Organisatie | Borsele |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling inkoop- en aanbesteding van leveringen, diensten en werken gemeente Borsele 2007 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsregeling gemeente Borsele 2007 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | financiën en economie |
De regeling bevat vijf bijlagen en een Checklist;
Deze regeling vervangt de op 7 september 2004 vastgestelde criteria mandatering aanbestedingen gemeente Borsele
Wettelijke grondslag of bevoegdheid waarop deze regeling is gebaseerd: artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 27 van de Financiële verordening gemeente Borsele
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-08-2008 | 27-05-2015 | Nieuwe regeling | 08-05-2007 Borselse Bode van 12-07-2008 | Geen | |
01-08-2008 | Nieuwe regeling | 08-05-2007 Borselse Bode van 12-07-2008 | Geen |
Artikel 1 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid.
De doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:
a. het optimaliseren van de prijs-/kwaliteitverhouding bij inkoopactiviteiten van de gemeente;
b. het transparant laten verlopen van inkoop- en aanbestedingsprocessen;
c. het naleven van de relevante wet- en regelgeving;
d. het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;
e. het streven naar openbaarheid, opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling
krijgen in het proces van aanbestedingen;
f. het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als
Artikel 2 Aanbestedingsprocedures
Artikel 3 Verbod op splitsen opdrachten
Het organisatorisch, inhoudelijk en/of in tijd splitsen van opdrachten is niet toegestaan.
Indien er twijfels bestaan over prijsafspraken wordt de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMA) ingeschakeld.
1. Voor de werken, leveringen en diensten in categorie 4 en 5, zoals omschreven in bijlage 1 van deze regeling, sluit de gemeente elke onderneming uit:
a. die in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding onherroepelijk is veroordeeld voor een of meerdere van de volgende strafbare feiten:
• deelneming aan een criminele organisatie (artikel 140 WvSr);
• omkoping van ambtenaren/rechters (artikelen 177 en 177a en 178 WvSr);
• valsheid in geschifte, valse opgave in authentieke akte en verstrekking van onjuiste gegevens (artikelen 225, 226, 227, 227a en 227b WvSr);
• valselijk aanwenden van een subsidie van de EG (artikel 323a WvSr);
• steekpenningen (artikel 328ter, tweede lid, WvSr);
• heling (artikelen 416, 417, 417bis WvSr) en;
• witwassen (artikelen 420bis, 420ter of 420quater WvSr);
b. jegens wie in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met haar beroepsgedragsregels;
c. die in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding:
• niet aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland;
• niet aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van haar belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland;
• zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van het Besluit aanbestedingregels voor overheidsopdrachten (BAO) kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt.
d. die ten tijde van de inkoop of aanbesteding:
• in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wier werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie;
• wier faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt;
Artikel 6 Advies van het Bureau BIBOB
Bij twijfel over de integriteit van de onderneming vragen burgemeester en wethouders een advies van het Bureau bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bureau BIBOB).
Artikel 7 Checklist aanbesteden
Om te bepalen op welke wijze er wordt ingekocht en aanbesteed, wordt gebruik gemaakt van de checklist aanbesteden, zoals die in bijlage 3 van deze regeling is opgenomen.
Subcriteria voor het begrip “economisch meest voordelige aanbieding” kunnen zijn: kwaliteit, duurzaamheid, milieuvriendelijkheid, levertijd, uitvoering, gebruikskosten, rentabiliteit, klantvriendelijkheid, klantenservice, esthetische of functionele kenmerken, naleverbaarheid, garantietermijn en/of verrekenprijzen.
Artikel 9 Beoordelingsformulier aanbesteding
Beoordelingsformulier aanbesteding
De beoordeling van de uitsluitingscriteria, de selectiecriteria en de gunningscriteria geschiedt aan de hand van een beoordelingsformulier aanbesteding, zoals dat in bijlage 4 van deze regeling is opgenomen.
Voor elk werk, elke levering en elke dienst in de categorieën 2, 3, 4 en 5, zoals omschreven in bijlage 1 van deze regeling, legt de functionaris, die met de uitvoering van de aanbesteding of inkoop is belast, een dossier aan. Elk dossier wordt opgebouwd conform de checklist, zoals die in bijlage 5 van deze regeling is opgenomen.
Verklaring ten behoeve van aanbesteding project : ………………………………………………..
Besteknummer : ………………………………………………..
Naam : …………………………………………………………………………………….
Functie : …………………………………………………………………………………….
