globaal) programma, plattegrond en overige benodigde documenten (zie paragraaf ‘Indieningsvereisten’). Direct na indiening wordt de aanvraag gepubliceerd in de eerstvolgende Maasstad en op de gemeentelijke website, waarna de aanvraag met bijbehorende stukken twee weken ter inzage wordt gelegd in de Stadswinkel. Bovendien wordt de aanvraag om advisering voorgelegd aan de relevante diensten. Na indiening van de aanvraag (tijdens de inzagetermijn) vindt ook zo snel mogelijk een tweede evenementoverleg plaats met organisatie, diensten én (vertegenwoordigers van) omwonenden/bewoners van de evenementlocatie. Na dit overleg kan de organisatie wenselijke wijzigingen uitwerken en kunnen de adviserende diensten hun adviezen opstellen. Adviezen worden geacht twee weken ná het tweede evenementenoverleg binnen te zijn bij de gemeente. Als binnen die tijd geen advies is ontvangen wordt er vanuit gegaan dat er geen bezwaar tegen het evenement bestaat vanuit de betreffende instantie en dat geen nadere ordeningsvereisten behoeven te worden opgelegd. Mochten er zienswijzen worden geuit, dan resteert er na de inzagetermijn in ieder geval nog een ruime maand om eventuele laatste aanpassingen door te voeren.
Er wordt naar gestreefd de vergunning uiterlijk twee weken voor aanvang van het evenement te verlenen (ook met het oog op mogelijk bezwaar). In de vergunning wordt een belangrijk deel ingenomen door de op schrift gestelde gemaakte afspraken tussen organisatie, gemeente en diensten. De afspraken en de verplichtingen die daaruit voortvloeien voor de organisatie hebben de status van vergunningvoorschriften.
Voor wat betreft overige vergunningvoorschriften worden in de vergunning (nog) slechts evenementspecifieke voorschriften opgenomen in de vergunning, en een verwijzing naar de standaardvoorschriften uit deze richtlijn.
In onderstaande tabel zijn de gegevens en documenten opgenomen die zijn vereist en in ieder geval dienen te worden overlegd ten behoeve van de afhandeling en/of behandeling van de aanvragen van de drie categorieën evenementen.
Tabel 1: indieningsvereisten vergunningaanvragen en meldingen
1) Gegevensformulier organiseren en uitvoeren van een evenement: het uitgangspunt van de beoordeling van (de openbare orde aspecten van) een evenement door gemeente en diensten is het door de organisator in te vullen meldings/aanvraagformulier. Vanaf de inwerkingtreding van deze richtlijn zal worden gewerkt met één gegevensformulier voor alle soorten evenementen. Gegevens die voor elk evenement dienen te worden aangeleverd zijn als volgt:
• naam, adres- en contactgegevens (o.a. mobiele nummers, e-mailadres) organisatie;
• data en tijdstippen van het evenement, inclusief op- en afbouw;
• soort evenement, evenementactiviteiten;
• aantal (te verwachten) bezoekers;
• gegevens contactpersonen organisatie en/of bij het evenement;
• wijze van communicatie betreffende het evenement (richting omwonenden en bedrijven);
• communicatiemiddelen tijdens het evenement (i.v.m. bereikbaarheid hulpverlenende diensten);
• al dan niet schenken van alcoholhoudende dranken;
• aantal en type van eventuele bouwwerken (tent, podium, tribune etc.);
• aantal en type installaties (gasflesinstallatie, aggregaten, geluidsinstallatie);
• inzet personeel, soort en aantal (professionele beveiliging, sfeerbeheer, EHBO-ers, verkeersregelaars, reddingsbrigade, bedrijfshulpverleners, brandwachten etc.);
• wijze van eventuele afscherming evenementlocatie;
• afzettingen van wegen, onttrekking parkeerplaatsen;
2) Plattegrond evenementlocatie: in geval van een buitenevenement dient bij een gegevensformulier een plattegrond van de evenementlocatie te worden meegeleverd met daarop de inrichting van het terrein. Bij meldingsplichtige en reguliere evenementen kan worden volstaan met een globale plattegrondtekening op schaal (hiervoor kan de bij het gegevensformulier meegeleverde plattegrondbijlage worden gebruikt). Bij grootschalige evenementen is een digitale tekening op schaal vereist. Op de plattegrond van een evenementlocatie dient voor zover van toepassing in ieder geval te worden aangegeven:
• de ingang(en) en uitgang(en) van het terreingedeelte;
• situatie van het terrein/terreinindeling (bebouwing, paden, wegen, obstakels);
• de situatie van tijdelijke bouwwerken (tent, podium, tribune) en de indeling/inrichting ervan;
• ingang(en) met doorgangsbreedte;
• uitgang(en) met doorgangsbreedte;
• nooduitgang(en) met doorgangsbreedte;
• locatie nood- en transparantverlichting;
• eventueel aanwezige bluswatervoorzieningen;
• energiebronnen t.b.v. koken/bakken/braden;
• aansluiting en locatie elektriciteitsvoorziening(en);
• aansluiting en locatie noodstroomvoorziening;
• verwarmingsbron van de tenten;
• bewakingsopstelling en route bereikbaarheid;
• opslagplaats van gasflessen + de stofnaam.
3) Evenementplan/draaiboek: een evenementplan of draaiboek is een uitgewerkt en alomvattend handboek voor een evenement en bevat simpel gesteld een uitgebreide beschrijving wie wat, waar, wanneer en hoe doet. Voor een grootschalig evenement is een volledig evenementplan verplicht, voor reguliere evenementen is het wenselijk (in beperktere vorm).
Het ingevulde gegevensformulier vormt feitelijk een samenvatting van hetgeen uitgewerkt is opgenomen in het evenementplan. In geval van een grootschalig evenement dient het evenementplan bij voorkeur bij het eerste vooroverleg besproken te kunnen worden.
Hieronder volgt een opsomming van de mogelijke onderdelen (afhankelijk van de aard van een evenement) van een evenementplan of draaiboek, die als hulpmiddel voor de inhoud kan worden gebruikt.
• beschrijving van het evenement, omschrijving van de evenementactiviteiten;
• data en tijden van het evenement (openings-, aanvangs- en sluitingstijden);
• op- en afbouwactiviteiten, inclusief data en tijden van de opbouw en afbouw;
• omschrijving en inrichting van de evenementlocatie, indeling en afbakening van het terrein;
• omgevingstekening/plattegrond van de evenementlocatie;
• namen, mobiele telefoonnummers en overige contactgegevens van de eind- en deelverantwoordelijken (organisator van het evenement, uitvoerende instanties bij het evenement), aanspreekpunten tijdens het evenement;
• gegevens communicatiemiddelen (van organisatie en diensten) tijdens het evenement;
• communicatieplan richting omwonenden/wijze van informeren en betrekken belanghebbenden/bewoners
• te verwachten aantallen bezoekers en voertuigen;
• wijze van aan en afvoer van bezoekers, (extra) in te zetten openbaar vervoer en/of pendelbussen;
• beveiligingsplan met veiligheidsmaatregelen t.a.v. openbare orde, waarin inzet beveiliging, instructie beveiligers, voorwaarden en herkenbaarheid vrijwilligers;
• verkeerscirculatieplan (mobiliteitsplan, vervoersplan), waarin de verschillende verkeersstromen naar, op en van het evenement worden geleid (inclusief aparte rijroutes voor de hulpdiensten) worden beschreven en hoe overlast en opstoppingen worden voorkomen; verder te gebruiken parkeervoorzieningen en wijze van parkeerbegeleiding;
• voorzieningen en aanwezig personeel (EHBO, bedrijfshulpverleners, reddingsbrigade, aanwezigheid van AED/defibrillator) voor eerste hulp bij ongevallen en brand;
• calamiteiten- en ontruimingsplan, waarin scenario’s voor enkele meest te verwachten ongevallen en incidenten en draaiboek voor hulpverlenende diensten;
• verboden middelen op het terrein en wijze van bewaring;
• opslag en afvoer afvalstoffen;
4) Programma: het programma van een evenement bevat een chronologisch overzicht met tijdsaanduidingen van alle activiteiten en acts die zullen plaatsvinden en eventueel waar. Afhankelijk van het type act of activiteit (risico’s voor of door het publiek of de deelnemers, bijvoorbeeld bij een omstreden artiest) kan het van belang en dus benodigd zijn dat in een vroeg stadium (omstreeks het eerste vooroverleg) de precieze programmering is vastgesteld. Voor evenementen met een laag risico is de exacte programmering minder van belang.
5) Brief aan omwonenden en aan bedrijven in de buurt van of op de evenementlocatie: in de omwonendenbrief dient een organisatie bewoners en bedrijven in de buurt van de evenementlocatie in ieder geval te informeren over de evenementactiviteiten en –tijden, op- en afbouwactiviteiten en –tijden, eventuele afzettingen en onttrekkingen van parkeerplaatsen en alternatieve rijroutes en parkeermogelijkheden, contactgegevens van de organisatie en één of meer telefoonnummers waarop de organisatie altijd te bereiken is.
6) Gegevens en constructietekeningen bouwwerken: van alle tijdelijke bouwwerken van enige omvang (podia, tribunes, tenten etc.) dienen bij indiening van een vergunningaanvraag de bouwkundige gegevens, eventuele brandveiligheidsgegevens (bijvoorbeeld brandwerendheidscertificaten van tentzeil) en constructietekeningen te worden overlegd, ter beoordeling van de constructieve veiligheid en de brandveiligheid. Voor wat betreft de constructietekeningen dienen in ieder geval een dwarsdoorsnede en vooraanzicht van het betreffende bouwwerk te worden ingediend, alsmede een schematische tekening van de bouwkundige componenten waaruit een bouwwerk bestaat. Het is voor organisatoren van belang om bij de inhuur van materiaal de betreffende verhuurder om de benodigde gegevens te vragen. Gerenommeerde verhuurbedrijven stellen technische gegevens, constructietekeningen en brandveiligheidscertificaten vaak zelfs via hun website ter beschikking.
7) Verklaring sociale hygiëne en legitimatiebewijs: het verstrekken van (zwak-) alcoholhoudende dranken bij evenementen dient te geschieden onder onmiddellijke leiding van een persoon die voldoet aan artikel 8, tweede en vierde lid van de Drank- en Horecawet. Om deze reden dient deze persoon (of dienen deze personen) in het bezit te zijn van een verklaring van Sociale hygiëne, als bewijsstuk voor voldoende kennis en inzicht hieromtrent. Kopieën van de zogenaamde ‘SvH-verklaringen’ van alle personen die als leidinggevende optreden bij een evenement, evenals legitimatiebewijzen (ook met het oog op de toetsing van de antecedenten van de boogde leidinggevenden). Overigens wordt de ontheffing op grond van artikel 35 van de
Drank- en horecawet als er sprake is van een evenementvergunning in deze vergunning opgenomen. Bij een meldingsplichtig evenement wordt een aparte ontheffing verstrekt.
Diensten en instanties betrokken bij de voorbereiding van een evenement
Een aanzienlijk aantal diensten en gemeentelijke afdelingen is vanuit het oogpunt van veiligheid en bescherming van de openbare orde betrokken bij de voorbereiding en de uitvoer van een evenement. In onderstaande tabel en daaronder volgt een opsomming van de meest prominente samenwerkingspartners voor een evenementorganisatie en de wijze waarop zij betrokken zijn bij een evenement.
Tabel 2: instanties en afdelingen betrokken bij aanvraagprocedure evenementen en soort deelname/advisering
• Gemeente Schiedam, cluster Maatschappelijke ontwikkeling, afdeling Veiligheid, onderdeel horeca en evenementen: is verantwoordelijk voor de behandeling van vergunningaanvragen voor evenementen en daarmee voor de meeste contacten met organisatie en diensten, het beleggen van benodigde vergaderingen en het informeren en adviseren van de burgemeester, die de vergunningen (al dan niet) verleent.
• Politie: neemt deel aan alle vooroverleggen en operationele overleggen en adviseert schriftelijk over algemene openbare orde aspecten bij reguliere en grootschalige evenementen. De (mogelijke) inzet van politiepersoneel bij met name grootschalige evenementen is een belangrijk onderdeel van de voorbereiding op en de beoordeling van de veiligheid van een evenement.
• Gemeente Schiedam, cluster Maatschappelijke ontwikkeling, afdeling Veiligheid, bureau Toezicht en handhaving/Lichtblauwe brigade (LBB): neemt deel aan alle vooroverleggen en operationele overleggen maar adviseert niet schriftelijk. Ook vanuit de LBB wordt extra personeel ingezet bij reguliere en grootschalige evenementen. Eventuele afspraken worden opgenomen in de vergunning.
