CVDR118787_1Verordening onderzoeken doelmatigheid endoeltreffendheid van de gemeente Montferland 2005nlregelingMontferland2005-01-01MontferlandOnbekendVerordening onderzoeken doelmatigheid endoeltreffendheid van de gemeente Montferland 2005Gemeentewet, art. 213agemeenteraadbestuur en recht2005-04-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2005-01-012023-01-01Nieuwe regelingOnbekendgeenGeenGeenVerordening onderzoeken doelmatigheid endoeltreffendheid van de gemeente Montferland 2005De raad van de gemeente Montferland, Gelezen het voorstel van het college van Montferland d.d. 4 februari 2005,
nr. gelet op artikel 213a van de Gemeentewet, BESLUIT vast te stellen de verordening voor periodiek onderzoek door het
college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het
college gevoerde bestuur van de gemeente Montferland. 1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo
beperkt mogelijke inzet van middelen;
Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de
beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk
worden behaald.
2.Onderzoeksfrequentie1Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van)
organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de
gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak
wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets
onderworpen. 2Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal 2
programma’s en/of paragrafen. 3.Onderzoeksplan1Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 31 december. een
onderzoeksplan naar de raad van de in het erop volgende jaar te
verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de
doeltreffendheid. 2In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: a)
het object van onderzoek; b) de reikwijdte van het onderzoek; c) de
onderzoeksmethode; d) doorlooptijd van het onderzoek; e) de wijze van
uitvoering. 3In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de
productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.
4.Voortgang onderzoekenHet college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en
jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en
doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten. 5.Rapportage en gevolgtrekking1De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage.
Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten
en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien
nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van
verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college
neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische
maatregelen. 6.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2005. 7.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken
doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Montferland 2005”. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 28 april 2005 De griffier, W.Vrieze De voorzitter, P.J.J.M. PetersAlgemene toelichting op de verordening Artikel 213a Gemeentewet Artikel 213a Gemeentewet (zie box 13) verplicht tot periodiek onderzoek naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.
Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een
zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het
gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over
het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de
transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en
doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken.
Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen
daarbij aan de orde komen. Box 13 Het nieuwe artikel 213a Gemeentewet: Artikel 213a Gemeentewet:
Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij
verordening regels hierover.
Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de
resultaten van de onderzoeken.
Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld,
personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de
onderzoeken die hij doet instellen en zendt (hem) haar,
onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het
tweede lid.
Periodiek onderzoek Het college moet periodiek toetsen of bij de uitvoering van het gemeentelijk
beleid - bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer
en huisvesting - wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend
bestuur. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de
gemeentelijke organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de
informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijk
middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van
derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid
(bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke
rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of
opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel
213a Gemeentewet; wél kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van
artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening
doeltreffend en doelmatig is. Het is in de nieuwe Gemeentewet de
verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze
onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld. Relatie met lokale rekenkamer(functie) Het verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist
voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en
doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient het college een aantal
(organisatorische) maatregelen te treffen. De controle op en de evaluatie van de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschieden dus
primair door de raad en het college zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers
(of degenen die de rekenkamerfunctie vervullen) onderzoek naar de doelmatigheid
en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De rekenkamer kan op grond van
het gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de
onderzoeken van het college. Ook kan de rekenkamer zonodig een tweede oordeel
geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk
oordeel moet worden gegeven.Onderwerp van onderzoek Systematisch wordt onderzocht of de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken
(doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd
(doelmatigheid). Zoals uit het artikel blijkt, moet speciale aandacht worden
besteed aan doelmatigheid en doeltreffendheid. Onderwerp van de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders
en doelen die de raad gesteld heeft kunnen niet los gezien worden van het
bestuur dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate
waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad
geformuleerde beleid zal dus, als dat relevant is, kunnen worden betrokken in
het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid. De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende
onderwerpen en vormen hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten van
begrotingsprogramma’s, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen
meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen
in enigerlei vorm en andere ‘zachtere’ meetmethoden. Naast de vraag óf de
doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo
efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te
maken van benchmarking. Een andere activiteit die in het kader van dit artikel zou moeten plaatsvinden,
is het doorlichten van de beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van de
interne controle. Regels voor periodiek onderzoek Het college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te
brengen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is een kaderstellende. De
verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a Gemeentewet, bevat deze
kaders. De raad bepaalt de regels in deze verordening, waaraan het college op
hoofdlijnen moet voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken
betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt. De verordening is op deze
uitgangspunten gebaseerd. Toelichting op de artikelen Artikel 2. Onderzoeksfrequentie In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een
minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college.
Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid
en onderzoeken naar de doeltreffendheid. De in de verordening opgenomen
frequenties zijn 1 x per 8 jaar voor de doelmatigheid per organisatiedeel, en
voor de doeltreffendheid 2 programma of paragrafen (of 1 programma en 1
paragraaf) per jaar. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering
van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten
eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste
richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de
doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de
gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de
uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt
onderzocht. Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden
onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke
gemeentelijke taak minimaal eens in de 8 jaar worden onderzocht ( eenmaal in de
twee raadsperioden). De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de
programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan
gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen
van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Artikel 3. Onderzoeksplan De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad
willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te
bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het
onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken,
zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per
onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de
raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college
vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan
in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid
kunnen als volgt worden toegelicht: a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk
aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de
doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van
de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken
worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven; b) De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle
organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de
gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in
belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het
onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken
tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De
reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven.
Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke
organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden
betrokken; c) Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking,
enquête, enzovoorts). d) een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in
fasen. e) Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het
ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden.
Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de
onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de
onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden
gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door
functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het
onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten
zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door
functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het
onderzoeksobject. Artikel 4. Voortgang onderzoek De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te
geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering.
Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van
de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens
te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van
gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te
versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in
rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de
Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de
Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat
betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat
sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt
zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en
doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te
streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie
en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo
nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden
ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het
college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan
van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard
ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Artikel 6. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2005. Artikel 7. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze
verordening kan worden verwezen.