Naam onderneming : …………………………………………………………………………………….
hierna te noemen “inschrijver” verklaart dat de inschrijver:
A. in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding niet is veroordeeld voor een of meerdere van de volgende strafbare feiten:
• deelneming aan een criminele organisatie (artikel 140 WvSr);
• omkoping van ambtenaren/rechters (artikelen 177 en 177a en 178 WvSr);
• valsheid in geschifte, valse opgave in authentieke akte en verstrekking onjuiste gegevens (artikelen 225, 226, 227, 227a en 227b WvSr);
• valselijk aanwenden van een subsidie van de EG (artikel 323a WvSr);
• steekpenningen (artikel 328ter, tweede lid, WvSr);
• heling (artikelen 416, 417, 417bis WvSr);
• witwassen (artikelen 420bis, 420ter of 420quater WvSr);
B. jegens wie in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding een rechterlijke geen uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met haar beroepsgedragsregels;
C. in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding:
• aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland;
• aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van haar belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland;
• zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van het Besluit aanbestedingregels voor overheidsopdrachten (BAO) kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt;
D. ten tijde van de inkoop of aanbesteding:
• niet in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wier werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens wie geen surseance van betaling en/of geen akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie;
• wier faillissement of liquidatie niet is aangevraagd of tegen wie geen procedure van surseance van betaling en/of geen akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt.
Inschrijver gaat ermee akkoord om op eerste aanvraag van de gemeente Borsele officiële bewijsstukken te overleggen.
Plaats : ………………………………………………………….
Datum : ………………………………………………………….
Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding 5
Bijlage 5: Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding
Voor elk werk, elke levering en elke dienst in de categorieën 2, 3, 4 en 5, zoals omschreven in bijlage 1 van de inkoop- en aanbestedingsregeling gemeente Borsele 2007 moet een dossier worden aangelegd. Alle meervoudig onderhandse (minimaal twee offertes) en openbare aanbestedingen vallen in genoemde categorieën.
De dossiervorming is de taak en verantwoordelijk van de functionaris die is belast met de uitvoering van de inkoop of aanbesteding. Uiteraard kan de inkoper/aanbesteder daarbij de hulp inroepen van de archiefmedewerkers van post- en archiefzaken.
Zolang de aanbestedingsprocedure loopt, blijft het dossier als werkmap op de desbetreffende afdeling. Nadat de procedure is afgewikkeld en het dossier compleet is, wordt het aangeboden aan post- en archiefzaken.
Het dossier speelt bij inkoop- en aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel intern als extern), maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding verloopt of is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid.
Alle relevante stukken worden in het dossier opgeborgen. Een goede dossiervorming en aantekening in de checklist vormen ook een waarborg dat de inkoop- en aanbestedingsprocedure zorgvuldig en rechtmatig verloopt.
Elk dossier wordt opgebouwd aan de hand van deze checklist.
De in vet aangeduide teksten vormen (in dezelfde volgorde) de tabbladen van het dossier.
Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding
Het eerste stuk in elk dossier is deze checklist.
Door in de checklist aan te geven welke stukken aanwezig zijn, is door de leidinggevende, de interne controleur en/of de accountant snel te zien of de stukken compleet zijn en in welke fase de procedure verkeert.
Als er in de checklist een bedrag moet worden ingevuld, gaat het om bedragen exclusief btw.
Het maakt in dat geval niet uit of de btw al dan niet in vooraftrek kan worden gebracht of al dan niet te declareren is bij het btw-compensatiefonds.
2. algemene administratieve gegevens
projectopdracht van opdrachtgevende afdeling □ ja □ nee □ nvt
opdrachtbeschrijving □ ja □ nee □ nvt
budget beschikbaar? □ ja □ nee
boekingsnummer waarop uitgaven worden verantwoord: …………………. □ ja □ nee
paraaf financieel consulent voor juistheid boekingsnummer ...……………. □ ja □ nee □ nvt
begrotingswijziging vastgesteld? □ ja □ nee □ nvt
zo ja: dienstjaar ………. en nummer …………. van de begrotingswijziging
3. behoeftestelling aanbesteding
beschrijving gewenst(e) werk, levering of dienst □ ja □ nee □ nvt
inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden □ ja □ nee □ nvt
4. (bedrijfseconomische) kostenraming □ ja □ nee
Uitkomst van de raming: € ……………………..
Wat is de aard van de opdracht? □ werk □ levering □ dienst
Wat is de totale geraamde waarde van de opdracht? € ……………………………...
Volg het stroomschema zoals dat is opgenomen in bijlage 3 van de inkoop- en aanbestedingsregeling 2007.
Bepaal aan de hand daarvan of enkelvoudig, meervoudig onderhands of openbaar moet worden aanbesteed.