• Brandweer: neemt deel aan alle vooroverleggen en zo nodig aan de operationele overleggen, adviseert schriftelijk over brandveiligheidsaspecten in brede zin en controleert de brandveiligheid (variërend van doorrijbreedtes tot technische eisen met betrekking tot installaties en bouwwerken) van de evenementlocatie voor aanvang van het evenement.
• Dienstencentrum Milieu Rijnmond (DCMR): neemt eventueel deel aan één of meer evenementoverleggen en adviseert de evenementorganisatie (overwegend) over geluidsaspecten bij grootschalige evenementen en bij evenementen waarbij een geluidsoverlastrisico bestaat. DCMR doet dit ter plaatse en maakt hierbij gebruik van de ‘Leidraad geluid bij kleine evenementen’ (zie voor verdere werkwijze het volgende hoofdstuk ‘Standaardvoorschriften en algemene operationele kaders’). Eventuele afspraken worden opgenomen in de vergunning.
• Geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen (GHOR): kan worden betrokken bij vooroverleg maar adviseert overwegend schriftelijk bij bepaalde soorten evenementen over geneeskundige hulpverlening en gezondheidszorg, bijvoorbeeld over aanwezigheid van EHBO- ers, verbandtrommels en defibrillatoren.
• Gemeente Schiedam, cluster Stedelijke ontwikkeling, afdeling Vergunningen en handhaving: levert de bouwinspecteurs die in de voorfase op grond van constructietekeningen (en - berekeningen) de voor het evenement benodigde tijdelijke bouwwerken controleren en voor aanvang van een evenement de opgebouwde constructies inspecteren op bouwkundige veiligheid.
• Gemeente Schiedam, cluster Stedelijke ontwikkeling, afdeling Beheer openbare ruimte, team Verkeer en landmeten: neemt deel aan één of meerdere evenementoverleggen en adviseert schriftelijk over de beschikbaarheid en bereikbaarheid van locaties, met het oog op mogelijke hinder voor regulier verkeer (met speciale aandacht voor doorgaande routes ten behoeve van hulpdiensten) en op opbrekingen, afzettingen etc.
• Gemeente Schiedam, cluster Stedelijke ontwikkeling, afdeling Beheer openbare ruimte: levert een adviseur die in nauwe samenwerking met de organisatie voor stroom-, water- en andere
benodigde aansluitingen ten behoeve van een evenement kan zorgdragen en die daarom in de voorfase kan adviseren over de inrichting van een evenementlocatie (en dus bij één of meer vooroverleggen aanwezig is). De locaties kunnen bovendien worden geïnspecteerd voor en na een evenement (in verband met mogelijke schade).
Vóór de verzelfstandiging werd deze taak vanuit het gemeentelijke nutsbedrijf ONS/Irado uitgevoerd door een evenementcoördinator, die daarbij ook zorgdroeg voor diverse andere
(betaalde) faciliteiten ten behoeve van het evenement (bebording, hekwerk etc.). In de huidige situatie kan voor wat betreft het laatste nog steeds een beroep worden gedaan op Irado, maar ook op andere marktpartijen. Eén en ander kan in samenspraak met de adviseur van BOR worden afgestemd en geregeld.
• Overig: afhankelijk van het type evenement of de evenementlocatie kunnen ook andere densten en instanties worden betrokken bij de aanvraagprocedure (bijvoorbeeld de afdelingen Wijkzaken en Cultuur of de Dienst sport en recreatie, in geval een evenement plaatsvindt op een sportlocatie).
Vanwege de specifieke karakteristiek van evenementen en de evenementvergunning (tijdelijk, beperkte duur) bestaat de huidige praktijk voor wat betreft toezicht en handhaving tijdens evenementen vooral uit controle van de inrichting van, de tijdelijke bouwwerken op en de geluidsproductie bij een (grootschalige) evenementlocatie en het houden van toezicht tijdens een (veelal grootschalig) evenement door (extra inzet van) politie en lichtblauwe brigade. Bij constatering van een overtreding van evenementvoorschriften wordt in de praktijk meteen handhavend opgetreden door het (laten) aanpassen van hetgeen niet in orde is. Deze pragmatische aanpak heeft tot op heden goed gewerkt, mede omdat bij grootschalige evenementen (maar soms ook bij reguliere evenementen) in de voorfase nauw samengewerkt wordt door organisatie en diensten; zorgvuldig vooroverleg speelt een belangrijke preventieve rol. Daarbij wordt lering getrokken uit de evaluatie van één of meer voorgaande edities van een evenement. Zaken die niet in orde waren of zijn misgelopen tijdens een vorige editie kunnen preventieve maatregelen van een organisator vereisen (via de evenementvergunning) voor een volgende editie. Wat verder een belangrijke rol speelt in dit kader is het operationeel overleg voor en tijdens grootschalige evenementen.
Operationeel overleg tijdens en evaluatie na een evenement
Operationeel overleg met de organisatie en de eventuele professionele beveiligingsorganisatie, diensten (in ieder geval politie en lichtblauwe brigade) en gemeente vindt plaats één dag voor een grootschalig evenement en verder alle dagen van het evenement, indien noodzakelijk. Zo zijn dagelijkse operationele overleggen bijvoorbeeld bij de Brandersfeesten en het Maasboulevardfeest gebruikelijk en zinvol, terwijl bij Winterhart een lagere frequentie geëigend is. Bij operationeel overleg wordt, meestal op de evenementlocatie zelf, de loop van het evenement tot dat moment doorgenomen, of er aanvullende maatregelen benodigd zijn en wat de bijzonderheden van de komende evenementdag zijn. Afspraken die tijdens deze overleggen worden gemaakt tussen de organisatie enerzijds en gemeente en diensten anderzijds zijn bindend voor de organisatie en kunnen worden gezien als aanvullende vergunningvoorschriften.
Elk grootschalig evenement wordt geëvalueerd, bij voorkeur binnen twee weken, maar uiterlijk binnen vier weken na afloop van het evenement. Reguliere evenementen worden in principe alleen geëvalueerd als hier reden toe is, bijvoorbeeld als er een incident heeft plaatsgehad.
4. Algemene operationele kaders en standaardvoorschriften voor evenementen
Inleiding; werkwijze en principe
Op grond van de APV is de burgemeester bevoegd voorschriften te verbinden aan het houden van een evenement. De voorschriften mogen niet in strijd zijn met enige wettelijke regeling en moeten redelijkerwijs noodzakelijk zijn in verband met het voorkomen van aantasting van de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid of gezondheid. Bij de vaststelling van de categorie vergunningsvrije evenementen in 2006 is voor deze evenementen overgegaan tot het verwijzen naar standaardvoorschriften. Deze voorschriften golden per definitie, voor zover van toepassing (dus afhankelijk van de evenementactiviteiten), voor elk meldingsplichtig evenement. Omdat bij reguliere en grootschalige evenementen ook een groot aantal vergunningsvoorschriften altijd geldt en dus in de vergunningen wordt opgenomen, wordt het principe van standaardvoorschriften op alle evenementcategorieën van toepassing. In bijlage 2 zijn voor de verschillende aspecten van evenementen (algemene verantwoordelijkheden vergunninghouder/organisator, inrichting terrein, brandveiligheid, verkeer en parkeren, geluid, beveiliging/veiligheid, verstrekken consumpties/zwak alcoholhoudende drank) een reeks voorschriften opgenomen, die standaard zijn en waaraan altijd dient te worden voldaan, mits van toepassing, bij alle evenementen (van meldingsplichtig tot grootschalig). Een deel van de voorschriften verwijst naar of is afkomstig van hogere wet- of regelgeving (en is op grond daarvan al algemeen geldend). Te denken valt aan brandveiligheidseisen, NEN-normeringen waaraan apparatuur dient te voldoen en voorschriften op grond van de Drank- en Horecawet bij het schenken van alcohol bij een evenement. Het andere deel van de voorschriften is uit de lokale praktijk met betrekking tot (een grote diversiteit aan) evenementen afkomstig. Het betreft hier voorschriften die al jarenlang standaard in vergunningen worden gesteld ( Voor wat betreft brandveiligheidsvoorschriften is echter uitgegaan van de recentelijk door de Regionale brandweerRotterdam-Rijnmond, district Waterweg Zuid opgestelde ‘Handreiking brandveiligheid evenementen’ voor diensten).
In dit hoofdstuk wordt de strekking van de verschillende voorschriften besproken per categorie (inrichting, geluid, etc.). Daarnaast worden per categorie operationele kaders -zo deze er zijn- voor evenementen besproken. Deze operationele kaders zijn afkomstig uit de praktijk en zijn samengesteld aan de hand van voorschriften die al jarenlang aan vergunningen worden verbonden ter bescherming van de openbare orde. Voorbeelden zijn de uiterlijke tijden voor evenementactiviteiten en voor het ten gehore brengen van muziek, of de verplichte aanwezigheid bij een bepaald aantal bezoekers van toiletvoorzieningen. De operationele kaders zijn richtinggevend. In bijzondere gevallen kan door de burgemeester gemotiveerd afgeweken worden van de gestelde kaders. In de volgende paragrafen wordt kort op de voorschriften en operationele kaders ingegaan.
Op voorhand worden evenementorganisatoren gewezen op de standaardvoorschriften en operationele kaders. Dit kan gebeuren bij het melden van een evenement aan de balie in de Stadswinkel en/of door het versturen of overhandigen van de voorschriftenbijlage aan organisatoren van grotere evenementen. Een groot voordeel van deze werkwijze is dat al in een vroeg stadium de operationele kaders bekend zijn bij organisatoren en dat de standaardvoorschriften niet pas bij de vergunningverlening bekend worden. De meldingsplicht is zo vormgegeven, dat onder verwijzing naar de van toepassing zijnde voorschriften een melding kan worden afgerond. Als een vergunning benodigd is worden daarin nog slechts evenementspecifieke voorschriften opgenomen (vaak afkomstig uit advies op maat) en een verwijzing naar deze richtlijn en de voorschriftenbijlage.
Algemene voorwaarden, verantwoordelijkheid vergunninghouder en/of organisator
De algemene voorwaarden richten zich op de plichten en verantwoordelijkheden van evenementorganisatoren. In beginsel geldt, dat een organisator verantwoordelijk is voor alles dat bij of door het organiseren en houden van het evenement plaatsvindt. Onder deze verantwoordelijkheid vallen onder meer de zorg voor de openbare orde bij het evenement, de veiligheid van deelnemers en bezoekers van het evenement en de zorgvuldige omgang met de evenementlocatie. In dat kader worden in preventieve zin ook een aantal specifieke voorschriften gesteld (inrichting terrein, brandveiligheidseisen etc.).
Een belangrijke algemene voorwaarde is dat de organisator van een evenement verplicht is alle aanwijzingen van functionarissen van politie, brandweer en GGD, toezichthouders ingevolge artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht en van de crisismanager van de gemeente Schiedam (handhavingsambtenaren), volledig en onverwijld op te volgen. Hetzelfde geldt voor aanwijzingen van functionarissen die de taken behartigen van de grondeigenaar (gemeente Schiedam), dit in het kader van de bescherming van de eigendommen van de gemeente. Om handhaving bij evenementen te vergemakkelijken dienen kopieën van alle evenementvergunningen en ontheffingen bij het evenement beschikbaar te zijn en dient de organisatie voor een aanspreekpunt te zorgen.
Daarnaast worden eisen gesteld aan de aanwezigheid en (telefonische) bereikbaarheid van mensen van de organisatie tijdens het evenement. In het kader van handhaving en crisisbeheersing, maar ook voor opmerkingen of klachten van omwonenden of bedrijven in de buurt van de evenementlocatie is het van groot belang dat een organisator te allen tijde bereikbaar is tijdens een evenement en de op- en afbouw daarvan en dat één of meerdere personen namens de organisatie ter plekke aanwezig zijn.
Een bijzonder voorschrift betreft de weersomstandigheden. Een organisator dient het weerbeeld en de weersvoorspellingen in acht te nemen met het oog op de veiligheid van deelnemers en bezoekers van het evenement.
