gelet op artikel 212 van de gemeentewet, vast te stellen:
de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voerendaal.
1. Inleidende bepalingen
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.
- b.
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren, en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Voerendaal en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Planning en controlcyclus
Uiterlijk in januari biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de documenten uit de planning en controlcyclus.
Artikel 3. Programma-indeling
De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast. Daarnaast kan de raad indien gewenst de programma-indeling tussentijds aanpassen.
Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de begroting worden onder elk van de programma's de lasten en baten per product weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma's de gerealiseerde lasten en baten per product weergegeven.
- 2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
- 3.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per product.
- 2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.
- 3.
Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien met dien verstande dat er een drempel per programma geldt van 10% met een maximum van € 50.000.
- 4.
Bij dreigende overschrijdingen van de in het 3e lid genoemde drempel per programma doet het college een voorstel aan de raad tot begrotingswijziging.
- 5.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.
- 6.
Voor investeringen in de loop van begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.
- 7.
Indien een beschikbaar gesteld krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 20% met een maximum van € 100.000 zal niet eerder opdracht verstrekt worden dan nadat de raad een aanvullend krediet ter beschikking heeft gesteld.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
- 1.
Het college informeert de raad door middel van de voor- en najaarsrapportage over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.
- 2.
De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:
- a)
de baten en lasten per programma;
- b)
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;
- c)
het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;
- d)
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
- e)
het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
- f
In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten groter dan € 5.000 en investeringskredieten in de begroting groter dan €25.000 toegelicht.
3. Financieel beleid
Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar (evenredig aan de zittingstermijn van de gemeenteraad) een nota activabeleid aan. De raad stelt de nota vast. De nota geeft uitsluitsel over welke zaken direct ten laste van exploitatie worden gebracht en welke worden afgeschreven. Ten aanzien van afschrijvingen behandelt deze nota de te hanteren methodieken en termijnen. Hierbij wordt ten minste onderscheid gemaakt in:
- a)
vaste activa met economisch nut;
- b)
vaste activa met (meerjarig) maatschappelijk nut;
- c)
het afsluiten van geldleningen;
- d)
kosten van onderzoek en ontwikkeling;
- e)
het saldo van agio en disagio.
Artikel 8. Voorziening voor oninbare vorderingen
- 1.
Voor openstaande vorderingen betreffende:
- a)
onroerende zaakbelasting gebruikers;
- b)
onroerende zaakbelasting eigenaren;
- c)
- d)
- e)
wordt geen voorziening maar een jaarlijks vast bedrag in de exploitatie opgenomen. Over- en onderschrijdingen van dit bedrag vallen vrij ten gunste of ten laste van het saldo jaarrekening.
- 2.
Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 9. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het college biedt de raad eens in de twee jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:
- a)
de vorming en besteding van reserves;
- b)
de vorming en besteding van voorzieningen;
- c)
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.
- 2.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:
- a)
het specifieke doel van de reserve;
- b)
de voeding van de reserve;
- c)
de maximale hoogte van de reserve;
- d)
- 3.
Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij ten gunste van de algemene reserve.
Artikel 10. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Voerendaal wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
- 2.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van reserves/ voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de
compensabele BTW. De rentetoerekening aan de activa wordt jaarlijks vastgesteld op grond van de provinciale richtlijn hieromtrent en blijft tot het einde van de afschrijvingsperiode gehandhaafd.
Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
- 1.
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten en afvalstoffenheffing.
- 2.
Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende zaken en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt deze nota vast.
- 3.
De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.
Artikel 12 Financieringsfunctie
- 1.
Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:
- a)
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;
- b)
het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;
- c)
het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;
- d)
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
- 2.
Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie te volgende richtlijnen in acht:
- a)
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;
- b)
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;
- c)
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen aangevraagd;
- d)
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.
- 3.
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
4. Financieel beheer en interne controle
Artikel 13. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a)
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;
- b)
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten enz.;
- c)
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d)
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;
- e)
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- f)
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 14. Interne controle
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 15. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
5. Financiële organisatie
Artikel 16. Financiële organisatie
- 1.
Het college zorgt voor en legt vast:
- a)
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
- b)
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c)
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d)
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e)
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.
Artikel 17. Inkoop en aanbesteding
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.
6. Slotbepalingen
Artikel 18. Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2012. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
- 2.
De verordening treedt in de plaats van de 'Financiële verordening gemeente Voerendaal' vastgesteld door de raad op 18 december 2006.
Artikel 19. Citeertitel
Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam 'Financiële verordening gemeente Voerendaal'.