Organisatie | Epe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010 |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14, lid 1
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-03-2010 | 01-01-2010 | 15-02-2013 | nieuwe regeling | 09-03-2010 Veluws Nieuws, 16-03-2010 | 2010-05483 |
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
De manager eenheid Publiekszaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie;
De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Hoofdstuk 9 HET BEVEILIGINGSBEHEER
is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan GBA.
is bevoegd om het management van de eenheid Publiekswinkel adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 9 maart 2010
Burgemeester en wethouders van Epe
De Burgemeester, mevrouw M.J. van Lente
De Secretaris, de heer T.J.J. Peters
Bijlage 1 Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3, lid 1 van de GBA-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerder is aangewezen de GBA-specialist van de eenheid Publiekswinkel. Functienummer:
Zijn/haar plaatsvervanger is allround medewerker.
Als applicatiebeheerder is aangewezen functienummer:
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
Op grond van artikel 3, lid 2 van de GBA-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als systeembeheerder is aangewezen functienummer: 10404
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen functienummer: 10405.
Bijlage A Procedure archivering brondocumenten GBA
Gelezen de GBA-beheerregeling worden GBA-brondocumenten, als volgt gearchiveerd:
Mutaties op basis van brondocumenten
Bijlage B Onderzoek naar woon- en/of briefadressen
Onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de navolgende procedure verricht:
Bij ontvangst van een specifieke mededeling door een natuurlijke of andere rechtspersoon dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie, wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als dit niet mogelijk is, volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend ambtenaar. Hierbij worden minimaal de navolgende gegevens vastgelegd: datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), geboortedatum, adres en telefoonnummer van degene die de mededeling doet. Indien de mededeling gedaan wordt door een vertegenwoordiger van een niet-natuurlijke persoon, dienen de eerdergenoemde gegevens van deze vertegenwoordiger vastgelegd te worden.
In het verslag wordt voorts vastgelegd de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres, de geslachtsnaam, voorna(a)m(en) geboortedatum van desbetreffende ingeschrevene en aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres.
Na ontvangst van de schriftelijk mededeling of na afronding van de verslaglegging worden de adresgegevens, categorie 08, in onderzoek gesteld;
indien de mededeling genoemd onder ad 1 aanknopingspunten biedt met betrekking tot het nieuwe woonadres van de burger in kwestie, wordt deze burger op dit nieuwe adres aangeschreven;
indien de mededeling genoemd onder ad 1 geen aanknopingspunten biedt om de burger in kwestie aan te schrijven, worden de volgende instanties/personen benaderd met de vraag of zij op de hoogte zijn van het nieuwe adres:
Als één van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de desbetreffende burger biedt, zal overeenkomstig het vermelde bij ad 3 gehandeld dienen te worden;
indien een tijdvak van twee maanden is verstreken na de in ad 4 genoemde openbare kennisgeving zal de procedure zoals vastgelegd in artikel 83, lid d van de wet GBA opgestart worden. Hiertoe wordt twee keer een brief verzonden naar het laatste adres waar betrokkene gewoond heeft. De eerste brief heeft betrekking op het voornemen over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens, in de tweede brief wordt de desbetreffende burger op de hoogte gesteld van de beslissing over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens;
indien gedurende het afhandelen van de eerder beschreven procedure een aangifte van adreswijziging wordt ontvangen, zal het onderzoek worden beëindigd en de persoonslijst worden geactualiseerd;
de aan de ingeschreven burger verzonden brieven worden samen met het verslag van bevindingen en/of het onderzoeksverslag gearchiveerd in archief van de gemeente Epe.