Verder worden eisen gesteld aan informatievoorziening en het betrekken van omwonenden bij het evenement, ofwel de communicatie over het evenement. Het is gebleken, dat de acceptatie van een evenement door omwonenden van de evenementlocatie groter wordt naarmate zij (beter) geïnformeerd worden over het evenement. Organisatoren zijn daarom verplicht omwonenden en eventuele nabijgelegen bedrijven voldoende te informeren over een evenement. Naast uitleg van de evenementactiviteiten, uiterlijke tijden van een evenement en de muziek/geluidsbelasting en consequenties voor het verkeer is een belangrijk onderdeel van de informatievoorziening het bekend maken van een contactnummer waarop de organisatie bereikbaar is tijdens het evenement en de op- en afbouwperiode. Voor kleinere evenementen zal meestal kunnen worden volstaan met een brief aan omwonenden. Afhankelijk van de mogelijke impact en grootte van een evenement kan echter ook de participatie in het evenementenoverleg van (vertegenwoordigers van) bewoners worden verlangd. Zoals eerder is aangegeven is deelname van bewonersverenigingen aan (minstens één) evenementenoverleg bij de terugkerende grootschalige evenementen een standaardonderdeel van de procedure.
Tot slot dient een organisator in het bezit te zijn van een verzekeringspolis waaruit blijkt dat alle mogelijke materiële en personele schade voortvloeiende uit het gebruik van de evenementvergunning of door het houden van het evenement adequaat gedekt is.
Begin en eindtijden evenement, op- en afbouwperiode
Tenzij bij vergunning of anderszins (criteria meldingsplicht) aangegeven, kunnen evenementactiviteiten plaatsvinden tussen de volgende tijdstippen:
- Binnenstad, doordeweekse dagen (maandag tot en met donderdag): 08.00 uur tot 24.00 uur
- Binnenstad, vrijdag en zaterdag: 08.00 uur tot 01.00 uur
- Binnenstad, zondag: van 13.00 uur tot 20.00 uur (waarbij bovendien de Zondagswet geldt, zie hiervoor het juridische kader)
- Woonwijken, maandag tot en met zaterdag: 08.00 uur tot 24.00 uur
- Woonwijken, zondag: van 13.00 uur tot 20.00 uur (waarbij bovendien de Zondagswet geldt, zie hiervoor het juridische kader)
De genoemde tijden zijn gebaseerd op wat in de praktijk veel wordt aangevraagd en in vergunningen wordt gesteld en wat maatschappelijk acceptabel is. Eventueel kunnen om dringende redenen en gemotiveerd in de evenementvergunning, aangepaste tijden (zowel verruiming als beperking) worden vergund.
Opbouw- en afbouwactiviteiten ten behoeve van een evenement mogen niet plaatsvinden tussen 01.00 uur en 07.00 uur. Ook van deze tijden kan om dringende redenen en gemotiveerd in de evenementvergunning worden afgeweken (zowel in beperkende als verruimende zin).
Beleid sportclubs en recreatieverenigingen in sportparken, sporthallen en theaters
Voor sport- en recreatiekantines en -velden in de sportparken geldt, dat in de kantines dient te worden geëxploiteerd conform de tijden zoals genoemd in het bestuursreglement (dat verplicht is op grond van de Drank- en Horecawet bij het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank bij verenigings- of stichtingsactiviteiten). Als het bestuursreglement de ruimte biedt voor incidentele latere openingstijden in verband met clubgerelateerde festiviteiten, dan gelden als maximale tijden de openingstijden voor horecabedrijven uit de APV, namelijk zondag tot en met donderdag tot 01.00 uur en vrijdag en zaterdag tot 02.00 uur. De incidentele clubgerelateerde festiviteiten (jubilea, feesten voor leden etc.) dienen op grond van artikel 2.2.5 van de APV voor elk kwartaal te worden gemeld bij de gemeente. Activiteiten buiten de kantines kunnen in principe plaatsvinden binnen de tijden zoals genoemd bij de woonwijken.
Bij bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard (evenementen) bestaat bovendien de mogelijkheid om ontheffing te krijgen van de maximale sluitingstijden uit de APV. Deze mogelijkheid is gecreëerd om evenementen als bijvoorbeeld 24-uurs toernooien mogelijk te maken.
Sport- en evenementenhallen en theaters dienen afwijkende activiteiten en/of risicovolle evenementen (vechtsportgala’s, evenementen die veel jongeren trekken) ook bijtijds te melden bij de gemeente.
De eisen in deze categorie zijn vooral ten behoeve van een ongehinderde doorgang van nood- en hulpdiensten bij ongevallen of incidenten en ter bescherming van personen en locatie voor te gebruiken apparatuur en brandgevaar. Naast vrij te houden hoogtes, breedtes en draaicirkels wordt hier de voorwaarde gesteld dat objecten als podia en tribunes pas in gebruik genomen mogen worden als deze geïnspecteerd en goedbevonden zijn door een bouwinspecteur (zie ook onder advisering en handhaving) en dat apparatuur en installaties in voorkomende gevallen veilig moeten worden afgehekt.
Daarnaast bevat deze categorie een aantal eisen ter voorkoming van ongewenst gedrag door bezoekers. Zo dient de vergunninghouder/organisator zorg te dragen voor voldoende beschikbare toiletvoorzieningen (toiletten bij particulieren, nabijgelegen bedrijven of instanties óf plaskruizen, dixi’s, toiletwagens) voor bezoekers van het evenement op of nabij de evenementlocatie, zonodig door het (laten) plaatsen van toiletvoorzieningen, in afstemming met het te verwachte aantal bezoekers. Dit ter voorkoming van wildplassen, wat door omwonenden van evenementlocaties vaak als zeer hinderlijk wordt ondervonden. Herentoiletten kunnen gedeeltelijk vervangen worden door urinoirs (plaskruizen met meerdere urinoirs).
Om te voorkomen dat bezoekers van een evenement hun afval op de grond gooien (wat het aangezicht en de sfeer van een evenement kan benadelen) dienen voldoende afvalbakken te worden geplaats die ook regelmatig moeten worden gecontroleerd of leging noodzakelijk is.
Verder dient de vergunninghouder/organisatie voldoende fietsenrekken te plaatsen om hindelijke en gevaarlijke situaties door plaatsing van fietsen door bezoekers te voorkomen.
De plaatsing van deze faciliteiten moet goed doordacht worden. Er dient rekening gehouden te worden met aanwezige bebouwing, omwonenden, bereikbaarheid, zichtbaarheid, eventuele verwijzingen naar de faciliteiten etc.
De gebruikte evenementlocatie(s) en de directe omgeving (tenzij in een evenementvergunning anders wordt vermeld: binnen een straal van 25 meter rondom de locatie) dienen na afloop en afbouw van het evenement opgeruimd en schoon te worden achtergelaten. Indien blijkt dat hieraan niet is voldaan (bijvoorbeeld bij de controle achteraf door de gemeente), kunnen de kosten voor schoonmaak door de gemeente worden verhaald op de vergunninghouder/organisator;
Om de sierverhardingen op de locaties Stadserf en Land van Belofte te beschermen gelden hier enkele extra eisen met betrekking tot maximale belasting en wijze van belasting. Bovendien moet op deze locaties rekening gehouden worden met de (op- en afbouw van de) weekmarkt op vrijdag.
Verkeer en bereikbaarheid, parkeren, verkeersregelaars
De voorschriften in deze categorie zijn gericht op het voorkomen of beperken van overlast voor en door verkeer ten gevolge van een evenement. Met het oog op parkeeroverlast wordt van een organisator verlangd dat het gebruik van openbaar vervoer wordt gepromoot. Daarnaast moet door een organisatie gewezen worden op (en verwezen worden naar) wenselijke parkeergelegenheden in de buurt van een evenement. In bijlage 3 is een lijst opgenomen met de grotere parkeergelegenheden in
de verschillende Schiedamse wijken. De locaties sport- en evenementenhal Margriet en sporthal Groenoord zijn apart benoemd vanwege de grote parkeerdruk die hier ontstaat bij evenementen ter plaatse.
Verder wordt verwezen naar wet- en regelgeving met betrekking tot afzettingen, onttrekking van parkeerplaatsen en andere verkeersmaatregelen. Omdat verkeersmaatregelen een zeer specialistische aanpak vereisen is inschakeling van Irado of een andere marktpartij wenselijk en aan te raden.
Voor het ondersteunen en begeleiden van verkeersmaatregelen kan de burgemeester via de evenementvergunning de verplichting opleggen om als zodanig herkenbare verkeersregelaars (verkeersregelaars zoals genoemd in artikel 82 lid 1 RVV 1990 onder C en de Regeling Verkeersregelaars 2009) in te zetten. Het aantal per locatie wordt bij evenementvergunning vastgesteld. Een verkeersregelaar is minimaal 16 jaar en dient in bezit te zijn van een instructieverklaring van de regiopolitie waarin in ieder geval staat vermeld de datum van de instructie, personalia van de geïnstrueerde en de naam van de instructeur. De aanstelling van verkeersregelaars voor een evenement vindt plaats door de burgemeester (bevoegd gezag) in of bij de evenementvergunning.
Op de dag van het evenement verzorgt de politie de post- en taak instructie. De uitvoering van de taken van de verkeersregelaars vindt plaats onder direct toezicht van de politie. De organisator is verplicht een verzekering af te sluiten voor de inzet van de verkeersregelaars. Dit wordt gecontroleerd door de vergunningverlener. Inzet als verkeersregelaar van andere personen dan die voorkomen op de instructieverklaring van de politie is een strafbaar feit. Verkeersregelaars dienen de daarvoor voorgeschreven kleding te dragen.
Veel evenementen veroorzaken een toename van geluidsbelasting voor omwonenden. Zowel bepaalde evenementactiviteiten (met name het ten gehore (laten) brengen van (mechanisch versterkte) muziek) als evenementondersteunende zaken en activiteiten (geluid van koelingen, aggregaten, opbouwen tribunes en podia) kunnen voor omwonenden hinderlijk geluid veroorzaken. Als er klachten van omwonenden worden geuit over een evenement betreffen deze vaak overlast door (muziek-)geluid. Om overlast en klachten door geluid te voorkomen/beperken gelden standaardvoorschriften die vooral gericht zijn op het bevorderen van de bekendheid en de acceptatie van een evenement door omwonenden (informatieplicht organisatie), de inrichting van de evenementlocatie (bijvoorbeeld de verplichting om geluidsproducerende apparaten zo veel mogelijk uit de buurt van woningen te houden of van woningen af te richten) en op beperking van de duur van geluidsproductie. Voor wat betreft de maximale duur van geluid bij evenementen wordt in vergunningen vaak voorgeschreven eerder te stoppen (dan de aangegeven eindtijd van het evenement) met evenementactiviteiten waarbij (muziek)geluid wordt gemaakt. Zo wordt allereerst bereikt dat omwonenden minder lang aan geluid worden blootgesteld en daarnaast ontstaat er een soort cooling down/afkoelperiode voor het daadwerkelijke einde van het evenement. Tenzij bij vergunning of anderszins (criteria meldingsplicht) aangegeven, is het toegestaan bij evenementen muziekgeluid en/of (ander) mechanisch (versterkt) geluid ten gehore te brengen:
- maandag tot en met donderdag: 09.00 uur tot 23.00 uur
- vrijdag en zaterdag: 09.00 uur tot 24.00 uur
- zondag: van 13.00 uur tot 20.00 uur
Van deze tijden kan eventueel, gemotiveerd in de evenementvergunning worden afgeweken (zowel in beperkende als verruimende zin).
In Schiedam is geen maximaal toegestane geluidsbelasting genormeerd, maar wordt maatwerk geleverd. Om te voorkomen dat ontoelaatbare geluidsoverlast ontstaat ten gevolge van evenementen en als handreiking naar organisatoren, wordt in Schiedam bij alle grootschalige evenementen waarbij noemenswaardig geluid wordt geproduceerd en indien noodzakelijk of van toepassing bij kleinere evenementen (bijvoorbeeld bij een wijkfeest met bandjespodium) de milieudienst DCMR ingezet om ter plaatse advies te geven over de maximaal toelaatbare geluidsbelasting, waarbij gebruik wordt gemaakt van de werkwijze en normstelling uit de ‘Leidraad geluid bij kleine evenementen’. Met deze leidraad, die in 2008 in opdracht van de gemeente Rotterdam door de milieudienst DCMR is opgesteld, kan aan de hand van een realistische normstelling voor een bepaald type evenement (d.w.z. uitgaande van een voor het evenement noodzakelijk geluidsniveau) en verschillende maatschappelijke acceptatiecriteria (waarbij in ieder geval de muzieksoort en de omwonendensituatie worden beschouwd) een inschatting worden gemaakt van de maximaal mogelijke geluidsproductie/belasting bij een evenement. In de praktijk wordt als volgt te werk gegaan:
Voorafgaand aan het uitvoeren van een geluidmeting ter plaatse (tijdens het evenement) wordt gekeken naar de opstelling van de aanwezige geluidsinstallatie en eventueel de opstelling van podia, waarbij wordt getoetst aan de evenementenvergunning en de bijbehorende plattegrondtekening. Vervolgens worden de richtlijnen zoals de te verwachten geluidsniveaus en de parameters ‘maatschappelijke acceptatie’ uit de Leidraad en de standaard(geluids-)voorschriften uit deze richtlijn (bijlage 2) en eventueel uit de verleende evenementenvergunning besproken met de organisator van het evenement en de aanwezige geluidstechnicus. Daarna worden indicatieve metingen verricht. De geluidmetingen in de gemeente Schiedam worden over het algemeen uitgevoerd op ongeveer 10 meter afstand van het podium en/of de geluidsbron en op de gevel van de nabij gelegen woningen. Hierbij wordt niet alleen het totale geluidsniveau in dB(A) gemeten maar ook verschillende frequenties (Uit de praktijk blijkt, dat bepaalde frequenties in het geluidsspectrum meer overlast(risico) tot gevolg hebben, bijvoorbeeld lage bastonen. Als deze frequentieband qua volume wordt aangepast hoeft het totale geluidsvolume vaak niet of minder te worden verlaagd).