Lees bij twijfel de bijbehorende toelichting in bijlage 3 goed door.
De nummers in het stroomschema corresponderen met de nummering in de toelichting.
Als er Europees moet worden aanbesteed zijn er bij de concerncontroller en de procesbeschrijver gedetailleerde processchema’s en -beschrijvingen op te vragen.
Voor werken, leveringen en diensten zijn die processen afzonderlijk beschreven.
Uitkomst van het doorlopen van het stroomschema (bijlage 3) en het indelen in categorieën (bijlage 1):
De inkoop/aanbesteding dient □ enkelvoudig □ meervoudig onderhands □ openbaar te geschieden.
Van het type aanbesteding kan alleen op basis van een schriftelijk gemotiveerd en openbaar besluit van burgemeester en wethouders worden afgeweken (artikel 2, lid 2).
Is er aanleiding om af te wijken van de voorgeschreven aanbestedingsvorm? □ ja □ nee
Bij “ja” het desbetreffende voorstel aan en besluit van burgemeester en wethouders toevoegen.
Voorstel aan college om af te wijken van aanbestedingsvorm toegevoegd? □ ja □ nee □ nvt
Besluit van college om af te wijken van aanbestedingsvorm toegevoegd? □ ja □ nee □ nvt
6. aanbestedingsbescheiden Aanwezig/van toepassing
programma van eisen □ ja □ nee □ nvt
reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) □ ja □ nee □ nvt
concept-overeenkomst □ ja □ nee □ nvt
juridische randvoorwaarden □ ja □ nee □ nvt
keuze gunningscriterium: □ laagste prijs □ economisch meest voordelige aanbieding
Bij “economisch meest voordelige aanbieding” aangeven welke subcriteria van toepassing zijn
en (als “ja” van toepassing is) de weegfactoren aangeven:
Kwaliteit □ ja, weegfactor ……… □ nee
Duurzaamheid □ ja, weegfactor ……… □ nee
Milieuvriendelijkheid □ ja, weegfactor ……… □ nee
Levertijd □ ja, weegfactor ……… □ nee
Uitvoering □ ja, weegfactor ……… □ nee
Gebruikskosten □ ja, weegfactor ……… □ nee
Rentabiliteit □ ja, weegfactor ……… □ nee
Klantvriendelijkheid □ ja, weegfactor ……… □ nee
Klantenservice □ ja, weegfactor ……… □ nee
Esthetische kenmerken □ ja, weegfactor ……… □ nee
Functionele kenmerken □ ja, weegfactor ……… □ nee
Naleverbaarheid □ ja, weegfactor ……… □ nee
Garantietermijn □ ja, weegfactor ……… □ nee
Verrekenprijzen □ ja, weegfactor ……… □ nee
(voor)aankondiging/publicatie van aanbesteding □ ja □ nee □ nvt
ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie □ ja □ nee □ nvt
verklaringen conform bijlage 2 van de inschrijvende ondernemingen □ ja □ nee □ nvt
BIBOB-adviezen □ ja □ nee □ nvt
uitslag selectie (ingevuld beoordelingformulier aanbesteding: bijlage 4) □ ja □ nee □ nvt
ontvangen inschrijvingen/offertes □ ja □ nee □ nvt
nota van inlichtingen □ ja □ nee □ nvt
uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding □ ja □ nee □ nvt
aankondiging van gunning □ ja □ nee □ nvt
(concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract □ ja □ nee □ nvt
ontwerpgegevens □ ja □ nee □ nvt
overige gegevens (bijvoorbeeld bankgarantie) □ ja □ nee □ nvt
Was de aanbesteding aanleiding om het krediet aan te passen? □ ja □ nee □ nvt
Zo ja dienstjaar ………. en nummer …………. van de begrotingswijziging
De aanpassing van het krediet betrof een verhoging/verlaging met een bedrag van € …………
Betreft meestal de door de inschrijvers ingediende stukken, zoals:
financiële, economische en juridische gegevens van de opdrachtnemer
persoonsgebonden gegevens van directieleden en sleutelfunctionarissen
ondernemingsgebonden gegevens, zoals naam en handelsnaam van de
onderneming, nummer Kamer van Koophandel □ ja □ nee □ nvt
Hier alle overige bescheiden archiveren.
Zonodig met afzonderlijke tabbladen werken om het dossier overzichtelijk
Leidraad/checklist voor de uitgebreide nacalculatie 6
Bijlage 6: Leidraad/checklist voor de uitgebreide nacalculatie
Deze leidraad geldt voor werken, leveringen en diensten die meervoudig onderhands of openbaar zijn aanbesteed, wanneer de werkelijke kosten de raming met meer dan 10% hebben overschreden.
