Organisatie | Dordrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archief- en documentatieverordening |
Citeertitel | Archief- en documentatieverordening van de gemeente Dordrecht |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2007 | 01-03-2014 | nieuwe regeling | 23-01-2007 Gemeentenieuws, 2007-01-31 | CULT/SA/2006/750 |
HOOFDSTUK I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
HOOFDSTUK II De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en documentatie
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college draagt zorg voor het aanstellen en/of inhuren van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden gereserveerd voor de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (het Besluit Informatiebeheer).
Het college doet tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet en biedt daarbij de verslagen aan die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
HOOFDSTUK III Het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degenen die hem vervangen of bijstaan alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede indien hij hiertoe aanleiding vindt aan het college en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.