Daarnaast wordt het aanwezige publiek geteld en wordt een schatting gemaakt van het maximaal te verwachten aantal bezoekers. Met deze gegevens wordt, met behulp van de tabellen van de te verwachten geluidsniveaus en de parameters maatschappelijke acceptatie uit de Leidraad, een afweging gemaakt of het geluidsniveau dient te worden bijgesteld. Het eventueel bijstellen van het geluidsniveau gebeurt in overleg met de organisatie en kan zowel inhouden dat het totale geluidsvolume wordt verminderd of door bepaalde frequenties te veranderen. Het betreft hier al met al maatwerk, waarbij DCMR optreedt als adviseur. De ter plekke bepaalde geluidsniveaus dienen echter wel door organisaties te worden opgevolgd. Omdat de milieudienst op dit gebied geen bevoegdheden heeft (er is geen sprake van een inrichting) kan indien nodig (als een organisatie niet meewerkt), een bepaald geluidsniveau worden ‘afgedwongen’ door politie of LBB.
Organisatoren van evenementen zijn als eersten verantwoordelijk voor de algemene veiligheid en de veiligheid van personen en goederen op de evenementenlocatie. Om deze reden geldt een aantal voorschriften en voorwaarden waaraan door een evenementorganisator dient te worden voldaan alvorens het evenement doorgang kan vinden. Voor wat betreft de inzet van professioneel (gecertificeerd) beveiligingspersoneel wordt echter geen standaardvoorschrift (minimum aantal) gesteld, maar wordt maatwerk geleverd. Veelal is alleen bij grootschalige evenementen inzet van professionele beveiliging noodzakelijk. Aan de hand van evaluaties van voorgaande edities en/of een mogelijke risico-inschatting wordt in het verkennende overleg met organisatie, diensten en gemeente bepaald of gecertificeerde beveiligers noodzakelijk zijn en hoeveel.
Gecertificeerd beveiligingspersoneel moet voldoen aan de bepalingen van de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus. Vóór het evenement (voordat de beveiligingswerkzaamheden worden verricht) dient de beveiligingsorganisatie de korpschef van de politie Rotterdam-Rijnmond, district Waterweg-Noord (Bijzondere Wetten- EXO, postbus 70023, 3000 LD Rotterdam), schriftelijk in kennis te stellen van:
Inzet van gecertificeerd beveiligingspersoneel is kostbaar. Voor het signaleren van onraad en ter preventie van ongeregeldheden is het daarom toegestaan bij grotere evenementen met vrijwilligers te werken of werknemers in te zetten. Personen die een signalerende functie hebben mogen géén beveiligingswerk doen en mogen zich ook niet opstellen als beveiligers (dit is een beboetbaar feit), maar dienen in voorkomende gevallen zo snel mogelijk contact op te nemen met aanwezige gecertificeerde beveiligers of de politie. In preventieve zin is het van belang dat de personen die worden ingezet als ‘sfeerbeheerders’ herkenbaar zijn als zodanig, in ieder geval door herkenbare kleding (die overigens dient te worden uitgetrokken als men niet meer optreedt als zodanig). Een voorwaarde voor de inzet van vrijwilligers in een signaleerfunctie is dat deze personen gedurende hun dienst geen alcoholhoudende drank nuttigen. Eén en ander dient door een organisatie te worden vastgelegd in het evenementplan of draaiboek (werkwijze, namen, telefoonnummers, instructie, voorwaarden).
De ervaringen die afgelopen jaren zijn opgedaan met vrijwilligers en ‘sfeerbeheerders’ zijn positief, zowel voor wat betreft de signalerende functie als de preventieve werking die uitgaat van de (herkenbare) aanwezigheid.
Ook voor wat betreft de inzet van gediplomeerde EHBO-ers (in het bezit van een eenheidsdiploma van het Oranje Kruis) en de reddingsbrigade wordt maatwerk geleverd. Er dient door organisatoren op voorhand wel rekening mee te worden gehouden, dat bij evenementactiviteiten op of nabij openbare wateren de aanwezigheid van de reddingsbrigade met één of meer boten te water verplicht zal worden gesteld. Een grove schatting van het aantal verwachte bezoekers waarbij inzet van (minimaal 2) gediplomeerde EHBO-ers bij vergunning verplicht zal worden gesteld is tussen de 500 en 1000 bezoekers, waarbij rekening gehouden wordt met de duur van een evenement. Indien inzet van EHBO- ers verplicht wordt gesteld dient ook een AED/defibrillator aanwezig te zijn.
Verstrekking consumpties (inclusief alcoholhoudende drank)
De voorschriften in deze categorie zijn primair gericht op het voorkomen van onveilige situaties door de aanwezigheid van glas (of blik) bij evenementen, alsmede op het matigen van nuttigen van alcoholhoudende drank.
Het verstrekken van consumpties in glas is vanuit veiligheidsoogpunt niet toegestaan bij een evenement. Alle eet- en drinkwaren dienen te worden geserveerd en/of uitgeschonken in plastic of karton (of vergelijkbaar ‘onschadelijk’ materiaal). Horecabedrijven die deelnemen aan een evenement zijn dit ook verplicht. Deelname aan een evenement wordt hierbij in brede zin bedoeld: als consumpties worden verstrekt vanuit het horecabedrijf aan deelnemers en bezoekers van het evenement is er sprake van deelname en dient door een horecaondernemer in plastic te worden geschonken.
Voor alle bedrijfmatige verstrekking van alcoholhoudende dranken bij een evenement buiten een horeca-inrichting en daarbij behorend terrasoppervlak is een ontheffing op grond van artikel 35 benodigd, dus ook in het geval een horecaexploitant net buiten een vergund terras schenkt. Het schenken van sterke dranken (alle alcoholhoudende dranken die niet zwak alcoholhoudend zijn, zie begrippenlijst) is niet toegestaan in gebieden waar een artikel 35 ontheffing op van toepassing is.
Brandveiligheidsvoorschriften bestaan hoofdzakelijk uit voorschriften betreffende terreinindeling (zodat in geval van brand het gehele terrein te bestrijken is én brandkranen e.d. bereikbaar en te gebruiken zijn) en technische eisen waaraan apparatuur (aggregaten, gasflesinstallaties, barbecues etc.) en materialen (o.a. tentzeil) moeten voldoen. In de ‘Handreiking brandveiligheid evenementen’ is door de Regionale brandweer Rotterdam-Rijnmond recent een zeer uitgebreid overzicht van brandveiligheidsvoorschriften opgesteld. Met een matrix kan hierbij worden nagegaan welke series voorschriften in ieder geval van toepassing zijn bij een bepaalde evenementcategorie of evenementactiviteit. Het overzicht is vrijwel volledig in deze richtlijn opgenomen, inclusief de matrix. Een organisator is verplicht de matrix en de van toepassing zijnde voorschriften in de voorbereiding op een evenement zorgvuldig te bestuderen en toe te passen.
Tabel 3: overzicht van operationeel kader m.b.t.begin- en eindtijden voor evenementen.
Verklarende begrippen- en woordenlijst
Standaardvoorschriften met betrekking tot evenementen
A) Algemene voorwaarden, verantwoordelijkheid vergunninghouder/organisator
De vergunninghouder en/of organisator van het evenement is primair belast met en verantwoordelijk voor de handhaving van de orde en veiligheid op en om de locatie(s) waar de evenementactiviteiten plaatsvinden. Indien zich een incident voordoet of heeft voorgedaan is de vergunninghouder verplicht dit meteen te melden bij de gemeente Schiedam via nummer 010-2191111. Bij acute problemen kan contact worden opgenomen met de crisismanager van de gemeente Schiedam via nummer 06-51076674;
Alle aanwijzingen van functionarissen van politie, brandweer en GGD, toezichthouders aangesteld op grond van artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht en van de crisismanager van de gemeente Schiedam, hierna te noemen handhavingsambtenaren, dit in het kader van de openbare orde en veiligheid, dienen door de vergunninghouder/organisator volledig en onverwijld te worden opgevolgd. Hetzelfde geldt voor aanwijzingen van functionarissen die de taken behartigen van de grondeigenaar (gemeente Schiedam), dit in het kader van de bescherming van de eigendommen van de gemeente, welke taken zonodig waargenomen kunnen worden door de crisismanager van de gemeente Schiedam;
De naleving van onderhavige voorschriften en voorwaarden, alsmede van de specifieke vergunning/ontheffingsvoorschriften kan zowel vooraf als ten tijde van het evenement door handhavingsambtenaren worden gecontroleerd. Indien dit noodzakelijk is of daarom wordt gevraagd dient de vergunninghouder/organisator daartoe aan hen op elk willekeurig moment onbeperkte toegang te verlenen tot alle ruimten die in gebruik zijn voor het evenement;
De vergunninghouder/organisator of een namens de organisatie verantwoordelijke persoon dient tijdens het evenement en de eventuele op- en afbouwperiode op de evenementlocatie aanwezig te zijn. De op de evenementlocatie aanwezige persoon dient tijdens het evenement te allen tijde telefonisch bereikbaar te zijn op een vooraf via het aanvraag/meldingsformulier aangegeven mobiel nummer;
De vergunninghouder/organisator dient in de aankondigingen van het evenement naar omwonenden van de evenementlocatie en eventuele nabijgelegen bedrijven toe een telefoonnummer bekend te maken, waarop de vergunninghouder/organisator te bereiken is voor informatie voor, en meldingen en klachten tijdens het evenement en in de periode bestemd voor op- en afbouw van de evenementenlocatie(s);
De burgemeester kan (een deel van) het evenement afgelasten indien de weersomstandigheden zodanig slecht zijn dat dit gevaar oplevert voor de openbare orde. De vergunninghouder/organisator is echter verplicht zelf het weerbeeld in de gaten te houden en in een vroegtijdig stadium die maatregelen te treffen (afgelasting daaronder begrepen) die in het belang zijn van de veiligheid van de deelnemers en bezoekers;
De vergunninghouder/organisator en aan het evenement deelnemende partijen dienen zich maximaal in te spannen om schade aan de evenementlocatie en eigendommen van de gemeente te voorkomen. Kosten voor het herstel van door het evenement ontstane schade (kunnen) worden verhaald op de vergunninghouder/organisator;
De vergunninghouder/organisator vrijwaart de gemeente Schiedam voor alle aanspraken op vergoeding van schade en dient in het bezit te zijn van een verzekeringspolis waaruit blijkt dat ongevallen en schade voortvloeiende uit het gebruik van deze vergunning adequaat gedekt is (evenementverzekering met ongevallen- en aansprakelijkheidsdekking);
B) Inrichting, op- en afbouw en opruimen evenementlocatie
Ten behoeve van het verkeer van de hulpverlenende diensten dient op een evenementlocatie een doorgaande route met een breedte van tenminste 3,5 meter en een hoogte van tenminste 4,2 vrijgehouden te worden, waarbij rekening wordt gehouden met de draaicirkel van een bluswagen/uitrukvoertuig. Hekwerken die deze route blokkeren moeten snel en gemakkelijk verwijderd kunnen worden;
Door de vergunninghouder/organisatie geplaatste objecten als podia, tenten en tribunes dienen in principe los op de ondergrond te worden geplaatst. In geval er objecten in de grond moeten worden verankerd of bevestigd en/of op de rijweg worden geplaatst, dient vooraf toestemming te worden verkregen van de afdeling Beheer Openbare Ruimte van de gemeente Schiedam;
Objecten als tribunes en podia mogen pas in gebruik worden genomen nadat inspectie heeft plaatsgevonden door een bouwinspecteur van de afdeling Vergunningen & Handhaving van de gemeente Schiedam en deze goedkeuring heeft gegeven voor gebruik van de objecten. Ter voorbereiding hierop dienen gegevens van constructie, belasting en materiaalgebruik tijdig voor de opbouw van het object aan deze afdeling ter beschikking gesteld te worden;