1. Wanneer de werkelijke kosten van werken, leveringen of diensten in categorie 4 en 5, zoals omschreven in bijlage 1 van deze regeling ten opzichte van de raming met meer dan 10% zijn overschreden, legt de functionaris, die met de uitvoering van de aanbesteding of inkoop is belast, verantwoording aan burgemeester en wethouders af door een nacalculatie op te stellen conform de leidraad zoals die in bijlage 6 van deze regeling is opgenomen.
2. Burgemeester en wethouders bieden die nacalculatie ter kennisneming aan de raad aan.
1. Naam van het werk, de levering of de dienst:
Aangeven welk effect werd beoogd met het werk, de levering of de dienst.
Zie ook punt 20 waarin ingegaan wordt op de evaluatie van het beleidseffect.
4. Datum besluit college van burgemeester en wethouders:
Is er een afzonderlijk raadsvoorstel gemaakt of is het krediet bij de vaststelling van de begroting gevoteerd?
Zonodig aangeven of voorafgaande aan het krediet een voorbereidingskrediet beschikbaar is gesteld.
Aangeven of het project opgenomen was in de meerjarenbegroting.
Aangeven of invulling is gegeven aan inspraak
Aangeven of de inspraak aanleiding is geweest om de plannen te herzien.
Aangeven of en in hoeverre de inspraakprocedure kostenverhogend en/of vertragend heeft gewerkt.
Aangeven of een bestek met kostenraming is gemaakt.
Is het bestek intern gemaakt, of is het uitbesteed (en zo ja, waarom?).
Economische kostprijsraming aangeven.
Indien geen sprake is van een bestek, aangeven waarom niet.
Aangeven of conform de inkoop- en aanbestedingsregeling gemeente Borsele 2007 is gewerkt.
Zonodig toelichten waarom van die regeling is afgeweken en wie daartoe heeft besloten.
Aantal verkochte bestekken en de daaruit voortvloeiende opbrengst vermelden.
Het resultaat van de aanbesteding weergeven.
Datum van de aanbesteding vermelden.
Aantal inschrijvingen vermelden onder opgave van de hoogste en de laagste inschrijver.
Verschil tussen de laagste inschrijving en de geraamde economische kostprijs uitdrukken in een percentage.
Aangeven of het krediet na de aanbesteding is aangepast (zo ja, datum besluit vermelden).
Aangeven of er bij de inschrijving alternatieven werden geboden en hoe hiermee werd omgegaan.
Aangeven aan wie en wanneer het werk werd gegund.
Aangeven wanneer de uitvoering van het werk is gestart.
Aangeven of het werk conform de planning is verlopen.
Afwijkingen ten opzichte van de planning aangeven en toelichten.
Aangeven in welke managementrapportages de afwijkingen zijn gemeld.
Aangeven wie de verantwoordelijke budgethouder was.
Functie en boekingsnummer vermelden.
Eventueel meer- of minderwerk specificeren en toelichten.
Aangeven of afwijkingen in de hoeveelheden zijn verrekend conform de inschrijvingsstaat.
Wanneer is het werk opgeleverd?
Aangeven of de oplevering is vastgelegd in een proces-verbaal.
Iets zeggen over de kwaliteit van de oplevering.
Vermelden wanneer het project in gebruik is genomen.
Specificeren naar kostensoort, interne en externe uitgaven en naar jaar van uitgeven.
Aangeven welke kosten nog worden verwacht
Aangeven of de te verwachten kosten zijn opgenomen in de rechten- en verplichtingenadministratie.
16. Wet Ketenaansprakelijkheid
Welke maatregelen zijn genomen om risico’s te voorkomen die uit deze wet kunnen voortvloeien.
Eventuele verschillen tussen de oorspronkelijke toekenning en de definitieve afrekening toelichten.
Aangeven of voor de subsidie-afrekening een accountantverklaring moest worden opgesteld. Zonodig ingaan op bijzonderheden uit het accountantsrapport.
Ingaan op eventuele fiscale aspecten, zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid om de omzetbelasting in vooraftrek te brengen.
19. Gevolgen voor de exploitatie
Heeft de investering gevolgen voor de jaarlijkse exploitatie?
Zijn alle exploitatie-uitgaven in de begroting geraamd?
Bijvoorbeeld: kapitaallasten, onderhoud, beheerskosten, zakelijke lasten, verzekeringspremie, energie.
Zo mogelijk aangeven of het beoogde effect (zie punt 2) is gerealiseerd.
Hier overige punten vermelden en toelichten die niet in de eerdere rubrieken aan de orde zijn gekomen.