De ten behoeve van een evenement geplaatste objecten als podia, tenten en tribunes dienen zodanig opgesteld te worden, dat eventueel ter plaatse aanwezige brandkranen, waterputten, gaskranen, waterkranen, CAI-kasten en verkeersregelkasten voor de desbetreffende diensten direct toegankelijk zijn en blijven. Rondom een brandkraan dient hiertoe een afstand van 1,75 meter te worden vrijgehouden;
De minimum afstand tussen tegenover elkaar staande uitstallingen op een evenementlocatie moet tenminste 3,5 meter bedragen, gemeten tussen de twee delen die het dichtst bij elkaar zijn gelegen, zodat een vrije rijloper van tenminste 3,5 meter is gewaarborgd (kraamverbreders mogen niet worden toegepast);
Kabels en snoeren, feestverlichting, spandoeken, slingers, versieringen en dergelijke, opgehangen boven voetgangersgebieden dienen op een hoogte van tenminste 2,5 meter, en boven gebieden waar voertuigen moeten kunnen passeren op een hoogte van tenminste 4,2 meter (gemeten) vanaf straatniveau te worden aangebracht of opgehangen;
Te gebruiken stroomaggregaten dienen minimaal 5 meter van bebouwing geplaatst te worden, waarbij de ondergrond voldoende wordt beschermd tegen beschadiging en lekken (bijvoorbeeld door het plaatsen van lekbakken of matten). Ten behoeve van het evenement gebruikte stroomaggregaten dienen energiezuinig te zijn, geen olie te lekken en zo min mogelijk geluid en stank te produceren;
De vergunninghouder/organisator dient zorg te dragen voor voldoende beschikbare toiletvoorzieningen (plaskruizen, dixi’s, toiletwagens of toiletten bij particulieren of bedrijven) voor bezoekers van het evenement op of nabij de evenementlocatie, zonodig door het plaatsen van extra toiletten, in afstemming met het te verwachte aantal bezoekers en de duur van de evenementactiviteiten. Een minimum van twee toiletten -1 voor dames en 1 voor heren- is wenselijk. Herentoiletten kunnen gedeeltelijk vervangen worden door urinoirs (plaskruizen). Bij plaatsing van toiletvoorzieningen dient rekening gehouden te worden met omwonenden, bereikbaarheid, (loop-) afstand ten opzichte van de evenementactiviteiten en zichtbaarheid. De locatie van de toiletvoorzieningen dient duidelijk aangegeven te worden op de evenementlocatie;
De vergunninghouder/organisatie dient, afhankelijk van de grootte en aard van het evenement, voldoende fietsenrekken te plaatsen om hindelijke en gevaarlijke situaties door plaatsing van fietsen door bezoekers te voorkomen. De fietsenrekken dienen op een logische en zichtbare plek te worden geplaatst en er dienen duidelijke verwijzingen naar de stallingslocatie te worden aangebracht;
De gebruikte evenementlocatie(s) en de directe omgeving (tenzij in een evenementvergunning anders wordt vermeld: binnen een straal van 25 meter rondom de locatie) dienen na afloop en afbouw van het evenement opgeruimd en schoon te worden achtergelaten. Indien hieraan niet wordt voldaan, kunnen de kosten voor schoonmaak door de gemeente worden verhaald op de vergunninghouder/organisator;
De vergunninghouder/organisator is verantwoordelijk voor en dient te zorgen voor een adequate bereikbaarheid van een evenementenlocatie voor hulpverleningsdiensten. Het aanrijden en opstellen van de diensten mag niet worden gehinderd of belemmerd. Ten behoeve van een vrije doorgang voor de diensten dient op een evenementlocatie een doorgaande route vrij gehouden te worden van tenminste 3,5 meter breed met een doorrijhoogte van 4,2 meter. Hekwerken en overige objecten die deze route blokkeren moeten snel en eenvoudig verwijderd kunnen worden;
De vergunninghouder/organisator is verantwoordelijk voor en dient te zorgen voor een vlotte aan- en afvoer van bezoekers. Gebruik van het openbaar vervoer door bezoekers dient te worden gepromoot; bezoekers dienen door de organisatie te worden gewezen op de bereikbaarheid van de evenementlocatie met het openbaar vervoer (via aankondigingen in de media en folders e.d.). De vergunninghouder/organisator dient zich op de hoogte te stellen welke parkeergelegenheden er aanwezig en beschikbaar zijn voor het evenement en te zorgen voor afdoende en duidelijke verwijzing naar deze gelegenheden, zowel in aankondigingen als op de aanvoer/hoofdwegen;
Alle verkeersafzettingen en verkeersafsluitingen ten behoeve van een evenement dienen te worden uitgevoerd conform de publicatie CROW 96B ‘Maatregelen bij werk in uitvoering op niet- autosnelwegen en wegen binnen de bebouwde kom’ en publicatie 265 ‘Verkeersmaatregelen bij evenementen’. De maatregelen dienen voor wat betreft bebording, omleidingsroutes etc. te voldoen aan de eisen zoals gesteld in het RVV 1990 en het Uitvoeringsbesluit BABW;
Voor het ondersteunen en begeleiden van verkeersmaatregelen kan door de vergunningverlener de verplichting worden opgelegd om als zodanig herkenbare verkeersregelaars (zoals genoemd in artikel 82 lid 1 RVV 1990 onder C en de Regeling Verkeersregelaars 2009) in te zetten. Het aantal per locatie wordt bij evenementvergunning vastgesteld. De vergunninghouder/organisator draagt zorg voor opgeleide en aangestelde verkeersregelaars conform de eisen gesteld in de Regeling Verkeersregelaars 2009;
De vergunninghouder/organisator dient bewoners en bedrijven die binnen afzettingen ten behoeve van een evenement wonen of gevestigd zijn, vooraf in kennis te stellen over de afzettingen en dient een telefoonnummer bekend te maken, waarop de organisatie bereikbaar is zowel voor, tijdens als kort na het evenement;
De vergunninghouder/organisator is verantwoordelijk voor het (laten) plaatsen en in stand houden van de benodigdheden ten behoeve van eventuele verkeersmaatregelen (bijvoorbeeld hekken en borden voor wegafsluitingen, onttrekking parkeerplaatsen e.d.). Voor de (uitvoer van) deze benodigdheden kan een beroep worden gedaan op een derde partij (bijvoorbeeld Irado). Afzettingen en hekwerken moeten snel en gemakkelijk kunnen worden verwijderd;
Bij het in gebreke blijven van de vergunninghouder/organisator met betrekking tot voornoemde (verkeers-)maatregelen kunnen op last van de burgemeester aanvullende maatregelen worden getroffen. De kosten voor alle maatregelen komen voor rekening van de organisator;
Ter voorkoming van foutparkeren en overige parkeeroverlast dient gebruik te worden gemaakt van de rondom en in de directe omgeving van de sporthallen aanwezige parkeerplaatsen aan de Hargalaan, Sportlaan en de Beatrixlaan en (in overleg) de parkeerterreinen van het Vlietland Ziekenhuis. De vergunninghouder/organisator dient hiertoe maatregelen te treffen, hetzij in de vorm van bebording, hetzij in de vorm van bemensing/begeleiding. In de aankondiging van het evenement dient te worden gewezen op de parkeergelegenheden. Verder dient het gebruik van het openbaar vervoer te worden gepromoot, mede gezien de gunstige ligging ten opzichte van het openbaar vervoer (nabijheid Station Schiedam Nieuwland);
Bij gebruik van aggregaten, koelingen en andere toestellen en installaties bij een evenement dient de vergunninghouder/organisator rekening te houden met de geluidsproductie. Er dient zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van geluidsarme typen apparaten, één en ander in overeenstemming met de huidige stand van de techniek;
Afhankelijk van onder meer de grootte, aard, locatie en verwacht aantal bezoekers van een evenement, kan bij vergunning verplicht worden gesteld dat een vergunninghouder/organisator bij een evenement zorg dient te dragen voor gecertificeerd beveiligingspersoneel. Het aantal wordt dan bij vergunning vastgesteld. Beveiligingspersoneel dient te voldoen aan de bepalingen van de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus. De vergunninghouder/organisator dient er voor zorg te dragen dat de ingehuurde beveiligingsorganisatie voordat de
beveiligingswerkzaamheden aanvangen, dus voor de start van de evenementactiviteiten, de korpschef van de politie Rotterdam-Rijnmond, district Waterweg-Noord (Bijzondere Wetten- EXO, postbus 70023, 3000 LD Rotterdam), schriftelijk in kennis stelt van:
a. de naam van het beveiligingsbedrijf;
b. de aard, omvang en duur van de werkzaamheden;
c. de personalia van de beveiligingsfunctionarissen die de beveiligingswerkzaamheden uitvoeren met het daarbij behorende pasnummer;
F) Verstrekking consumpties/zwak alcoholhoudende drank
Voor het schenken van zwak alcoholhoudende dranken (voor definitie, zie begrippenlijst) bij een evenement buiten reguliere horecabedrijven inclusief de oppervlakte van de vergunde terrassen, dient de vergunninghouder/organisator of een derde partij, (mede) verantwoordelijk voor het verstrekken van de alcoholhoudende consumpties bij het evenement, te beschikken over een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en horecawet;
G) Overige voorschriften voor specifieke evenementactiviteiten
1. Oplaten (speelgoed-)ballonnen
Indien 1000 speelgoedballonnen of meer nagenoeg gelijktijdig worden opgelaten is artikel 3 (derde vierde en vijfde lid) van de ‘Regeling kabelvliegers en kleine ballons’ van toepassing, wat in ieder geval betekent dat toestemming dient te worden verkregen van de Luchtverkeersleiding te Rotterdam (tel. 010-4460800);
De nummers in de bovenste rij corresponderen met de voorschriftartikelen op de volgende pagina’s. Voor een buurtfeest zonder tent (het derde evenement van boven) dienen bijvoorbeeld de voorschriften onder 1,5,7,11 en 18 in acht te worden genomen.
In navolging op artikel 2.11.4 lid 2 of 2.12.2. lid 6 van het gebruiksbesluit dient voor het houden van een evenement in een bouwwerk een gebruiksvergunning aangevraagd cq gebruiksmelding gedaan te worden in het kader van het afwijkend gebruik.
1. Vrijhouden van terreingedeelten en bereikbaarheid
Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement moet ten behoeve van de hulpverlenende diensten, naast de reguliere toegang, één of meerdere toe- of (nood)uitgangen tot het terrein aanwezig zijn. Dit ter beoordeling en goedkeuring van het bevoegd gezag.
De opstelling van alle tijdelijke inrichtingen op het terrein dient zodanig te zijn, dat alle inrichtingen door de hulpverlenende diensten onbelemmerd bereikt kunnen worden.
De bij het bouwwerk behorende brandkranen en andere bluswaterwinplaatsen moeten worden vrijgehouden voor blusvoertuigen, en wel zodanig dat hiervan onbelemmerd gebruik kan worden gemaakt.
Indien het terrein (tijdelijk) is afgesloten dient duidelijk de (brandweer-)ingang te zijn
aangegeven en het toegangshek snel door de brandweer te openen zijn met het door de brandweer in gebruik zijnde sleutelsysteem, dan wel door een (eventueel aanwezige) bewaking geopend te worden.
Een (tijdelijk) bouwwerk/tent is tot op tenminste 40 meter door hulpverleningsvoertuigen onbelemmerd te benaderen.
Indien de toegang van een (tijdelijk) bouwwerk/tent meer dan 40 meter is verwijderd van een openbare weg, moet een verbindingsweg tussen die toegang en het openbare wegennet aanwezig zijn die geschikt is voor de hulpdiensten, tenzij de aard, de ligging en het gebruik van het bouwwerk/de inrichting dat niet vereisen.
Een geschikte verbindingsweg moet:
Een geschikte opstelplaats voor een brandweervoertuig moet verhard zijn op een wijze die geschikt is voor motorvoertuigen met een asbelasting van 10 ton (100kN) en een totaalgewicht van 15 ton.
Automobielen, trekkers, aanhangwagens en aggregaten e.d. mogen op het terrein van de inrichting uitsluitend zijn opgesteld op een door het bevoegd gezag goedgekeurde tekening.
De loopafstand in de tent naar de dichtstbijzijnde uitgang bedraagt maximaal 30 meter. Tentdoek moet bestaan uit materiaal, waarvan de bijdrage tot brandvoortplanting overeenkomt zoals aangegeven in de NTA 8020-40:2006.
In tenten gebruikte vloeren en trappen moeten bestaan uit materiaal in klasse T3 volgens NEN 1775.
Op verzoek van de toezichthouder dient een rapport overgelegd te worden waaruit blijkt dat de in 2.1 en 2.2 bedoelde materialen overeen komen met de geëiste brandklasse.
De afstand tussen een tent en een ander bouwwerk moet ten minste 5 meter bedragen of er moet een wbdbo van ten minste 30 minuten aanwezig zijn tussen de tent en het bouwwerk.
Bij risicovolle objecten moet de afstand ten minste 10 meter zijn, of een wbdbo van ten minste 60 minuten bezitten. Indien de gezamenlijke oppervlakte van een tent en een ander bouwwerk minder dan 1000 m² bedraagt, mag een tent tegen dat bouwwerk zijn geplaatst, mits dit geen afbreuk doet aan de vluchtmogelijkheden en de erfgrens niet overschrijdt.
De tuien van de tent moeten zodanig zijn aangebracht dat de vluchtwegen en uitgangen hierdoor op geen enkele wijze worden belemmerd.
Bij evenementen met grotere aantallen personen moeten de aanwezigen in principe in twee richtingen kunnen vluchten.
Er dient voldoende uitgangsbreedte voor de aanwezige personen aanwezig te zijn, d.w.z.:
Een deur in de vluchtroute wordt bij aanwezigheid van personen in het bouwwerk uitsluitend zodanig gesloten, dat de deur ten behoeve van deze personen van binnen uit ogenblikkelijk over de minimaal vereiste breedte kan worden geopend zonder dat hiertoe gebruik moet worden gemaakt van een sleutel of een ander los voorwerp.
Een deur die in een vluchtroute ligt van een ruimte waarin meer dan 100 personen zullen verblijven en een deur in een doorgang of uitgang bestemd voor ontvluchting van meer dan 100 personen wordt niet anders gesloten dan door middel van
Kabels welke op de grond liggen dienen beschermd te zijn en wel zodanig dat niet over de kabels gestruikeld kan worden, dan wel op enige wijze niet beschadigd kunnen worden.
Bij aanwezigheid van publiek zijn uitgangen van tenten alleen met behulp van klittenbandsluiting gesloten .
De beloopbaarheid buiten de tent tot aan een door het bevoegd gezag nader te bepalen plaats moet zodanig zijn dat struikelen en vallen wordt voorkomen.
4. Nood- en transparantverlichting/vluchtrouteaanduiding
Alle uitgangen, nooduitgangen en vluchtroutes van de inrichting moeten worden gemarkeerd door vluchtrouteaanduidingen (pictogrammen) volgens NEN 6088.
De vluchtrouteaanduidingen moeten zodanig zijn aangebracht dat deze te allen tijde zichtbaar zijn.
Indien in de inrichting overdag onvoldoende daglicht aanwezig is, of de inrichting na zonsondergang wordt gebruikt:
De nood- en transparantverlichtingsinstallatie moet voldoen aan NEN-EN 1838. De lichtopbrengst moet gedurende 60 minuten ten minste 1 lux op vloerniveau te bedragen.
5. Elektrische installaties en toestellen
Het is verboden een verlichtingsinstallatie of een verlichtingstoestel te gebruiken, indien dat gebruik door de eigenschappen van die installatie of dat toestel gevaar oplevert voor het ontstaan van brand.
Het is verboden een verlichtingsinstallatie of een verlichtingstoestel op zodanige wijze te gebruiken, dat het gebruik door de wijze waarop die installatie of dat toestel is opgesteld of aangebracht, gevaar oplevert voor het ontstaan van brand.
Indien een ruimte de mogelijkheid met zich meebrengt dat deze tijdens de aanwezigheid van personen wordt verduisterd, is in die ruimte, indien er meer dan vijftig personen gelijktijdig verblijven, elektrische verlichting aanwezig van zodanige sterkte dat een redelijke oriëntering mogelijk is.
Alle voorzieningen t.b.v. de elektra dienen tenminste te voldoen aan het gestelde in het normblad NEN 1010 (Veiligheidsbepalingen voor laagspanningsinstallaties).
Het gebruik van andere verlichting dan elektrische verlichting binnen een besloten ruimte is verboden.
Bij gebruik van verlengsnoeren dienen deze geheel afgerold te zijn.
De opstelling van een (nood-) stroomaggregaat dient op minimale afstand van 5 meter buiten de tijdelijke inrichting te geschieden.
6. (Mobiele) ruimteverwarmingstoestellen
Het is verboden een ruimteverwarmingstoestel op zodanige wijze te gebruiken, dat het gebruik door de wijze waarop die installatie of dat toestel is opgesteld of aangebracht, gevaar oplevert.
Ruimteverwarmingstoestellen dienen volgens de voorschriften van de fabrikant te worden opgesteld, bevestigd en gebruikt.
De vloer rondom de mobiele ruimteverwarmingstoestel moet tot ten minste 2 meter vanuit het toestel gemeten worden vrijgehouden.
Vrijkomende rookgassen moeten worden afgevoerd door een uitsluitend voor dit doel bestemde leiding van doelmatig en onbrandbaar materiaal. Buiten de inrichting mag geen hinder worden veroorzaakt door de afgevoerde rookgassen.
Een ruimteverwarmingstoestel moeten zodanig zijn afgesteld dat een optimale verbranding plaatsvindt. Binnen een inrichting mogen geen andere brandstoffen dan aardgas, propaangas, butaangas of gasolie bedrijfsmatig worden verstookt of verbrand.
7. Bereiden van voedsel: gasinstallaties, niet zijnde mobiele bakwagens
Een flessengasinstallatie moet voldoen aan de eisen in NEN 1078: 2004 (Voorziening voor gas met een werkdruk van ten hoogste 500 mbar - Prestatie-eisen - Nieuwbouw).
Huishoudelijke gasinstallaties op basis van handelspropaan en -butaan moeten tenminste voldoen aan het gestelde in het normblad NEN 2920:1997 (Eisen voor huishoudelijke gasverbruiksinstallaties en vergelijkbare installaties in midden- en kleinbedrijf van handel, horeca en nijverheid bedreven met handelsbutaan, handelspropaan en butaan/propaan (B/P)- mengsels ).
Bij gebruik van gasflessen in een inrichting mag de nominale inhoud van de gevulde en lege flessen gezamenlijk niet meer bedragen dan 115 liter, tenzij bij of krachtens enig wettelijk voorschrift anders is bepaald.
Gasslangen voor butaangas en propaangas moeten voldoen aan het bepaalde in:
Tussen gasfles en verbruikstoestel moet de verbinding bestaan uit een metalen leiding of uit een goedgekeurde GIVEG-slang van maximaal 1 meter lengte.
De slangen van een gasfles (naar een verbruikstoestel) moeten in goede staat van onderhoud verkeren, mogen niet uitgedroogd zijn of andere beschadigingen vertonen en niet ouder dan 2 jaar zijn.
Een gasfles moet zijn voorzien van een door het Lloyd’s Register - Stoomwezen erkend geldig keurmerk.
De gasdrukregelaar van een gasfles moet een door het Lloyd’s Register – Stoomwezen goedgekeurd type zijn en niet ouder dan 5 jaar zijn.
Gasflessen, afsluiters en veiligheidstoestellen mogen uitsluitend door hiertoe aangewezen en deskundig personeel of door de leverancier worden gerepareerd of veranderd.
Flessen en tanks mogen slechts tot 80% worden gevuld. Een lege fles moet altijd met gesloten afsluiter worden bewaard.
Afsluiters moeten tegen omvallen zijn beschermd. Indien de bescherming bestaat uit een afneembare kop, moet deze bij niet aangesloten flessen zijn afgeschroefd.
De ruimte waarin de gasfles(sen) staan:
Een gasflessenopslag moet voldoen aan de eisen zoals omschreven in deel 15 van de Publicatiereeks Gevaarlijke Stoffen (PGS 15), met name Hoofdstuk 6 van deze PGS 15.
Gasflessen of de gasflessenopslag mogen in een omtrek van 3 meter niet worden geplaatst nabij rioolputten, gemeten vanuit het hart van de rioolput.
7.2. Bereiden van voedsel: Bakkramen, niet zijnde mobiele bakwagens
Een frituurtoestel is thermisch zodanig beveiligd dat de temperatuur van het bakmedium niet boven 200°C kan oplopen.
Binnen handbereik van het baktoestel is voor iedere bak een passend deksel of een blusdeken aanwezig waarmee de bakken ingeval van brand worden afgedekt.
Het draagvlak onder de bak- en braadtoestellen moet tenminste 0,1 meter buiten de toestellen onbrandbaar zijn (NEN 6065 klasse 2), dan wel zijn bekleed met een onbrandbaar en de warmte slecht geleidende materiaal. De wanden, in de nabijheid waarvan toestellen zijn geplaatst, moeten 0,30 meter buiten het toestel op dezelfde wijze zijn bekleed.
Voor de opstelling van bakkramen ten opzichte van de omliggende bebouwing gelden de volgende opstellingseisen:
Een bakkraam in de omgeving van brandgevaarlijke materialen is niet toegestaan. Er dienen zodanige maatregelen getroffen te worden, bijvoorbeeld door het verplaatsen van de kraam of het aanbrengen van een isolerende laag, dat de brandbare materialen niet hun eigen ontbrandingstemperatuur zullen bereiken.
7.3 Bereiden van voedsel: Mobiele bakwagens
De LPG-systemen ten behoeve van kook- en verwarmingsdoeleinden in bak- en frituurvoertuigen dienen te voldoen aan het gestelde in NPR 2577:2006 (Mobiele verwarmingssystemen – Eisen voor de installatie van LPG-systemen voor gebruik in vrijetijdsvoertuigen, caravans, bakwagens en andere voertuigen). Waar de richtlijn NPR 2577:2006 conflicteert met de norm NEN-EN 1949:2002 (Eisen voor de installatie van LPG-systemen voor huishoudelijk gebruik in vrijetijdsvoertuigen en andere wegvoertuigen) geldt de norm.
Voor de opstelling van bakwagens ten opzichte van de omliggende bebouwing gelden de volgende opstellingseisen.
Het voorhanden hebben en het gebruik van autogas, handelspropaan of –butaan in autogastanks, anders dan voor de tractie van motorvoertuigen, is verboden.
Overnachtingen in niet hiervoor bestemde bouwwerken/inrichtingen zijn ten behoeve van evenementen onder voorwaarden toegestaan:
Het is verboden aan meer personen nachtverblijf te bieden dan in de toestemming van burgemeester en wethouders of de gebruiksvergunning is bepaald. Dit aantal moet vooraf in het verzoek of melding aan het bevoegde gezag door de aanvrager worden aangegeven.
Hierbij gelden de volgende beperkingen en voorwaarden:
- Maximaal 5 personen per 10 m² of;
- Maximaal 20 personen per ruimte (sport- en stationshallen uitgezonderd);
- Minimaal 1 wakend persoon per 15 slapende personen met een minimum van 2 wakende personen. Deze wakende personen zijn tenminste 18 jaar oud. Deze persoon heeft tot taak om bij een ontruiming de aanwezigen naar buiten te begeleiden en daar de compleetheid van de groep te checken;
- Nachtverblijf is alleen toegestaan in de daarvoor door het bevoegd gezag aangewezen ruimten.
Het gebruik dient zich te beperken tot de begane grond en de 1e verdieping
- De overnachtingen hebben een incidenteel karakter.
Bestaande brandveiligheidinstallaties worden gehandhaafd. Voorwaarde is wel dat de ruimten waarin wordt geslapen als ook de aangrenzende verkeersruimten zijn voorzien van automatische rookdetectie gekoppeld aan een automatische ontruimingsalarmering (slowwhoop). In gevallen waar dit niet mogelijk is dienen in overleg met de brandweer gelijkwaardige voorzieningen te worden getroffen.
In alle overige gevallen moeten de slaapverblijven en de aangrenzende verkeersruimten worden voorzien van rookmelders met een akoestisch signaal zoals bedoeld in de NEN 2555 en NEN
De loopafstand tussen een punt in een verblijfsgebied en een toegang van het rookcompartiment waarin het verblijfsgebied ligt, is niet groter dan 30 meter. (Bouwbesluit niveau Nieuwbouw, artikel 2.136)
Vanaf de toegang van iedere ruimte dient te allen tijde naar twee kanten onafhankelijk van elkaar te kunnen worden gevlucht. Indien dit niet mogelijk is mag de betreffende ruimte niet worden gebruikt als slaapverblijf. Deze ruimte(n) moeten worden afgesloten. In bouwdelen met zogenaamde doodlopende gangen is nachtverblijf dus NIET toegestaan. (Bouwbesluit niveau Bestaande Bouw, artikel 2.152 lid 1)
Deuren in vluchtroutes moeten zonder gebruikmaking van losse voorwerpen zoals sleutels van binnenuit kunnen worden geopend. (Gebruiksbesluit, artikel 2.3.5.1)
De vluchtroutes moeten zijn vrijgemaakt en vrij te blijven van opslag van materiaal en of obstakels. (Gebruiksbesluit artikel 2.9.1)
Zelfsluitende deuren met een brand- en of rookwerende functie moeten zijn voorzien van deugdelijke deurdrangers, bijvoorbeeld een hydraulische deurdranger of gelijkwaardig. (Bouwbesluit niveau Bestaande Bouw, artikel 2.114 en 2.144, Gebruiksbesluit artikel 2.3.3)
Bij aanwezigheid van trappenhuizen moet het gehele trappenhuis tenminste een weerstand tegen rookdoorgang (WTRD) van 30 minuten bezitten. Dit geldt dus ook voor de verdiepingen welke niet worden gebruikt. (Bouwbesluit niveau Bestaande Bouw, artikel 2.163)
Het voorhanden hebben, gebruik of opslag van drukvaten, zoals gasflessen, is niet toegestaan. Indien het bouwwerk is uitgerust met brandslanghaspels moeten deze gekeurd en voor onmiddellijk gebruik beschikbaar zijn. (zie ook artikel 9 en 10)
De wakende personen bevinden zich op iedere bouwlaag waar wordt geslapen en houden zich dusdanig op in het gebouw dat elk onraad in de ruimte(n) waarin geslapen wordt direct kan worden waargenomen. Zij worden iedere 4 uur afgelost. De wakende personen lopen continu bewakingsrondes. Bijzonderheden worden bijgehouden in een logboek.;
Tijdens overnachtingen moet bij de entree van het bouwwerk/de inrichting een logboek aanwezig zijn, met daarin:
- een plattegrondtekening van de school;
- het totale aantal aanwezige personen;
- het aantal personen per ruimte.
Tevens dienen in dit logboek de controlerondes van de BHV-ers opgetekend te worden.
Ten minste 6 weken voorafgaand aan de overnachting moet bij de afdeling preventie van de gemeente een plattegrondtekening van het bouwwerk/de inrichting worden ingediend met daarop aangegeven:
- de nood- en transparantverlichting;
- de draairichting van vluchtdeuren;
- de sluitinrichting van vluchtdeuren;
- de indeling van vakken van de slaapplaatsen;
- de vrije ruimten ten behoeve van ontvluchting.
Bij overnachtingen in tenten geldt dat:
9. Ontruiming en interne organisatie
Indien de inrichting niet beroepbaar is, dienen organisatorische maatregelen te voorzien in mogelijkheden voor een adequate ontruiming.
In het calamiteitenplan voor het evenement zijn de maatregelen voor ontruiming en interne organisatie opgenomen.
Gedurende de tijd dat personen in het bouwwerk aanwezig zijn, moet een voor de naleving van de eisen verantwoordelijk persoon aanwezig zijn, die toeziet op de gestelde voorwaarden.
Een instructie "Hoe te handelen bij brand" moet:
Het personeel dient instructies te krijgen over “hoe te handelen bij brand”.
In verband met de brandveiligheid kan de commandant van de brandweer bepalen dat een wachtdienst wordt ingesteld. Deze wachtdienst dient te geschieden door gediplomeerd en ter zake geïnstrueerd personeel.
In een besloten ruimte moeten voldoende kleine blusmiddelen aanwezig zijn. Uitgangspunt hierbij is per 200 m² gebruiksoppervlakte één handbrandblusser met een blusequivalent van 6 kg bluspoeder.
Een klein blusmiddel mag worden vervangen door een draagbaar blustoestel met een andere blusstof indien de bluscapaciteit en het toepassingsgebied ten minste gelijkwaardig zijn.
Een klein blusmiddel moet voor iedereen duidelijk zichtbaar en gemakkelijk bereikbaar zijn aangebracht, voor direct gebruik gereed zijn en in goede staat van onderhoud verkeren.
Een klein blusmiddel moet zijn verzegeld en voorzien van een geldig Rijkskeurmerk met rangnummer en moet overeenkomstig de NEN 2559: 2001 jaarlijks worden onderhouden en gekeurd. Een draagbaar blustoestel moet zijn voorzien van een label of sticker waarop de laatste controledatum is aangegeven.
Na gebruik van een blustoestel moet dit terstond gevuld c.q. vervangen worden. Dit geldt ook indien het blustoestel niet geheel leeg is.
Het is niet toegestaan te roken of open vuur te hebben:
Het verbod van roken of open vuur wordt duidelijk zichtbaar aangegeven door het aanbrengen van een gestandaardiseerd symbool overeenkomstig NEN 3011: 2004 (Veiligheidskleuren en - tekens in werkplaatsen en in de openbare ruimte).
Niemand mag roken of vuur bij zich hebben op plaatsen waar een zodanig verbod, ter voldoening aan wat bij of krachtens wettelijk voorschrift is gesteld, op een voor een ieder kenbare wijze is aangegeven.
Kaarsen, toortsen en dergelijke moeten op stabiele en dergelijke, niet gemakkelijk ontvlambare, standaards zijn vastgezet.
Indien het branden in een vuurkorf of vuurton dan wel barbecuen niet in de APV geregeld staat, dient aan de volgende voorwaarden voldaan te worden:
In geval van het branden in een vuurkorf of vuurton:
Bij extreme droogte mag niet worden gebrand (vuurkorf, vuurton, barbecue) met vaste brandstof (hout, houtskool, briketten e.d.) in brandgevaarlijke natuurgebieden.
12. Bekleding, stoffering en versiering
Aankleding in een besloten ruimte voor het verblijven of het vluchten van personen mag geen brandgevaar opleveren. Dit gevaar wordt geacht niet aanwezig te zijn indien:
Stoffering en versiering worden vrijgehouden van spots en andere warm wordende apparatuur. Plafondversiering moet zó zijn aangebracht, dat zij buiten bereik van het publiek hangt. Tussen het vloeroppervlak van een ruimte en de aangebrachte versiering blijft een vrije ruimte over van minimaal 2,5 meter.
De versiering als bedoeld in het vorige lid vormt in geval van brand geen druppels. Vloer- en trapbedekkingen in vluchtwegen en in ruimten waarin meer dan 50 personen gelijktijdig kunnen verblijven, moeten zodanig zijn aangebracht dat zij niet kunnen verschuiven, omkrullen of oprollen en mogen geen gevaar voor uitglijden, struikelen of vallen kunnen veroorzaken.
De toegepaste bekledingsmaterialen moeten voldoen aan:
- NEN 1775, uitgave 1991, klasse T1, ten behoeve van vloeren en trappen;
- NEN 6065, uitgave 1991, klasse 2 ten aanzien van overige stoffering en versiering;
- NEN 6066, uitgave 1991, optische rookdichtheid < 2.2 m-1, maar niet voor vloeren en trappen.
Met brandbaar gas gevulde ballonnen zijn niet toegestaan in een inrichting / een bouwwerk.
12.2 Kerstbomen en kersttakken
Een natuurlijke kerstboom is toegestaan als de boom een kluit heeft en de aarde dagelijks wordt voorzien van voldoende water.
Een geïmpregneerde kerstboom is aantoonbaar deskundig en met het juiste middel behandeld. Een kerstboom wordt zodanig geplaatst dat hij:
- niet gemakkelijk om kan vallen
- niet te dicht bij gordijnen of andere makkelijk brandbare materiaal staat en
- de nooduitgang niet verspert, ook niet als hij is omgevallen
- er geen clusters van 2 of meer kerstbomen worden gevormd.
Dennengroen dient brandvertragend te zijn geïmpregneerd en opgehangen in kleine clusters (1 m²) met een onderlinge afstand van ten minste 2 meter en niet boven elkaar.
De bedrading van de elektrische kerstverlichting dient op beschadigingen te worden gecontroleerd.
De kerstverlichting moet na sluitingstijd worden uitgedaan (spanningsloos).
Toepassing van hout, hardboard, triplex, multiplex, spaanplaat:
Toepassing van kunststoffen, in dit geval foliemateriaal:
Toepassing van kunststoffen, in dit geval plaatmateriaal:
Toepassing van papier zoals behangpapier, crêpepapier en fotopapier
Toepassing van textiel in verticale toepassing:
Toepassing van textiel in horizontale toepassing:
Versieringen in de vorm van vlaggen, parachutes en doeken e.d. mogen niet horizontaal tegen het plafond worden aangebracht, tenzij deze zijn onderspannen met metaaldraad op een onderlinge afstand van ten hoogste 35 centimeter of zijn onderspannen met een metaaldraad in twee richtingen met een maaswijdte van ten hoogste 70 centimeter.
De inrichting van een ruimte is zodanig dat:
In een ruimte met meer dan 100 zitplaatsen, zijn de zitplaatsen gekoppeld of aan de vloer bevestigd, zodat deze niet kunnen verschuiven of omvallen als gevolg van gedrang, voor zover die zitplaatsen in meer dan 4 rijen van meer dan 4 stoelen zijn opgesteld.
Bij in rijen opgestelde zitplaatsen is tussen de rijen een vrije ruimte aanwezig met een breedte van ten minste 0,40 m, gemeten tussen de loodlijnen op de elkaar dichtst naderende gedeelten van de rijen.
Indien in een rij als bedoeld in het derde lid tussen de zitplaatsen een tafel is geplaatst, bevindt deze zich niet in de vrije ruimte.
Een rij zitplaatsen die slechts aan een einde op een gangpad of uitgang uitkomt, heeft niet meer dan 8 zitplaatsen.
Een rij zitplaatsen die aan beide einden op een gangpad of uitgang uitkomt, heeft ten hoogste:
Kramen dienen zodanig te worden opgesteld, dat deze geen gevaar opleveren voor de omgeving. Indien de markt in een lintopstelling is opgesteld dient er een vrije doorgang aanwezig te zijn van
ten minste 3,50 meter breed tussen de luifels.
Indien de markt in een blokopstelling (vierkant/ rechthoek) is opgesteld dient iedere kraam benaderd te kunnen worden.
Een kraam dient op maximaal 40 meter door een tankautospuit benaderd te kunnen worden. In de vrije doorgang tussen kramen mogen geen obstakels worden geplaatst. (Tui-)draden, elektriciteitskabels e.d. welke over de weg zijn gespannen dienen minimaal 4,20 meter boven het straatniveau te worden aangebracht.
Afval moet dagelijks worden verzameld in veilig opgestelde en goed af te sluiten containers.
Asbakken moeten regelmatig worden geleegd in afsluitbare asverzamelaars van onbrandbaar materiaal.
De inhoud van deze asverzamelaars mag slechts in onbrandbare vaten, die van een deksel zijn voorzien, worden gedeponeerd.
De aanwezige asbakken en/of papierbakken moeten van onbrandbaar materiaal zijn vervaardigd, tenzij voor die ruime(s) een rookverbod geldt.
Voor iedere voorstelling moet de ruimte onder de tribunes van papier en ander afval zijn ontdaan.
Containers e.d. mogen op het terrein van de inrichting uitsluitend zijn opgesteld op een door de commandant van de brandweer goedgekeurde tekening.
Het opslaan van brandbare, brandbevorderende en bij brand gevaar opleverende stoffen mag slechts op die plaats(en) zoals deze op de door de brandweer gewaarmerkte tekening(en) is aangegeven.
Het is verboden om voorwerpen of stoffen in de inrichting of in de omgeving daarvan zodanig op te slaan of te plaatsen, dat daardoor het gebruik van telefoons, blusmiddelen, vluchtwegen en toegangswegen bemoeilijkt en/of geblokkeerd worden.
De te gebruiken drukhouders met vloeibaar gas voor luchtballonnen dienen buiten bereik van onbevoegden en goed geventileerd te worden opgesteld op een veilige plaats;
Van een circuit moet een situatietekening ter goedkeuring worden overlegd, waarop moet zijn aangegeven:
de indeling van het terrein waarop de wedstrijden worden verreden;
de opslagplaats van de brandstof voor de voertuigen;
de opstellingsplaatsen van de blusmiddelen.
Indien niet is voldaan aan enig voorschrift, gegeven bij of krachtens de voorgaande artikelen 1 t/m 17, moet de inrichting een mate van veiligheid bieden die tenminste gelijk is aan de mate van veiligheid die is beoogd met het desbetreffende bij of krachtens de in artikelen 1 t/m 18 gegeven voorschriften. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente zal moeten beoordelen of een toereikende veiligheid wordt bewerkstelligd.
Indien toepassing is gegeven aan het eerste lid en het betreffende voorschrift tevens valt te herleiden tot overwegingen van gezondheid, moeten die overwegingen daarbij in tenminste dezelfde mate in acht zijn genomen.
Lokale gegevens voor evenementorganisatoren
A) Overzicht hoofdroutes Brandweer
B) Parkeergelegenheid voor evenementen
A) Overzicht hoofdroutes Brandweer
Breedstraat-Noordmolenstraat-Spinhuispad-Vijgensteeg-Boterstraat-Broersvest-Rotterdamsedijk
Breedstraat-Noordmolenstraat-Parkweg-Burgemeester van Haarenlaan-Horvathweg-Spoorstraat-Prof. Kamerlingh Onneslaan.
Breedstraat-Vlaardingerstraat-Nieuwe Haven-Over de Vesten-Oranjestraat-Lange Nieuwstraat- Hoofstraat –Lekstraat
Breedstraat-Vlaardingerstraat-Nieuwe Haven-Over de Vesten-Nieuwe Haven-Schoolstraat-Willem de Zwijgerlaan-Stadhouderslaan
Breedstraat-Vlaardingerstraat-Nieuwe Haven –Burgemeester Knappertlaan-Vlaardingerdijk
Breedstraat-Vlaardingerstraat-Vlaardingerdijk-Aleidastraat of Rembrandlaan
Breedstraat-Vlaardingerstraat-Nieuwe Damlaan-Churchillweg-Mozartlaan-Van Dalsumlaan- Scheepvaartweg
Breedstraat-Noordmolenstraat-Parkweg-Burgemeester van Haarenlaan-’s Gravelandseweg-Slimme
B) Parkeergelegenheid voor evenementen
• Parkeergarage Nieuwe Passage (betaald)
• Parkeerterrein Buitenhavenweg (betaald)
• Parkeerterrein Huis te Riviere (betaald)
• Parkeergarage Stadserf (betaald)
• Parkeerterrein Plantage (betaald)
• Parkeerterreinen Sporthal Margriet
• Parkeerterreinen Sporthal Groenoord
• Parkeerterreinen Hargalaan en Sportpark Harga
• Parkeergarage Horvathweg (betaald)
• Parkeerterrein Parallelweg (betaald)
• Bedrijventerrein Nieuwe Maas (voormalig Gustoterrein)
• Stadhouderslaan nabij Julianapark
Evenementenkalender en jaarlijkse aanvraag/overlegstructuur grote evenementen
Kalender jaarlijks terugkerende evenementen
Gegevensformulier ten behoeve van het organiseren en uitvoeren van een evenement
Gegevensformulier ten behoeve van het organiseren en uitvoeren van een evenement (melding evenement of vergunningaanvraag)
Formulier voor het melden van een evenement als bedoeld in artikel 2.2.6 van de Algemene Plaatselijke Verordening Schiedam (APV) en het aanvragen van een vergunning voor het organiseren en uitvoeren van een evenement als bedoeld in artikel 2.2.2 en 2.2.4 van de APV, alsmede voor het (mogelijk) aanvragen van een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank bij een evenement.
Bij dit formulier hoort een toelichting. Lees deze goed door alvorens de vragen te beantwoorden.
Aan de burgemeester van de gemeente Schiedam
1. Gegevens organisator/organisatie en contactpersoon
naam organisator/organisatie: ……………..……………………………………………………….
inschrijfnummer Kamer van Koophandel:................…………………… …… 0 n.v.t.
adres organisatie, straatnaam en huisnummer:……………………………………………...
postcode en plaatsnaam:……………………………………………………………………...
telefoon- en faxnummer(s):……………………………………………………………………..
e-mailadres(sen):..…………………………………………………………………….
website: …………… …………………………………… ………… 0 n.v.t.
naam contactpersoon:………….….…………………………………………….…………
mobiel (en evt. vast) telefoonnummer contactpersoon:……….……………
mobiel telefoonnummer bereikbaar tijdens evenement:………………………………..
2. Algemene gegevens evenement
naam evenement: …………………..………………………………………………….
locatie (locatienaam en adres): ……………………………………………………………………..
omschrijving activiteit(en).……………..……………………………………………………....
Gegevensformulier organiseren en uitvoeren van een evenement, blad 1
3. Specifieke gegevens evenement
omschrijving doelgroep (soort bezoekers, leeftijdscategorie):……………………
verwacht (of maximaal toegestaan) bezoekersaantal gelijktijdig:……..………….
verwacht bezoekersaantal gehele evenement:………………………………………………
b) Verstrekking dranken en etenswaren:
Wordt tijdens het evenement alcoholhoudende drank verstrekt voor gebruik ter plaatse? (NB: schenken van sterke drank is niet toegestaan tijdens evenementen!)
0 ja, onder leiding van de volgende persoon/personen in bezit van een verklaring van Sociale hygiëne (bijvoegen):
naam en voornamen leidinggevende 1:………..………….………………………………………
adres:…………………..………….………………………………………
geboortedatum en -plaats: …………………………..……………………………….…………
naam en voornamen leidinggevende2:…..…………….……………………………………………
adres: …………………..…….……………………………………………
geboortedatum en -plaats: ……………..…………………………………………….…………
tijdstip(pen) en duur schenken
van alcoholhoudende dranken: op (datum) ..........van.........uur tot ........uur
............................................ op (datum) ..........van.........uur tot.........uur
Drink- of etenswaren worden verstrekt en/of uitgeschonken in:
(NB: bij evenementen buiten is verstrekking van dranken en/of etenswaren in glas of blik niet toegestaan!)
0 plastic 0 karton/papier 0 anders, namelijk................................
Ten behoeve van het evenement zal op de volgende wijze(n) en tijdstippen geluid (kunnen) ontstaan of ten gehore worden gebracht:
Soort muziek die bij het evenement ten gehore zal worden gebracht:
Gegevensformulier organiseren en uitvoeren van een evenement, blad 2
4. Operationele gegevens evenement
a) Informatievoorziening: bewoners en bedrijven in de buurt van de evenementlocatie zullen op de volgende wijze worden geïnformeerd over het evenement:
0 per brief of e-mail (bijvoegen)
0 anders, namelijk………………………………………………………………………………………………
b) Communicatiemiddelen: indien van extra onderlinge communicatiemiddelen (naast mobiele telefoons) gebruik wordt gemaakt, hieronder aangeven wat/welke:
0 portofoons, aantal en frequentie:……………………………………………………………………
0 anders, namelijk:……………………………………………………………………………………………
c) Inzet veiligheidspersoneel: ten behoeve van het evenement zal het volgende veiligheidspersoneel worden ingezet:
0 ander personeel, namelijk………………………………………………......... aantal: ……..
d) Tijdelijke bouwwerken en installaties: ten behoeve van het evenement zal van de volgende tijdelijke bouwwerken en installaties gebruik worden gemaakt:
(Let op: alle bouwwerken en installatiesdienen te worden ingetekend op een plattegrond van de evenementlocatie)
e) Faciliteiten: de volgende voorzieningen ten behoeve van de deelnemers aan het evenement zullen worden getroffen: Toiletgelegenheden, namelijk:
0 toiletten in nabijgelegen woningen en/of andere gebouwen, locatie(s) en aantal: ………..……………………..
0 plaatsing van toiletgroepen, namelijk:
0 plaskruizen, aantal ………………………
0 toiletwagen, aantal en totaal aantal toiletten: ………………………
0 plaatsing fietsenrekken, aantal en totale capaciteit: …………………………………………………..
0 plaatsing afvalcontainers, aantal en frequentie leeghalen: …………………………………………………..
Gegevensformulier organiseren en uitvoeren van een evenement, blad 3
f) Verkeer, parkeren en bereikbaarheid (afzettingen): de volgende wijzigingen ten opzichte van de normale verkeerssituatie zullen worden veroorzaakt of nodig zijn ten behoeve van het evenement:
0 afzetten van de volgende straten/pleinen/trottoirs: …………………………………………………………….……
0 onttrekken van de volgende parkeerplekken: …………………………………………………………….……
0 creëren van alternatieve parkeergelegenheid: …………………………………………………………….……
0 kabels/leidingen over de rijweg of het trottoir
g) Schoonmaken van de evenementlocatie: de locatie waar het evenement plaatsvindt en de directe omgeving daarvan worden schoongemaakt en ontdaan van (zwerf-)afval:
0 niet van toepassing omdat het evenement inpandig plaatsvindt
0 door de organisator en/of mensen van de evenementorganisatie en/of deelnemers aan het evenement
0 door (inhuur van) het volgende schoonmaakbedrijf:……………………………………
adres: ……………..…………………………………………………...
telefoonnummer …………………..……………………………………………...
h) Evenementverzekering: de organisator van het evenement is op de volgende wijze verzekerd tegen schade en/of ongevallen ten gevolge van het evenement:
0 n.v.t. omdat: …………………………………………………………………………………………………………..
0 persoonlijke WA-verzekering, verzekeringsmaatschappij: …………………………………………………..
0 aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering, afgesloten voor dit specifieke evenement,
polisnummer: ………………… verzekeringsmaatschappij: …………………………………………………..
Aldus naar waarheid ingevuld, plaatsnaam en datum:
..............................................................................
………………………………………………………… …………………………………………
6. Checklist toe te voegen bijlages
Gegevensformulier organiseren en uitvoeren van een evenement, blad 4
Hoofdstuk 2, paragraaf 2 APV Schiedam:
In deze paragraaf wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:
het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen, dan wel het organiseren van een verrichting van vermaak in een inrichting als bedoeld in artikel 2.3.1, waarvoor een vergunning als bedoeld in artikel 2.3.2 is afgegeven, mits deze verrichting van vermaak behoort tot de bij deze vergunning toegestane vorm van exploitatie;
Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een grootschalig evenement te organiseren en/of te houden. Het is verboden deel te nemen aan een evenement waarvoor geen vergunning is verleend. Het is voor publiek verboden aanwezig te zijn bij een evenement waarvoor geen vergunning is verleend.
Onverminderd het in artikel 2.2.2 bepaalde is de organisator van een grootschalig evenement verplicht in een zo vroeg mogelijk stadium, maar ten minste acht weken voor de datum waarop het grootschalige evenement zal plaatsvinden, een aanvraag om een vergunning bij de burgemeester in te dienen. De aanvraag kan op meerdere grootschalige evenementen betrekking hebben. In bijzondere gevallen kan de burgemeester van deze termijn ontheffing verlenen.
Onverminderd het bepaalde in artikel 2.2.2, lid 2 weigert de burgemeester de vergunning in ieder geval indien naar zijn oordeel noch door het stellen van voorschriften, noch door de zijdens de organisator voorgestelde maatregelen, onevenredige schade aan de belangen genoemd in het vijfde lid kan worden voorkomen, dan wel indien de ter handhaving van openbare orde en veiligheid noodzakelijke politiecapaciteit een zijns inziens onevenredig beroep op de beschikbare formatie doet.
Het is verboden om bij gelegenheid van een grootschalig evenement - al dan niet op het evenemententerrein - op of aan de openbare weg of op voor het publiek toegankelijke plaatsen voorwerpen of stoffen bij zich te hebben, te dragen of te vervoeren die kennelijk bestemd zijn om de openbare orde of veiligheid te verstoren.
Melding door exploitanten dan wel houders van een horecabedrijf en verbod naar aanleiding van een melding
Vrijstelling vergunningverplichting
Het organiseren, houden of deelnemen aan een evenement als bedoeld in artikel 2.2.1 is van vergunningverplichting vrijgesteld voor door de burgemeester nader omschreven evenementen,
mits dit evenement uiterlijk twee weken vóór de datum waarop het evenement aanvangt schriftelijk bij de burgemeester is gemeld. De burgemeester kan bij het omschrijven van een evenement waarvoor de vrijstelling van de vergunningplicht geldt, voorschriften verbinden in het belang van: